Actualización abril 2024: Descubre las nuevas funcionalidades y cambios
28 marzo, 2024¡Os traemos en este mes de abril una nueva actualización cargada de novedades y cambios para mejorar la herramienta y agilizar todos los procesos diarios en aTurnos! En este post puedes ver el listado de novedades y modificaciones de la actualización del sistema más importantes que se encontrarán disponibles a partir del lunes 8 de abril. Algunas de estas funciones están en todavía en fase Beta (las hemos señalizado en el listado a continuación), lo cual quiere decir que aún están sujetas a modificaciones, correcciones y mejoras. Cuadrante Al exportar el cuadrante en PDF ahora se puede añadir un comentario que aparecerá en la parte superior del cuadrante junto al título Desde Cuadrante>Cuadrante, desde la opción de exportar en PDF podrá añadir un comentario que aparecerá junto al título en la descarga del archivo. Si no se indica ningún comentario, la descarga se efectúa igual que hasta ahora. Filtro de Localización por defecto (Beta) Hemos creado un filtro para mostrar los trabajadores con una localización por defecto determinada, independientemente de su localización planificada. Este filtro no está activado para todos los clientes. Hacer visibles al admin planificador los comentarios de flujos de peticiones y de cambios (Beta) Los comentarios que se reflejan en el cuadrante de flujos de peticiones y de cambios tras ser aceptadas, hasta ahora solo eran visibles al Trabajador afectado, Admin Total y Superusuario. Ahora para dar más visibilidad, también los podrán ver los Administradores Planificadores que gestionan al trabajador afectado. Mostrar horas en la descarga del cuadrante anual por excel Desde Cuadrante>Cuadrante Anual, ahora al descargarlo por Excel, se pueden ver las horas planificadas además de los turnos planificados, con su respectiva hora de entrada y salida. Opción de borrar absentismos temporales Desde la opción de Borrar cuadrante, se ha añadido una opción para escoger absentismos temporales a borrar (como la de turnos y horas). Además se ha modificado el comportamiento para que si se selecciona eliminar todos todos los absentismos se eliminen también los temporales. Opción de cambiar localizaciones de eventos entre fechas habilitada con la misma lógica que cambiar localizaciones por día Se trata de una mejora para unificar criterios de permisos. Ahora la opción de cambiar localizaciones entre fechas tendrá el mismo criterio de permisos que la opción de cambiar una localización en un día en concreto, limitando al Admin Planificador o Validador a su localización o las localizaciones que pueda gestionar en caso de estar limitado por configuración del equipo. Se han añadido las peticiones pendientes a visualización del cuadrante anual en formato Grid. Por defecto, cuando se ejecute cualquiera de las acciones antes mencionadas se van a recuperar los valores indicados en la plantilla de nómina (accede aquí al Manual: Plantilla de nómina). Visualización de turnos sin duración computada pero con horario de inicio y fin Ahora estos turnos se muestran con puntos discontinuos naranjas, al contrario de los turnos sin horas computadas y sin inicio y fin del turno que se muestran con un recuadro continuo de color naranja. Peticiones y Cambios En las peticiones de periodos de absentismos, permisos de días y de peticiones de día libre no se indicará localización de la petición En las peticiones de periodos de absentismos, permisos de días y de peticiones de día libre no se indicará localización de la petición, hemos eliminado este campo, en su lugar, se tomará la localización del turno que ya existía en el evento planificado anteriormente No permitir hacer cambios de turnos entre trabajadores con turnos de diferentes abreviaturas Nueva opción en la configuración de limitaciones de cambios para poder limitar que los trabajadores no puedan hacer cambios de turno entre ello si no tienen planificados turnos con la misma abreviatura Nueva opción para permitir al admin total denegar peticiones aunque no esté en el flujo de aprobación Desde Administrar>Ajustes>Peticiones, se ha añadido una nueva opción: Permitir a los administradores totales cancelar peticiones aunque no estén en el flujo de peticiones. De esta forma, el Administrador Total aunque una petición no esté en su flujo, si no la considera correcta o detecta que ha sido un error por ejemplo, puede cancelarla. Opción para resetear el Debe/Haber de cambios de turno Opción a nivel trabajador de poder resetear a una fecha la tabla de cambios en el Debe/Haber. Reportes y Estadísticas Ahora se pueden guardar reportes por trabajador indicando los roles de usuarios que la pueden visualizar Desde Estadísticas>Reportes de trabajador, al guardar un reporte se pueden indicar en los nuevos campos de nivel mínimo y nivel máximos los roles que pueden visualizar el reporte guardado, así cómo la posibilidad de bloquear las variables, para que no puedan seleccionar otras al acceder a dicho reporte. Ejecutar por petición de reportes los datos en Administrar>Importar/Exportar>Exportar si se superan 1000 empleados seleccionados Ahora desde Administrar>Importar/Exportar>Exportar si se superan 1000 empleados seleccionados para exportar datos, se llevará a peticiones de reportes del equipo dicha ejecución para no consumir memoria de uso y poder generarlo en paralelo. 1. Modificaciones en el Registro de Turnos y Horas Se han añadido 3 columnas (configurables por permiso) de las horas de nocturnidad: Horas nocturnidad en el día de inicio, Horas de nocturnidad en el día de fin y Total Horas Nocturnidad. 2. Modificaciones en Registro de Turnos y Horas En la columna de Día de la semana, los días festivos se indican con la abreviatura “F”, ahora para diferenciarlos de los festivos especiales, llevarán como abreviatura “FE” 3. Modificaciones en Registro de Turnos y Horas En RRHH>Registro>Turnos y Horas se han unificado las columnas para que la ejecución del reportes de forma conjunta (tanto de turnos como de horas) tenga la misma estructura Nuevo filtro en el Maestro de Absentismos de visibilidad del usuario Se trata de un filtro para poder visualizar solo los datos de aquellos empleados que son planificables por ejemplo (o planificables no visibles) Nuevo filtro en Reportes por trabajador, Reportes por localizaciones y Reportes por equipo de visibilidad del usuario Para poder filtrar por los usuarios Planificables…
Grados de excelencia en la planificación y gestión de tiempos
27 diciembre, 2023“La excelencia en la gestión de tiempos no se consigue en un proyecto de 3 meses” La gestión de tiempos es vital para mejorar la productividad de la empresa y la satisfacción de los trabajadores, pero puede ser un proceso complejo de implantar por diversos motivos. Algunos ejemplos de Stoppers para mejorar la gestión de tiempos son: la disponibilidad de recursos de la propia empresa al proyecto, la visión de la dirección, que no entienda el valor del tiempo de sus empleados y procesos, no agitar procesos existentes que puedan generar problemas o confrontaciones o no entender de donde se parte para fasear la implantación con un objetivo realista. Las empresas no puede pasar de planificar turnos en hoja de papel a automatizar la planificación por la producción, los pacientes o las habitaciones, hacer presupuestos por futuras planificaciones, analizar las skills de empleados y la calidad de servicio ofrecida, estimar cuándo lanzar futuras nuevas contrataciones, obtener datos de absentismos estimados y volcar los datos de variables a nómina en 6 meses. Es algo importante que el cliente entienda hasta dónde puede llegar. Esto implica una implantación creciente, por diferentes grados funcionales de la gestión de tiempos, adaptada a la situación de la empresa. Grados de excelencia en aTurnos En aTurnos, hemos detectado y proponemos los siguientes niveles de excelencia en la gestión de tiempos. Es importante aclarar la situación de partida e inicio con los clientes y sobre todo hacia dónde pueden avanzar con el uso de aTurnos en los diferentes grados o niveles funcionales: Grado 1. Control horario Este nivel básico implica la definición de un horario teórico generalista para todos los trabajadores y el inicio de la recogida del inicio y fin de la jornada mediante algún dispositivo, tarjeta o en el entorno Web/App de aTurnos. Se obtienen los conceptos variables de nómina para enviarlos de vuelta a pago. Muchas veces, se puede acompañar por un pequeño portal de gestión de tiempos donde el trabajador puede solicitar vacaciones, absentismos o revisar su información de tiempos. No se tiene una visión de la situación futura de forma ajustada, ni la disponibilidad real de recursos humanos que tiene la empresa, pero es una buena forma de arrancar obtener la información sobre la jornada real de los trabajadores. En este escenario cualquier acción que se realiza ya es correctiva y no existe la posibilidad de tomar decisiones de situaciones futuras porque no tengo esa información. Grado 2. Planificación básica En este caso sí es necesario tener una visión futura de si tenemos los recursos humanos disponibles para las necesidades previamente definidas. Se planifican los turnos, horas extras, las vacaciones, los permisos y los absentismos por parte de los managers a los trabajadores y se pueden definir patrones de turnos y generarlos en aTurnos. Las necesidades del personal se basan en necesidades de turnos previamente definidas y los trabajadores acceden para visualizar la información de planificación, realizar cambios de turnos, apuntarse a ofertas, lanzar peticiones de permisos y vacaciones u otras gestiones diarias. Además, los managers planifican a los trabajadores y validan las peticiones dentro de un flujo definido, revisan las tablas de cobertura, añaden horas extras y asignan turnos en localizaciones o puestos específicos. Después, toda esta información de planificación se compara con la información del control horario de forma automática, para detectar desviaciones. Es muy importante esa visión futura que tiene la planificación para ver si se cumplen los convenios, se realizan las horas de contrato definidas y se cumple a futuro con las necesidades para el negocio. De esta forma, se adelantan futuros problemas que afectan a los trabajadores, a los mandos y a la cuenta de resultados. Grado 3. Planificación Avanzada Ahora ya no se planifica mirando las necesidades de personal por día, ahora la planificación de los trabajadores se realiza por variables de negocio, como pueden ser clientes, facturación, tickets, etc. Estas variables las llamamos “Drivers” y son las que guían al negocio para ofrecer la mejor calidad de servicio disponible. Se consigue una estandarización en la planificación que automatiza procesos, por ejemplo, 1 trabajador cada 20 clientes en tienda. Aunque puede ser necesario definir requerimientos mínimos que pueden ser de personal por puestos específicos. Esto ayuda a dimensionar a más largo plazo, mirando las necesidades de personal con variables de negocio estimadas y tener una mejor visión de las necesidades de personal por especialidad o puesto. Además detectan tendencias de necesidades o puestos críticos es vital en muchas empresas, por ejemplo, lanzando formaciones o nuevas contrataciones. Por otro lado, permite hacer planificaciones más ajustadas a las necesidades y establecer criterios como calidad de servicio para generar planificaciones, automatizar un proceso que es muy manual por parte de los mandos además de estandarizar y ofrecer criterios claros para todos sobre cómo se planifica. Antes de aplicar este grado de excelencia en la empresa, estos perfiles tan valiosos están detrás de un Excel, con un conocimiento muy concentrado en ellos. Después, en la operativa diaria, de igual manera, cualquier cambio tiene que ser mantenido por ellos de forma manual. Por ejemplo, esta tarde no puede venir un técnico comercial por motivos personales y el mando tiene que buscar quién con esa experiencia puede hacer ese turno. Todas estas situaciones del día a día que no son solo planificación a largo plazo generan una carga de trabajo para mandos intermedios. Grado 4. Planificación de Tareas En este último grado, planificamos tareas en vez de turnos y horas. Esto implica una digitalización de los procesos de negocio con una asignación de estos procesos dentro de la disponibilidad de tiempos y se profundiza en cómo funcionan las empresas. Todas las tareas de la operativa pasan a asignarse de forma automática o manual desde el sistema de aTurnos en un proceso validado y controlado que reduce los errores. Esto permite validar a nivel de tareas que se cumplen las necesidades de personal. Los clientes pueden generar tareas a los trabajadores, en caso de necesidad en el backoffice,…
La integración que cambia el juego en la gestión horaria de personal
30 mayo, 2023Desde el pasado septiembre de 2022, estamos trabajando en la nueva integración de aTurnos con el grupo SPEC, donde se ha combinado la experiencia de dos líderes en el mercado de Recursos Humanos: por un lado aTurnos, una referencia en la planificación automática de turnos y la gestión de horarios y por otro lado SPEC, un referente en la fabricación de dispositivos de control horario de registro y accesos automáticos. Ambas empresas han unido sus fuerzas para crear una solución integrada que aprovecha lo mejor de ambas plataformas como un avance significativo para los departamentos de Recursos Humanos que buscan mejorar la eficiencia de sus operaciones. Con esta solución, la potente planificación de aTurnos se integra perfectamente en el hardware SPEC, lo que permite una gestión completa de empleados. ¿En qué consiste la colaboración? La integración robusta de los sistemas de control horario del hardware SPEC y el software de planificación de turnos de trabajo aTurnos permite gestionar la información de los trabajadores, ausencias e incidencias en un único sistema, sin necesidad de exportar o importar datos entre ambos sistemas. Control horario mediante marcajes automáticos: Los fichajes de entrada y salida de la jornada laboral de los empleados siempre viajan automáticamente desde el sistema de control horario de SPEC a aTurnos, lo que permite una gestión más ágil y eficiente de los datos. La solución integrada de SPEC y aTurnos permite compartir los datos de empleados e incidencias entre ambos sistemas, mediante el mismo maestro de empleados. aTurnos + SPEC = Solución completa La integración incluye un control de accesos por parte de SPEC y la planificación diaria y gestión de turnos por el lado de aTurnos, todo en un único sistema. A continuación os mostramos las principales funciones de cada uno para lograr una solución completa: Esta colaboración demuestra el compromiso continuo de SPEC y aTurnos de ofrecer soluciones innovadoras y beneficios adaptados a las necesidades de nuestros clientes y empleados, ahorrando tiempo y aumentando la eficiencia en los procesos de gestión de personal en el área de recursos humanos. Para fomentar esta integración y conocer los equipos, hace unos meses se organizó un evento de team building muy emocionante en el que los grupos se unieron en un ambiente de colaboración y creatividad realizando actividades muy divertidas. En el siguiente vídeo podéis ver un breve resumen: Desde el equipo de aTurnos, estamos emocionados de poder anunciar nuestra integración con el grupo SPEC, pudiendo crear una solución completa y única combinando lo mejor de ambas plataformas. ¡Pronto os traeremos más novedades!
Cambios de horario de trabajo: derechos y responsabilidades del empleado y de la empresa
5 mayo, 2023Debido a la importancia que tiene avisar previamente y de forma adecuada la modificación del horario de trabajo a un empleado y todas las dudas que surgen acerca de los cambios de turno, hemos dado respuesta a todas esas preguntas y poder conocer todo lo relacionado con este tema. ¿Cómo hacer un comunicado o aviso de cambio de horario o turno de trabajo? En primer lugar hay que indicar el motivo del cambio de horario asegurándose de que el cambio de horario se comunique con suficiente tiempo de antelación para una buena organización por parte del empleado y que dicha modificación no afecte el horario de la empresa. Es importante tener en cuenta que cualquier cambio en el horario de trabajo puede afectar a la vida personal del trabajador. En cuanto al medio utilizado para comunicar el cambio de horario, el Estatuto de los Trabajadores no especifica ninguno en concreto. Desde aTurnos, en el caso de modificación del horario hay dos opciones de comunicación: Que le llegue directamente la notificación a la persona adecuada y el email con todos los detalles del cambio. Que se haga una petición al trabajador y éste acepta o no ese cambio. Peticiones y cambios de turno en aTurnos. ¿Con cuánto tiempo de antelación tengo que saber mi horario laboral? El tiempo mínimo en el que debes conocer tu horario laboral varía según la legislación laboral y las políticas de la empresa. En la mayoría de ocasiones, el plazo mínimo de aviso es de 24 o 48 horas, mientras que en circunstancias normales, se debe comunicar el cambio de horario con 15 días de antelación. Si el cambio es sólo de un día y el empleador no puede avisar con tiempo suficiente, el cambio debe ser justificado. Los encargados de la organización deben asegurarse de que todos los empleados estén al tanto de su horario de trabajo, es decir, que exista comunicación en la organización. Es importante revisar el contrato laboral y las políticas de la empresa para saber cuál es el plazo mínimo de aviso que se requiere para el horario laboral o consultarlo con el departamento de recursos humanos para obtener más información. También hay que tener en cuenta que los cambios de turno pueden afectar negativamente a la salud y el bienestar de los empleados, por lo que la causa tiene que ser más que suficiente y debe de estar correctamente justificada. ¿Qué pasa si me modifican el horario de trabajo 24 horas antes? Si te modifican el horario de trabajo un día antes, lo mejor es comunicarse con tu supervisor o el departamento de recursos humanos lo antes posible para obtener más información y claridad sobre la situación. En general, la respuesta dependerá de la legislación laboral y las políticas de la empresa. En ciertas ocasiones, se pueden hacer cambios en el horario de trabajo con un aviso previo mínimo y razonable, pero esto puede variar dependiendo de la ley y el convenio al que pertenezcas. Si el cambio de horario de trabajo incumple dichas leyes, se puede presentar una queja formal ante las autoridades laborales o un abogado especializado en derechos laborales. ¿Cuáles son los motivos para una modificación de turno de trabajo? Inicialmente, es importante saber que el horario de trabajo sólo puede ser modificado en el caso de que se justifique. Es decir, se debe presentar una causa de peso importante que justifique el cambio. Entre los principales motivos organizativos que pueden justificar un cambio de horario se encuentran: Necesidad de cubrir un puesto vacante: en este caso hace referencia a cuando se produce la vacante de un puesto de trabajo, y es necesario reorganizar los turnos para cubrirlo. Motivos productivos: en el caso de que se necesite aumentar la producción debido a altas demandas o mejorar la calidad del trabajo y se requiere un ajuste en los horarios de trabajo para lograrlo. No obstante, se ha establecido que el simple aumento de la actividad de la empresa no es suficiente para justificar un cambio de horario. Ausencia temporal de otro empleado que desempeña la misma actividad profesional o tarea para cubrir sus funciones. Motivos organizativos: cuando se producen cambios en la organización de la empresa, como la creación de nuevos departamentos, la fusión con otra empresa, la reorganización de tareas, entre otros. Modificación de la jornada laboral de otros empleados con quienes interactúas o trabajas. Cambios en las relaciones laborales: es decir, en el caso de que se produzcan cambios en las relaciones laborales con otros empleados, como la asignación de nuevas responsabilidades o la reorganización de los equipos de trabajo. ¿Cuáles son los límites fundamentales para el cambio de turno? El cambio de turno de trabajo debe ser justificado y acordado con los empleados afectados, pero existen ciertos límites fundamentales que deben ser respetados: El derecho a la conciliación de la vida laboral y familiar: El cambio de turno no debe afectar negativamente el derecho del trabajador a conciliar su vida laboral y familiar, y se debe respetar el tiempo necesario para el cuidado de hijos, personas dependientes, entre otros. La salud laboral: El cambio de turno no debe poner en riesgo la salud laboral de los trabajadores, respetando los descansos necesarios para recuperarse física y mentalmente. La igualdad de trato: El cambio de turno no debe generar discriminación entre los empleados, respetando la igualdad de trato y la no discriminación por razones de género o edad, entre otras. La seguridad laboral: El cambio de turno no debe poner en riesgo la seguridad laboral de los trabajadores, respetando las condiciones necesarias para realizar las tareas en un ambiente seguro. Los derechos laborales: El cambio de turno no debe afectar los derechos laborales establecidos por la legislación vigente, como los días de descanso, las horas extras, entre otros. El cambio de horario no debe modificar de manera significativa las condiciones de trabajo, es decir, el nuevo horario no debe ser muy diferente al anterior y no puede suponer un aumento significativo…
Tipos de turno de trabajo: americano, inglés y partido
18 agosto, 2022En España lo habitual es que la jornada completa sea de 40 horas semanales de trabajo de lunes a viernes, favoreciendo al trabajador con descanso los sábados y domingos. O bien en el caso de empresas que requieran de un trabajo 24 horas o trabajar el fin de semana, es necesario distribuir los turnos en distintos tipos de jornadas de trabajo. Sin embargo, fuera de nuestras fronteras también existen otras formas diferentes de establecer y organizar el horario de trabajo y los turnos que se verán a continuación. Turno americano Este tipo de turno también es conocido como turno rotativo o turno africano. En este caso los horarios de trabajo giran en base a la rotación, donde el empleado un día trabaja de mañanas, al siguiente de tarde, de noche y así sucesivamente. Tiene su origen en EEUU donde principalmente se lleva a cabo en la hostelería y en trabajos con servicios 24 horas como hospitales, por lo que es un turno que altera mucho los descansos de los empleados y pueden llegar a ser muy intensivos. Se trata de los famosos turnos rotativos de lunes a domingo o turnos rotativos 24×7. El horario de este turno comienza con una jornada laboral de tarde de 7 horas, seguida por una de mañana de 8 horas y finalmente con un turno de noche de 9 horas. El descanso consiste en 3,5 días de tal forma que se completa un ciclo de 5 días independientemente del día de la semana que sea. De esta manera se completaría una semana natural con un total de 48 horas de trabajo (8 horas más del máximo legal permitido en España), pagándose semanalmente y no mensualmente como es lo habitual. En cuanto al descanso obligatorio entre jornadas será como mínimo de 12 horas. Además, cuando la duración de la jornada diaria continuada exceda de 6 horas, deberá establecerse un período de descanso durante la misma de duración no inferior a 15 minutos. Para cumplir con esta ley, en aTurnos tenemos una serie de restricciones que son herramientas que te ayudan a cumplir con el horario de trabajo legal, el control horario de los trabajadores y el descanso obligatorio. Dentro de este tipo de turno, existen otras variantes más conocidas como turnos rotativos que consisten en un 6×2, es decir, una jornada en la que se trabaja 6 días seguidos y se descansa 2 de ellos. Si se decide aplicar la rotación de turnos, en el primer ciclo semanal se trabajaría por la mañana, en el segundo por la tarde y en el tercero, de noche. Al finalizar el tercer bloque, se reinicia el proceso. También existen otros tipos de jornada laboral como el turno americano 7×2, el 4×4, 4×8 o el 2×5. En cuanto al turno 4×8 es el más común de éstos ya que da cierta flexibilidad al trabajador en cuanto a los días de descanso (no necesariamente coincidirá en fin de semana porque dependen del ciclo del trabajador) y que cubre las 24 horas con un turno los 7 días de la semana. En este caso, en aTurnos para organizar y facilitar el proceso de los cuadrantes de turnos rotativos contamos con nuestra calculadora de patrones de turnos. Esta herramienta te ofrece, una vez informados los valores con los datos, una propuesta de patrón de turnos rotativos. De esta manera se garantiza la cobertura de los trabajadores en cada turno y día. Turno inglés El turno inglés es muy parecido al turno americano, ya que consiste en un horario rotativo. Más concretamente, se trata de un ciclo de 28 días el cual alterna 7 jornadas de trabajo nocturno, dos de descanso, 7 jornadas de tarde, dos de descanso, 5 jornadas de mañana y 5 de descanso. Este tipo de turno se ha podido comprobar que ha tenido numerosas críticas por parte de los sindicatos ya que eliminan ciertas vacaciones importantes como las de Navidad, generan un incremento de horas extraordinarias y resulta difícil compaginar la vida laboral y personal. Además, el rendimiento del trabajador va decreciendo progresivamente. En este caso, las horas extra no son obligatorias, ya que se trata de horas voluntarias que están en decisión del trabajador realizarlas o no. En cuanto al máximo de horas extra permitido por un trabajador al año es de 80 (no se computarán a estos efectos las que hayan sido compensadas mediante descanso dentro de los cuatro meses siguientes a su realización). Turno partido En este caso, la jornada laboral partida se encuentra dentro de la jornada laboral completa y es la más habitual en España dándose sobre todo en retail y hostelería. El turno partido es por definición la división de las jornadas de trabajo en dos partes. Esta división suele hacerse para aprovechar de mejor forma el esfuerzo de los empleados y optimizar los beneficios de la empresa. Suele usarse cuando hay una necesidad operativa y no puede ser cubierta en su totalidad con un turno normal de 8 horas (sin pausas) o bien cuando hay grandes picos de demandas y valles poco productivos. Por otro lado suelen ser turnos no muy queridos por los trabajadores ya que los que tienen este tipo de horarios dedican casi todo el día a trabajar, es decir, tienen turnos por ejemplo de 9:00 a 14:00 horas y de 16:00 a 19:00 horas (dependiendo del horario de la empresa) teniendo poco tiempo para dedicarlo a su ocio personal y familiar. Por tanto, el descanso del turno partido es mucho más escaso que otros tipos de turnos.