Cómo optimiza un cronograma la gestión de recursos humanos
7 marzo, 2025La gestión del tiempo y la organización de tareas son dos aspectos clave para el éxito de cualquier proyecto empresarial. El cronograma es una herramienta esencial que permite visualizar y planificar actividades, asegurando el cumplimiento de plazos incluso en periodos de mucha carga de trabajo. Debido a su importancia actualmente, vamos a explicar qué es un cronograma, cómo crearlo y qué herramientas utilizar para aplicarlo en tu empresa. Qué es un cronograma y cuáles sus beneficios Un cronograma es una herramienta de gestión que representa gráficamente las acciones o actividades realizadas en una empresa dentro de un período determinado de tiempo. Se aplica a la hora de realizar tareas, como la gestión de proyectos, la planificación de turnos o el registro de vacaciones. Su objetivo es facilitar la organización y el control y ayuda a visualizar de manera clara y estructurada las tareas, así como su seguimiento asegurándonos de cumplirlas en los plazos establecidos. Antes se elaboraban manualmente, pero actualmente, gracias a la digitalización y a las herramientas de gestión de RR.HH., las empresas ya cuentan con softwares especializados para su creación y gestión, como es el caso de aTurnos. ¿Cómo ayuda un cronograma a la gestión de Recursos Humanos? Dado que todas estas acciones organizativas son ejecutadas por el departamento de Recursos Humanos en su mayoría, resulta claro que los cronogramas contribuyen a mejorar la eficiencia de las tareas de esta área dentro de una empresa. A su vez, simplifica y agiliza las tareas administrativas como la gestión de vacaciones o planificación de turnos. Por otro lado, la flexibilidad laboral ha aumentado considerablemente ya que han surgido nuevos modelos híbridos en numerosas empresas, por lo que aumenta la productividad de la organización. En cuanto a la comunicación, ésta se optimiza porque se puede establecer una conversación interna y disponer de una visión general de la planificación. Por estas razones, es importante destacar la función del cronograma en el departamento de Recursos Humanos. ¿Cómo hacer un cronograma de trabajo? El primer paso en la planificación de un cronograma de trabajo es definir su alcance y objetivos, así como identificar las etapas clave. Esta fase es crucial en la gestión del proyecto, ya que establece lo que se quiere lograr, cómo se va a llevar a cabo, las limitaciones del proyecto y el resultado final esperado. Una vez definido el alcance, se debe elaborar una lista de tareas especificando la prioridad, persona encargada, tiempos de entrega, etc. Cada tarea debe asignarse una duración estimada, considerando posibles imprevistos. Es recomendable dejar márgenes de tiempo para posibles correcciones, evitando trabajar justo al límite de los plazos. Una vez definidos todos estos aspectos, se puede empezar a crear el cronograma. ¿De qué manera han evolucionado los cronogramas? Gracias al crecimiento de la digitalización, actualmente contamos con nuevas herramientas y softwares especializados en la planificación y gestión de recursos humanos. En este caso, aTurnos puede ayudarte a realizar un cronograma eficiente en forma de cuadrante de turnos de trabajo y gestión de personal dentro de una organización. Esto se consigue configurando una serie de datos previamente, para después plasmar toda la información en ellos de forma automática, desde la planificación de los trabajadores hasta el seguimiento de las tareas. Funciones dentro de aTurnos que ayudan a realizar un cronograma eficiente Planificación de personal y turnos de trabajo: a la hora de planificar los cuadrantes de trabajo de los empleados, aTurnos muestra los turnos de forma semanal, mensual o anual. Además, puedes ver todos los detalles de tu próximo turno (horario, localización, etc.) También es posible realizar una planificación en base a las preferencias de los empleados y disponibilidad por especialidades o habilidades. Seguimiento y control de tareas: con aTurnos se puede realizar un seguimiento en tiempo real y control de las tareas realizadas por cada empleado. Registro digital de la jornada laboral: gracias a este tipo de cronograma, desde aTurnos puedes comprobar en un vistazo los fichajes de los trabajadores con respecto a las horas planificadas, así como el tiempo de descanso que tienen disponible. Gestión de la operativa diaria: esta tarea es una de las más arduas y complicadas para el rol de RR.HH. Por ello, desde aTurnos el proceso de gestionar las vacaciones, cambios de turno, absentismos, etc. resulta muy eficiente y sencillo ya que reduce la carga administrativa y automatiza todos los procesos.
SEPTIEMBRE, el mes de replantear estrategias y nuevos comienzos
5 septiembre, 2024Volver a la rutina y planificarse bien es fundamental para ser productivo desde el primer día de vuelta a la oficina después de unas merecidas vacaciones de verano. Llega septiembre y con ello, la recta final y el último cuatrimestre del año 2024. Para muchas personas, es el mes de los nuevos comienzos y para las empresas no iba a ser de menos. Desde aTurnos, vamos a hacer de este mes un mes de análisis estratégico de negocio en el podréis ejecutar acciones para conseguir una replanificación de objetivos lo más óptima posible y finalizar el año con éxito. La “vuelta al cole”, también para las empresas El regreso al trabajo después de las vacaciones de verano no solo es un desafío para los empleados en general, sino también para los managers y mandos intermedios. La “vuelta al cole” para estos líderes no solo implica retomar sus responsabilidades diarias, sino también replanificar estrategias, resetear, plantear nuevos objetivos y motivar a sus empleados para el último tramo del año. ¿Por qué es recomendable replanificar en septiembre para las empresas? “Este septiembre trae nuevas estrategias, nuevos comienzos y desafíos, también a las organizaciones. Los managers y mandos intermedios no pueden volver a la rutina, a lo de antes, a lo de siempre, porque estamos en otro momento y en otro tiempo”. El verano y las vacaciones son el momento ideal para desconectar y brindan la oportunidad ideal para mirar hacia atrás y reflexionar sobre los logros y desafíos de tu equipo que se avecinan antes de finalizar el año. Por ello, el mes de septiembre es una buena oportunidad para reorganizarse y preparar a los equipos para los retos que vienen. De esta manera, viendo lo conseguido hasta el momento, los managers podrán reconducir y reorganizar las estrategias según los objetivos que se definieron a principios del año y enfocar sus mejores acciones a la consecución de los mismos. A veces, puede resultar un poco difícil adaptarnos a la rutina de nuevo. Ya sea porque el trabajo se ha ido acumulando en vacaciones hasta parecer una pila de tareas inabarcable o porque los “fuegos” suceden uno tras otro. Por ello os traemos una guía completa GRATUITA sobre “Cómo gestionar la vuelta al trabajo sin morir en el intento” para las empresas:
El futuro de RR.HH.: Cómo la transformación digital impulsa un nuevo rol tecnológico en el WFM
29 agosto, 2024En la era digital, las empresas están enfocadas en encontrar maneras de optimizar sus operaciones y aumentar su eficiencia. La digitalización ha revolucionado muchos aspectos del negocio, y el área de Recursos Humanos no es una excepción. La tecnología y la digitalización han revolucionado el área de Recursos Humanos (RR.HH.) de manera profunda, transformando la manera en que las organizaciones gestionan su talento, optimizan procesos y se adaptan a un entorno empresarial cada vez más dinámico. Tradicionalmente, la gestión de RR.HH. se basaba en procesos manuales y documentación en papel. La digitalización ha permitido automatizar tareas, centralizar datos y tomar decisiones informadas. A pesar de estos avances, solo el 22% de los departamentos de RR.HH. tienen un alto grado de madurez digital. Nuevo rol en Recursos Humanos tras la transformación digital Con este cambio, el papel del director de Recursos Humanos (DRH) también ha dado un giro drástico en las últimas décadas. Lo que antes se veía como una función puramente administrativa, ahora es una posición estratégica clave en las organizaciones contemporáneas. El DRH desempeña un rol esencial en la creación y ejecución de la estrategia corporativa, lo que es vital para el éxito de la empresa, y se convierte en un líder clave en la transformación de la organización. En este sentido, es importante establecer las competencias y cualidades que definen al nuevo DRH. Su papel implica no solo enfrentar los desafíos del futuro del trabajo, sino también aprovechar oportunidades para liderar cambios positivos. Algunas de sus responsabilidades más importantes son: Desarrollo de la cultura: El DRH debe fomentar valores y comportamientos que estén alineados con la misión y visión de la empresa. Innovación: Es crucial introducir prácticas innovadoras en áreas como reclutamiento, selección y gestión del desempeño. Transparencia y liderazgo: Es importante controlar el progreso en inclusión para mantener la transparencia y garantizar avances continuos. Bienestar y satisfacción: Desarrollar iniciativas que respalden el bienestar físico y mental de los empleados es fundamental, así como motivar a los empleados y aumentar la satisfacción laboral de los trabajadores que conlleve a fomentar la productividad de la empresa. Competencias esenciales del nuevo DRH Liderazgo transformacional El director de RRHH debe ser un líder que inspire y motive, promoviendo una cultura de innovación y adaptación constante al resto del equipo. Este enfoque es crucial para mantener el compromiso de los empleados y asegurar que la organización pueda responder a las cambiantes demandas del mercado. Visión estratégica Es vital que el DRH pueda alinear la gestión de personas con la estrategia corporativa. Anticipar y adaptarse a las tendencias del mercado laboral es fundamental para que la empresa esté preparada para enfrentar futuros desafíos. Competencia tecnológica Tener un buen manejo de herramientas digitales y plataformas de gestión de RRHH es indispensable. La automatización y el análisis de datos mejoran la eficiencia y proporcionan información valiosa para una toma de decisiones más acertada. Enfoque en la experiencia del empleado Diseñar programas que mejoren el bienestar y la satisfacción en el trabajo es clave. Iniciativas que fomenten la inclusión y diversidad enriquecen la cultura organizacional y ayudan a atraer y retener talento diverso y calificado. Gestión del talento Desarrollar estrategias para atraer, retener y desarrollar talento es esencial para el éxito a largo plazo. Los programas continuos de formación y desarrollo profesional son fundamentales para mantener a los empleados comprometidos y en constante evolución. Beneficios de la digitalización en RR.HH. ¿Cómo ha revolucionado la tecnología y la digitalización a los RRHH? La digitalización en RR.HH. no solo optimiza los procesos, sino que también tiene un impacto directo en la satisfacción y el compromiso de los empleados, así como en la capacidad de la empresa para competir en un entorno cada vez más dinámico y tecnológico. La digitalización en Recursos Humanos ofrece beneficios que pueden mejorar la eficiencia, la toma de decisiones y la experiencia de los empleados. Algunos de ellos son: Eficiencia operativa En este caso, los procesos repetitivos como las nóminas, la gestión de ausencias y permisos se pueden automatizar y reducir el tiempo de trabajo. Además, la información estará mucho más centralizada dentro del mismo sistema. Gracias a aTurnos puedes automatizar los procesos con el módulo de Planificación Automática. Mejora en la toma de decisiones La digitalización permite el análisis de grandes volúmenes de datos relacionados con el personal, lo que facilita identificar tendencias, prever necesidades y tomar decisiones basadas en datos. Además, con aTurnos puedes generar reportes detallados y específicos sobre la información de planificación y gestión horaria de los trabajadores de tu plantilla para decisiones futuras. Experiencia del empleado En este caso, los empleados pueden acceder fácilmente a sus datos, como ver sus turnos de trabajo, nóminas, solicitar vacaciones u otros permisos a través de aTurnos bien desde el ordenador o mediante la app móvil. Cumplimiento y seguridad Para asegurar que la empresa cumpla con las normativas laborales y los convenios de los trabajadores, con aTurnos gracias a las más de 100 restricciones laborales se cumple con la legislación, contratos o derechos adquiridos de los trabajadores en los distintos ámbitos de la planificación. Por otro lado, la digitalización permite establecer medidas de seguridad más robustas para proteger la información sensible de los empleados, así como datos reduciendo los riesgos laborales. Flexibilidad y adaptación a los cambios La digitalización permite a RR.HH. adaptarse rápidamente a cambios organizacionales, de mercado o regulatorios. Así como optimizar el teletrabajo y adaptarse a los nuevos cambios del entorno. Reducción de costes La digitalización reduce la necesidad de documentos en papel, disminuyendo costes de almacenamiento y material. También optimiza recursos, pues la automatización y centralización de procesos permite una mejor asignación de recursos humanos y financieros. Nuevas tendencias en la digitalización de RR.HH. La digitalización de Recursos Humanos está en constante evolución, impulsada por nuevas tecnologías y cambios en la dinámica laboral. Desde este 2024 y para más adelante, se anticipan varias tendencias clave que transformarán la manera en que las organizaciones…
Optimiza tus estrategias efectivas de Recursos Humanos en verano
11 julio, 2024El verano es una temporada muy peculiar para todos, representando una pausa en la rutina laboral. Durante este período, las cosas se viven de manera diferente: los días son más largos, las horas de trabajo se reducen gracias a las jornadas intensivas, y el teletrabajo se convierte en una opción muy demandada por los empleados. Este cambio permite disfrutar de los días de forma más relajada en comparación con otras estaciones del año. Muchas empresas implementan la jornada intensiva todos los días durante el verano, mientras que otras fomentan el teletrabajo, para que los empleados regresen a las oficinas en septiembre. Estas medidas son especialmente útiles para los profesionales que necesitan equilibrar su vida laboral y personal. Sin embargo, existe el riesgo de que tanto el ambiente vacacional como el calor puedan afectar a la productividad laboral de los trabajadores. De esta manera, la gestión estival de los RR.HH. es diferente al resto del año y se ve impactada desde varios puntos diferentes debido a los cambios en las dinámicas laborales y la necesidad de adaptarse a las condiciones específicas de la temporada. Esto supone tanto desafíos como oportunidades para esta área y gestionarlo eficazmente puede contribuir a un ambiente laboral más positivo y productivo. A continuación, os presentamos algunas recomendaciones y estrategias que el departamento de Recursos Humanos puede aplicar para llevar de la mejor forma posible la actividad profesional durante el verano: Implantar jornadas intensivas y el “short friday” para mejorar la productividad Muchas empresas implantan jornadas laborales más cortas, pero más intensivas durante el verano. Esto requiere ajustes en la planificación y gestión del personal para asegurar que la productividad se mantenga a pesar de las horas reducidas. Además, es complicado mantener la concentración sobre todo los viernes, especialmente con el calor y los planes de fin de semana en mente. Por ello, la propuesta es reducir la jornada los viernes llamada “short friday” para aprovechar mejor las horas de la mañana, es una iniciativa y recomendación a considerar la cual que requiere planificación anticipada. Fomentar el teletrabajo para conciliar la vida laboral y personal Para facilitar la conciliación entre vida laboral y personal durante las vacaciones, sobre todo para aquellos empleados con hijos, algunas empresas aumentan el teletrabajo durante los tres meses de verano. Es necesario asegurarse de que los empleados tengan las herramientas y el apoyo necesario para trabajar eficazmente desde casa. Aumentar la formación en los empleados En muchas empresas, los empleados permanecen en sus roles durante el verano, aunque las cargas de trabajo disminuyen y los días son menos intensos. Es una oportunidad para promover programas de formación diseñados específicamente para esta temporada, tanto presenciales como en línea, que ayuden a actualizar habilidades y obtener certificaciones. Horarios flexibles para equilibrar tareas y responsabilidades El verano es una oportunidad para ofrecer más flexibilidad a los empleados, lo cual es beneficioso para aquellos con responsabilidades mayores. Para ello, una solución consiste en implementar políticas de horario flexible o trabajo remoto (como se ha comentado en el punto anterior) para ayudar a los trabajadores a equilibrar sus responsabilidades y/o tareas. Realizar actividades de team building y fomentar la cultura laboral El ambiente laboral tiende a ser más relajado para las empresas durante el verano. Para ello, se puede aprovechar para organizar actividades de team building al aire libre, eventos o iniciativas de bienestar que fomenten un buen clima laboral, así como la cultura empresarial. Algunos ejemplos son: torneos de pádel o fútbol o bien hacer una barbacoa al aire libre como oportunidad para compartir experiencias fuera de la oficina y permitir a los empleados que se conozcan mejor. Aumentar la productividad y motivación en los empleados Hay algunos obstáculos como el calor pueden afectar la productividad de los empleados. El departamento de RR.HH. debe ser consciente de esto y tomar medidas para mantener la motivación y el compromiso de sus trabajadores. Esto podría incluir incentivos, reconocimiento u apoyo adicional como pueden ser los bonus de verano o recompensas que se realizan solo en los meses de verano, como por ejemplo alguna actividad adicional. Planificación de vacaciones con antelación y gestión de personal en temporadas de alta demanda La gestión de las vacaciones es crucial durante el verano, pero no siempre se realiza a tiempo. Desde RR.HH. se debe coordinar la gestión de solicitudes de vacaciones para garantizar que haya suficiente personal para mantener la actividad profesional sin interrupciones y asegurarse de que se cumplan con los objetivos. Especialmente, en ciertos sectores como la sanidad donde no pueden recudir la plantilla o la hostelería que tienen que aumentarla en esta temporada de alta demanda. Mejorar el desarrollo del talento humano, retener talento y crear un equipo más fidelizado El verano es una oportunidad ideal para fortalecer la lealtad y compromiso del equipo. Esto se puede lograr mediante la actualización del organigrama, la mejora de las descripciones de trabajo, la implementación de iniciativas de bienestar para empleados, el desarrollo de planes de integración y la automatización de tareas como la respuesta a candidatos en procesos de selección o la gestión de horarios y absentismos. Además, se puede aprovechar para la captación de nuevos talentos y crear procesos de onboarding más efectivos en cuanto a la selección del personal. Prevención de riesgos laborales e implantación de medidas de seguridad necesarias El calor puede representar un riesgo para la salud de los empleados, especialmente para aquellos que trabajan al aire libre o en condiciones no climatizadas. Para ello, se deben implementar medidas de seguridad y salud, como ofrecer hidratación, descansos regulares y un equipo adecuado a la carga de trabajo. Comunicación con el equipo y objetivos claros Es fundamental que los RR.HH. mantenga una comunicación clara sobre las políticas y expectativas durante el verano con todos sus empleados. Esto incluye informar sobre cambios en los horarios, políticas de teletrabajo, y cualquier otra medida especial adoptada para esta temporada. Algunos de los canales más eficientes para que los recursos humanos…
aTurnos y Talentia Software se asocian para brindar una solución completa y holística
13 marzo, 2024Descripción Talentia y aTurnos Talentia Software, empresa europea especializada en desarrollar soluciones de software para la gestión de Procesos de Recursos Humanos y del rendimiento financiero, abarca desde soluciones para la gestión del talento, así como soluciones para la contabilidad y consolidación hasta reporting y presupuestos. Con más de 3.600 clientes que van desde medianas empresas hasta grandes corporaciones en diversos sectores, Talentia Software se ha consolidado como un referente en el ámbito de los sistemas de gestión del rendimiento corporativo. aTurnos, es un software de planificación en la nube y gestión del tiempo inteligente. Más de 600.000 usuarios ya confían en nosotros. Nuestro objetivo se centra en mejorar y facilitar la planificación y gestión de personal, integrando todos los datos en un único sistema, automatizando los procesos y empoderando así no sólo a RR. HH. sino también a mandos intermedios y trabajadores. Además, formamos parte del Grupo Octime, líder francés en gestión de Recursos Humanos, especializado en gestión de tiempos, actividades y planificación de forma internacional. Servicios que ofrecemos En aTurnos y Talentia Software no sólo ofrecemos servicios, entregamos soluciones de negocio de principio a fin para conseguir el éxito. El principal objetivo de Talentia es facilitar a las organizaciones una solución, integral e integrada, que dé respuesta a todo el ciclo de vida del empleado, mejorando la experiencia de las personas y optimizando la gestión en la función de Recursos Humanos. Para ello, Talentia ofrece una solución completa, modular y flexible, dando facilidad para digitalizar los Procesos de HR progresivamente, con una vista multi país y pensada para organizaciones descentralizadas. Asimismo, también se centran en el usuario, ofreciendo una experiencia atractiva y configurable, un chatbot multicanal y notificaciones push. Desde aTurnos, ofrecemos a empresas que tienen una necesidad de planificación y gestión del tiempos, una solución configurable y eficiente que da respuesta automática con una herramienta de gestión sencilla. Desde una monitorización y seguimiento de turnos, absentismos, cambios, restricciones hasta el control horario de la plantilla de trabajadoras, cubrimos todos los procesos de forma automática desde cualquier tipo de rol de usuario, así como un control y manipulación de datos. Beneficios de la colaboración Con una gran presencia internacional, Talentia Software cuenta con más de 3.600 clientes distribuidos por todo el mundo y de todos los sectores de actividad, por lo que esperamos ampliar nuestra cartera de negocio de forma internacional y potenciar los beneficios que conlleva este proceso. El principal objetivo de la colaboración consiste en ofrecer una solución HCM avanzada y una experiencia completa al usuario gracias a todas nuestras funcionalidades para cubrir con las necesidades de los clientes en la gestión de procesos de RR. HH., así como optimizar y mejorar la productividad, ahorrar tiempo gracias a una planificación y gestión inteligente de tiempos y aumentar el compromiso en toda la organización. Unificar los procesos fundamentales de Recursos Humanos y financieros con Talentia Software y complementarlo con la integración de un sistema especializado en gestión de tiempos inteligente y planificación, como aTurnos, consolida todas las herramientas necesarias en un único espacio. Integraciones externas software De forma conjunta, ambas empresas nos integramos con sistemas como SAP, Meta4, Milena y SAGE, entre otros. En aTurnos disponemos de un API para que todos los sistemas puedan integrarse de manera dinámica y de una forma transparente a los servicios. Estas integraciones con los sistemas existentes son inmediatas gracias a las tecnologías Rest Services y JSON que se implementan en aTurnos sobre HTTPS. Además, generamos datos que necesitan ser exportados a otros sistemas, normalmente sistema de nóminas, otros ERPs o sistema de Business Inteligence. Por otro lado, desde Talentia Software permiten la integración con sistemas de terceros para realizar tanto importaciones como exportaciones. También ofrece una integración de datos asincrónica basado en un fichero, tabla o web services, además de estar integrado con aplicaciones externas. Vista hacia el futuro Gracias a esta colaboración bidireccional, ambas empresas seguimos potenciando las características de cada sistema integrándonos con distintas plataformas para conseguir los objetivos con éxito y siempre mirando hacia el futuro. Algunas de las perspectivas futuras conjuntas que ofrecemos son: Innovación continua: Combinaremos nuestras capacidades para impulsar la innovación y desarrollar soluciones que aborden las necesidades cambiantes del mercado. Ampliación de servicios: La colaboración nos permitirá diversificar y ampliar nuestra oferta de productos/servicios, brindando al usuario más opciones y un servicio más completo. Experiencia del cliente mejorada: Nos esforzamos por elevar la experiencia del cliente, y esta colaboración nos permitirá ofrecer un servicio aún más centrado en el cliente, con respuestas rápidas y soluciones personalizadas. Sinergias operativas: Trabajaremos de la mano para optimizar nuestras operaciones, garantizando eficiencia y efectividad en cada aspecto de nuestro trabajo.