Matriz RACI: Organización de roles y responsabilidades en una empresa
18 octubre, 2023¿Qué es una matriz RACI? La matriz RACI es una herramienta de gestión de un proyecto o procesos que se utiliza para definir y asignar responsabilidades a las personas o roles involucrados en una tarea o actividad específica. La matriz RACI es especialmente útil en proyectos complejos o en organizaciones donde es importante definir claramente quién hace qué en cada etapa de un proyecto. Roles de la matriz RACI El término RACI es un acrónimo que representa cuatro roles o responsabilidades clave en la matriz: Responsable (Responsible) El rol responsable es quien realiza la tarea o actividad y puede haber uno o varios responsables para una tarea. Se dedican a distintas actividades, por ejemplo en el departamento de RRHH, reclutamiento y selección del personal, relaciones laborales o formaciones, entre otras. Aprobador (Accountable) Se refiere a la persona que toma la decisión final y es el responsable de la calidad y los resultados de la tarea, además de dar la aprobación final antes de que la tarea se considere completada. Consultado (Consulted) Los roles consultados son aquellos que aportan su experiencia a la tarea, es decir, proporcionan información o emiten opiniones cuando sea necesario. Puede haber varios consultados para cada tarea, logro del proyecto o entrega. Para identificar a la persona que realizará este rol se puede hacer la siguiente pregunta: ¿quién es realmente experto en este tema? Informador (Informed) Son aquellos que necesitan estar al tanto del progreso de la tarea o actividad en todo su proceso, pero no tienen un rol activo en su realización. Reciben información y actualizaciones sobre el estado de la tarea. Cuando el responsable toma decisiones o surgen problemas durante la ejecución de una actividad, se comunica esta información a los informadores. ¿Cómo se crea una matriz RACI? La matriz RACI se representa en forma de una tabla, donde se enumeran las tareas o actividades en una columna y se asignan los roles RACI correspondientes a cada tarea en las filas. En el interior de la cuadrícula, se indican los roles que cada persona o equipo desempeñará en cada tarea. Esto permite a todos los involucrados ver de inmediato cuáles son sus responsabilidades de manera clara y concisa. La construcción de una matriz RACI es un proceso relativamente sencillo y sigue estos pasos: 1.Identificar las tareas, tamaño y complejidad del proyecto En primer lugar, se debe realizar una lista de todas las actividades o tareas que son parte del proceso. Estas actividades deben ser específicas y claramente definidas. Normalmente, se utiliza de manera más efectiva en proyectos de tamaño medio o grande. Esto se debe a que en proyectos pequeños, aunque la organización de tareas es importante, la cantidad de roles y las interacciones entre departamentos suelen ser limitadas en comparación con empresas más grandes. En empresas medianas o grandes, la comunicación interna y la estructuración de la matriz de actividades son cruciales para el éxito del proyecto. 2.Definir los roles y asignar las responsabilidades Una vez definidas las tareas y objetivos, se enumeran las personas, equipos o roles que estarán involucrados en la ejecución de estas actividades. A continuación, se rellena la cuadrícula de la matriz RACI, asignando cada rol y cada tarea. Es necesario que cada tarea debe tener al menos una persona responsable y una persona con autoridad. Incluye también a aquellas personas que deben ser consultadas en determinadas tareas y las partes interesadas que deberán ser informadas una vez se finalicen. En aTurnos hemos desarrollado seis roles de usuarios. Estos perfiles son configurables para modificar los niveles de acceso y adecuarlo a las necesidades de cada compañía. Por nuestra experiencia, se adaptan a la mayoría de perfiles necesarios para planificar y gestionar los recursos humanos de las empresas. Puedes ver los roles de aTurnos en el siguiente enlace: Roles de usuario en aTurnos. También se pueden clasificar los trabajadores de cada organización según especialidades o skills, es decir, capacidades o habilidades que tiene un trabajador. De esta manera se puede crear una matriz de polivalencias. Esto consiste en elegir una puntuación para después ayudarnos en la planificación teniendo en cuenta los profesionales más cualificados para cada tarea y a diferenciar trabajadores por sus habilidades. En cada especialidad puedes dar una determinada puntuación entre 0 y 5 a cada trabajador, así puedes llegar a un detalle de optimización de personal muy ajustado. 3.Dividir el proyecto en fases y establecer un calendario Esto asegura el éxito del proyecto y la eficacia de la matriz de actividades, pues el calendario muestra cuándo se completarán cada tarea y fase de forma aproximada. Para simplificar este proceso, es útil utilizar un software de gestión del tiempo, lo que garantiza que se cumplan los plazos y las tareas se realicen correctamente. En aTurnos, contamos con el Módulo de Tareas como un organizador manual y automático de tareas y gestión del tiempo. De esta manera, se asignan de forma correcta y controlada las tareas a cada empleado según su disponibilidad, departamento o sección, horario planificado y especialidad. 4.Implementar y comunicar las tareas Una vez que la matriz RACI esté completa, acordada y revisada hay que empezar a implementarla en el proyecto. Para evitar cualquier tipo de conflicto, es necesario compartir la matriz de responsabilidades con todo el equipo. De esta forma, obtendrás feedback y se evitarán problemas o ambigüedades sobre responsabilidades y tareas. Desde aTurnos tenemos numerosas formas de comunicación que resultan fáciles y sencillas para establecer el contacto directo y constante entre los trabajadores. Para más información puedes consultar nuestro siguiente post: ¿Cómo mejorar la comunicación con el equipo de trabajo? 5.Mantener actualizada la matriz A medida que el proyecto avance o surjan cambios en las responsabilidades, es importante mantener la matriz RACI actualizada para reflejar con precisión quién hace qué en cada etapa del proyecto. Ventajas de la matriz RACI ¿Para qué sirve la matriz RACI o de responsabilidades? La matriz RACI es una de las mejores herramientas para la optimización de tiempo en tareas que,…
¿Cómo organizar los roles de tu empresa en aTurnos?
19 enero, 2022El establecimiento de roles empresariales es uno de los objetivos estratégicos prioritarios para el buen funcionamiento de una empresa. Además, es necesaria una correcta distribución de papeles a desempeñar por cada miembro de la organización garantizando una claridad en la estructura organizativa de la compañía. Los usuarios en aTurnos cuentan con diferentes permisos para gestionar las distintas tareas en los equipos de trabajo. Estos perfiles son configurables para modificar los niveles de acceso y adecuarlo a las necesidades de cada compañía. Pensamos por nuestra experiencia que es la mejor aproximación inicial y se adapta por tanto a la mayoría de perfiles necesarios para planificar y gestionar los distintos departamentos de las empresas. A continuación os mostramos algunas de las funciones y tareas distribuidas según los roles y departamentos que mejorarán el rendimiento de la organización mediante una rol matrix, la cual es una herramienta utilizada para definir las responsabilidades de cada uno de los miembros que forman parte de un proyecto: Recursos Humanos Organiza tu estructura en equipos. Mantén bajo control el maestro de empleados, ya sea configurándolo por defecto o integrándolo con tu sistema de nómina. Define o importa los datos del convenio (horas anuales, por día, complementarias, nocturnas, vacaciones, hora del día, etc) para que la planificación cumpla con las restricciones del convenio. Controla las estadísticas en tiempo real y crea informes exportables, como para la nómina. Supervisa los cronogramas y el adecuado cumplimiento para entregarlos a los comités. Intercambia con los empleados cualquier documento ya sea personal, oficial o general, respetando la confidencialidad. Mejora de la comunicación con los trabajadores de la empresa. Controla los saldos de horas y vacaciones para liquidaciones. Dirección de operaciones Planifica con la máxima eficacia en función de la demanda del tipo de empleados necesarios. Consulta la tabla de cobertura para conocer las alertas sobre las necesidades del personal. Controla las estadísticas en tiempo real y crea cualquier tipo de informe exportable. Identifica las necesidades futuras de personal para la contratación. Define las tolerancias de los marcajes de cada empleado, de tal manera que se obtendrán las alertas e informes en caso de incidencias sobre el control de presencia. Cree una matriz de polivalencia de los empleados, te ayudará con la planificación. IT Infraestructura 100% “Cloud computing” con implementación rápida y directa en entornos multi-sitio y multi-usuario. Evolución del sistema y nuevas versiones incluidas en tarifa. Centralización de datos e integridad de la información. Disponibilidad de API para integración con terceros SAP, Successfactors, Meta4, A3, etc. Trabaja con partners con experiencia consolidada en integraciones y garantizamos un proceso validado y referenciado. Herramienta de gestión de TI en caso de trabajar con nube privada. Copia de seguridad automatizada y cumplimiento de GDPR. Mandos intermedios Planifica rápidamente creando patrones o utilizando las propuestas de la calculadora de turnos. Controla los saldos por horas y de vacaciones de los empleados en el mismo horario. Verifica en tiempo real la asistencia y ausencias de cada empleado y crea los informes adecuados para identificar áreas de mejora en la planificación. Controla el cumplimiento de los acuerdos. Aprueba las solicitudes de licencia y vacaciones validando la cobertura y las cuotas. Controla las estadísticas en tiempo real y crea informes exportables. Intercambia con los trabajadores cualquier documento o comunicación, ya sea personal, oficial o general, respetando la confidencialidad. Trabajadores Accede a tu calendario de turnos Realiza y controla tus solicitudes de vacaciones, cambios de turno o ausencias desde nuestra aplicación o desde la Web. Puedes adjuntar comprobantes a sus solicitudes para que sus supervisores estén informados en tiempo real. Consulta en tiempo real el saldo de horas trabajadas, las ausencias realizadas o el saldo de las vacaciones. Comunícate con tus compañeros de equipo para intercambiar turnos como si fuera un “tablón de anuncios”. Realice transferencias desde su teléfono celular, p. Ej. cuando llegue a su planta. Si tienes cualquier duda sobre este proceso, ponte en contacto con nosotros mediante el email soporte@aturnos.com Y tú, ¿tienes ya tu empresa organizada de forma estratégica? ¿Todos tus empleados tienen un rol determinado en la empresa?