Grados de excelencia en la planificación y gestión de tiempos
27 diciembre, 2023“La excelencia en la gestión de tiempos no se consigue en un proyecto de 3 meses” La gestión de tiempos es vital para mejorar la productividad de la empresa y la satisfacción de los trabajadores, pero puede ser un proceso complejo de implantar por diversos motivos. Algunos ejemplos de Stoppers para mejorar la gestión de tiempos son: la disponibilidad de recursos de la propia empresa al proyecto, la visión de la dirección, que no entienda el valor del tiempo de sus empleados y procesos, no agitar procesos existentes que puedan generar problemas o confrontaciones o no entender de donde se parte para fasear la implantación con un objetivo realista. Las empresas no puede pasar de planificar turnos en hoja de papel a automatizar la planificación por la producción, los pacientes o las habitaciones, hacer presupuestos por futuras planificaciones, analizar las skills de empleados y la calidad de servicio ofrecida, estimar cuándo lanzar futuras nuevas contrataciones, obtener datos de absentismos estimados y volcar los datos de variables a nómina en 6 meses. Es algo importante que el cliente entienda hasta dónde puede llegar. Esto implica una implantación creciente, por diferentes grados funcionales de la gestión de tiempos, adaptada a la situación de la empresa. Grados de excelencia en aTurnos En aTurnos, hemos detectado y proponemos los siguientes niveles de excelencia en la gestión de tiempos. Es importante aclarar la situación de partida e inicio con los clientes y sobre todo hacia dónde pueden avanzar con el uso de aTurnos en los diferentes grados o niveles funcionales: Grado 1. Control horario Este nivel básico implica la definición de un horario teórico generalista para todos los trabajadores y el inicio de la recogida del inicio y fin de la jornada mediante algún dispositivo, tarjeta o en el entorno Web/App de aTurnos. Se obtienen los conceptos variables de nómina para enviarlos de vuelta a pago. Muchas veces, se puede acompañar por un pequeño portal de gestión de tiempos donde el trabajador puede solicitar vacaciones, absentismos o revisar su información de tiempos. No se tiene una visión de la situación futura de forma ajustada, ni la disponibilidad real de recursos humanos que tiene la empresa, pero es una buena forma de arrancar obtener la información sobre la jornada real de los trabajadores. En este escenario cualquier acción que se realiza ya es correctiva y no existe la posibilidad de tomar decisiones de situaciones futuras porque no tengo esa información. Grado 2. Planificación básica En este caso sí es necesario tener una visión futura de si tenemos los recursos humanos disponibles para las necesidades previamente definidas. Se planifican los turnos, horas extras, las vacaciones, los permisos y los absentismos por parte de los managers a los trabajadores y se pueden definir patrones de turnos y generarlos en aTurnos. Las necesidades del personal se basan en necesidades de turnos previamente definidas y los trabajadores acceden para visualizar la información de planificación, realizar cambios de turnos, apuntarse a ofertas, lanzar peticiones de permisos y vacaciones u otras gestiones diarias. Además, los managers planifican a los trabajadores y validan las peticiones dentro de un flujo definido, revisan las tablas de cobertura, añaden horas extras y asignan turnos en localizaciones o puestos específicos. Después, toda esta información de planificación se compara con la información del control horario de forma automática, para detectar desviaciones. Es muy importante esa visión futura que tiene la planificación para ver si se cumplen los convenios, se realizan las horas de contrato definidas y se cumple a futuro con las necesidades para el negocio. De esta forma, se adelantan futuros problemas que afectan a los trabajadores, a los mandos y a la cuenta de resultados. Grado 3. Planificación Avanzada Ahora ya no se planifica mirando las necesidades de personal por día, ahora la planificación de los trabajadores se realiza por variables de negocio, como pueden ser clientes, facturación, tickets, etc. Estas variables las llamamos “Drivers” y son las que guían al negocio para ofrecer la mejor calidad de servicio disponible. Se consigue una estandarización en la planificación que automatiza procesos, por ejemplo, 1 trabajador cada 20 clientes en tienda. Aunque puede ser necesario definir requerimientos mínimos que pueden ser de personal por puestos específicos. Esto ayuda a dimensionar a más largo plazo, mirando las necesidades de personal con variables de negocio estimadas y tener una mejor visión de las necesidades de personal por especialidad o puesto. Además detectan tendencias de necesidades o puestos críticos es vital en muchas empresas, por ejemplo, lanzando formaciones o nuevas contrataciones. Por otro lado, permite hacer planificaciones más ajustadas a las necesidades y establecer criterios como calidad de servicio para generar planificaciones, automatizar un proceso que es muy manual por parte de los mandos además de estandarizar y ofrecer criterios claros para todos sobre cómo se planifica. Antes de aplicar este grado de excelencia en la empresa, estos perfiles tan valiosos están detrás de un Excel, con un conocimiento muy concentrado en ellos. Después, en la operativa diaria, de igual manera, cualquier cambio tiene que ser mantenido por ellos de forma manual. Por ejemplo, esta tarde no puede venir un técnico comercial por motivos personales y el mando tiene que buscar quién con esa experiencia puede hacer ese turno. Todas estas situaciones del día a día que no son solo planificación a largo plazo generan una carga de trabajo para mandos intermedios. Grado 4. Planificación de Tareas En este último grado, planificamos tareas en vez de turnos y horas. Esto implica una digitalización de los procesos de negocio con una asignación de estos procesos dentro de la disponibilidad de tiempos y se profundiza en cómo funcionan las empresas. Todas las tareas de la operativa pasan a asignarse de forma automática o manual desde el sistema de aTurnos en un proceso validado y controlado que reduce los errores. Esto permite validar a nivel de tareas que se cumplen las necesidades de personal. Los clientes pueden generar tareas a los trabajadores, en caso de necesidad en el backoffice,…
Potenciando la Productividad: herramientas efectivas para optimizar el tiempo de trabajo
6 octubre, 2023Importancia de la productividad y autogestión La productividad en el entorno laboral resulta fundamental para el éxito de las organizaciones y el bienestar de los empleados. En este caso, según estudios recientes, los empleados afirman que el teletrabajo mejora su productividad y equilibra su vida personal, cumpliendo las jornadas laborales equivalentes o incluso más largas que en la oficina. El informe de Workmeter, basado en datos objetivos, muestra que el teletrabajo aumenta la concentración y reduce las interrupciones, tanto en los supervisores como en los trabajadores. Por otro lado, se afirma que la flexibilidad de horario permite un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida personal. También se destacan pausas más largas durante el teletrabajo, lo que puede contribuir a reducir el estrés y mejorar la conciliación familiar. La mejora en la productividad personal y departamental mediante el uso de buenas herramientas que ahorren tiempo y eviten riesgos es un objetivo clave en cualquier entorno laboral. Esta estrategia busca optimizar la eficiencia y la seguridad en el trabajo tanto a nivel individual como en equipo. En este sentido Steve Jobs priorizaba su bienestar y gestionaba su energía de manera eficiente de forma individual. Su truco para ser más productivo se centra en la gestión de la energía, no en tratar de trabajar más horas; ya que, identificar las horas de mayor energía y abordar tareas desafiantes durante ese tiempo puede aumentar la productividad y el bienestar. Aumentar la productividad puede tener varios beneficios, tanto a nivel individual como a nivel empresarial: cumplimiento de los objetivos, reducción del estrés, mayor satisfacción laboral, tiempo para el desarrollo personal, conseguir reconocimiento y recompensas, etc. Puntos clave para potenciar la productividad Algunos puntos claves para conseguir potenciar de forma eficiente la productividad son los siguientes: Automatización de tareas repetitivas Las herramientas de automatización, como la calculadora automática mencionada, permiten a los empleados realizar cálculos complejos o tareas repetitivas de manera rápida y precisa. Esto libera tiempo valioso para enfocarse en tareas más estratégicas y creativas. Gestión del tiempo El uso de herramientas de gestión del tiempo, como aplicaciones de calendario y planificación, ayuda a las personas y a los equipos a organizar sus actividades de manera eficiente. Estas herramientas facilitan la asignación de tareas, el seguimiento de proyectos y la priorización de actividades críticas. Reducción de errores El empleo de herramientas que evitan riesgos contribuye a minimizar errores y aumentar la calidad del trabajo. Por ejemplo, las aplicaciones de control de calidad pueden ayudar a identificar problemas antes de que se conviertan en costosos errores. Colaboración efectiva Herramientas de colaboración en línea, como plataformas de gestión de proyectos y comunicación interna, promueven la colaboración entre departamentos y equipos. Esto mejora la comunicación, la coordinación y la eficiencia en general. Formación y capacitación Para aprovechar al máximo las herramientas disponibles, es esencial brindar capacitación adecuada a los empleados. La formación ayuda a que las personas utilicen estas herramientas de manera efectiva y eficiente. Evaluación y mejora continua Es importante realizar un seguimiento constante de los resultados y ajustar las herramientas y procesos según sea necesario. Esto garantiza que la mejora en la productividad sea un proceso continuo y adaptable a medida que cambian las necesidades y circunstancias. Para aumentar la productividad en el trabajo, es importante establecer metas claras, priorizar tareas, administrar el tiempo de manera efectiva, evitar distracciones, mantener un equilibrio entre el trabajo y la vida personal y buscar formas de automatizar y optimizar procesos cuando sea posible. Las mejores herramientas para fomentar la productividad Es necesario que para mejorar la productividad personal y departamental se usen las herramientas adecuadas que ahorren tiempo y eviten riesgos. Desde aTurnos, contamos con numerosas funcionalidades que permiten gestionar el personal, organizar horarios, controlar los tiempos de producción, organizar tareas y planificar de forma automática de forma eficaz y eficiente. Calculadora automática de aTurnos Es la herramienta de aTurnos que genera patrones y planifica los turnos de trabajo automáticamente que cubren una demanda de turnos definida por el administrador en su equipo. Previamente se informa con datos unas variables (número de trabajadores del equipo, número de horas contrato, número de trabajadores por cada tipo de turno y día de la semana,..) según las necesidades del personal teniendo en cuenta las restricciones. De esta manera, se crea un resultado que garantiza la cobertura de trabajadores por cada tipo de turno y de día a la semana. Para más información puedes acceder al siguiente enlace: Manual calculadora de planificación automática aTurnos Organizador de tareas en aTurnos Para aumentar la eficiencia y productividad, es necesario que las empresas organicen el tiempo y gestionen las tareas de la forma más adecuada posible, asignando de forma correcta y controlada las tareas a cada empleado según su disponibilidad, departamento o sección, horario planificado y especialidad. Desde aTurnos, pueden organizarse las tareas en función de las habilidades y skills de los trabajadores. Puedes consultar nuestro artículo para más detalles: Planificación de tareas y gestión del tiempo de trabajo Control horario en aTurnos Gracias a nuestro módulo de Control horario, permite que los trabajadores puedan fichar su jornada de trabajo de manera eficaz y que los administradores puedan controlar el cumplimiento del registro y los horarios de los empleados dentro de una organización. Puedes consultar más información aquí: Manual de Control Horario En resumen, la mejora en la productividad personal y departamental a través del uso de herramientas que ahorren tiempo y eviten riesgos es esencial para el éxito de cualquier organización. Estas herramientas no solo permiten realizar el trabajo de manera más eficiente, sino que también contribuyen a crear un entorno de trabajo más seguro y colaborativo.
¿Cómo optimizar el tiempo de trabajo y el control horario en la empresa?
10 agosto, 2023“Lo único que realmente nos pertenece es el tiempo” – Baltasar Graciá. “El tiempo es a la vez el más valioso y el más perecedero de nuestros recursos” – John Randolph. Importancia de la optimización del tiempo de trabajo Optimizar el tiempo es fundamental para la productividad, especialmente para las empresas. Establecer y planificar las jornadas laborales de todo el personal puede resultar una tarea muy compleja, así como equilibrar la vida profesional y personal. Por ello, gestionar el tiempo es esencial para la sostenibilidad de la organización. Es importante empezar resaltando que la velocidad no siempre es igual a la eficacia. Y es que, la diferencia entre trabajar mucho y trabajar bien es esencial para lograr una productividad efectiva. Gestionar el tiempo de manera eficaz implica establecer prioridades, eliminar distracciones y utilizar herramientas adecuadas para mantener un enfoque constante en las tareas más importantes. La planificación y la organización son claves para lograr este equilibrio. Además, cabe destacar que los descansos y vacaciones son cruciales para mantener una alta productividad a largo plazo. Control horario Realizar una efectiva gestión del tiempo implica emplear el sistema de registro horario adecuado y mejorarlo de manera constante. Esto permitirá manejar imprevistos de manera ágil y sin pérdida excesiva de tiempo. El control de tiempo en una empresa hace referencia al registro de horas y turnos de trabajo de los empleados durante su jornada laboral para determinar la duración total. Por ello, es necesario contar con sistemas de control adaptados a la flexibilidad horaria de cada uno de los trabajadores. Gracias al control horario de aTurnos, podrás registrar los fichajes de entrada y salida de los trabajadores, para cumplir así con el Registro Diario de la Jornada y conocer el exceso o defecto de horas trabajadas respecto a las planificadas. Existen varios sistemas para el control horario, en el siguiente enlace te recomendamos el más adecuado para tu empresa: ¿Qué tipo de control horario recomendamos a tu empresa? La eficiencia del trabajo se ve directamente influenciada por el tiempo invertido en él. Cualquier tarea que se emprenda requiere una asignación adecuada de tiempo, independientemente de su duración. Además, al comprender esta información, es posible implementar mejoras para optimizar la producción y obtener el mejor resultado posible. Con aTurnos puedes organizar los servicios de tu empresa para que los clientes puedan solicitar ser atendidos en una determinada actividad e informar y asignar las tareas ajustadas a la planificación de los empleados. Para más información puedes consultar nuestro manual: Módulo de Tareas. Otro aspecto relevante está relacionado con la motivación. Si a alguien se le diera un tiempo infinito para realizar una tarea, es probable que nunca la acabase. Al establecer límites temporales, el empleado se ve obligado a planificar y minimizar las distracciones. Esto a su vez lo impulsará a encontrar métodos más eficientes para llevar a cabo sus tareas de manera más rápida con cada intento. ¿Qué horas son más productivas para trabajar? A lo largo de una jornada laboral estándar de ocho horas, se estima que solamente alrededor de una hora y media o dos se emplean en actividades que realmente aportan valor. Las horas más productivas de trabajo varían dependiendo de diversos factores, como el tipo de trabajo, las preferencias personales y los ritmos circadianos individuales. Sin embargo, generalmente se ha observado que muchas personas tienden a ser más productivas durante las primeras horas de la mañana y en la primera parte de la tarde. Estos momentos suelen estar relacionados con niveles de energía más altos y una mayor concentración, por lo que se recomienda abordar tareas que requieren enfoque y toma de decisiones. Sin embargo, es importante tener en cuenta que cada persona es diferente. Algunas personas pueden ser más productivas durante las horas de la tarde o incluso en la noche. La clave es comprender y establecer tus propios ritmos para organizar las tareas más importantes durante los momentos en los que te sientas más concentrado. Consejos para optimizar el tiempo de trabajo Establecer objetivos y metas claras Gracias a una planificación y definición previa de tus objetivos específicos y medibles para cada día o período de trabajo, te proporcionará un sentido de dirección y te ayudará a enfocarte en las tareas más importantes. Delegar tareas Delegar tareas que no requieren tu atención directa o pueden ser realizadas por otras personas, te liberará tiempo de trabajo y te permitirá enfocarte en las tareas más importantes. Diferenciar entre urgente e importante Prioriza tareas según su urgencia y relevancia, evitando ocuparse sólo de asuntos urgentes a expensas de lo importante. Organizar y planificar semanalmente o mensualmente Planifica tu semana y mes con tareas urgentes e importantes, siendo realista sobre el tiempo necesario y dejando espacio para imprevistos mediante calendarios. Automatizar procesos Utiliza herramientas y tecnologías eficientes para automatizar algunas de las tareas más complejas y repetitivas dentro de una organización como puede ser la planificación, control horario, nóminas, etc. Esto puede ahorrarte tiempo y esfuerzo en el largo plazo. Establecer pausas y descansos Es necesario establecer pausas o descansos y además desconectar fuera del horario laboral para recargar energías y mantener la productividad. Además es necesario cumplir con los horarios de trabajo y evitar que el trabajo se extienda indefinidamente en tu tiempo personal. Tener reuniones de trabajo efectivas Evalúa si una reunión es necesaria y opta otra forma de comunicación cuando sea posible, para evitar una pérdida de tiempo. Identificar distracciones y conseguir la concentración Identifica las distracciones comunes y busca formas de minimizarlas. Apaga notificaciones innecesarias y distracciones y establece límites para crear un entorno de trabajo tranquilo y enfocarte en tareas que requieren concentración intensa. Colaborar y comunicarse Ambas resultan imprescindibles para optimizar los procesos de trabajo. Cuando las distintas partes de la organización trabajan juntas en lugar de operar de manera aislada, se puede lograr una sinergia que acelera el flujo de trabajo y evita duplicaciones innecesarias. Formarse y mejorar continuamente Invierte…
aTusalud: nueva serie sobre el bienestar y la salud del empleado
11 marzo, 2022¿Eres consciente de la importancia de la salud de tus empleados en el trabajo? ¿Sabes si tus trabajadores descansan lo suficiente? ¿Tienen capacidad de organizarse y ser productivos? ¿Trabajan con turnos de noche y no mantienen su calidad de vida? Todo esto y mucho más lo vamos a ver en nuestra nueva serie: aTusalud. Es fundamental que tu personal mantenga un nivel de descanso adecuado para ser productivos en sus tareas laborales. Por ello, desde aTurnos hemos lanzado una nueva serie en nuestro blog donde publicaremos pautas para que tus empleados alcancen un descanso óptimo. Por otro lado, también trataremos recomendaciones para mejorar la organización a la hora de priorizar y realizar las tareas. Además, hablaremos sobre diversos temas relacionados tanto con la salud mental, como la salud física. Actualmente, con el paso de la pandemia, la evolución del teletrabajo cada vez ha sido más creciente. Gracias a la flexibilidad que ofrece el trabajo remoto, muchos trabajadores han elegido que esta es la mejor forma de realizar la jornada, pero no son conscientes de que también puede traer consecuencias negativas. Pasamos más tiempo del que deberíamos frente al ordenador con la excusa de “estar en casa”, pero no tiene que ser así. Con esta nueva serie os ofrecemos soluciones para gestionar el teletrabajo y separar la vida personal de la laboral en este ámbito. Algunas de las ventajas que se obtienen al aplicar las recomendaciones para cuidar la salud de los empleados son: Mayor satisfacción, productividad y compromiso en los trabajadores Incrementa el sentimiento de pertenencia en la empresa y los vínculos entre el equipo. Mejor ambiente de trabajo Menor estrés y ansiedad en los trabajadores y disminución en los absentismos Mayor conciliación laboral Mejora la imagen corporativa de la empresa tanto a nivel interno como externo En conclusión, la salud y bienestar de los trabajadores son factores muy importantes en el rendimiento del trabajador. Podéis suscribiros a nuestra newsletter aquí para que puedas enterarte en primicia de estos consejos y recomendaciones para que tu empresa sea lo más eficiente posible.
Cómo y por qué motivar a tus empleados
10 marzo, 2020Uno de los mayores problemas con el que cuentan las empresas a día de hoy es la falta de motivación laboral, cuyos motivos podrían ser las tareas y/o funciones rutinarias, la falta de ideas o el mal clima y entendimiento con el equipo de trabajo. Todo esto influye negativamente, perjudicando tanto la empresa como al trabajador. El trabajador es el principal factor que más contribuye en la actividad y en el resultado de la empresa. A su vez, permiten que las organizaciones y la economía avancen y por tanto, se adecuen a los cambios que tienen lugar en el mercado en el que actúan. Por ello, uno de los grandes objetivos que se plantean las empresas consiste en incrementar la motivación laboral y conseguir elevar la efectividad y eficacia en el trabajo. Algunas de las soluciones que pueden tomar las empresas para motivar a sus empleados son las siguientes: Permitir una decisión autónoma por parte del trabajador, de manera que realice las tareas a su manera sin ser sometidos a un control y reglas estrictos. Flexibilidad en los horarios, que consiste en ajustar la jornada laboral al trabajador. En este caso, aTurnos ofrece la posibilidad de poder organizar y planificar el horario de los trabajadores gracias a un soporte digital, que cuenta con varias opciones entre las que se destacan la planificación de cuadrantes, la creación de patrones, tipos de turnos y horas, etcétera, además de controlar los absentismos, la presencia laboral de los mismos mediante fichajes de entrada y de salida y la sustitución e intercambio de trabajadores bien por periodo vacacional, baja, etc. Tener una comunicación fluida por parte del equipo con la directiva y a su vez, promover el trabajo grupal creando un ambiente estable y positivo. Para ello, contamos con un tablón de anuncios en la pantalla de inicio. Fijación de objetivos y metas realistas y alcanzables. Ofrecer incentivos salariales para conseguir una mayor permanencia y motivación del trabajador. Establecer cierto equilibrio entre la vida personal y la vida laboral, además de contar con una serie de descansos de los trabajadores, en la que ellos mismos cuentan con un período de vacaciones, el cual planteamos nosotros mismos, a la vez de poder realizar peticiones que podremos validar, ya sean bajas, absentismos por cualquier causa o vacaciones. Crear planes de formación así como cursos impartidos por las propias empresas, siendo una buena oportunidad para aprender y coger experiencia y confianza con el mercado laboral. https://share.getcloudapp.com/E0uqA9o1 Por último, tras un estudio realizado por Steelcase en el “El bienestar en el centro de trabajo” en el que se decía que los españoles junto con los franceses son los trabajadores menos satisfechos con el entorno laboral y según el último informe de la IESE Business School en “Agilidad estratégica a través del capital humano”, se concluye con que es un principio básico el promover una cultura organizacional que anteponga lo emocional para conseguir un mayor crecimiento empresarial. Por este motivo, se hace hincapié en mejorar el ambiente laboral para que mejore la experiencia del empleado, y de esta manera se produzca un impacto positivo en la productividad laboral.