Cómo evitar los conflictos de cambios en la planificación de turnos
1 agosto, 2022Actualmente son muchos los trabajadores que tienen problemas a la hora de realizar cambios en su planificación o bien no se encuentran de acuerdo con su horario de trabajo o con su cuadrante de turnos. Es por ello por lo que los cambios en la planificación debería de ser un proceso de mejora constante, ágil y flexible. Desde aTurnos tenemos la solución perfecta para evitar todos estos problemas garantizando además el cumplimiento con la legislación y el convenio gracias a nuestras restricciones y mejorando la comunicación entre todos los roles en la empresa mediante procesos rápidos y sencillos que describimos a continuación. Cambios de turno entre compañeros En este caso, el cambio de turno es uno de los métodos más usados por los profesionales que trabajan a turnos ya que facilita la conciliación familiar y personal dando flexibilidad en la planificación de los trabajadores y disminuyendo el número de absentismos garantizando siempre la cobertura de puestos. El proceso consiste en una petición que realiza el empleado hacia otro compañero, quienes comparten el mismo cuadrante, de tal manera que se modifica el turno actual por otro tipo de turno. También existe la posibilidad de realizar un intercambio de turnos, es decir, que un trabajador quiera solicitar un cambio de turno el mismo día. El ejemplo más habitual consiste en que un empleado con turno de mañana (M) quiere cambiar el turno por otro trabajador que lo tiene por la noche (N). Al hacer el intercambio de turno se muestra a todos los trabajadores con turno distinto del que tiene el que lo solicita y se modifica la planificación. Otra opción es doblaje de turno que hace referencia a cuando un trabajador selecciona un turno que tiene planificado con el fin de que ese turno lo realice otro trabajador (con planificación previa). El trabajador puede librar ese día (en el caso que solo tenga 1 turno planificado en ese día) haciendo doblar al compañero que acepta el turno. El proceso de cambios de turno en aTurnos se puede configurar de forma que solamente los trabajadores con ciertas especialidades o perfiles puedan realizar cambios de turno entre ellos, garantizando así que siempre haya el personal necesario para los puestos definidos. Vacaciones Desde aTurnos también se pueden planificar vacaciones y que los trabajadores las soliciten al administrador de su equipo cuando deseen con la opción de poner comentarios cuando la soliciten. En cuanto a la operativa de vacaciones resulta muy sencilla, así como el proceso de pedir vacaciones. Previamente, el administrador del equipo tiene que configurar todos los ajustes relacionados con las vacaciones (tipo de vacaciones, vacaciones/año, etc). También tenemos una planificación sobre una propuesta de vacaciones a modo de borrador que ayuda a la planificación de los periodos vacacionales y al ajuste de las horas anuales de los trabajadores. Absentismos Se entiende por absentismo (permiso) una ausencia o abandono del puesto de trabajo durante toda la jornada laboral planificada (absentismo total) o durante un determinado periodo de tiempo en la planificación correspondiente a un día laboral (absentismo temporal). El proceso de crear absentismos es muy sencillo y es similar al de crear turnos. En este caso, el administrador puede añadir un periodo de absentismo desde el cuadrante donde está planificado el trabajador o desde el perfil del trabajador en la opción “periodos de absentismos”. Día libre (con cambio a otro compañero y consigo mismo en distinto día) En este tipo de cambio el trabajador selecciona un turno que tiene planificado con el fin de que ese turno lo realice otro trabajador. El trabajador puede librar ese día (en el caso que solo tenga 1 turno planificado en ese día) o sii el trabajador en un mismo día tiene más de un turno planificado, dispone de dos opciones: Puede liberarse de un solo turno el cual será el turno que se libera de hacer y se planificará en el día libre del trabajador que ha aceptado el cambio. Puede liberarse de todos los turnos planificados que tenga el mismo día (libre día completo) y quedar libre de planificación en esta segunda opción. Además de realizar un cambio de un turno libre con un compañero, los trabajadores podrán realizar un cambio de turno libre consigo mismo, de tal manera que podrán realizar el turno que tenían previsto ese día otro día en el que no tengan turno planificado. Sustituciones Se entiende por sustitución aquella copia, intercambio o movimiento de planificación, turnos y/o localizaciones entre uno o varios trabajadores de tu equipo. Ante una situación de una sustitución de un trabajador por otro, podrás disponer de la opción de planificar intercambiando, copiando o moviendo los turnos de un trabajador (al que se le denomina ‘Trabajador origen’) a otro (al que se le llama ‘Trabajador destino’) en el periodo que se estime oportuno. En este caso se hace referencia al proceso de cubrir el puesto de un trabajador cuando se encuentra de vacaciones o en un día libre. Todos estos procesos son una forma de empoderamiento hacia el empleado, es decir, se dota de cierta libertad al trabajador (siempre de forma controlada) para que pueda realizar cualquier tipo de cambio o petición y se encuentre involucrado y motivado dentro de la organización. Para más información de estos procesos puedes consultar la siguiente serie de posts: Empoderamiento del empleado
Benchmarking: qué es y cómo implantarlo en aTurnos
18 febrero, 2022¿Qué es el Benchmarking? Debido a la transformación digital y su creciente evolución en los últimos años, la captación de clientes potenciales para las empresas ha resultado ser mucho más compleja. Nos encontramos en una situación donde priman la alta competitividad y la diferenciación en el mercado, por lo que las empresas tienen que estar pendientes de los cambios, las necesidades y analizar los errores para poder incrementar su rendimiento. A partir de aquí surge el término de benchmarking que consiste en analizar, crear y evaluar indicadores claves para extraer ideas u objetivos reales que permitan medir el rendimiento de las funciones dentro de una organización. Gracias a este aprendizaje constante y adaptabilidad en el mercado, permitirá a las empresas tomar decisiones estratégicas futuras adecuadas. ¿Cómo implementar el Benchmarking en las empresas? Para implementar el benchmarking en las empresas es necesario tener una buena metodología y planificación, es decir, hay que seguir una serie de pasos: Establecer los objetivos en función del análisis previo Recopilar la información y datos necesarios Analizar los datos y la situación en la que nos encontramos Decidir las estrategias y técnicas que se quieren implantar Llevar a cabo el proceso Analizar los resultados en el largo plazo de forma constante y crear sugerencias de mejora El Benchmarking en los RRHH El benchmarking resulta un factor muy importante a la hora de gestionar contratos, vacaciones, compensaciones, absentismos o retribuciones, entre otros. Además, mejora tanto la empresa como el rendimiento de los empleados ya que ayuda a identificar los puntos fuertes y débiles de los mismos y a crear procesos enfocados a las nuevas necesidades del mercado. Ventajas del Benchmarking Como hemos visto anteriormente, el benchmarking genera empoderamiento en los empleados y en las empresas. En resumen, algunas de las principales ventajas que encontramos son: Es un proceso económico y eficiente Analiza a la competencia Motiva a los empleados dentro de la organización Fomenta la cultura de cooperación como oportunidad de aprendizaje Establece nuevos objetivos en función de la información recopilada. Forma alianzas y fortalecer vínculos entre los empleados de la empresa. Aumenta el rendimiento y la productividad. Detecta nuevas necesidades en los clientes y oportunidades. Tipos de Benchmarking Principalmente se destacan 3 tipos de benchmarking en las empresas: Benchmarking interno: se trata del análisis dentro de la empresa. Se comparan los distintos departamentos de la empresa para poder mejorar y maximizar resultados de tal forma que pondrá en común los puntos de cada uno, así como los puntos fuertes y débiles de los empleados que conforman la organización. Normalmente se desarrolla en empresas grandes. Benchmarking competitivo: es necesario para conocer la posición de los competidores y observar el funcionamiento de las nuevas tecnologías y procesos en otras empresas. De esta manera se realiza una comparación y se llevan a cabo estrategias para mejorar el posicionamiento. Benchmarking funcional: hay que tratar de identificar los factores que se pretenden mejorar, es decir, además de observar a la competencia, hay que ampliar el margen de búsqueda en otro tipo de empresas pertenecientes al mismo sector. De esta manera, se detectan las acciones más efectivas y se implantan para cumplir con los objetivos marcados. ¿Cómo se puede implantar el Benchmarking desde aTurnos? Con relación a los contratos de los trabajadores dentro de una organización, desde aTurnos se pueden reflejar todos aquellos datos relevantes que vienen reflejados en él. Toda esta información puede visualizarse y modificarse desde el Listado>Trabajadores>Perfil del trabajador: De esta misma forma, se pueden observar y modificar las vacaciones correspondientes, el cálculo estimado de horas, realizar un ajuste de absentismos, etc. de cada uno de los trabajadores de la empresa: Otra forma que tenemos, es mediante una nueva tendencia llamada “empoderamiento del empleado” puesto que el benchmarking favorece este tipo de enfoque. Para ello, cabe destacar que desde aTurnos se pueden establecer numerosas acciones para ello: Permitir que los propios empleados realicen modificaciones y cambios en su planificación de forma controlada (ver más aquí) Peticiones por parte del trabajador (ver más aquí) Seleccionar diferentes tipos de descansos personalizados e individuales por cada trabajador (ver más aquí) Registro de inicio y fin de la jornada laboral de forma ágil (ver más aquí) APP del trabajador para ahorrar tiempo y facilitar el proceso (ver más aquí) Para más información sobre este enfoque, puede consultar nuestro podcast: https://www.aturnos.com/blog/2021/12/bienvenids-a-nuestro-primer-podcast/ Por último, el Módulo de Costes nos permite analizar los costes de los trabajadores, generar datos que ayudan a la toma de decisiones para contrataciones y el análisis sobre las desviaciones de la planificación del personal. También facilita la realización de presupuestos de RRHH con planificaciones a futuro. Para más información sobre este módulo puedes consultar nuestro post: https://www.aturnos.com/blog/2021/11/modulo-de-costes/
![Pros y contras de la jornada laboral de 4 días [Podcast]](https://tester.runmydev.com/wp-content/uploads/2021/12/PORTADA-PODCAST-4X3-BLOG-Y-MAILCHIMP-1140x641.png "Pros y contras de la jornada laboral de 4 días [Podcast]")
Pros y contras de la jornada laboral de 4 días [Podcast]
27 diciembre, 2021En este segundo episodio de aTurnos Facts (a perfectly planned podcast) tratamos un debate muy presente en la actualidad: la jornada de 4 días. Cada vez son más los países que han implementado esta jornada y la idea de trabajar sólo 4 días a la semana está atrayendo a muchas empresas españolas y a sus trabajadores. ¿Conoces todas las ventajas y desventajas de esta jornada laboral? ¿Sería factible implementarla en España? ¿Podría ser el futuro de las empresas de nuestro país? ¡Escucha el podcast y descúbrelo! También puedes escucharlo en las siguientes plataformas: Spotify Apple Podcasts Amazon Music Google Podcasts YouTube Nos vemos en el siguiente podcast. ¡Muchas gracias por escucharnos! Instagram | Twitter | Facebook | Email (soporte@aturnos.com) | LinkedIn
¿Cómo ajustar las horas anuales de tus trabajadores a final de año?
16 diciembre, 2021Nos acercamos a fin de año y esto supone la llegada de un periodo de caos en el que los administradores deben llevar a cabo el ajuste de las horas anuales realizadas por los trabajadores con respecto a las que están establecidas en su contrato. En aTurnos os simplificamos todo este proceso y os ayudamos a que sea un proceso mucho más fácil y menos caótico al ser una herramienta completa de planificación horaria donde puedes gestionar las horas, las vacaciones de tu equipo, los absentismos, cualquier tipo de restricción laboral y mucho más. A continuación os vamos a explicar cómo llevar a cabo el ajuste de las horas anuales a final de año de una forma fácil y sencilla. Se puede realizar de dos formas: mediante la migración del saldo de horas o de forma manual mediante los ajustes de horas. Migración de saldo de horas El superusuario tiene acceso a la migración de saldo de horas y vacaciones desde el menú RR.HH, apartado “Acciones”. En esta migración el saldo de las horas se traspasa al año siguiente, existen los siguientes casos: Saldo positivo de horas Vamos a ver un ejemplo: un empleado que ha sido dado de alta en noviembre de 2021 y ha trabajado 167 horas ese año, sin embargo, en su contrato viene establecido que debe realizar 155 horas. En este caso existe un saldo positivo de horas, es decir, ha realizado horas de más. En el perfil del trabajador, en el apartado “Tiempos” podemos comprobar si existe un balance con exceso o con defecto de horas. En este caso, como ya hemos visto antes, existirá un balance con exceso de horas. Este exceso se debe migrar al año que viene para compensarlo, para ello accedemos a la migración de saldo de horas en el menú RRHH, apartado “Acciones” (recuerda que sólo puede acceder el superusuario). Seleccionamos el equipo, el año de origen, el año de destino y elegimos la opción de horas. Debemos hacer clic en “Ver migración” y nos aparecerá un listado con todos los trabajadores con desajustes de horas (tanto excesos, como defectos). Seleccionamos los trabajadores en los que queremos migrar las horas al año siguiente, en este caso sólo vamos a escoger los trabajadores con exceso de horas realizadas, es decir, donde en el ajuste de origen se decrementen las horas planificadas (se reduce el exceso en el año 2021 para ajustar el balance) y en el ajuste de destino se incrementen las horas planificadas (se suman las horas realizadas de más en el año siguiente). Pulsamos en migrar y ya se ha realizado el traslado de las horas al año siguiente, esto lo podemos comprobar en el perfil del trabajador donde vamos a encontrar en el año 2021 el balance ajustado de horas y el decremento realizado mediante la migración. Y en el próximo año, en el 2022, encontraremos el incremento de horas que hemos realizado con la migración. Saldo negativo de horas En este caso ocurre todo lo contrario, un trabajador que ha sido dado de alta en noviembre del año 2021 y ha realizado ese año 148 horas, cuando en su contrato viene establecido que debe realizar 195 horas. En este ejemplo existe un saldo negativo de horas, es decir, faltan horas por realizar. En el perfil del trabajador, tal y como hemos visto en el anterior caso, podemos comprobar si existe un balance con defecto de horas. Para ajustar este saldo, hacemos una migración de horas al año que viene de la misma manera que en el caso anterior desde el menú RRHH. En este caso seleccionamos los trabajadores cuyo ajuste de origen es el incremento de horas planificadas (se suman las horas que faltan en 2021 para ajustar el balance) y en el ajuste de destino se decrementan las horas planificadas (se restan en el año siguiente las horas que faltan por realizar). Hacemos clic en migrar y ya tenemos el ajuste realizado, esto se puede comprobar en el perfil del trabajador. Podemos ver como en el año 2021 ya tenemos el balance de horas ajustado y el ajuste de horas que se ha realizado (la suma de las horas que faltaban). En el año 2022 se han restado las horas que todavía debe realizar el trabajador tal y como se puede observar en el vídeo. Ajuste manual de horas Los administradores también pueden realizar ajustes de horas de forma manual desde el perfil del trabajador. Vamos a ver los dos posibles escenarios: Saldo positivo de horas Un empleado que ha trabajado 167 horas en 2021 y en su contrato viene establecido que debe realizar 155 horas, en este caso existe un exceso de horas que vamos a trasladar a 2022. Desde el perfil del trabajador podemos comprobar como el balance tiene un exceso de horas y vamos a ajustar esto de forma manual: En el perfil del trabajador, en el apartado “Tiempos”, en el año 2021 (año de origen) debemos pulsar el símbolo de “+” en “Ajuste de horas” para realizar el ajuste de forma manual. En el campo “Acción” debemos seleccionar “Decremento de horas planificadas” ya que se resta el exceso de horas en el año de origen (2021) para ajustar el balance y que quede a 0. En Horas/Días escribimos el número de horas que ha realizado de más el trabajador y ponemos alguna descripción. Una vez que hemos rellenado todos los campos, pulsamos en “Añadir ajuste” y ya tenemos realizado el ajuste en el año de origen (2021). Ahora tenemos que trasladar estas horas al año de destino (2022). En el mismo apartado de “Tiempos” seleccionamos el año 2022 y pulsamos en el símbolo “+” de “Ajuste de horas”. En el campo “Acción” seleccionamos “Incremento de horas planificadas” para sumar las horas que ha realizado de más el trabajador en el año de destino (2022) y trasladar ese exceso de horas. Pulsamos en “Añadir ajuste” y ya tendríamos los saldos de horas ajustados, tanto para 2021 como para 2022. Saldo negativo de…
Módulo de Recursos/Partes de Trabajo
10 diciembre, 2021Desde el módulo de recursos, tanto administradores como trabajadores podrán crear un parte de trabajo y rellenar la información necesaria en el momento adecuado. Todo el proceso será controlado gracias a los cuadros de mando adaptados en cada equipo dentro de la empresa. Otra de las funciones que permite este módulo es en análisis de los datos de los partes de trabajo, mediante la obtención de resultados y el traspaso al software de nómina. A continuación, se detalla brevemente el funcionamiento de dicho proceso: ¿Cómo personalizar el parte/hoja de trabajo? El primer paso es personalizar el parte de trabajo. Para ello se tienen que crear los conceptos de recursos desde el menú del equipo en el módulo de recursos por medio del botón de “Acciones” y “Añadir Recursos”. También se da la opción de que estos recursos se puedan clasificar y agrupar en grupos de la misma forma mediante el botón “Acciones” y “Añadir clasificación”, de manera que resulta más útil para conseguir un orden y control de todos los recursos creados. Tipos de recursos Los recursos pueden añadirse a su vez con diferentes formatos: Recurso textual: se crean mediante texto. Ejemplo: reposición almacén. Recurso numérico: se representan mediante un número como un tipo de gasto o ingreso. Ejemplo: cena de empresa. Lista de verificación de recurso tipo: es un tipo de recurso check list. Ejemplo: revisión de extintores sí/no. Recurso fórmula: es un recurso fórmula tipo gasto. Ejemplo: un suplemento de kilometraje. Resumen Por otro lado, el administrador del equipo puede acceder a los reportes y estadísticas de los recursos asignados en el trabajador. Los recursos asignados en la planificación de los trabajadores de un equipo quedan registrados en el modo de tabla. Este resumen muestra todos los recursos durante un período de tiempo seleccionado, así como la posibilidad de mostrar recursos determinados con el uso de filtros en este resumen. De manera que los administradores pueden validar cada recurso: En cuanto al primer apartado de totales, muestra todos los recursos que tienen asociados límites de valores, es decir, el valor total es la suma de los valores de cada recurso, en el periodo de tiempo consultado. El segundo apartado de alarmas, muestra todos los recursos que tienen asociados límites de valores y que este límite ha sido superado. Ejemplo Un trabajador informa de que llena el depósito de gasoil del vehículo comercial de la empresa. Los pasos que hay que seguir son los siguientes: Desde el cuadrante de planificación el trabajador hace clic en el día y turno donde quiere añadir el recurso: Hacer clic en “Recursos”, en el parte de hoja de trabajo, dentro el recurso creado previamente por un administrador, llamado “repostaje” y se añade el valor del gasto del combustible “80”: Por último hacer clic en Añadir.