Grados de excelencia en la planificación y gestión de tiempos
27 diciembre, 2023“La excelencia en la gestión de tiempos no se consigue en un proyecto de 3 meses” La gestión de tiempos es vital para mejorar la productividad de la empresa y la satisfacción de los trabajadores, pero puede ser un proceso complejo de implantar por diversos motivos. Algunos ejemplos de Stoppers para mejorar la gestión de tiempos son: la disponibilidad de recursos de la propia empresa al proyecto, la visión de la dirección, que no entienda el valor del tiempo de sus empleados y procesos, no agitar procesos existentes que puedan generar problemas o confrontaciones o no entender de donde se parte para fasear la implantación con un objetivo realista. Las empresas no puede pasar de planificar turnos en hoja de papel a automatizar la planificación por la producción, los pacientes o las habitaciones, hacer presupuestos por futuras planificaciones, analizar las skills de empleados y la calidad de servicio ofrecida, estimar cuándo lanzar futuras nuevas contrataciones, obtener datos de absentismos estimados y volcar los datos de variables a nómina en 6 meses. Es algo importante que el cliente entienda hasta dónde puede llegar. Esto implica una implantación creciente, por diferentes grados funcionales de la gestión de tiempos, adaptada a la situación de la empresa. Grados de excelencia en aTurnos En aTurnos, hemos detectado y proponemos los siguientes niveles de excelencia en la gestión de tiempos. Es importante aclarar la situación de partida e inicio con los clientes y sobre todo hacia dónde pueden avanzar con el uso de aTurnos en los diferentes grados o niveles funcionales: Grado 1. Control horario Este nivel básico implica la definición de un horario teórico generalista para todos los trabajadores y el inicio de la recogida del inicio y fin de la jornada mediante algún dispositivo, tarjeta o en el entorno Web/App de aTurnos. Se obtienen los conceptos variables de nómina para enviarlos de vuelta a pago. Muchas veces, se puede acompañar por un pequeño portal de gestión de tiempos donde el trabajador puede solicitar vacaciones, absentismos o revisar su información de tiempos. No se tiene una visión de la situación futura de forma ajustada, ni la disponibilidad real de recursos humanos que tiene la empresa, pero es una buena forma de arrancar obtener la información sobre la jornada real de los trabajadores. En este escenario cualquier acción que se realiza ya es correctiva y no existe la posibilidad de tomar decisiones de situaciones futuras porque no tengo esa información. Grado 2. Planificación básica En este caso sí es necesario tener una visión futura de si tenemos los recursos humanos disponibles para las necesidades previamente definidas. Se planifican los turnos, horas extras, las vacaciones, los permisos y los absentismos por parte de los managers a los trabajadores y se pueden definir patrones de turnos y generarlos en aTurnos. Las necesidades del personal se basan en necesidades de turnos previamente definidas y los trabajadores acceden para visualizar la información de planificación, realizar cambios de turnos, apuntarse a ofertas, lanzar peticiones de permisos y vacaciones u otras gestiones diarias. Además, los managers planifican a los trabajadores y validan las peticiones dentro de un flujo definido, revisan las tablas de cobertura, añaden horas extras y asignan turnos en localizaciones o puestos específicos. Después, toda esta información de planificación se compara con la información del control horario de forma automática, para detectar desviaciones. Es muy importante esa visión futura que tiene la planificación para ver si se cumplen los convenios, se realizan las horas de contrato definidas y se cumple a futuro con las necesidades para el negocio. De esta forma, se adelantan futuros problemas que afectan a los trabajadores, a los mandos y a la cuenta de resultados. Grado 3. Planificación Avanzada Ahora ya no se planifica mirando las necesidades de personal por día, ahora la planificación de los trabajadores se realiza por variables de negocio, como pueden ser clientes, facturación, tickets, etc. Estas variables las llamamos “Drivers” y son las que guían al negocio para ofrecer la mejor calidad de servicio disponible. Se consigue una estandarización en la planificación que automatiza procesos, por ejemplo, 1 trabajador cada 20 clientes en tienda. Aunque puede ser necesario definir requerimientos mínimos que pueden ser de personal por puestos específicos. Esto ayuda a dimensionar a más largo plazo, mirando las necesidades de personal con variables de negocio estimadas y tener una mejor visión de las necesidades de personal por especialidad o puesto. Además detectan tendencias de necesidades o puestos críticos es vital en muchas empresas, por ejemplo, lanzando formaciones o nuevas contrataciones. Por otro lado, permite hacer planificaciones más ajustadas a las necesidades y establecer criterios como calidad de servicio para generar planificaciones, automatizar un proceso que es muy manual por parte de los mandos además de estandarizar y ofrecer criterios claros para todos sobre cómo se planifica. Antes de aplicar este grado de excelencia en la empresa, estos perfiles tan valiosos están detrás de un Excel, con un conocimiento muy concentrado en ellos. Después, en la operativa diaria, de igual manera, cualquier cambio tiene que ser mantenido por ellos de forma manual. Por ejemplo, esta tarde no puede venir un técnico comercial por motivos personales y el mando tiene que buscar quién con esa experiencia puede hacer ese turno. Todas estas situaciones del día a día que no son solo planificación a largo plazo generan una carga de trabajo para mandos intermedios. Grado 4. Planificación de Tareas En este último grado, planificamos tareas en vez de turnos y horas. Esto implica una digitalización de los procesos de negocio con una asignación de estos procesos dentro de la disponibilidad de tiempos y se profundiza en cómo funcionan las empresas. Todas las tareas de la operativa pasan a asignarse de forma automática o manual desde el sistema de aTurnos en un proceso validado y controlado que reduce los errores. Esto permite validar a nivel de tareas que se cumplen las necesidades de personal. Los clientes pueden generar tareas a los trabajadores, en caso de necesidad en el backoffice,…
La alianza perfecta entre aTurnos y Personio
14 septiembre, 2023En el dinámico mundo de los negocios, la colaboración estratégica es clave para alcanzar el éxito de manera más rápida y eficiente. Es por eso que estamos emocionados de poder anunciar la colaboración de aTurnos con Personio, una combinación estable con más de dos años de experiencia juntos destinada a llevar tu gestión de recursos humanos al siguiente nivel. Cuando una solución global de RR. HH. como Personio tiene un cliente con necesidades de planificación de personal avanzada, apostar por expertos es la mejor solución. Cubrir los procesos esenciales de RR. HH. con Personio y añadirle una integración con un sistema especializado en la gestión de turnos como aTurnos, permite tenerlo todo en un mismo lugar. En este punto, una integración creada, validada y ofrecida a un solo clic, da la garantía a los clientes de que se puede ofrecer una herramienta completa que garantice el cumplimiento de todas sus necesidades. Uniendo Fuerzas para Potenciar Resultados En aTurnos, siempre hemos creído en ofrecer a nuestros clientes soluciones completas y a medida. Al integrarnos con Personio, hemos ampliado nuestro alcance y experiencia para brindarte aún más valor. Juntos, combinamos nuestro conocimiento profundo en Planificación de turnos y Gestión del tiempo con la experiencia especializada de Personio en la Gestión Integral de RR. HH. Esta fusión de capacidades nos permite abordar desafíos complejos desde múltiples perspectivas y ofrecer soluciones integrales que marcan la diferencia. Puntos Fuertes de Nuestra Colaboración Experiencia Complementaria: Personio aporta su experiencia líder en procesos de RR. HH. y búsqueda de talento, lo que se complementa perfectamente con aTurnos y nuestra experiencia en planificación del personal y control horario. Soluciones Completas e Integradas: Juntos podemos abordar proyectos desde todos los ángulos, brindando soluciones que no sólo resuelven los problemas inmediatos, sino que también consideran el panorama general y la escalabilidad futura. Eficiencia Mejorada: Nuestra colaboración elimina las brechas de comunicación y agiliza los procesos con una integración bidireccional, instantánea y sin coste, lo que se traduce en una ejecución más rápida y resultados más sólidos. Innovación Conjunta: Trabajamos conjuntamente para unir las últimas tendencias en Planificación de turnos y personal en RR. HH. y así ofrecer la solución más innovadora y avanzada que hay en el mercado. Sin entrar en mucho detalle, los datos de Personio se vuelcan en aTurnos para que se empiece a realizar el control horario por parte de los trabajadores, y la planificación avanzada de turnos por parte de los mandos intermedios. Tanto los absentismos que se solicitan en Personio como los fichajes y turnos que se realizan en aTurnos, se comparten entre ambas plataformas de manera bidireccional. Para ver el proceso completo sobre la integración bidireccional de aTurnos con Personio puedes acceder a la siguiente documentación: Gestión de personal de Personio con la planificación automática de aTurnos. En aTurnos y Personio no sólo ofrecemos servicios; entregamos soluciones de negocio de principio a fin para conseguir el éxito. Si estás buscando una solución integrada que te ayude a planificar empleados, cumplir con el registro de jornada y a la vez gestionar ausencias, buscar talento, gestionar empleados y su desarrollo, así como preparar sus nóminas, ésta es tu integración. ¡Estamos encantados de poder ayudaros!
aTurnos & Brücke by Plexus: más de 8 años colaborando juntos
7 septiembre, 2023Nuestro camino común con Brucke by Plexus Tech comienza en el año 2015, sumando valor y uniendo fuerzas para ofrecer una solución definitiva, completa y fácilmente integrable con Successfactors y/o SAP HCM dentro del área de RR. HH. de empresas tan importantes como Correos, Ikea o Amavir, entre otras. Brücke, empresa fundada en el año 2005 y actualmente parte de la compañía tecnológica Plexus Tech, es una consultora tecnológica hiperespecializada en RR. HH., concretamente en la gestión del talento, con una amplia experiencia en la integración con Successfactors y/o SAP HCM. Ofrece servicios de implantación de proyectos de aplicaciones, evolución tecnológica y de soporte avanzado hacia el usuario. Además, ofrece la externalización de servicios de administración de personal y cálculo de nómina. Por otro lado, aTurnos, fundada en 2011 y actualmente parte del grupo francés Octime, somos una empresa tecnológica con un innovador software en la nube de planificación automática y gestión horaria. Nuestra solución cuenta con más de 400 funcionalidades, entre ellas la gestión de absentismos, cambios de turno, horas extras y vacaciones, así como peticiones de forma controlada, la planificación automática de turnos y plantillas de empleados, el control horario con diferentes sistemas de fichajes, la asignación de tareas, la polivalencia del personal y la implementación de restricciones y algoritmos avanzados para cumplir con la ley, los convenios y derechos de los trabajadores. Contribuimos a su vez a la transformación digital de nuestros clientes, ya que mejoramos y automatizamos sus procesos de gestión de personal y los hacemos más eficientes para el ahorro de costes y tiempos, fomentando el trabajo colectivo, la comunicación y, sobre todo, empoderando al empleado. Gracias a la experiencia y solidez de ambas empresas en el campo de los RR. HH. damos respuesta a todos los desafíos en la gestión de tiempos dentro de las organizaciones, consiguiendo así la solución perfecta que nos lleva de forma conjunta hacia el éxito. En la siguiente entrevista, publicada el día 5 de septiembre de 2023 en la revista RRHH Digital, nuestro CEO Pablo García Ansola, junto el socio director de Brucke by Plexus, Ramón Sánchez-Andrade, desgranan los detalles sobre esta colaboración y la experiencia conjunta en la implementación de la mano de SAP y SuccessFactors, así como las perspectivas a futuro de ambas compañías. Dicha entrevista se enfoca en el empoderamiento del empleado, la planificación basada en demandas y habilidades y la superautomatización de procesos, entre otros temas.
¿Cómo optimizar el tiempo de trabajo y el control horario en la empresa?
10 agosto, 2023“Lo único que realmente nos pertenece es el tiempo” – Baltasar Graciá. “El tiempo es a la vez el más valioso y el más perecedero de nuestros recursos” – John Randolph. Importancia de la optimización del tiempo de trabajo Optimizar el tiempo es fundamental para la productividad, especialmente para las empresas. Establecer y planificar las jornadas laborales de todo el personal puede resultar una tarea muy compleja, así como equilibrar la vida profesional y personal. Por ello, gestionar el tiempo es esencial para la sostenibilidad de la organización. Es importante empezar resaltando que la velocidad no siempre es igual a la eficacia. Y es que, la diferencia entre trabajar mucho y trabajar bien es esencial para lograr una productividad efectiva. Gestionar el tiempo de manera eficaz implica establecer prioridades, eliminar distracciones y utilizar herramientas adecuadas para mantener un enfoque constante en las tareas más importantes. La planificación y la organización son claves para lograr este equilibrio. Además, cabe destacar que los descansos y vacaciones son cruciales para mantener una alta productividad a largo plazo. Control horario Realizar una efectiva gestión del tiempo implica emplear el sistema de registro horario adecuado y mejorarlo de manera constante. Esto permitirá manejar imprevistos de manera ágil y sin pérdida excesiva de tiempo. El control de tiempo en una empresa hace referencia al registro de horas y turnos de trabajo de los empleados durante su jornada laboral para determinar la duración total. Por ello, es necesario contar con sistemas de control adaptados a la flexibilidad horaria de cada uno de los trabajadores. Gracias al control horario de aTurnos, podrás registrar los fichajes de entrada y salida de los trabajadores, para cumplir así con el Registro Diario de la Jornada y conocer el exceso o defecto de horas trabajadas respecto a las planificadas. Existen varios sistemas para el control horario, en el siguiente enlace te recomendamos el más adecuado para tu empresa: ¿Qué tipo de control horario recomendamos a tu empresa? La eficiencia del trabajo se ve directamente influenciada por el tiempo invertido en él. Cualquier tarea que se emprenda requiere una asignación adecuada de tiempo, independientemente de su duración. Además, al comprender esta información, es posible implementar mejoras para optimizar la producción y obtener el mejor resultado posible. Con aTurnos puedes organizar los servicios de tu empresa para que los clientes puedan solicitar ser atendidos en una determinada actividad e informar y asignar las tareas ajustadas a la planificación de los empleados. Para más información puedes consultar nuestro manual: Módulo de Tareas. Otro aspecto relevante está relacionado con la motivación. Si a alguien se le diera un tiempo infinito para realizar una tarea, es probable que nunca la acabase. Al establecer límites temporales, el empleado se ve obligado a planificar y minimizar las distracciones. Esto a su vez lo impulsará a encontrar métodos más eficientes para llevar a cabo sus tareas de manera más rápida con cada intento. ¿Qué horas son más productivas para trabajar? A lo largo de una jornada laboral estándar de ocho horas, se estima que solamente alrededor de una hora y media o dos se emplean en actividades que realmente aportan valor. Las horas más productivas de trabajo varían dependiendo de diversos factores, como el tipo de trabajo, las preferencias personales y los ritmos circadianos individuales. Sin embargo, generalmente se ha observado que muchas personas tienden a ser más productivas durante las primeras horas de la mañana y en la primera parte de la tarde. Estos momentos suelen estar relacionados con niveles de energía más altos y una mayor concentración, por lo que se recomienda abordar tareas que requieren enfoque y toma de decisiones. Sin embargo, es importante tener en cuenta que cada persona es diferente. Algunas personas pueden ser más productivas durante las horas de la tarde o incluso en la noche. La clave es comprender y establecer tus propios ritmos para organizar las tareas más importantes durante los momentos en los que te sientas más concentrado. Consejos para optimizar el tiempo de trabajo Establecer objetivos y metas claras Gracias a una planificación y definición previa de tus objetivos específicos y medibles para cada día o período de trabajo, te proporcionará un sentido de dirección y te ayudará a enfocarte en las tareas más importantes. Delegar tareas Delegar tareas que no requieren tu atención directa o pueden ser realizadas por otras personas, te liberará tiempo de trabajo y te permitirá enfocarte en las tareas más importantes. Diferenciar entre urgente e importante Prioriza tareas según su urgencia y relevancia, evitando ocuparse sólo de asuntos urgentes a expensas de lo importante. Organizar y planificar semanalmente o mensualmente Planifica tu semana y mes con tareas urgentes e importantes, siendo realista sobre el tiempo necesario y dejando espacio para imprevistos mediante calendarios. Automatizar procesos Utiliza herramientas y tecnologías eficientes para automatizar algunas de las tareas más complejas y repetitivas dentro de una organización como puede ser la planificación, control horario, nóminas, etc. Esto puede ahorrarte tiempo y esfuerzo en el largo plazo. Establecer pausas y descansos Es necesario establecer pausas o descansos y además desconectar fuera del horario laboral para recargar energías y mantener la productividad. Además es necesario cumplir con los horarios de trabajo y evitar que el trabajo se extienda indefinidamente en tu tiempo personal. Tener reuniones de trabajo efectivas Evalúa si una reunión es necesaria y opta otra forma de comunicación cuando sea posible, para evitar una pérdida de tiempo. Identificar distracciones y conseguir la concentración Identifica las distracciones comunes y busca formas de minimizarlas. Apaga notificaciones innecesarias y distracciones y establece límites para crear un entorno de trabajo tranquilo y enfocarte en tareas que requieren concentración intensa. Colaborar y comunicarse Ambas resultan imprescindibles para optimizar los procesos de trabajo. Cuando las distintas partes de la organización trabajan juntas en lugar de operar de manera aislada, se puede lograr una sinergia que acelera el flujo de trabajo y evita duplicaciones innecesarias. Formarse y mejorar continuamente Invierte…
Planificación de horarios y generador de cuadrantes de trabajo
28 julio, 2023Introducción Debido a la complejidad que supone en la actualidad la planificación laboral, con aTurnos encontrarás la solución de planificación completa adaptada a cualquier tipo de demanda, mediante un generador de cuadrantes de trabajo con resultados efectivos y lo más importante, automatizando el proceso para agilizar las tareas. Guía de planificación El primer paso de esta guía de planificación consiste en la configuración de los campos importantes según las necesidades de planificación de la empresa. Una buena planificación requiere de muchos puntos a tener en cuenta para no saltarse ningún tema legal ni personal de cada empleado, así como el convenio de cada organización. Configuración general La configuración general se basa en un primer plano en añadir los trabajadores en cada equipo, ya sea de forma manual o importándolos desde Excel en el caso de las grandes empresas. A continuación, se personalizan cada uno de los trabajadores mediante los datos correspondientes (email, contacto, perfil del trabajador…) y estableciendo las horas anuales y las vacaciones correspondientes según convenio, entre otros. Planificación Una vez configurados los datos anteriores, se crearán los tipos de turno y se añadirán a cada empleado, bien de forma manual o automática (mediante patrones de turnos o con la calculadora en aTurnos que se menciona a continuación) en función de la demanda. Dichos turnos de trabajo se verán reflejados en el cuadrante. También pueden organizarse los trabajadores según las localizaciones dentro del entorno de trabajo. Para más información sobre el proceso de planificar el cuadrante, puedes ver el siguiente enlace: ¿Cómo funciona nuestra herramienta de planificación de turnos de trabajo? Para aquellas planificaciones en las que las rotaciones no siguen ninguna regla o no están basadas en demandas constantes, la mejor forma de planificar es directamente desde el cuadrante de trabajo. Además, para controlar y obtener información sobre el estado de los servicios tras la planificación y visualizar si la demanda se encuentra cubierta en todo momento, existe la tabla de cobertura, la cual informa sobre el número de trabajadores planificados. Restricciones En lo que respecta a las restricciones, se establecerán límites tanto a nivel individual de empleado, como a nivel global de equipo para cumplir con la legislación, convenios, contratos o derechos adquiridos de los trabajadores en los distintos ámbitos de la planificación. Especialidades y categorías Además, gracias a las especialidades y categorías, se pueden definir las habilidades y capacidades de los trabajadores para diferenciarlos y realizar una mejor planificación teniendo en cuenta los profesionales más cualificados en cada puesto de trabajo. Calculadora de turnos de trabajo Generar un patrón de turnos es una necesidad que puede resultar compleja para los administradores y personal de recursos humanos, por ello aTurnos dispone de una calculadora de turnos de trabajo como herramienta generadora de cuadrantes y que facilita la tarea de planificación. La calculadora de turnos analiza, busca y optimiza las distintas soluciones de forma automática para optimizar los resultados. Para ello, pondera todas las variables y su prioridad para ofrecer soluciones según la demanda y la configuración realizada previamente. Gracias a esta herramienta generadora de cuadrantes de trabajo, se puede calcular un patrón en función de los turnos creados, indicando las necesidades con los trabajadores que necesitas por turno y día, además de tener en cuenta restricciones indicadas por el administrador. Previamente se informa con datos una serie de variables (número de trabajadores del equipo, número de horas contrato, número de trabajadores por cada tipo de turno y día de la semana, etc) según las necesidades del personal y teniendo en cuenta las restricciones. De esta manera, se crea un resultado que garantiza la cobertura de trabajadores por cada tipo de turno y de día a la semana, el cual puede irse modificando y adaptando y adaptándolo a las necesidades del equipo. En ocasiones, es necesario la búsqueda de un nuevo patrón de turnos para el equipo. Dicha necesidad puede surgir por diferentes causas, como por ejemplo el cambio del número de trabajadores en la plantilla, aumento de la demanda del servicio, cambios de convenio de los trabajadores o incluso por un nuevo cambio de patrón de turnos que solicita el propio equipo para una mejora en la conciliación de la vida laboral y familiar. Cuadrantes generados y soluciones adaptadas a las necesidades Cabe destacar que se pueden realizar cualquier tipo de modificaciones y cambios, tanto en la configuración y perfil de trabajador como en el cuadrante y en los turnos de trabajo. Una vez realizado el proceso de planificación, se pueden realizar las siguientes acciones: Visualizar los datos reflejados en el cuadrante de trabajo Filtrar datos y resultados según las necesidades: fecha, empleados, localizaciones, categorías, especialidades, etc. Exportar los datos generados en diferentes formatos Estudiar las estadísticas de horas trabajadas, horas presenciales, horas planificadas, etc. Crear los reportes correspondientes Traspasar los datos a las nóminas Control y gestión del cuadrante de turnos: registro horario Una vez realizada la planificación, es necesario llevar a cabo un control horario de los turnos de los trabajadores. Con aTurnos, es posible registrar los fichajes de entrada y salida de los trabajadores desde distintos dispositivos de fichajes, para cumplir así con el Registro Diario de la Jornada, de tal manera que se muestren las estadísticas de las horas planificadas y las horas trabajadas y crear los informes o reportes necesarios.