App de aTurnos: descubre el sistema de gestión de vacaciones más eficiente
14 agosto, 2024Una aplicación de vacaciones para empleados permite optimizar el proceso de gestión de vacaciones y permisos, facilitando así la autogestión de ausencias. Las aplicaciones móviles están integradas en nuestra vida diaria y son herramientas valiosas para gestionar el tiempo y planificar los turnos de trabajo. Implantar estas soluciones tecnológicas en la gestión de vacaciones no solo ahorra tiempo y aumenta la productividad, sino que también mejora la satisfacción de los empleados. Esta herramienta mejora la eficiencia al proporcionar una plataforma centralizada para solicitar, aprobar y justificar las ausencias de los empleados, lo que ahorra tiempo tanto para los empleados como para los administradores del equipo. El uso de dispositivos móviles es común dentro y fuera de la oficina. Por eso, contar con una aplicación de vacaciones para empleados es una ventaja muy eficiente. Esto permite a supervisores y trabajadores gestionar vacaciones, solicitar permisos o cambios y justificar ausencias de manera sencilla y práctica, además de consultar los turnos ya que en verano pueden variar más de lo normal. En este caso, la app móvil de aTurnos es un complemento ideal para consultas rápidas, gestionar incidencias desde el móvil y atender las solicitudes de los empleados en cualquier momento y lugar. ¿En qué consiste una App para gestionar vacaciones de empleados? Una aplicación de vacaciones para empleados es una versión móvil o de tablet del software de planificación y gestión del tiempo de trabajo. Esta app permite registrar los días de vacaciones disfrutados por cada empleado, los días restantes y gestionar solicitudes y aprobaciones de manera eficiente, reduciendo errores y solapamientos. Para los empleados, la aplicación ofrece acceso al cuadrante de turnos de trabajo 24/7, lo que permite justificar absentismos y realizar solicitudes de vacaciones en el momento deseado. También pueden comprobar el estado de sus solicitudes, ver el calendario de festivos, y recibir notificaciones de cambios de turnos entre compañeros u ofertas de turnos. En cuanto a los supervisores, le permite gestionar permisos y vacaciones de manera rápida y sencilla además de llevar un control exhausto de todas las solicitudes realizadas y cuadrantes de trabajo de los empleados. Ventajas de tener una App 24/7 Contar con una app para gestionar las vacaciones y consultar los turnos de trabajo durante el verano ofrece varias ventajas: Acceso rápido y fácil Los empleados pueden ver sus turnos y gestionar sus solicitudes de vacaciones desde cualquier lugar y en cualquier momento. Transparencia Todos los empleados pueden ver los calendarios de turnos y vacaciones de sus compañeros, lo que facilita la planificación y evita conflictos (los permisos son configurables). Optimización del tiempo La app automatiza el proceso de solicitud y aprobación, ahorrando tiempo tanto a los empleados como a los administradores del equipo. Reducción de errores Al centralizar la información, se disminuye el riesgo de errores en la planificación de turnos y vacaciones. Mejora en la comunicación Facilita la comunicación entre los compañeros, permitiendo notificaciones instantáneas sobre cambios o aprobaciones de turnos y vacaciones. Flexibilidad Permite adaptarse rápidamente a cambios inesperados, como solicitudes de último minuto o cambios de turnos y absentismos. Reportes y estadísticas La app de aTurnos proporciona informes y análisis sobre el uso de vacaciones y turnos, lo que ayuda a identificar tendencias y optimizar la asignación de personal. Satisfacción del empleado Al ofrecer una herramienta fácil de usar y transparente, se mejora la experiencia del empleado, aumentando su satisfacción y compromiso. Cumplimiento normativo Gracias a las restricciones de aTurnos el sistema ayuda a garantizar que se cumplan las políticas internas, leyes y convenios laborales sobre vacaciones y turnos. Ahorro de costes Al reducir la carga administrativa y mejorar la planificación, las empresas pueden ahorrar costes asociados con la gestión manual de vacaciones y turnos. Planifica y gestiona con la App de aTurnos La aplicación de móvil de aTurnos está disponible en Google Play y App Store. Gracias a ella, podrás acceder a toda la potencia de nuestro software de forma rápida y sencilla: Consultar tu cuadrante de turnos 24/7 desde cualquier zona Notificaciones y comunicaciones en tiempo real Portal del empleado con la opción de realizar peticiones de vacaciones, absentismos, cambios de turno, etc. Automatización del proceso de solicitud de vacaciones Fichar entrada y salida con un clic Gestionar tareas de forma eficaz Puedes consultar más funcionalidades y detalles de la APP de aTurnos en el siguiente enlace:
Novedades que te harán más fácil la gestión de vacaciones
30 mayo, 2022Se aproxima el verano y esto supone la llegada de un periodo en el que los trabajadores solicitarán sus vacaciones con el consiguiente caos que se produce para los administradores ya que deberán gestionar y cuadrar todas las vacaciones. En aTurnos os simplificamos y os ayudamos en todo este proceso ya que nuestra herramienta os permite automatizar y gestionar el proceso de vacaciones de forma fácil y rápida. A continuación, os vamos a contar todas las novedades que hemos trabajado para hacerte más fácil este proceso y cómo puedes gestionarlo de forma sencilla. Proceso automático de gestión de vacaciones En aTurnos trabajamos constantemente para mejorar y optimizar todos los procesos, por ello os presentamos una nueva forma de gestionar y automatizar la gestión de vacaciones: Ahora puedes establecer que se aprueben las peticiones de vacaciones de los trabajadores de forma automática todos los días (o los días que quieras) comprobando las restricciones obligatorias. De esta forma, mediante las restricciones puedes establecer las condiciones que quieras que se cumplan y con ello aprobar las peticiones automáticamente, ahorrando así tiempo y optimizando todo el proceso. Cabe destacar que esta acción sólo la puede establecer el rol de superusuario del equipo y se llevará a cabo por la noche. Mediante la restricción 1.6 (Máximo de un tipo de turno por día entre todo el equipo) puedes establecer la cantidad máxima de vacaciones que se deben asignar en un día determinado a todo el equipo. Por ejemplo, si estableces el valor en 2 para X día, sólo se aprobarán dos vacaciones de trabajadores por día cumpliendo así con la restricción. Para configurar y determinar esto, debes acceder a administrar > ajustes > módulos > acciones, pulsar en “añadir” y establecer lo siguiente: Para configurar las restricciones que quieras que se cumplan, debes acceder a planificador > restricciones > acciones > añadir y establecemos el tipo de restricción (por ejemplo, la 1.6), el modo (obligatorio para que se cumpla en la acción), las fechas, el valor y el tipo de turno (vacaciones). Recuerda que dependiendo de tus necesidades puedes establecer más restricciones. ¿Cómo gestionar las vacaciones de forma sencilla y rápida? En aTurnos ofrecemos un servicio completo de gestión de vacaciones, integrado automáticamente con la planificación y con el Control de Presencia. Los trabajadores pueden solicitar las vacaciones durante los periodos que desean, y los supervisores se encargan de gestionar dichas peticiones. El proceso resulta muy sencillo. En primer lugar, se delimita el flujo de los supervisores, es decir, se asigna el rol para poder aprobar las peticiones o si estas se aceptan de forma automática. Una vez configurado el equipo previamente, se definen las variables básicas estableciendo la cantidad correspondiente por convenio, la fecha límite para solicitar vacaciones, etc. A continuación, se definen las restricciones correspondientes: en este caso, las más comunes son “No superar el saldo vacacional anual del trabajador” o “No superar el total de veces que no se realiza un turno al año”. Una vez realizados estos pasos, ya se podrán aplicar las vacaciones correspondientes. En este caso, se podrán aplicar de tres maneras diferentes: Aplicando días sueltos: se puede realizar desde el propio cuadrante haciendo clic en el día deseado y seleccionando “Insertar turno” o “Modificar turno” con la V (vacaciones) o bien seleccionar la opción de “Reemplazar turnos” haciendo clic en el trabajador. Mediante una petición de vacaciones: en este caso se realiza desde el Cuadrante > Peticiones y Cambios > Nueva petición. Una vez realizado este proceso, la petición llegará al administrador del equipo el cual podrá aceptarlas o denegarlas o bien pueden aprobarse automáticamente. Además, en el “histórico” tanto el administrador como el trabajador podrán ver todas las peticiones gestionadas y en “pendientes” aquellas que aún no se han cerrado. Por medio de un patrón de vacaciones: se puede crear un patrón de vacaciones desde Planificador > Patrones de turno > Añadir. Una vez realizado todo el proceso (puedes verlo más detallado en aquí), para planificar una propuesta de vacaciones tan sólo tendrás que seguir estos pasos: Planificación de propuesta de vacaciones. Cabe destacar que a la hora de gestionar una petición, puedes escoger que el sistema automáticamente te busque sustitutos al trabajador que solicita las vacaciones teniendo en cuenta las restricciones horarias, descansos, etc. para reasignar los turnos, así como la opción de aplicarlas a días laborables o naturales. Por último, en aTurnos está la opción de comprobar las estadísticas y las vacaciones. Para poder consultar los saldos de todos los trabajadores a la vez, se accede a Estadísticas > Estadísticas por defecto > Vacaciones (ver más) donde te aparecerán todos los detalles, resaltando aquellos casos en los que el trabajador esté superando su saldo (rojo) o en los que el trabajador haya cumplido con su saldo (verde). Por otro lado, también existe la opción de comprobar las vacaciones desglosadas por periodo, en esta tabla aparece los días en los que cada trabajador ha disfrutado de vacaciones y su saldo. Además, desde aTurnos podrás realizar un traslado y ajuste de vacaciones de un año a otro fácilmente. Desde nuestra app también puedes llevar a cabo toda la gestión de vacaciones de manera rápida: los trabajadores pueden solicitar sus peticiones, consultar su estado y las estadísticas desde cualquier lugar y en cualquier momento; los administradores pueden aceptar o denegar las peticiones y visualizar las distintas estadísticas con tan solo un clic desde su teléfono móvil. Si tienes cualquier duda sobre este proceso, ponte en contacto con nosotros mediante el email soporte@aturnos.com Instagram | Twitter | Facebook | Email (soporte@aturnos.com) | LinkedIn
Benchmarking: qué es y cómo implantarlo en aTurnos
18 febrero, 2022¿Qué es el Benchmarking? Debido a la transformación digital y su creciente evolución en los últimos años, la captación de clientes potenciales para las empresas ha resultado ser mucho más compleja. Nos encontramos en una situación donde priman la alta competitividad y la diferenciación en el mercado, por lo que las empresas tienen que estar pendientes de los cambios, las necesidades y analizar los errores para poder incrementar su rendimiento. A partir de aquí surge el término de benchmarking que consiste en analizar, crear y evaluar indicadores claves para extraer ideas u objetivos reales que permitan medir el rendimiento de las funciones dentro de una organización. Gracias a este aprendizaje constante y adaptabilidad en el mercado, permitirá a las empresas tomar decisiones estratégicas futuras adecuadas. ¿Cómo implementar el Benchmarking en las empresas? Para implementar el benchmarking en las empresas es necesario tener una buena metodología y planificación, es decir, hay que seguir una serie de pasos: Establecer los objetivos en función del análisis previo Recopilar la información y datos necesarios Analizar los datos y la situación en la que nos encontramos Decidir las estrategias y técnicas que se quieren implantar Llevar a cabo el proceso Analizar los resultados en el largo plazo de forma constante y crear sugerencias de mejora El Benchmarking en los RRHH El benchmarking resulta un factor muy importante a la hora de gestionar contratos, vacaciones, compensaciones, absentismos o retribuciones, entre otros. Además, mejora tanto la empresa como el rendimiento de los empleados ya que ayuda a identificar los puntos fuertes y débiles de los mismos y a crear procesos enfocados a las nuevas necesidades del mercado. Ventajas del Benchmarking Como hemos visto anteriormente, el benchmarking genera empoderamiento en los empleados y en las empresas. En resumen, algunas de las principales ventajas que encontramos son: Es un proceso económico y eficiente Analiza a la competencia Motiva a los empleados dentro de la organización Fomenta la cultura de cooperación como oportunidad de aprendizaje Establece nuevos objetivos en función de la información recopilada. Forma alianzas y fortalecer vínculos entre los empleados de la empresa. Aumenta el rendimiento y la productividad. Detecta nuevas necesidades en los clientes y oportunidades. Tipos de Benchmarking Principalmente se destacan 3 tipos de benchmarking en las empresas: Benchmarking interno: se trata del análisis dentro de la empresa. Se comparan los distintos departamentos de la empresa para poder mejorar y maximizar resultados de tal forma que pondrá en común los puntos de cada uno, así como los puntos fuertes y débiles de los empleados que conforman la organización. Normalmente se desarrolla en empresas grandes. Benchmarking competitivo: es necesario para conocer la posición de los competidores y observar el funcionamiento de las nuevas tecnologías y procesos en otras empresas. De esta manera se realiza una comparación y se llevan a cabo estrategias para mejorar el posicionamiento. Benchmarking funcional: hay que tratar de identificar los factores que se pretenden mejorar, es decir, además de observar a la competencia, hay que ampliar el margen de búsqueda en otro tipo de empresas pertenecientes al mismo sector. De esta manera, se detectan las acciones más efectivas y se implantan para cumplir con los objetivos marcados. ¿Cómo se puede implantar el Benchmarking desde aTurnos? Con relación a los contratos de los trabajadores dentro de una organización, desde aTurnos se pueden reflejar todos aquellos datos relevantes que vienen reflejados en él. Toda esta información puede visualizarse y modificarse desde el Listado>Trabajadores>Perfil del trabajador: De esta misma forma, se pueden observar y modificar las vacaciones correspondientes, el cálculo estimado de horas, realizar un ajuste de absentismos, etc. de cada uno de los trabajadores de la empresa: Otra forma que tenemos, es mediante una nueva tendencia llamada “empoderamiento del empleado” puesto que el benchmarking favorece este tipo de enfoque. Para ello, cabe destacar que desde aTurnos se pueden establecer numerosas acciones para ello: Permitir que los propios empleados realicen modificaciones y cambios en su planificación de forma controlada (ver más aquí) Peticiones por parte del trabajador (ver más aquí) Seleccionar diferentes tipos de descansos personalizados e individuales por cada trabajador (ver más aquí) Registro de inicio y fin de la jornada laboral de forma ágil (ver más aquí) APP del trabajador para ahorrar tiempo y facilitar el proceso (ver más aquí) Para más información sobre este enfoque, puede consultar nuestro podcast: https://www.aturnos.com/blog/2021/12/bienvenids-a-nuestro-primer-podcast/ Por último, el Módulo de Costes nos permite analizar los costes de los trabajadores, generar datos que ayudan a la toma de decisiones para contrataciones y el análisis sobre las desviaciones de la planificación del personal. También facilita la realización de presupuestos de RRHH con planificaciones a futuro. Para más información sobre este módulo puedes consultar nuestro post: https://www.aturnos.com/blog/2021/11/modulo-de-costes/
¿Cómo realizar la gestión de horas extras?
7 febrero, 2022Las horas extras son aquellas que los trabajadores de la empresa realizan sobrepasando la duración máxima de la jornada laboral ordinaria establecida por ley dentro de los convenios colectivos o de diferentes tipos de contratos de trabajo (art. 35 Estatuto de los Trabajadores). En la legislación española existe un límite máximo de 80 horas extras al año siempre y cuando la jornada laboral ordinaria del trabajador sea de cuarenta horas semanales. Además, hay que tener en cuenta que este tipo de horas son totalmente voluntarias, es decir, el trabajador está en su pleno derecho de no hacerlas y no sería sancionado de ninguna manera. La empresa puede compensar las horas extraordinarias al trabajador mediante dos formas: con una retribución económica (que nunca puede ser inferior al valor de una hora ordinaria) o bien a través de tiempo de descanso dentro de los cuatro meses siguientes a su realización. La gestión de horas extras en aTurnos Las horas extraordinarias no forman parte del horario efectivo ya que se asignan de forma extraordinaria. Por ello, en aTurnos se computan de manera independiente a las horas de contrato en las estadísticas y en los conceptos de nómina. A continuación, vamos a ver todas las funciones que te ofrecemos desde aTurnos para que gestiones fácilmente las horas extras de tu equipo. Creación de un tipo de hora extra personalizada En aTurnos aparte de crear turnos, también puedes crear tipos de horas para posteriormente planificarlas o añadirlas como extensión de jornada donde ya existan turnos. Para crear un tipo de hora extraordinaria personalizada, debes acceder al Planificador > Tipos de turno > Acciones > Crear Tipo de horas. Tras esto, se deben rellenar los siguientes campos: El coeficiente nos permite valorarla de forma diferente en el momento de su contabilización. Un ejemplo puede ser una guardia de trabajadores en un servicio quirúrgico donde se puede prolongar la jornada por cualquier incidencia, en este caso si se considera que el valor de la hora de prolongación de jornada extraordinaria debe ser doble, en este campo habría que poner un 2. Restricciones para limitar las horas extras y cumplir con la legislación Las restricciones son una herramienta de control con la que podemos asegurarnos de cumplir con la legislación, el convenio, los contratos o los derechos en la planificación de los trabajadores. Las podemos aplicar a un sólo trabajador, a un grupo o a todo el equipo. Existen restricciones que nos permiten limitar el máximo de horas extras, para añadirlas accedemos al Planificador > Restricciones > Acciones > Añadir. Si aplicamos la restricción 5.5 No superar las horas extra anuales del trabajador, no podremos planificar más de 80 horas extras anuales teniendo en cuenta la legislación vigente. Otra restricción a destacar es la 5.14 Máximo de horas extras en un día, la cual nos permite establecer el máximo de horas extraordinarias que puede realizar un empleado en un día. Para ver más restricciones pulsa aquí Estadísticas de los trabajadores Tanto los trabajadores como los administradores pueden acceder a las estadísticas en las que conocer en un periodo determinado el número de horas planificadas que tiene cada trabajador. Dentro de esta tabla, podemos visualizar el número exacto de horas extras que va a realizar y/o ha realizado cada empleado. Ajuste de los fichajes a las horas extraordinarias en el Control de Presencia Dentro del Módulo de Control de Presencia podemos ajustar los fichajes de los empleados indicando las horas extras que han sobrepasado la planificación de su jornada diaria. Para ello accedemos a Control de Presencia > Detalle y en los marcajes que hayan excedido su jornada por la realización de horas extras, pulsamos en “Ajustar” y “Ajuste Real” para introducirlas. Indicamos el nombre, el tipo “Extra” al tratarse de unas horas extraordinarias no personalizadas (en caso de ser personalizadas, elegiríamos su tipo personalizado), cuándo comienzan y su finalización. Una vez hecho esto, ya se ha realizado el ajuste del marcaje y aparecerán reflejadas en el control de presencia las horas extraordinarias realizadas de la siguiente manera: Por otro lado, en el cuadrante también se verá reflejado el ajuste realizado en el control de presencia: Gestión de peticiones de horas extras Desde el menú principal Cuadrante > Peticiones y cambios > Peticiones > Acciones, los trabajadores podrán solicitar peticiones de horas computadas como “horas extras”. En este caso, se tienen que completar los siguientes campos: Una vez realizada la petición de horas extra, el administrador del equipo podrá aceptarla o denegarla. En el caso de que sea aceptada, en el cuadrante también se verá reflejada esa petición de horas extras correspondiente: De la misma forma, se pueden añadir directamente las horas extra desde el Cuadrante , haciendo clic en el día o en el turno que tenga y pulsando “Añadir horas”. Para más información sobre cómo realizar una petición, puedes consultar nuestro manual de Peticiones y Cambios. Exportación de los conceptos de nómina Los conceptos comunes de nómina hacen referencia únicamente a la suma de las horas extras y no tienen en cuenta los tipos de horas personalizadas clasificadas como extras. Además, permite diferenciar las horas realizadas un día determinado de la semana (o varios), así como la localización donde se han asignado las horas extras. Todas las horas que tengan esta consideración, cuando se abonan servicios extraordinarios que se realizan no computan dentro de la jornada anual/mensual y/o semanales. El proceso para exportar nóminas de horas extras es muy sencillo: se empieza por crear el concepto de cálculo en este caso “horas extra”, a continuación se publica para que se descargue como “concepto de nómina” gracias a plantillas facilitadas y una vez parametrizado el concepto, se exporta mediante terceros y se cierra el cuadrante. Próximamente publicaremos en nuestro blog un ejemplo de este concepto de nómina. ¡Suscríbete aquí a nuestra newsletter y entérate antes que nadie! 😉 Compensación de las horas extras mediante un tipo de absentismo Para compensar las horas extraordinarias mediante un tipo de absentismo en concreto, en primer lugar se debe crear el absentismo. De esta…