¿Cómo pagar las vacaciones no disfrutadas?
30 junio, 2023Surgen muchas preguntas a la hora de pagar las vacaciones no disfrutadas a los trabajadores. ¿Se puede recibir compensación económica en lugar de disfrutar las vacaciones anuales correspondientes? ¿Cómo y cuándo pueden pagarse las vacaciones no disfrutadas? ¿Cómo se calcula el finiquito de vacaciones una vez finalizado el contrato laboral? Ante estas diversas situaciones, resulta conveniente contar con un gestor de vacaciones que nos ayude a controlar el número de días de vacaciones que disfrutan los miembros de nuestro equipo. Esta tarea forma parte de la necesaria y a menudo complicada gestión documental de Recursos Humanos. Derecho a las vacaciones en España por un trabajador Las vacaciones en España son un derecho recogido en el Estatuto de los Trabajadores. Según el Estatuo de los Trabajadores, cada empleado tiene derecho a 30 días naturales de descanso al año, lo que supone 22 días laborales como periodo mínimo, es decir 2,5 días naturales o 1,8 días laborables por mes trabajado.Los contratos de trabajo y los convenios colectivos podrán ampliar estas cifras, pero nunca reducirlas con respecto al mínimo legal establecido. No pueden sustituirse por ningún tipo de compensación económica. Las vacaciones se podrán disfrutar en 1 año natural, dato especificado por la jurisprudencia. Se trata de vacaciones retribuidas, es decir, el trabajador, cobrará lo mismo independientemente que en este mes haya tenido vacaciones. Solo en caso de finalización de contrato laboral, despido o jubilación pueden abonarse las vacaciones no disfrutadas. Las vacaciones no disfrutadas se pagan en el momento de entregar el finiquito. La cantidad a pagar varía dependiendo de los días a los que se tiene derecho al finalizar la relación laboral, los días ya consumidos y el salario. Se recomienda al empleado pedir vacaciones con al menos dos meses de antelación de su inicio de disfrute, según CCOO. Los empleados a tiempo parcial tienen el mismo número de vacaciones que los trabajadores a tiempo completo, ya que corresponden a la duración del contrato laboral, no a las horas trabajadas. ¿Qué pasa si no se disfrutan las vacaciones? Si no se aprovechan las vacaciones durante el año correspondiente, el trabajador corre el riesgo de perderlas. Todo ello a pesar de que tiene el derecho a disfrutar de los treinta días, pero según la legislación laboral las vacaciones no se pueden compensar económicamente. Tampoco se pueden, en principio, acumular para otros años, tan sólo en situaciones excepcionales como: Incapacidad temporal por enfermedad Embarazo Lactancia En estos casos pueden disfrutarse hasta 18 meses después del momento en el que termina la incapacidad o los permisos de embarazo o lactancia. ¿Cómo y cuándo pueden pagarse las vacaciones no disfrutadas? En principio, no es posible pagar las vacaciones en lugar de disfrutarlas. Según el artículo 38 del Estatuto de los Trabajadores, prohíbe explícitamente la compensación económica por vacaciones no disfrutadas, salvo en las siguientes situaciones: Cuando el contrato se extingue, ya sea por finalización del contrato o despido. En el caso de jubilación después de haber estado en situación de incapacidad temporal. Pago de vacaciones por jubilación Se diferencian en el pago de vacaciones no disfrutadas por jubilación: En el caso de un empleado que se retire debido a una incapacidad laboral que le haya impedido tomar sus días de vacaciones asignados, tendrá el derecho de recibir una compensación económica por los períodos de descanso no utilizados. Por otro lado, cuando los trabajadores se jubilan sin haber experimentado ninguna enfermedad o incapacidad, no podrán exigir el pago correspondiente por los días de descanso no disfrutados. Pago de vacaciones por finalización del contrato Cuando llega el fin de contrato laboral antes de que el trabajador haya tenido la oportunidad de tomar sus días de vacaciones, también se contempla el pago de los períodos de descanso no utilizados, sin importar la razón de dicha terminación del contrato. En este escenario, se incluirá en el acuerdo de finalización correspondiente una compensación económica equivalente al período de vacaciones no disfrutado. Esta cantidad será sometida a cotización a la Seguridad Social para cubrir contingencias comunes como jubilación, invalidez permanente, incapacidad temporal, desempleo, entre otras. En estas circunstancias particulares, la cantidad a pagar por las vacaciones no disfrutadas depende de la cantidad de días de vacaciones acumulados y no utilizados al finalizar el contrato laboral, así como del salario del empleado correspondiente a los días de vacaciones que no pudo disfrutar. Todo ello irá reflejado en el finiquito de vacaciones. Por otro lado, aunque la ley no lo permite, algunas empresas ocasionalmente acumulan las vacaciones para el año siguiente como una solución para lidiar con períodos de trabajo excesivos. Cómo cotizar las vacaciones retribuidas y no disfrutadas Cuando un contrato de trabajo por tiempo determinado llega a su fin o cuando hay un despido y el trabajador no ha podido tomar las vacaciones correspondientes al período trabajado, ¿esos días deben ser cotizados en la Seguridad Social? La respuesta es afirmativa, y es necesario informar al trabajador que, aunque la relación laboral haya finalizado, durante algunos días seguirá registrado como empleado en la empresa. Por lo tanto, deberá esperar antes de solicitar la prestación por desempleo a la que tiene derecho, ya que la empresa seguirá cotizando por las vacaciones retribuidas y no disfrutadas del trabajador. ¿Cómo calcular el importe de las vacaciones no disfrutadas en el finiquito? Como hemos visto anteriormente, el pago de las vacaciones no disfrutadas es algo excepcional. Para calcular el pago de vacaciones no disfrutadas existe una fórmula muy rápida y sencilla siguiendo los siguientes pasos: En primer lugar, es necesario realizar la distribución de los 30 días naturales (o días correspondientes en función del convenio) a las vacaciones de los empleados a lo largo de los 12 meses del año. Esto implica dividir los 30 días entre los 12 meses, lo que nos da un promedio de 2,5 días de vacaciones por mes. En segundo lugar, es preciso calcular el salario diario de cada trabajador. Esto se logra dividiendo su salario mensual (incluyendo el salario base, complementos…
¿Cómo entender una nómina en aTurnos?
19 diciembre, 2022Hoy en día es importante tener datos sobre el estado de los conceptos de nómina. Desde aTurnos conseguimos pagar las variables de las nóminas que dependen de la planificación. Para ello os traemos los pasos fundamentales para entender una nómina y cómo parametrizar los conceptos de forma rápida y sencilla desde aTurnos. La descarga de las variables de nóminas de cada uno de los trabajadores es un proceso arduo y complicado. En aTurnos optimizamos el tiempo destinado a ello, utilizando la planificación de los mismos y parametrizando distintos conceptos de nómina. De esta forma, conseguimos que dicho cálculo se automatice, minimizando los costes, tanto temporales como económicos, así como los errores en el traspaso de la información. Otro de los procesos más tediosos a la hora de realizar la nómina y el posterior pago es el cálculo de las variables ya que pierde mucho tiempo calculando las horas nocturnas, festivas, turnicidades, guardias, etc. Normalmente se gestiona desde un Excel o fichero que previamente rellenan los mandos intermedios, con el correspondiente tiempo de gestión y errores que genera. Después, se envía por correo a recursos humanos para su procesamiento, que también suele realizar un nueva validación. En aTurnos somos capaces de extraer de forma automática todos esos conceptos del cuadrante sin ningún tipo de acción manual y generar un archivo o integrarlo con la herramienta de nóminas. Por ello, desde aTurnos ya nos hemos integrado con nóminas como SAP, Meta4, A3, etc. Proceso de parametrización de nóminas 1.Configurar de forma general de la exportación a nóminas Pueden existir procesos de validación para que antes de hacer las descargas de nómina, se tengan que cerrar o validar los cuadrantes. Es decir, se pueden definir procesos de seguridad para hacer el paso a nómina y posterior pago. Hay que diferenciar entre consultar las estadísticas de nóminas que no implica ninguna descarga o realizar la descarga del archivo, ya sea desde aTurnos o desde su API. Para más información sobre este proceso puede consultar nuestra guía de configuración general. 2. Crear los conceptos de cálculo de las variables de nómina Una vez configurado el equipo, se crean los conceptos con los que vamos a calcular las variables de nóminas. En terminología de aTurnos hay que definir los conceptos de cálculo como horas nocturnas, festivas, etc. en función de las necesidades de cada cliente. A la hora de crear un concepto, hay que precisar la siguiente información. Existen 3 grupos según los tipos de conceptos que se pueden seleccionar y/o crear: Conceptos comunes de nómina: se seleccionan los conceptos (ya existentes) según lo establecido en el convenio. Encontramos 13 tipos: asociados a turnos, horas, días, jornadas, etc. Conceptos que operan entre conceptos: permiten realizar operaciones (suma, resta, multiplicación o división) entre conceptos comunes creados previamente. Ejemplo: diferenciar a trabajadores que no tienen plus nocturno porque va asociado a los turnos de noche fijos en nómina, de los que hay que abonarles las horas nocturnas por no tener esa condición. En este caso se crea un dato personalizado, finalmente el concepto de pago saldrá del resultado de la multiplicación de “horas nocturnas” por el dato personalizado. Para más información visita nuestro Manual. Conceptos de comparación: realizan operaciones de comparación (igual que, mayor que, menor que, etc.) entre conceptos ya creados y se comparan con un valor fijo que se define en las plantillas de nómina. El objetivo es crear activadores inteligentes para el abono de un concepto cuando se cumple la condición. Para más información consulta nuestro Manual. 3. Crear una plantilla de nómina para la importación de variables En este paso podrás crear una plantilla de nóminas en función de las necesidades y especificaciones de tu software de nóminas para la importación de variables. En la plantilla podrás definir los valores fijos para el cálculo. Además, hay que indicar la fecha, el ID del empleado, el día de descarga, etc. Una vez creados los conceptos de nómina, se tiene que definir el formato del fichero de importación de variables, tanto en lo que se refiere a la configuración del fichero (formato de fecha, modo de mostrar los conceptos y el modo de cabeceras) como a los campos clave (id empleado, código de concepto, cantidad, etc.) que precisa el fichero. Después, se definen los campos necesarios del fichero en función del software. A continuación se crean los campos fijos, es decir, valores para conceptos que operan entre conceptos o de comparación. Por último, se aplican las combinaciones habituales de la plantilla en la estadística diaria. Para ver este paso más desarrollado puede consultar nuestro manual de plantillas de nóminas. 4. Publicar los conceptos de nómina y exportar los datos parametrizados Una vez creados los conceptos de nómina, así como las plantillas, dichos conceptos se publican para que se descarguen como conceptos de nómina introduciendo plantillas de nóminas para su posible descarga. Una vez parametrizados los conceptos y definidas las variables que se van a exportar (no todos los conceptos de cálculos definidos tienen porqué importarse), se exportan mediante terceros y se cierra el cuadrante. La exportación a nómina genera un fichero CSV que recupera los valores calculados entre las fechas de la ejecución. No es aconsejable el uso de la exportación de nómina si para el cálculo de las variables se utilizan cálculos complejos en los que se utilizan tanto conceptos que operan entre conceptos como conceptos de comparación, ya que las operaciones (de suma, resta, multiplicación o división, así como las de comparación) se realizan entre las fechas de la ejecución. Puedes obtener más información en el manual de exportar nóminas. Una vez planificado el cuadrante y realizados los ajustes de la operativa, se realiza la descarga automática de las variables en un archivo preparado o mediante el API con nuestro sistema de nómina. Este proceso puede ser realizado por los supervisores, recursos humanos o las direcciones según el proceso sea definido. Finiquito Cuando uno de los empleados se marcha de la empresa, tendrás que realizar el finiquito , el…