¿Cómo optimizar el tiempo de trabajo y el control horario en la empresa?
10 agosto, 2023“Lo único que realmente nos pertenece es el tiempo” – Baltasar Graciá. “El tiempo es a la vez el más valioso y el más perecedero de nuestros recursos” – John Randolph. Importancia de la optimización del tiempo de trabajo Optimizar el tiempo es fundamental para la productividad, especialmente para las empresas. Establecer y planificar las jornadas laborales de todo el personal puede resultar una tarea muy compleja, así como equilibrar la vida profesional y personal. Por ello, gestionar el tiempo es esencial para la sostenibilidad de la organización. Es importante empezar resaltando que la velocidad no siempre es igual a la eficacia. Y es que, la diferencia entre trabajar mucho y trabajar bien es esencial para lograr una productividad efectiva. Gestionar el tiempo de manera eficaz implica establecer prioridades, eliminar distracciones y utilizar herramientas adecuadas para mantener un enfoque constante en las tareas más importantes. La planificación y la organización son claves para lograr este equilibrio. Además, cabe destacar que los descansos y vacaciones son cruciales para mantener una alta productividad a largo plazo. Control horario Realizar una efectiva gestión del tiempo implica emplear el sistema de registro horario adecuado y mejorarlo de manera constante. Esto permitirá manejar imprevistos de manera ágil y sin pérdida excesiva de tiempo. El control de tiempo en una empresa hace referencia al registro de horas y turnos de trabajo de los empleados durante su jornada laboral para determinar la duración total. Por ello, es necesario contar con sistemas de control adaptados a la flexibilidad horaria de cada uno de los trabajadores. Gracias al control horario de aTurnos, podrás registrar los fichajes de entrada y salida de los trabajadores, para cumplir así con el Registro Diario de la Jornada y conocer el exceso o defecto de horas trabajadas respecto a las planificadas. Existen varios sistemas para el control horario, en el siguiente enlace te recomendamos el más adecuado para tu empresa: ¿Qué tipo de control horario recomendamos a tu empresa? La eficiencia del trabajo se ve directamente influenciada por el tiempo invertido en él. Cualquier tarea que se emprenda requiere una asignación adecuada de tiempo, independientemente de su duración. Además, al comprender esta información, es posible implementar mejoras para optimizar la producción y obtener el mejor resultado posible. Con aTurnos puedes organizar los servicios de tu empresa para que los clientes puedan solicitar ser atendidos en una determinada actividad e informar y asignar las tareas ajustadas a la planificación de los empleados. Para más información puedes consultar nuestro manual: Módulo de Tareas. Otro aspecto relevante está relacionado con la motivación. Si a alguien se le diera un tiempo infinito para realizar una tarea, es probable que nunca la acabase. Al establecer límites temporales, el empleado se ve obligado a planificar y minimizar las distracciones. Esto a su vez lo impulsará a encontrar métodos más eficientes para llevar a cabo sus tareas de manera más rápida con cada intento. ¿Qué horas son más productivas para trabajar? A lo largo de una jornada laboral estándar de ocho horas, se estima que solamente alrededor de una hora y media o dos se emplean en actividades que realmente aportan valor. Las horas más productivas de trabajo varían dependiendo de diversos factores, como el tipo de trabajo, las preferencias personales y los ritmos circadianos individuales. Sin embargo, generalmente se ha observado que muchas personas tienden a ser más productivas durante las primeras horas de la mañana y en la primera parte de la tarde. Estos momentos suelen estar relacionados con niveles de energía más altos y una mayor concentración, por lo que se recomienda abordar tareas que requieren enfoque y toma de decisiones. Sin embargo, es importante tener en cuenta que cada persona es diferente. Algunas personas pueden ser más productivas durante las horas de la tarde o incluso en la noche. La clave es comprender y establecer tus propios ritmos para organizar las tareas más importantes durante los momentos en los que te sientas más concentrado. Consejos para optimizar el tiempo de trabajo Establecer objetivos y metas claras Gracias a una planificación y definición previa de tus objetivos específicos y medibles para cada día o período de trabajo, te proporcionará un sentido de dirección y te ayudará a enfocarte en las tareas más importantes. Delegar tareas Delegar tareas que no requieren tu atención directa o pueden ser realizadas por otras personas, te liberará tiempo de trabajo y te permitirá enfocarte en las tareas más importantes. Diferenciar entre urgente e importante Prioriza tareas según su urgencia y relevancia, evitando ocuparse sólo de asuntos urgentes a expensas de lo importante. Organizar y planificar semanalmente o mensualmente Planifica tu semana y mes con tareas urgentes e importantes, siendo realista sobre el tiempo necesario y dejando espacio para imprevistos mediante calendarios. Automatizar procesos Utiliza herramientas y tecnologías eficientes para automatizar algunas de las tareas más complejas y repetitivas dentro de una organización como puede ser la planificación, control horario, nóminas, etc. Esto puede ahorrarte tiempo y esfuerzo en el largo plazo. Establecer pausas y descansos Es necesario establecer pausas o descansos y además desconectar fuera del horario laboral para recargar energías y mantener la productividad. Además es necesario cumplir con los horarios de trabajo y evitar que el trabajo se extienda indefinidamente en tu tiempo personal. Tener reuniones de trabajo efectivas Evalúa si una reunión es necesaria y opta otra forma de comunicación cuando sea posible, para evitar una pérdida de tiempo. Identificar distracciones y conseguir la concentración Identifica las distracciones comunes y busca formas de minimizarlas. Apaga notificaciones innecesarias y distracciones y establece límites para crear un entorno de trabajo tranquilo y enfocarte en tareas que requieren concentración intensa. Colaborar y comunicarse Ambas resultan imprescindibles para optimizar los procesos de trabajo. Cuando las distintas partes de la organización trabajan juntas en lugar de operar de manera aislada, se puede lograr una sinergia que acelera el flujo de trabajo y evita duplicaciones innecesarias. Formarse y mejorar continuamente Invierte…
TIPOS DE PERMISOS LABORALES
12 mayo, 2023¿Los permisos laborales se pagan? ¿Qué tipo de permiso retribuido hace referencia a días naturales y laborales? ¿Cuántos tipos de permisos hay en España este 2023? Son muchas las preguntas frecuentes que los trabajadores se hacen en función de su jornada laboral respecto a los días libres y permisos laborales que son de relativa importancia. A continuación trataremos los permisos más comunes en España y sus principales características. Permiso por libre disposición Los días de libre disposición son aquellos permisos retribuidos y no recuperables en los que el empleado puede elegir libremente el día con el objetivo de permitir al trabajador tomar un descanso o tener tiempo libre, siempre y cuando cumpla con los requisitos establecidos en las leyes laborales. Estos días se consideran como días no laborables. Para poder disfrutar de estos días, el trabajador debe haber estado en la empresa durante al menos 6 meses y debe solicitar el día de libre disposición con al menos 2 días de anticipación. Los permisos por libre disposición pueden variar según la legislación laboral de cada país, las políticas de la empresa y los convenios colectivos. En España, según el Estatuto de los Trabajadores, no existe una regulación específica sobre los permisos por libre disposición pero por lo general, depende de la duración de la jornada laboral de cada empleado. Si la jornada es de 8 horas o menos, el trabajador tiene derecho a 2 días de libre disposición al año. Si la jornada es de más de 8 horas, el trabajador tiene derecho a 4 días de libre disposición al año. Asuntos propios En España, los asuntos propios son días de permiso y descanso retribuido (por lo que no se descuentan días de vacaciones) y que un trabajador puede tomar para atender asuntos personales no contemplados específicamente en otro tipo de permisos. Aunque puedan parecer similares permisos por libre disposición hay ciertas diferencias entre ellos; aun así, dependiendo de la empresa pueden ser agrupados en un mismo concepto. La cantidad de días de asuntos propios puede variar según el convenio colectivo aplicable, las políticas internas de la empresa y la antigüedad del trabajador. Generalmente, los convenios colectivos contemplan entre 2 y 5 días al año aunque algunas empresas pueden otorgar más días, especialmente para empleados con mayor antigüedad. Como requisito para poder disfrutar de los días de asuntos propios, es necesario que el trabajador lleve al menos 1 año en la empresa. Además, estos días deben solicitarse con antelación y estar sujetos a la aprobación de la organización y en algunos casos podrían requerir la presentación de justificaciones o documentación adicional. Cabe destacar que este 2023, según el Gobierno, los funcionarios podrán disfrutar de dos días más de asuntos propios puesto que los calendarios laborales incorporarán dos días de permiso cuando los días 24 y 31 de diciembre coincidan en festivo, sábado o día no laborable. Otros permisos retribuidos Los permisos retribuidos son aquellos en los que un trabajador tiene derecho a ausentarse de su trabajo por un período determinado debido a circunstancias justificadas. Durante ese tiempo, el empleado continúa recibiendo su salario normal. El Estatuto de los Trabajadores establece los permisos retribuidos mínimos que deben ser respetados, pero son los convenios colectivos los que regulan estos permisos de acuerdo con cada sector laboral, ya que pueden ampliar la cantidad de días para cada permiso. Todos los empleados, sin importar su tipo de contrato o si trabajan a tiempo completo o parcial, tienen derecho a disfrutar de este tipo de permiso. Existen varios tipos de permisos y licencias que pueden disfrutar los trabajadores, algunos de ellos son: Permiso retribuido por matrimonio: Se otorga un permiso retribuido de 15 días naturales en caso de matrimonio. En algunos convenios, también se puede solicitar en caso de formalizar una unión en pareja de hecho. Permiso por lactancia: En este caso tendrán derecho a una hora de ausencia del trabajo al día, para el cuidado del lactante del bebé hasta que éste cumpla nueve meses. La duración del permiso se incrementará proporcionalmente en los casos de nacimiento o adopción y podrá fraccionarse en dos. Quien ejerza este derecho, voluntariamente, podrá sustituirlo por una reducción de su jornada en media hora con la misma finalidad o acumularlo en jornadas completas en los términos previstos en la negociación colectiva o en el acuerdo a que llegue con la empresa respetando, en su caso, lo establecido en aquella. Permiso retribuido por fallecimiento de un familiar: Dependiendo del grado de parentesco y la situación, se pueden conceder entre 1 y 4 días de permiso retribuido. Permiso por enfermedad o accidente: En este caso, el trabajador puede tener derecho a una baja por incapacidad temporal, que puede variar en duración según el caso y las disposiciones legales. El empleado podrá solicitar un permiso retribuido de 2 días, pero podrán ampliarse hasta 4 días en caso de que sea necesario un desplazamiento. Permiso por mudanza: este permiso retribuido está contemplado en el artículo 37.3 del Estatuto de los Trabajadores, y dice que al trabajador le corresponde 1 día de permiso por mudanza/traslado de su domicilio habitual. Sin embargo, algunos convenios colectivos permiten la posibilidad de disfrutar de más días libres por mudanza en función de si el traslado se lleva a cabo dentro de la misma ciudad o fuera de ella. Permisos de carácter público: Estos permisos dependen de varios factores, en función del tipo de deber público que el trabajador deba realizar. Hacen referencia a tareas públicas relacionadas con motivos electorales, por ejemplo. Permiso por motivos académicos y formación profesional: Los trabajadores que están cursando estudios también tienen el derecho a solicitar un permiso por motivos académicos, como puede ser la realización de exámenes u otros proyectos relacionados con su formación profesional. Este tipo de permisos se recogen en el artículo 23 del Estatuto de los Trabajadores. No hay que olvidarse de las vacaciones anuales, las cuales todos los trabajadores tienen derecho a un período de vacaciones retribuidas, cuya duración mínima es de 30 días naturales…
Tipos de turno de trabajo: americano, inglés y partido
18 agosto, 2022En España lo habitual es que la jornada completa sea de 40 horas semanales de trabajo de lunes a viernes, favoreciendo al trabajador con descanso los sábados y domingos. O bien en el caso de empresas que requieran de un trabajo 24 horas o trabajar el fin de semana, es necesario distribuir los turnos en distintos tipos de jornadas de trabajo. Sin embargo, fuera de nuestras fronteras también existen otras formas diferentes de establecer y organizar el horario de trabajo y los turnos que se verán a continuación. Turno americano Este tipo de turno también es conocido como turno rotativo o turno africano. En este caso los horarios de trabajo giran en base a la rotación, donde el empleado un día trabaja de mañanas, al siguiente de tarde, de noche y así sucesivamente. Tiene su origen en EEUU donde principalmente se lleva a cabo en la hostelería y en trabajos con servicios 24 horas como hospitales, por lo que es un turno que altera mucho los descansos de los empleados y pueden llegar a ser muy intensivos. Se trata de los famosos turnos rotativos de lunes a domingo o turnos rotativos 24×7. El horario de este turno comienza con una jornada laboral de tarde de 7 horas, seguida por una de mañana de 8 horas y finalmente con un turno de noche de 9 horas. El descanso consiste en 3,5 días de tal forma que se completa un ciclo de 5 días independientemente del día de la semana que sea. De esta manera se completaría una semana natural con un total de 48 horas de trabajo (8 horas más del máximo legal permitido en España), pagándose semanalmente y no mensualmente como es lo habitual. En cuanto al descanso obligatorio entre jornadas será como mínimo de 12 horas. Además, cuando la duración de la jornada diaria continuada exceda de 6 horas, deberá establecerse un período de descanso durante la misma de duración no inferior a 15 minutos. Para cumplir con esta ley, en aTurnos tenemos una serie de restricciones que son herramientas que te ayudan a cumplir con el horario de trabajo legal, el control horario de los trabajadores y el descanso obligatorio. Dentro de este tipo de turno, existen otras variantes más conocidas como turnos rotativos que consisten en un 6×2, es decir, una jornada en la que se trabaja 6 días seguidos y se descansa 2 de ellos. Si se decide aplicar la rotación de turnos, en el primer ciclo semanal se trabajaría por la mañana, en el segundo por la tarde y en el tercero, de noche. Al finalizar el tercer bloque, se reinicia el proceso. También existen otros tipos de jornada laboral como el turno americano 7×2, el 4×4, 4×8 o el 2×5. En cuanto al turno 4×8 es el más común de éstos ya que da cierta flexibilidad al trabajador en cuanto a los días de descanso (no necesariamente coincidirá en fin de semana porque dependen del ciclo del trabajador) y que cubre las 24 horas con un turno los 7 días de la semana. En este caso, en aTurnos para organizar y facilitar el proceso de los cuadrantes de turnos rotativos contamos con nuestra calculadora de patrones de turnos. Esta herramienta te ofrece, una vez informados los valores con los datos, una propuesta de patrón de turnos rotativos. De esta manera se garantiza la cobertura de los trabajadores en cada turno y día. Turno inglés El turno inglés es muy parecido al turno americano, ya que consiste en un horario rotativo. Más concretamente, se trata de un ciclo de 28 días el cual alterna 7 jornadas de trabajo nocturno, dos de descanso, 7 jornadas de tarde, dos de descanso, 5 jornadas de mañana y 5 de descanso. Este tipo de turno se ha podido comprobar que ha tenido numerosas críticas por parte de los sindicatos ya que eliminan ciertas vacaciones importantes como las de Navidad, generan un incremento de horas extraordinarias y resulta difícil compaginar la vida laboral y personal. Además, el rendimiento del trabajador va decreciendo progresivamente. En este caso, las horas extra no son obligatorias, ya que se trata de horas voluntarias que están en decisión del trabajador realizarlas o no. En cuanto al máximo de horas extra permitido por un trabajador al año es de 80 (no se computarán a estos efectos las que hayan sido compensadas mediante descanso dentro de los cuatro meses siguientes a su realización). Turno partido En este caso, la jornada laboral partida se encuentra dentro de la jornada laboral completa y es la más habitual en España dándose sobre todo en retail y hostelería. El turno partido es por definición la división de las jornadas de trabajo en dos partes. Esta división suele hacerse para aprovechar de mejor forma el esfuerzo de los empleados y optimizar los beneficios de la empresa. Suele usarse cuando hay una necesidad operativa y no puede ser cubierta en su totalidad con un turno normal de 8 horas (sin pausas) o bien cuando hay grandes picos de demandas y valles poco productivos. Por otro lado suelen ser turnos no muy queridos por los trabajadores ya que los que tienen este tipo de horarios dedican casi todo el día a trabajar, es decir, tienen turnos por ejemplo de 9:00 a 14:00 horas y de 16:00 a 19:00 horas (dependiendo del horario de la empresa) teniendo poco tiempo para dedicarlo a su ocio personal y familiar. Por tanto, el descanso del turno partido es mucho más escaso que otros tipos de turnos.
El descanso laboral, clave para aumentar la productividad | aTusalud
4 abril, 2022El primer punto de nuestra serie “aTusalud” consiste sobre el descanso laboral, un aspecto clave para mejorar la productividad de los empleados y optimizar la organización del tiempo en el puesto de trabajo. ¿Qué es el descanso laboral y por qué es importante? El trabajo es muy importante en nuestra vida ya que le dedicamos muchas horas del día, sin embargo solemos subestimar la importancia del descanso en nuestro día a día. Generalmente, el descanso laboral hace referencia a una pausa diaria y necesaria cuando la jornada laboral supera las 6 horas. Fuera del trabajo, el descanso también resulta necesario puesto que la falta de descanso disminuye la productividad en la jornada laboral. Un buen descanso nos permite desconectar por completo de la vida laboral y centrarnos en otros aspectos, ya sea pasar tiempo con familiares, dedicarnos tiempo a nosotros mismos o disfrutar de nuestras aficiones y hobbies. Al igual que el descanso influye en la productividad del empleado, también fomenta la motivación y el desarrollo eficaz en las tareas. Además, esta desconexión resulta beneficiosa para recuperar fuerzas y seguir con la jornada laboral con más energía, y ayuda a que nuestra mente se relaje repercutiendo favorablemente en nuestra salud mental y en nuestro estado de ánimo. Se reduce a su vez el estrés y la ansiedad, mejora la calidad del sueño y evita problemas de salud que le lleven a necesitar bajas o absentismos laborales. ¿Qué dice la ley sobre los descansos? Según el Estatuto de los Trabajadores y el Ministerio de Trabajo y Economía Social, es necesario un descanso diario, durante la jornada y semanal que consiste en lo siguiente: Entre el final de una jornada y el comienzo de la siguiente habrá, como mínimo, doce horas. Cuando la duración de la jornada diaria continuada exceda de seis horas, deberá establecerse un periodo de descanso durante la misma de duración no inferior a quince minutos. Este periodo se considerará de tiempo de trabajo efectivo cuando así esté fijado o se establezca por convenio colectivo o contrato de trabajo. Cuando la duración de la jornada diaria continuada exceda de cuatro horas y treinta minutos, los trabajadores menores de 18 años, tendrán un periodo de descanso de una duración mínima de treinta minutos. Los trabajadores tendrán derecho a un descanso mínimo semanal, acumulable por periodos de hasta catorce días, de día y medio ininterrumpido que, como regla general, comprenderá la tarde del sábado o, en su caso, la mañana del lunes y el día completo del domingo. La duración del descanso semanal de los menores de 18 años será, como mínimo, de dos días ininterrumpidos. Si el descanso establecido no puede ser tomado por el empleado por sus responsabilidades o el tipo de actividad, deberá ser retribuido para evitar que ese tiempo sea considerado como horas extra. Si los descansos no se consideran tiempo efectivo, según la ley se deben fichar. En aTurnos te facilitamos todo este proceso con nuestro Módulo de Control de Presencia. Métodos para optimizar el descanso laboral Existen diversas técnicas mediante las cuales los trabajadores pueden repartir su tiempo de trabajo y de descanso de una forma óptima alcanzando así una mayor productividad: Técnica Pomodoro Con este método se persigue optimizar la administración del tiempo que dedica un empleado a una actividad. Consiste en dividir el tiempo en intervalos llamados “pomodoros” de 25 minutos, tras cada pomodoro (25 minutos trabajando) se descansa 5 minutos. Una vez que se han realizado 4 pomodoros, se realiza un descanso más largo de 15/30 minutos y así sucesivamente. Microdescansos Un microdescanso es una acción dentro de la jornada laboral que rompe con la monotonía (prepararse un café, hablar con los compañeros, hacer estiramientos…), aunque son acciones muy cortas, tienen un importante impacto en la productividad del empleado ya que le ayuda a desconectar y descansar por unos minutos. Regla 52/17 La regla 52/17 se asemeja a la técnica pomodoro, se ha demostrado que con ella la productividad de los empleados es mayor. Esta consiste en trabajar durante 52 minutos intensamente y tras ello, tomarse un descanso de 17 minutos. Ritmo ultradiano Los trabajadores tienen ciclos de concentración y ciclos donde necesitan descansar, el ritmo ultradiano está formado por un ciclo de acción de unos 90 minutos y otro ciclo de descanso de unos 20 minutos. Con este método, los empleados trabajan durante sus picos de concentración y descansan cuando lo necesitan, siendo así más productivos. ¿Cómo gestionar los descansos en aTurnos? Los descansos en aTurnos hacen referencia al tiempo de descanso del turno planificado. En este caso, según la configuración del control de presencia, se puede computar el tiempo del descanso del turno en el tiempo presencial. Para ello, es muy importante conocer el sistema de fichaje de los descansos y su configuración en una empresa, ya que si estos no se consideran tiempo efectivo, se deben fichar. No obstante, hay jornadas que obligan a realizar un descanso breve cuya duración dependerá del convenio y del acuerdo de los trabajadores con la empresa, para ello os explicamos detalladamente el proceso de fichar los descansos en el siguiente enlace: ¿Cómo se fichan los descansos? Además, el teletrabajo ha cobrado mucha importancia y ha llegado a convertirse en la mejor forma de poder desempeñar la actividad profesional en ciertos sectores, ahorrando tiempo y numerosos costes, así como el aumento de la flexibilidad y la autonomía laboral. Esto conlleva a que muchas empresas quieran permitir que sus trabajadores elijan qué tipo de descanso se adecua mejor a sus preferencias y sobre todo, cuándo lo desea. En aTurnos tenemos la solución perfecta para poder gestionar este tipo de descansos personalizados de la mejor manera posible. Para más información sobre esto, puedes acceder al siguiente link: Descansos personalizados (Empoderando al empleado) Por otro lado, para cumplir con los descansos según el convenio, en aTurnos contamos con una serie de restricciones sobre los descansos que ayudan a cumplir con la jornada laboral y la ley y de esta forma, establecer correctamente los descansos mínimos y necesarios.…
aTusalud: nueva serie sobre el bienestar y la salud del empleado
11 marzo, 2022¿Eres consciente de la importancia de la salud de tus empleados en el trabajo? ¿Sabes si tus trabajadores descansan lo suficiente? ¿Tienen capacidad de organizarse y ser productivos? ¿Trabajan con turnos de noche y no mantienen su calidad de vida? Todo esto y mucho más lo vamos a ver en nuestra nueva serie: aTusalud. Es fundamental que tu personal mantenga un nivel de descanso adecuado para ser productivos en sus tareas laborales. Por ello, desde aTurnos hemos lanzado una nueva serie en nuestro blog donde publicaremos pautas para que tus empleados alcancen un descanso óptimo. Por otro lado, también trataremos recomendaciones para mejorar la organización a la hora de priorizar y realizar las tareas. Además, hablaremos sobre diversos temas relacionados tanto con la salud mental, como la salud física. Actualmente, con el paso de la pandemia, la evolución del teletrabajo cada vez ha sido más creciente. Gracias a la flexibilidad que ofrece el trabajo remoto, muchos trabajadores han elegido que esta es la mejor forma de realizar la jornada, pero no son conscientes de que también puede traer consecuencias negativas. Pasamos más tiempo del que deberíamos frente al ordenador con la excusa de “estar en casa”, pero no tiene que ser así. Con esta nueva serie os ofrecemos soluciones para gestionar el teletrabajo y separar la vida personal de la laboral en este ámbito. Algunas de las ventajas que se obtienen al aplicar las recomendaciones para cuidar la salud de los empleados son: Mayor satisfacción, productividad y compromiso en los trabajadores Incrementa el sentimiento de pertenencia en la empresa y los vínculos entre el equipo. Mejor ambiente de trabajo Menor estrés y ansiedad en los trabajadores y disminución en los absentismos Mayor conciliación laboral Mejora la imagen corporativa de la empresa tanto a nivel interno como externo En conclusión, la salud y bienestar de los trabajadores son factores muy importantes en el rendimiento del trabajador. Podéis suscribiros a nuestra newsletter aquí para que puedas enterarte en primicia de estos consejos y recomendaciones para que tu empresa sea lo más eficiente posible.