Descubre la gestión del personal y de la fuerza laboral: ¿Qué es el Workforce Management (WFM)?
18 abril, 2024¿Qué es el Workforce Management? El Workforce Management (WFM) ha evolucionado de ser solo un sistema de registro y operación a convertirse en una herramienta de diferenciación y transformación. WFM (Workforce Management) traducido como “Gestionar la fuerza de trabajo” o “Sistema de gestión de la fuerza laboral” se refiere a un conjunto de procesos utilizados por las organizaciones para optimizar la productividad y el desempeño de su fuerza laboral a través de un software de recursos humanos. Esto incluye funciones del workforce management como: la gestión de personal, el seguimiento del tiempo de trabajo, planificación de la demanda y cuadrantes de trabajo. El objetivo principal del WFM es garantizar que la cantidad correcta de personal con unas determinadas habilidades esté disponible en el momento adecuado para cumplir con las necesidades operativas de la organización. Estas funciones son aplicables a una amplia variedad de sectores, ya que la planificación de personal es fundamental en muchos servicios, desde la hostelería hasta entornos hospitalarios. Para ello, son necesarias soluciones de gestión especializadas en WFM que ofrezcan dichas características para la gestión eficiente del personal en relación con las necesidades operativas de la organización. En un mercado cada vez más competitivo, es esencial contar con un equipo de trabajo capacitado y habilitado para ofrecer una alta calidad de servicio. En este contexto, el WFM ha ido ganando cada vez más importancia en las decisiones estratégicas de las empresas. ¿Cómo puede el software de aTurnos gestionar el workforce management? Tener implantado un software para el workforce management es recomendable para agilizar las tareas diarias como el control horario o la gestión de turnos y nóminas y obtener los reportes necesarios. Para ello, aTurnos es una herramienta de WFM ideal para optimizar y automatizar los procesos relacionados con la gestión de recursos humanos. Algunas de las funciones que ayuda a realizar son las siguientes: Planificación de personal en función de la demanda de trabajo Desde aTurnos se puede calcular y realizar una planificación en función de las demandas variables dependiendo del sector y del personal, es decir, el sistema detecta el número de trabajadores necesarios en cada momento. Gracias a los algoritmos avanzados en nuestro módulo de planificación automática, se puede transformar esa demanda en una planificación personalizada en cuestión de minutos teniendo en cuenta la configuración y restricciones establecidas para cada uno de los trabajadores. Además, gracias a la tabla de cobertura, desde el cuadrante de trabajo se puede ver a simple vista si se cumple o no con dicha demanda. En el caso de no cumplirse, con tan solo un clic puedes encontrar a un trabajador disponible que cumpla con las características necesarias para realizar un turno de trabajo en concreto. También existe la posibilidad de seleccionar a un trabajador para un turno en concreto de acuerdo con sus capacidades, conocimientos y habilidades gracias a la matriz de polivalencia de aTurnos. Gestión de cuadrantes de trabajo y turnos Un aspecto muy importante es la gestión de turnos wfm. Esto se refiere a la gestión de cuadrantes y turnos de trabajo que permitan a las empresas llevar a cabo su actividad y cumplir con los objetivos de forma equitativa. Una gestión eficaz de los turnos de trabajo es esencial para evitar tanto la falta como el exceso de personal. Con aTurnos, se pueden gestionar los horarios de los trabajadores y planificar los cuadrantes de trabajo una vez creados los turnos. Además, permite llevar a cabo un control de las peticiones de permisos y vacaciones, así como cambios de turno entre los empleados y otros procesos relacionados con la gestión diaria de la jornada. Control diario de la jornada Además de realizar los turnos y horarios adecuados al tiempo de trabajo de la empresa, hay que llevar un control de las horas trabajadas. Por un lado, es necesario registrar las horas así como la entrada y salida de la jornada laboral para cumplir con la normativa vigente. Por otro lado, este proceso también permite el registro de horas complementarias u horas extraordinarias para gestionar los absentismos, entre otros aspectos. Con aTurnos puedes realizar el registro de la jornada a través de diferentes dispositivos y ver los reportes con la información necesaria en tan solo un clic. Beneficios y aspectos clave del WFM Al implementar procesos de Workforce Management, agilizamos el proceso y gestionamos las tareas, obteniendo escenarios más precisos. Algunos de los beneficios son: Gestión y control de horarios Gestionar los horarios de los empleados es clave para tener control sobre la fuerza laboral. Utilizar un software especializado no solo simplifica esta tarea, sino que también proporciona informes automatizados y facilita el cálculo preciso de las nóminas. Mejorar la satisfacción de los empleados Esta optimización crea confianza en los procesos de planificación de turnos y cálculo de nóminas, lo que lleva a una mayor satisfacción y a una retroalimentación más constructiva. En sectores como la hostelería, donde la rotación de personal es alta, la satisfacción del equipo es crucial para reducir costos de reclutamiento y capacitación, así como para mejorar la calidad del servicio al cliente. Analizar situaciones imprevistas Prepararse para escenarios imprevistos es fundamental en cualquier operación. La gestión de riesgos en el ámbito del capital humano implica tener planes de contingencia para situaciones como ausencias y enfermedades, lo que permite una reacción rápida ante lo inesperado. Mejorar de la productividad Al asignar adecuadamente tareas y recursos, el WFM puede aumentar la productividad de los empleados al tiempo que reduce el agotamiento y la fatiga asociados con horarios irregulares o excesivos. Reducir de costes La optimización de los horarios y la asignación de recursos reduce los costes laborales, así como minimizar los gastos asociados con las ausencias y la rotación de personal. También, el WFM automatiza, digitaliza y agiliza los diferentes procesos relacionados con la gestión de los recursos humanos. Mejorar la atención al cliente Al garantizar una adecuada cobertura de personal durante los períodos de alta demanda, el WFM puede mejorar la…
Grados de excelencia en la planificación y gestión de tiempos
27 diciembre, 2023“La excelencia en la gestión de tiempos no se consigue en un proyecto de 3 meses” La gestión de tiempos es vital para mejorar la productividad de la empresa y la satisfacción de los trabajadores, pero puede ser un proceso complejo de implantar por diversos motivos. Algunos ejemplos de Stoppers para mejorar la gestión de tiempos son: la disponibilidad de recursos de la propia empresa al proyecto, la visión de la dirección, que no entienda el valor del tiempo de sus empleados y procesos, no agitar procesos existentes que puedan generar problemas o confrontaciones o no entender de donde se parte para fasear la implantación con un objetivo realista. Las empresas no puede pasar de planificar turnos en hoja de papel a automatizar la planificación por la producción, los pacientes o las habitaciones, hacer presupuestos por futuras planificaciones, analizar las skills de empleados y la calidad de servicio ofrecida, estimar cuándo lanzar futuras nuevas contrataciones, obtener datos de absentismos estimados y volcar los datos de variables a nómina en 6 meses. Es algo importante que el cliente entienda hasta dónde puede llegar. Esto implica una implantación creciente, por diferentes grados funcionales de la gestión de tiempos, adaptada a la situación de la empresa. Grados de excelencia en aTurnos En aTurnos, hemos detectado y proponemos los siguientes niveles de excelencia en la gestión de tiempos. Es importante aclarar la situación de partida e inicio con los clientes y sobre todo hacia dónde pueden avanzar con el uso de aTurnos en los diferentes grados o niveles funcionales: Grado 1. Control horario Este nivel básico implica la definición de un horario teórico generalista para todos los trabajadores y el inicio de la recogida del inicio y fin de la jornada mediante algún dispositivo, tarjeta o en el entorno Web/App de aTurnos. Se obtienen los conceptos variables de nómina para enviarlos de vuelta a pago. Muchas veces, se puede acompañar por un pequeño portal de gestión de tiempos donde el trabajador puede solicitar vacaciones, absentismos o revisar su información de tiempos. No se tiene una visión de la situación futura de forma ajustada, ni la disponibilidad real de recursos humanos que tiene la empresa, pero es una buena forma de arrancar obtener la información sobre la jornada real de los trabajadores. En este escenario cualquier acción que se realiza ya es correctiva y no existe la posibilidad de tomar decisiones de situaciones futuras porque no tengo esa información. Grado 2. Planificación básica En este caso sí es necesario tener una visión futura de si tenemos los recursos humanos disponibles para las necesidades previamente definidas. Se planifican los turnos, horas extras, las vacaciones, los permisos y los absentismos por parte de los managers a los trabajadores y se pueden definir patrones de turnos y generarlos en aTurnos. Las necesidades del personal se basan en necesidades de turnos previamente definidas y los trabajadores acceden para visualizar la información de planificación, realizar cambios de turnos, apuntarse a ofertas, lanzar peticiones de permisos y vacaciones u otras gestiones diarias. Además, los managers planifican a los trabajadores y validan las peticiones dentro de un flujo definido, revisan las tablas de cobertura, añaden horas extras y asignan turnos en localizaciones o puestos específicos. Después, toda esta información de planificación se compara con la información del control horario de forma automática, para detectar desviaciones. Es muy importante esa visión futura que tiene la planificación para ver si se cumplen los convenios, se realizan las horas de contrato definidas y se cumple a futuro con las necesidades para el negocio. De esta forma, se adelantan futuros problemas que afectan a los trabajadores, a los mandos y a la cuenta de resultados. Grado 3. Planificación Avanzada Ahora ya no se planifica mirando las necesidades de personal por día, ahora la planificación de los trabajadores se realiza por variables de negocio, como pueden ser clientes, facturación, tickets, etc. Estas variables las llamamos “Drivers” y son las que guían al negocio para ofrecer la mejor calidad de servicio disponible. Se consigue una estandarización en la planificación que automatiza procesos, por ejemplo, 1 trabajador cada 20 clientes en tienda. Aunque puede ser necesario definir requerimientos mínimos que pueden ser de personal por puestos específicos. Esto ayuda a dimensionar a más largo plazo, mirando las necesidades de personal con variables de negocio estimadas y tener una mejor visión de las necesidades de personal por especialidad o puesto. Además detectan tendencias de necesidades o puestos críticos es vital en muchas empresas, por ejemplo, lanzando formaciones o nuevas contrataciones. Por otro lado, permite hacer planificaciones más ajustadas a las necesidades y establecer criterios como calidad de servicio para generar planificaciones, automatizar un proceso que es muy manual por parte de los mandos además de estandarizar y ofrecer criterios claros para todos sobre cómo se planifica. Antes de aplicar este grado de excelencia en la empresa, estos perfiles tan valiosos están detrás de un Excel, con un conocimiento muy concentrado en ellos. Después, en la operativa diaria, de igual manera, cualquier cambio tiene que ser mantenido por ellos de forma manual. Por ejemplo, esta tarde no puede venir un técnico comercial por motivos personales y el mando tiene que buscar quién con esa experiencia puede hacer ese turno. Todas estas situaciones del día a día que no son solo planificación a largo plazo generan una carga de trabajo para mandos intermedios. Grado 4. Planificación de Tareas En este último grado, planificamos tareas en vez de turnos y horas. Esto implica una digitalización de los procesos de negocio con una asignación de estos procesos dentro de la disponibilidad de tiempos y se profundiza en cómo funcionan las empresas. Todas las tareas de la operativa pasan a asignarse de forma automática o manual desde el sistema de aTurnos en un proceso validado y controlado que reduce los errores. Esto permite validar a nivel de tareas que se cumplen las necesidades de personal. Los clientes pueden generar tareas a los trabajadores, en caso de necesidad en el backoffice,…