Planificación de horarios y generador de cuadrantes de trabajo
28 julio, 2023Introducción Debido a la complejidad que supone en la actualidad la planificación laboral, con aTurnos encontrarás la solución de planificación completa adaptada a cualquier tipo de demanda, mediante un generador de cuadrantes de trabajo con resultados efectivos y lo más importante, automatizando el proceso para agilizar las tareas. Guía de planificación El primer paso de esta guía de planificación consiste en la configuración de los campos importantes según las necesidades de planificación de la empresa. Una buena planificación requiere de muchos puntos a tener en cuenta para no saltarse ningún tema legal ni personal de cada empleado, así como el convenio de cada organización. Configuración general La configuración general se basa en un primer plano en añadir los trabajadores en cada equipo, ya sea de forma manual o importándolos desde Excel en el caso de las grandes empresas. A continuación, se personalizan cada uno de los trabajadores mediante los datos correspondientes (email, contacto, perfil del trabajador…) y estableciendo las horas anuales y las vacaciones correspondientes según convenio, entre otros. Planificación Una vez configurados los datos anteriores, se crearán los tipos de turno y se añadirán a cada empleado, bien de forma manual o automática (mediante patrones de turnos o con la calculadora en aTurnos que se menciona a continuación) en función de la demanda. Dichos turnos de trabajo se verán reflejados en el cuadrante. También pueden organizarse los trabajadores según las localizaciones dentro del entorno de trabajo. Para más información sobre el proceso de planificar el cuadrante, puedes ver el siguiente enlace: ¿Cómo funciona nuestra herramienta de planificación de turnos de trabajo? Para aquellas planificaciones en las que las rotaciones no siguen ninguna regla o no están basadas en demandas constantes, la mejor forma de planificar es directamente desde el cuadrante de trabajo. Además, para controlar y obtener información sobre el estado de los servicios tras la planificación y visualizar si la demanda se encuentra cubierta en todo momento, existe la tabla de cobertura, la cual informa sobre el número de trabajadores planificados. Restricciones En lo que respecta a las restricciones, se establecerán límites tanto a nivel individual de empleado, como a nivel global de equipo para cumplir con la legislación, convenios, contratos o derechos adquiridos de los trabajadores en los distintos ámbitos de la planificación. Especialidades y categorías Además, gracias a las especialidades y categorías, se pueden definir las habilidades y capacidades de los trabajadores para diferenciarlos y realizar una mejor planificación teniendo en cuenta los profesionales más cualificados en cada puesto de trabajo. Calculadora de turnos de trabajo Generar un patrón de turnos es una necesidad que puede resultar compleja para los administradores y personal de recursos humanos, por ello aTurnos dispone de una calculadora de turnos de trabajo como herramienta generadora de cuadrantes y que facilita la tarea de planificación. La calculadora de turnos analiza, busca y optimiza las distintas soluciones de forma automática para optimizar los resultados. Para ello, pondera todas las variables y su prioridad para ofrecer soluciones según la demanda y la configuración realizada previamente. Gracias a esta herramienta generadora de cuadrantes de trabajo, se puede calcular un patrón en función de los turnos creados, indicando las necesidades con los trabajadores que necesitas por turno y día, además de tener en cuenta restricciones indicadas por el administrador. Previamente se informa con datos una serie de variables (número de trabajadores del equipo, número de horas contrato, número de trabajadores por cada tipo de turno y día de la semana, etc) según las necesidades del personal y teniendo en cuenta las restricciones. De esta manera, se crea un resultado que garantiza la cobertura de trabajadores por cada tipo de turno y de día a la semana, el cual puede irse modificando y adaptando y adaptándolo a las necesidades del equipo. En ocasiones, es necesario la búsqueda de un nuevo patrón de turnos para el equipo. Dicha necesidad puede surgir por diferentes causas, como por ejemplo el cambio del número de trabajadores en la plantilla, aumento de la demanda del servicio, cambios de convenio de los trabajadores o incluso por un nuevo cambio de patrón de turnos que solicita el propio equipo para una mejora en la conciliación de la vida laboral y familiar. Cuadrantes generados y soluciones adaptadas a las necesidades Cabe destacar que se pueden realizar cualquier tipo de modificaciones y cambios, tanto en la configuración y perfil de trabajador como en el cuadrante y en los turnos de trabajo. Una vez realizado el proceso de planificación, se pueden realizar las siguientes acciones: Visualizar los datos reflejados en el cuadrante de trabajo Filtrar datos y resultados según las necesidades: fecha, empleados, localizaciones, categorías, especialidades, etc. Exportar los datos generados en diferentes formatos Estudiar las estadísticas de horas trabajadas, horas presenciales, horas planificadas, etc. Crear los reportes correspondientes Traspasar los datos a las nóminas Control y gestión del cuadrante de turnos: registro horario Una vez realizada la planificación, es necesario llevar a cabo un control horario de los turnos de los trabajadores. Con aTurnos, es posible registrar los fichajes de entrada y salida de los trabajadores desde distintos dispositivos de fichajes, para cumplir así con el Registro Diario de la Jornada, de tal manera que se muestren las estadísticas de las horas planificadas y las horas trabajadas y crear los informes o reportes necesarios.
Fórmula Bradford: El impacto del absentismo en la empresa
18 mayo, 2023El Factor Bradford, también conocido como Fórmula Bradford, se originó a partir de una investigación realizada en la Universidad de Bradford en West Yorkshire, Inglaterra, en 1980. Durante este estudio, se descubrió que las ausencias frecuentes a corto plazo tienen un impacto más perjudicial que las ausencias prolongadas. A raíz de esto, se desarrolló una escala sistemática para que las empresas puedan calcularlo de forma detallada y tomar medidas para poder solucionar este problema. En muchas empresas, es común que los empleados realicen peticiones de absentismo, pues el impacto se evalúa en función del número total de días en los que el trabajador se ausenta. Sin embargo, según el Factor Bradford, no todas las ausencias de los empleados tienen el mismo impacto en la organización, ya que según el patrón de frecuencia, el impacto en la organización será diferente, independientemente de la cantidad de días libres. A continuación vamos a ver el resultado de esta fórmula y sus consecuencias dentro de una organización. ¿Qué es el factor Bradford? El factor Bradford es una teoría sobre el impacto en los niveles de productividad de los absentismos de los empleados a corto plazo y no planificados. En otras palabras, es una fórmula que permite analizar en mayor profundidad el impacto del absentismo en una organización. Normalmente, las ausencias repetidas y a corto plazo son consideradas como un impacto negativo mayor, y por tanto, afectan más la productividad de la empresa. La fórmula oficial se escribe de la siguiente forma: B = 2S x D Donde B es el resultado (expresado en puntos), S es el número de períodos consecutivos de absentismo de los empleados por individuo durante un período fijo de tiempo y D es el número total de días ausentes durante ese periodo. Resultados A medida que el resultado total del factor Bradford aumenta, se considera que el impacto de un trabajador en la organización es más perjudicial. Pero es posible que un empleado tenga una calificación más baja que otro, a pesar de estar ausente por más días. Esto ocurre cuando la mayoría de los absentismos de ese empleado son consecutivos en el tiempo, ya que las ausencias en períodos de días consecutivos se consideran menos perjudiciales para la productividad general de la empresa que las ausencias individuales que están espaciadas al azar a lo largo del tiempo. La principal justificación es que las ausencias breves y sin aviso interrumpen la planificación realizada y distorsionan el funcionamiento diario de la empresa. Está demostrado que el uso de la fórmula Bradford puede llegar a reducir la tasa media de absentismo hasta un 20%, pero no puede considerarse totalmente beneficioso puesto que la principal causa de las ausencias a corto plazo se emplean como baja por enfermedad. En este caso, incentivar a los empleados a trabajar cuando están enfermos puede dar lugar a más ausencias a largo plazo, lo cual no es penalizado de manera estricta por la fórmula del Factor Bradford. Por tanto, este factor puede tener un efecto contrario y negativo hacia las empresas. ¿Cómo pueden aplicar las organizaciones el factor Bradford? En este caso, para el departamento de recursos humanos estos cálculos de absentismos basados en el Factor Bradford pueden ser muy útiles para identificar las principales causas de absentismo en la empresa y reducir el absentismo en general. Aunque este enfoque tiene grandes beneficios para el control y la gestión de ausencias en la empresa, es importante tener en cuenta que los empleados con discapacidades a menudo tienen ausencias que están más allá de su control y los cálculos pueden generar discriminación. Por ello surge la Ley Británica de Discriminación por Discapacidad (DDA) de 1995 cuyo objetivo es garantizar la protección de los empleados ante posibles acciones disciplinarias injustas. En este mismo ámbito cabe destacar las bajas por enfermedad comentadas en el apartado anterior. Como se ha mencionado previamente, el Factor Bradford es simplemente una escala empleada para visualizar el impacto de las ausencias a corto plazo en una organización. No hay una forma absoluta de utilizarlo, ya que es solo una herramienta y cada organización debe adaptarla según sus necesidades y circunstancias específicas. Cuando un empleado alcanza una puntuación establecida en el Factor Bradford, las empresas deben de tomar medidas correctivas y soluciones para evitar que siga afectando la productividad de la organización. En definitiva, este factor puede llegar a convertirse en un aspecto clave de motivación hacia los empleados, pues mostrarles sus resultados de Bradford puede desencadenar en efectos positivos para ellos si su puntuación es baja. De esta forma, los trabajadores podrán aumentar su rendimiento si la empresa le ofrece algún tipo de incentivo a cambio y seguir reduciendo la tasa de absentismo. Ejemplo Suponemos que un trabajador realiza dos peticiones de absentismo durante diez días. Atendiendo a la fórmula, quedaría de la siguiente forma: B = 2 x 2 x 10 = 40 El resultado es muy sencillo, sería de 40 puntos. En comparación con una ausencia con una duración de un año, por ejemplo, sería de 240 puntos. En este caso, una puntuación de 250 o más puntos se considera uno de los principales factores desencadenantes del factor Bradford para ausencias severas. ¿Cómo gestionar los absentismos con aTurnos? Puesto que uno de los procesos que más tiempo conlleva por parte del área de RRHH en una gran empresa o de los supervisores es la gestión de las ausencias de los trabajadores, en aTurnos disponemos de una serie de funciones que facilitan el control de absentismos de forma automática debido a situaciones no previstas dentro de la operativa diaria (absentismos justificados, no productivos o no justificados) o por razones de petición de permisos (remunerados o no) de los trabajadores, los cuales están recogidos en los convenios colectivos aplicables a cada trabajador. El proceso resulta muy sencillo. En primer lugar hay que crear y definir los tipos de absentismo que afectan a los trabajadores y a continuación se establecen las restricciones o limitaciones a nivel individual del empleado o a…
ABSENTISMOS Y BAJAS LABORALES: causas y gestión en aTurnos
25 marzo, 2022Definición y tipos de absentismos Un absentismo es una ausencia o abandono del puesto de trabajo durante las horas planificadas como un turno de trabajo en su cuadrante. Como ausencias que son, para aTurnos se encontrarán todos aquellos permisos a los que el trabajador tiene derecho disfrutar según su convenio colectivo. Este último año 2021, el índice de absentismo en España se ha situado en el 5,2%, cifra que ha bajado tras los años de pandemia, pero que aún no ha conseguido remontar. Según el Informe Randstad Research el último trimestre de 2021 cada día un total de 1.097.840 empleados no acudieron a su puesto de trabajo. Concretamente, se ha perdido un 5,5% de las horas pactadas, perteneciendo un 4,2% de ellas al absentismo por IT. Los absentismos pueden afectar al total de los turnos planificados en una jornada laboral, lo que llamaríamos ‘Absentismo Total’ como por ejemplo una baja por IT, o bien pueden afectar a un periodo de tiempo del turno planificado, lo que se denomina ‘Absentismo Temporal’ y podría tratarse de una cita médica. Dependiendo de la configuración de los absentismos en cada uno de los equipos, en aTurnos encontramos 4 tipos de absentismos: Absentismo justificado (tiempo productivo): las horas del turno afectado se consideran como tiempo efectivo. El turno al que se le aplica este tipo de absentismo computa como si hubiera sido realizado, es decir, contaría las horas del turno para las estadísticas y conceptos de nómina como si el trabajador hubiera asistido a su puesto en su horario, teniendo en cuenta las horas nocturnas y festivas. Ejemplo: horas sindicales. Absentismo justificado (no es considerado productivo, afecta a la nocturnidad y festivos): las horas del turno al que afecta este tipo de absentismo, no se las consideran como horas productivas para los conceptos de nómina, se descuentan las horas para los conceptos que afectan a turnos con nocturnidad o en festivos. Si se consideran horas efectivas, al contabilizarse en el balance de horas del trabajador. Ejemplo: Incapacidad Temporal (IT). Absentismo no justificado: las horas del turno en las que está aplicado este absentismo no se consideran ni productivas ni justificadas. Es decir, no se contabiliza en el balance de horas, ni suman en las estadísticas por horas, ni son productivas al no contar en los conceptos de nómina. Ejemplo: retraso a la entrada en el puesto de trabajo o abandono anterior a la finalización del turno. Excedencia/suspensión: ajusta las horas y las vacaciones durante el tiempo aplicado, es decir, actúa como si hubiera un corte en el contrato. Por ejemplo: una excedencia de un mes de duración, aplicará un ajuste con un decremento de las horas contrato a realizar en ese mes (según las horas año de su contrato), así como un decremento del número de días de vacaciones pertenecientes a ese año. Estos ajustes se podrán visualizar en los campos ‘Vacaciones‘ y ‘Balance de horas’ (más información en ¿Cómo afecta la aplicación de un periodo de absentismo por excedencia/suspensión a las horas contrato y vacaciones de un trabajador?). Por otro lado encontramos los absentismos que descuentan horas (no productivo) los cuales no computan las horas de los turnos y horas a los que afecta. Por ejemplo un absentismo de “Falta injustificada” si se planifica en un día con un turno de Mañana de 7 horas, descuenta estas 7 horas de las horas computadas. Causas principales de los absentismos El absentismo laboral puede llegar a convertirse en un problema muy grave si no se sabe cómo gestionarlo e intentar eliminarlo. Para ello, es necesario conocer sus causas y, de esta manera, poder reducirlo de forma eficaz. Por parte de los trabajadores, las principales causas de los absentismos laborales son las siguientes: Enfermedad: se presentan casos de aquellas enfermedades crónicas o específicas, justificadas y reales que presente el trabajador. Bajas laborales: periodos de absentismo que se dan por algún tipo de enfermedad en concreto durante un tiempo determinado, como por ejemplo las bajas por maternidad o paternidad o por algún problema de salud. Razones de carácter familiar: en este caso se incluyen los absentismos debido al accidente, enfermedad o fallecimiento de un familiar o la necesidad del cuidado de algún miembro de la familia. Motivos de fuerza mayor: el empleado refleja dicho absentismo por causas ajenas y que no puede solucionar por él mismo, como por ejemplo, fallos en el transporte. Motivos personales: se incluyen el estrés laboral, exámenes médicos o académicos o algún otro inconveniente personal puede afectar la autoestima, el estrés laboral (absentismo injustificado) la jornada y el compromiso de los trabajadores. Combinación de trabajo y estudio: esto se da sobre todo en los más jóvenes que aún siguen formándose. Por el lado de las empresas, tenemos otras causas que provocan los absentismos laborales, como por ejemplo: Insatisfacción laboral: en el caso de que los trabajadores no sientan un vínculo con la empresa o no se sientan comprendidos por el resto del equipo puede acabar en un absentismo laboral. Una forma de solucionar este problema es mediante la involucración y el engagement del empleado con la empresa. Falta de control y supervisión de los empleados: para ello es necesario controlar y evaluar al equipo así como hacer un seguimiento de los objetivos y metas marcadas. Malas condiciones en el área de trabajo: es muy importante que tanto el espacio laboral como el clima de la organización tengan un ambiente adecuado para que los empleados se encuentren cómodos y puedan rendir de la mejor forma posible. Accidentes de trabajo y riesgos laborales: en el caso de que la salud del trabajador corra riesgo durante la jornada laboral le influirá de manera negativa tanto en su rendimiento como en su actitud. Rotación del personal: los cambios constantes en los turnos de trabajo pueden influir de forma negativa en la motivación y sentimiento de pertenencia del empleado. Exceso de especialización: al igual que la rotación del personal, si la especialización es tomada en exceso puede afectar negativamente al empleado y reducir su rendimiento laboral. Para…
¿Cómo realizar la gestión de horas extras?
7 febrero, 2022Las horas extras son aquellas que los trabajadores de la empresa realizan sobrepasando la duración máxima de la jornada laboral ordinaria establecida por ley dentro de los convenios colectivos o de diferentes tipos de contratos de trabajo (art. 35 Estatuto de los Trabajadores). En la legislación española existe un límite máximo de 80 horas extras al año siempre y cuando la jornada laboral ordinaria del trabajador sea de cuarenta horas semanales. Además, hay que tener en cuenta que este tipo de horas son totalmente voluntarias, es decir, el trabajador está en su pleno derecho de no hacerlas y no sería sancionado de ninguna manera. La empresa puede compensar las horas extraordinarias al trabajador mediante dos formas: con una retribución económica (que nunca puede ser inferior al valor de una hora ordinaria) o bien a través de tiempo de descanso dentro de los cuatro meses siguientes a su realización. La gestión de horas extras en aTurnos Las horas extraordinarias no forman parte del horario efectivo ya que se asignan de forma extraordinaria. Por ello, en aTurnos se computan de manera independiente a las horas de contrato en las estadísticas y en los conceptos de nómina. A continuación, vamos a ver todas las funciones que te ofrecemos desde aTurnos para que gestiones fácilmente las horas extras de tu equipo. Creación de un tipo de hora extra personalizada En aTurnos aparte de crear turnos, también puedes crear tipos de horas para posteriormente planificarlas o añadirlas como extensión de jornada donde ya existan turnos. Para crear un tipo de hora extraordinaria personalizada, debes acceder al Planificador > Tipos de turno > Acciones > Crear Tipo de horas. Tras esto, se deben rellenar los siguientes campos: El coeficiente nos permite valorarla de forma diferente en el momento de su contabilización. Un ejemplo puede ser una guardia de trabajadores en un servicio quirúrgico donde se puede prolongar la jornada por cualquier incidencia, en este caso si se considera que el valor de la hora de prolongación de jornada extraordinaria debe ser doble, en este campo habría que poner un 2. Restricciones para limitar las horas extras y cumplir con la legislación Las restricciones son una herramienta de control con la que podemos asegurarnos de cumplir con la legislación, el convenio, los contratos o los derechos en la planificación de los trabajadores. Las podemos aplicar a un sólo trabajador, a un grupo o a todo el equipo. Existen restricciones que nos permiten limitar el máximo de horas extras, para añadirlas accedemos al Planificador > Restricciones > Acciones > Añadir. Si aplicamos la restricción 5.5 No superar las horas extra anuales del trabajador, no podremos planificar más de 80 horas extras anuales teniendo en cuenta la legislación vigente. Otra restricción a destacar es la 5.14 Máximo de horas extras en un día, la cual nos permite establecer el máximo de horas extraordinarias que puede realizar un empleado en un día. Para ver más restricciones pulsa aquí Estadísticas de los trabajadores Tanto los trabajadores como los administradores pueden acceder a las estadísticas en las que conocer en un periodo determinado el número de horas planificadas que tiene cada trabajador. Dentro de esta tabla, podemos visualizar el número exacto de horas extras que va a realizar y/o ha realizado cada empleado. Ajuste de los fichajes a las horas extraordinarias en el Control de Presencia Dentro del Módulo de Control de Presencia podemos ajustar los fichajes de los empleados indicando las horas extras que han sobrepasado la planificación de su jornada diaria. Para ello accedemos a Control de Presencia > Detalle y en los marcajes que hayan excedido su jornada por la realización de horas extras, pulsamos en “Ajustar” y “Ajuste Real” para introducirlas. Indicamos el nombre, el tipo “Extra” al tratarse de unas horas extraordinarias no personalizadas (en caso de ser personalizadas, elegiríamos su tipo personalizado), cuándo comienzan y su finalización. Una vez hecho esto, ya se ha realizado el ajuste del marcaje y aparecerán reflejadas en el control de presencia las horas extraordinarias realizadas de la siguiente manera: Por otro lado, en el cuadrante también se verá reflejado el ajuste realizado en el control de presencia: Gestión de peticiones de horas extras Desde el menú principal Cuadrante > Peticiones y cambios > Peticiones > Acciones, los trabajadores podrán solicitar peticiones de horas computadas como “horas extras”. En este caso, se tienen que completar los siguientes campos: Una vez realizada la petición de horas extra, el administrador del equipo podrá aceptarla o denegarla. En el caso de que sea aceptada, en el cuadrante también se verá reflejada esa petición de horas extras correspondiente: De la misma forma, se pueden añadir directamente las horas extra desde el Cuadrante , haciendo clic en el día o en el turno que tenga y pulsando “Añadir horas”. Para más información sobre cómo realizar una petición, puedes consultar nuestro manual de Peticiones y Cambios. Exportación de los conceptos de nómina Los conceptos comunes de nómina hacen referencia únicamente a la suma de las horas extras y no tienen en cuenta los tipos de horas personalizadas clasificadas como extras. Además, permite diferenciar las horas realizadas un día determinado de la semana (o varios), así como la localización donde se han asignado las horas extras. Todas las horas que tengan esta consideración, cuando se abonan servicios extraordinarios que se realizan no computan dentro de la jornada anual/mensual y/o semanales. El proceso para exportar nóminas de horas extras es muy sencillo: se empieza por crear el concepto de cálculo en este caso “horas extra”, a continuación se publica para que se descargue como “concepto de nómina” gracias a plantillas facilitadas y una vez parametrizado el concepto, se exporta mediante terceros y se cierra el cuadrante. Próximamente publicaremos en nuestro blog un ejemplo de este concepto de nómina. ¡Suscríbete aquí a nuestra newsletter y entérate antes que nadie! 😉 Compensación de las horas extras mediante un tipo de absentismo Para compensar las horas extraordinarias mediante un tipo de absentismo en concreto, en primer lugar se debe crear el absentismo. De esta…
Módulo de Recursos/Partes de Trabajo
10 diciembre, 2021Desde el módulo de recursos, tanto administradores como trabajadores podrán crear un parte de trabajo y rellenar la información necesaria en el momento adecuado. Todo el proceso será controlado gracias a los cuadros de mando adaptados en cada equipo dentro de la empresa. Otra de las funciones que permite este módulo es en análisis de los datos de los partes de trabajo, mediante la obtención de resultados y el traspaso al software de nómina. A continuación, se detalla brevemente el funcionamiento de dicho proceso: ¿Cómo personalizar el parte/hoja de trabajo? El primer paso es personalizar el parte de trabajo. Para ello se tienen que crear los conceptos de recursos desde el menú del equipo en el módulo de recursos por medio del botón de “Acciones” y “Añadir Recursos”. También se da la opción de que estos recursos se puedan clasificar y agrupar en grupos de la misma forma mediante el botón “Acciones” y “Añadir clasificación”, de manera que resulta más útil para conseguir un orden y control de todos los recursos creados. Tipos de recursos Los recursos pueden añadirse a su vez con diferentes formatos: Recurso textual: se crean mediante texto. Ejemplo: reposición almacén. Recurso numérico: se representan mediante un número como un tipo de gasto o ingreso. Ejemplo: cena de empresa. Lista de verificación de recurso tipo: es un tipo de recurso check list. Ejemplo: revisión de extintores sí/no. Recurso fórmula: es un recurso fórmula tipo gasto. Ejemplo: un suplemento de kilometraje. Resumen Por otro lado, el administrador del equipo puede acceder a los reportes y estadísticas de los recursos asignados en el trabajador. Los recursos asignados en la planificación de los trabajadores de un equipo quedan registrados en el modo de tabla. Este resumen muestra todos los recursos durante un período de tiempo seleccionado, así como la posibilidad de mostrar recursos determinados con el uso de filtros en este resumen. De manera que los administradores pueden validar cada recurso: En cuanto al primer apartado de totales, muestra todos los recursos que tienen asociados límites de valores, es decir, el valor total es la suma de los valores de cada recurso, en el periodo de tiempo consultado. El segundo apartado de alarmas, muestra todos los recursos que tienen asociados límites de valores y que este límite ha sido superado. Ejemplo Un trabajador informa de que llena el depósito de gasoil del vehículo comercial de la empresa. Los pasos que hay que seguir son los siguientes: Desde el cuadrante de planificación el trabajador hace clic en el día y turno donde quiere añadir el recurso: Hacer clic en “Recursos”, en el parte de hoja de trabajo, dentro el recurso creado previamente por un administrador, llamado “repostaje” y se añade el valor del gasto del combustible “80”: Por último hacer clic en Añadir.