Actualización abril 2024: Descubre las nuevas funcionalidades y cambios
28 marzo, 2024¡Os traemos en este mes de abril una nueva actualización cargada de novedades y cambios para mejorar la herramienta y agilizar todos los procesos diarios en aTurnos! En este post puedes ver el listado de novedades y modificaciones de la actualización del sistema más importantes que se encontrarán disponibles a partir del lunes 8 de abril. Algunas de estas funciones están en todavía en fase Beta (las hemos señalizado en el listado a continuación), lo cual quiere decir que aún están sujetas a modificaciones, correcciones y mejoras. Cuadrante Al exportar el cuadrante en PDF ahora se puede añadir un comentario que aparecerá en la parte superior del cuadrante junto al título Desde Cuadrante>Cuadrante, desde la opción de exportar en PDF podrá añadir un comentario que aparecerá junto al título en la descarga del archivo. Si no se indica ningún comentario, la descarga se efectúa igual que hasta ahora. Filtro de Localización por defecto (Beta) Hemos creado un filtro para mostrar los trabajadores con una localización por defecto determinada, independientemente de su localización planificada. Este filtro no está activado para todos los clientes. Hacer visibles al admin planificador los comentarios de flujos de peticiones y de cambios (Beta) Los comentarios que se reflejan en el cuadrante de flujos de peticiones y de cambios tras ser aceptadas, hasta ahora solo eran visibles al Trabajador afectado, Admin Total y Superusuario. Ahora para dar más visibilidad, también los podrán ver los Administradores Planificadores que gestionan al trabajador afectado. Mostrar horas en la descarga del cuadrante anual por excel Desde Cuadrante>Cuadrante Anual, ahora al descargarlo por Excel, se pueden ver las horas planificadas además de los turnos planificados, con su respectiva hora de entrada y salida. Opción de borrar absentismos temporales Desde la opción de Borrar cuadrante, se ha añadido una opción para escoger absentismos temporales a borrar (como la de turnos y horas). Además se ha modificado el comportamiento para que si se selecciona eliminar todos todos los absentismos se eliminen también los temporales. Opción de cambiar localizaciones de eventos entre fechas habilitada con la misma lógica que cambiar localizaciones por día Se trata de una mejora para unificar criterios de permisos. Ahora la opción de cambiar localizaciones entre fechas tendrá el mismo criterio de permisos que la opción de cambiar una localización en un día en concreto, limitando al Admin Planificador o Validador a su localización o las localizaciones que pueda gestionar en caso de estar limitado por configuración del equipo. Se han añadido las peticiones pendientes a visualización del cuadrante anual en formato Grid. Por defecto, cuando se ejecute cualquiera de las acciones antes mencionadas se van a recuperar los valores indicados en la plantilla de nómina (accede aquí al Manual: Plantilla de nómina). Visualización de turnos sin duración computada pero con horario de inicio y fin Ahora estos turnos se muestran con puntos discontinuos naranjas, al contrario de los turnos sin horas computadas y sin inicio y fin del turno que se muestran con un recuadro continuo de color naranja. Peticiones y Cambios En las peticiones de periodos de absentismos, permisos de días y de peticiones de día libre no se indicará localización de la petición En las peticiones de periodos de absentismos, permisos de días y de peticiones de día libre no se indicará localización de la petición, hemos eliminado este campo, en su lugar, se tomará la localización del turno que ya existía en el evento planificado anteriormente No permitir hacer cambios de turnos entre trabajadores con turnos de diferentes abreviaturas Nueva opción en la configuración de limitaciones de cambios para poder limitar que los trabajadores no puedan hacer cambios de turno entre ello si no tienen planificados turnos con la misma abreviatura Nueva opción para permitir al admin total denegar peticiones aunque no esté en el flujo de aprobación Desde Administrar>Ajustes>Peticiones, se ha añadido una nueva opción: Permitir a los administradores totales cancelar peticiones aunque no estén en el flujo de peticiones. De esta forma, el Administrador Total aunque una petición no esté en su flujo, si no la considera correcta o detecta que ha sido un error por ejemplo, puede cancelarla. Opción para resetear el Debe/Haber de cambios de turno Opción a nivel trabajador de poder resetear a una fecha la tabla de cambios en el Debe/Haber. Reportes y Estadísticas Ahora se pueden guardar reportes por trabajador indicando los roles de usuarios que la pueden visualizar Desde Estadísticas>Reportes de trabajador, al guardar un reporte se pueden indicar en los nuevos campos de nivel mínimo y nivel máximos los roles que pueden visualizar el reporte guardado, así cómo la posibilidad de bloquear las variables, para que no puedan seleccionar otras al acceder a dicho reporte. Ejecutar por petición de reportes los datos en Administrar>Importar/Exportar>Exportar si se superan 1000 empleados seleccionados Ahora desde Administrar>Importar/Exportar>Exportar si se superan 1000 empleados seleccionados para exportar datos, se llevará a peticiones de reportes del equipo dicha ejecución para no consumir memoria de uso y poder generarlo en paralelo. 1. Modificaciones en el Registro de Turnos y Horas Se han añadido 3 columnas (configurables por permiso) de las horas de nocturnidad: Horas nocturnidad en el día de inicio, Horas de nocturnidad en el día de fin y Total Horas Nocturnidad. 2. Modificaciones en Registro de Turnos y Horas En la columna de Día de la semana, los días festivos se indican con la abreviatura “F”, ahora para diferenciarlos de los festivos especiales, llevarán como abreviatura “FE” 3. Modificaciones en Registro de Turnos y Horas En RRHH>Registro>Turnos y Horas se han unificado las columnas para que la ejecución del reportes de forma conjunta (tanto de turnos como de horas) tenga la misma estructura Nuevo filtro en el Maestro de Absentismos de visibilidad del usuario Se trata de un filtro para poder visualizar solo los datos de aquellos empleados que son planificables por ejemplo (o planificables no visibles) Nuevo filtro en Reportes por trabajador, Reportes por localizaciones y Reportes por equipo de visibilidad del usuario Para poder filtrar por los usuarios Planificables…
Descubre los beneficios del Control de Accesos
7 marzo, 2024¿Qué es un control de accesos y por qué es importante implantarlo en las empresas? Un control de accesos es un sistema o mecanismo diseñado para gestionar la entrada y salida a un determinado espacio físico, como un edificio, área o instalación. El objetivo del sistema es autorizar o denegar el acceso a personas o vehículos para mejorar la seguridad y la gestión de registros. Hay varias opciones de sistemas de control de accesos, lo que brinda a cada empresa la posibilidad de encontrar la solución que se ajuste mejor a sus necesidades. La elección adecuada no solo proporciona numerosos beneficios, sino que también permite la integración con otros programas de gestión empresarial. ¿Cómo implantar un control de accesos? Gracias a los módulos de netTime one de SPEC permiten a las personas conectarse a aplicaciones basadas en la nube y usarlas fomentando la conectividad entre ellas a través de un sistema adaptable a cualquier requerimiento empresarial en cuanto a la gestión horaria y de accesos. Las principales funcionalidades son las siguientes: Accesos Consiste en gestionar los horarios o calendarios de cada empleado dependiendo del tipo de permisos que tengan. Se pueden establecer límites y restringir o asegurar ciertas zonas de accesos o permisos según la zona y trabajador. Se pueden gestionar mediante dos formas: Por un lector o entrada específica: configurar los permisos de accesos Por un horario específico: configurar los permisos de los horarios Ficha del empleado Consiste en establecer la puerta y el calendario de cada trabajador desde el apartado del módulo de accesos. Por cada trabajador se crea un perfil con diferentes variables dentro de cada zona u horario. Una vez creado, en la ficha del trabajador, se asigna la zona y horario a cada empleado y por qué sistema o lector puede fichar (huella o tarjeta). Ej: en una fábrica, Teresa puede acceder a la zona “almacén” los L, X y V y a la zona “muelle” los M y J. Visor de accesos y marcajes Controla dónde se encuentra cada trabajador en cada momento y en la zona correspondiente. En la pantalla de movimientos se muestran en detalle los marcajes realizados por el personal al acceder a las distintas zonas. Se puede establecer un límite de aforo, el tiempo máximo de permanencia permitido en una zona determinada o activar el “antipassback”. Para ello, todos los empleados deben fichar correctamente, por lo que es necesario establecer tornos de acceso para obligar al personal a fichar. Monitor de puertas de acceso Gracias a esta funcionalidad, el personal de seguridad podrá dar acceso o visualizar cada persona que ficha a través de pantallas. Además, en el caso de que alguna puerta se encuentre mal cerrada, se activará una alarma que avisará del problema. ¿Cómo se configura este sistema? Gracias a las franjas de acceso autorizado se pueden asignar los permisos de paso directamente a personas o grupos de personas en función de los días, las franjas de acceso y los lectores/zonas o bien a través de perfiles de acceso. Beneficios de tener un control de accesos implementado El control de accesos proporciona diversos beneficios a las empresas, entre los cuales se destacan los siguientes: Seguridad: Evita la presencia de personas no identificadas dentro del edificio, fortaleciendo la seguridad de las instalaciones. Gestión en tiempo real: Permite conocer en tiempo real quiénes se encuentran dentro de las instalaciones, siendo crucial para organizar evacuaciones de emergencia de manera eficiente. Registro de entradas y salidas: Registra de manera precisa las entradas y salidas del personal, funcionando como un sistema efectivo para el control horario. Control de aforo: Posibilita el control del número de personas en un lugar específico, siendo útil en situaciones donde es necesario limitar la congregación de individuos. ¿Cómo integrar el control de accesos con la planificación de empleados? La integración SPEC – aTurnos permite llevar a cabo un control de accesos adecuado a partir de una planificación de turnos y gestión horaria de los trabajadores. Gracias a los cuadrantes de turnos de aTurnos, se pueden planificar los turnos de trabajo de cada empleado. Existen diferentes herramientas para la planificación de turnos y plantilla de empleados. Partimos de la creación de los turnos para después generar secuencias de turnos que podemos aplicar a trabajadores que llamamos patrones. La generación de estos patrones puede ser sencilla que podemos hacer de forma manual, mediante la calculadora de turnos para generar patrones más complejos donde aseguremos una cobertura o bien mediante el módulo de planificación automática. Finalmente, las restricciones nos permiten controlar limitaciones que tiene los trabajadores a nivel de planificación a nivel de grupo o a nivel individual. Además, se pueden configurar las distintas localizaciones en un equipo que hacen referencia a los departamentos, áreas o zonas de una empresa que facilitan a los mandos agrupar los trabajadores en los cuadrantes y tablas de cobertura que ofrece el sistema. Una localización puede ser asociada al trabajador y/o a los turnos, horas y absentismos planificados en el cuadrante de trabajo. A los trabajadores se les puede atribuir una localización por defecto. A su vez esta será la misma localización que tienen configurada en su perfil del trabajador. En cuanto al control horario de los trabajadores, se puede administrar el registro de la jornada laboral, gestionar calendarios, planificar incidencias o ausencias justificadas y controlar el exceso o defecto de horas de forma sencilla.
Pautas clave para una gestión efectiva de tus cuadrantes de trabajo y patrones de turno
1 marzo, 2024¿Cómo hacer cuadrantes de trabajo? Establecer un cuadrante de turnos de trabajo resulta fundamental, tanto para los empleados como para las organizaciones. Contar con un calendario de turnos eficientemente estructurado es necesario para garantizar la organización y evitar confusiones en los horarios y turnos de trabajo de los empleados. El cuadrante de trabajo no solo beneficia a los trabajadores, sino que también facilita a los supervisores de los equipos identificar rápidamente la disponibilidad del personal y detectar posibles ausencias o absentismos en cualquier turno. ¿Qué es un cuadrante de trabajo? Un cuadrante de turnos de trabajo es una representación gráfica, en forma de tabla que muestra los turnos de trabajo y horarios asignados a empleados dentro de una empresa u organización durante un período específico (mensual, trimestral o anualmente). Es una herramienta esencial para la planificación y gestión de recursos humanos, ya que ayuda a coordinar las actividades laborales, prevenir conflictos de horarios y garantizar una cobertura adecuada en todas las áreas operativas. ¿Es obligatorio contar con un calendario de turnos preestablecido? Aunque existe una ley que aborda la obligatoriedad del cuadrante horario en las empresas, es importante tener en cuenta que esta normativa no ha sido modificada desde 1980 y, por lo tanto, se considera obsoleta. El artículo 34.6 del ET establece que las empresas deben crear un calendario laboral accesible para todos los empleados. Además, desde 2019, es obligatorio registrar la jornada laboral de los trabajadores. En este contexto, un cuadrante de trabajo se vuelve una herramienta valiosa e incluso esencial para comparar el registro efectivo con los horarios cumplidos. ¿Con cuánto tiempo de antelación tienen que entregar las empresas los cuadrantes de turno? Aunque el artículo 34 del ET no especifica el plazo para la entrega de los cuadrantes de trabajo de la jornada laboral, excepto cuando se haya acordado una distribución no habitual. En tales circunstancias, se requerirá un aviso previo de al menos 5 días. Por otro lado, tanto el convenio colectivo como un acuerdo de empresa pueden determinar el plazo con el que los empleados deben conocer su horario de trabajo. La falta de regulación específica deja este asunto exclusivamente a la negociación colectiva o a lo establecido por los tribunales. Además, a través de dicha negociación, también se puede fijar no solo la anticipación para la entrega del calendario laboral anual, sino también su contenido y los días festivos laborables, si aplican en el sector o convenio correspondiente. ¿Qué entendemos por turnos de trabajo rotativos? En este caso, los turnos de trabajo rotativo hacen referencia a un horario de trabajo con un turno predeterminado con una hora de entrada y otra de salida que irán modificándose a lo largo de un período de tiempo donde los empleados alternan entre diversos horarios o turnos. Este enfoque implica que los trabajadores se ajusten a diferentes horarios sin contar con una rutina fija y regular. Por ejemplo, un empleado puede desempeñarse en un turno de día una semana y en un turno nocturno la siguiente. Los turnos rotativos normalmente se aplican a sectores que requieren una presencia continua de jornada laboral, como hospitales, fábricas y servicios de emergencia, así como en áreas como limpieza, seguridad y control de acceso. ¿Cómo se aplican los turnos rotativos desde aTurnos? Al elaborar el cuadrante de turnos rotativos, es recomendable indicar las horas de trabajo del mes y el total acumulado desde el inicio del año ya sea año natural o fiscal. Al menos que haya circunstancias excepcionales o cambios de último momento, los cuadrantes de turnos de trabajo rotativos deben seguirse estrictamente, tanto por parte de los empleados como de la empresa. Cualquier modificación debe comunicarse con suficiente antelación, y podría ser necesario ajustar fechas, especialmente en el caso de horas extras compensadas o si no se respetan adecuadamente los días de descanso programados. Calculadora de turnos de trabajo La calculadora de turnos de trabajo es una herramienta que te ayuda a calcular un patrón en función de los turnos creados e indicando necesidades como trabajadores que necesitas por turno y día, además de tener en cuenta restricciones indicadas por el administrador. Por lo tanto, se garantiza la cobertura completa de los trabajadores por cada tipo de turno y día de la semana. En aTurnos, gracias a la calculadora de cuadrantes de turnos de trabajo, puedes crear plantillas de turnos rotativos de trabajo de forma ágil y sencilla: ¿Cómo hacer una plantilla de turnos de trabajo? Además, si formas parte de una empresa pequeña, puedes descargarte gratis la plantilla de turnos rotativos y guías que te facilitarán la planificación de turnos de trabajo en el siguiente botón: 3 ventajas sobre los cuadrantes de trabajo en aTurnos La personalización de patrones de turno A la hora de realizar una planificación de turnos adaptada a las necesidades de cada empresa y la disponibilidad de los trabajadores, en aTurnos existen los patrones de turnos. Éstos son secuencias de turnos que pueden ser secuencias fijas, o secuencias rotativas. ¿Cómo hacer un patrón de turnos rotativo? aTurnos te permite personalizar tus patrones de turno definiendo una serie de variables. Es necesario tener en cuenta los siguientes campos para realizar un patrón de turnos rotativo y aplicarlo a la plantilla de empleados de tu empresa: Horarios de trabajo: planificar los días y turnos para cada trabajador. Esto implica crear los tipos de turno correspondientes (mañana, tarde, noche, etc.). Descansos y periodos de vacaciones correspondientes: se especifican y se asignan los días de descanso y vacaciones en los que el empleado no tiene que realizar su jornada laboral Asignar a cada empleado un turno de trabajo Comprobación del cumplimiento del turno rotativo La capacidad de extender los patrones de turnos rotativos hasta la fecha deseada A la hora de aplicar patrones a trabajadores, no solo se puede extender hasta la fecha que prefiera el administrador sino que también se pueden aplicar masivamente a varios trabajadores de forma automática. La duración del patrón se selecciona en…
aTurnos y Lucca, una colaboración de lo más acertada
13 octubre, 2023aTurnos es un software que, a través de su potente sistema de planificación automática y control horario ayuda a las empresas a optimizar los tiempos de gestión de personal de la forma más eficiente. Lucca ofrece una plataforma de aplicaciones de RR. HH. diseñadas para resolver las principales problemáticas de gestión de RR. HH.: control horario, notas de gastos, administración de personal, desempeño e incluso satisfacción laboral. Esta potente asociación entre aTurnos y Lucca entra con fuerza en el ámbito de los RR. HH. gracias a su innovadora y eficaz visión de la gestión de personal. Dos equipos con una propuesta de valor conjunta Con la alianza de aTurnos y Lucca damos una respuesta 360º a todas las necesidades que tienen las empresas en la gestión de los RR.HH. tanto en sus tareas diarias como en planificaciones complejas y acciones a medio y largo plazo. Con la combinación de talento de aTurnos y Lucca podemos atajar los múltiples retos que se plantean en las organizaciones y aportar soluciones integrales, desde un punto de vista más específico del detalle de cada role, a la visión más amplia y profunda de la dirección de negocio. Conocimientos y habilidades multiplicados por 2 Con la combinación de aTurnos y Lucca ofrecemos a las empresas soluciones necesarias para la gestión de recursos humanos, una serie de ventajas y fortalezas significativas que marcarán la diferencia en la organización empresarial. La gestión de talento, la administración de ausencias y vacaciones, la gestión de notas de gastos, la firma electrónica de documentos, la planificación automática de turnos de trabajo y su asignación, el control horario, la gestión de horas extras, entre otras muchas tareas, podrán administrarse de la forma más eficiente. Las ventajas que se presentan desde el primer momento con esa colaboración son las siguientes: Agilidad y bidireccionalidad de los datos Al utilizar ambos sistemas en conjunto, se consigue una integración más fluida y completa. El intercambio de la información de empleados y horarios entre los dos sistemas y la sincronización de datos relacionados con las vacaciones y permisos con los horarios y la planificación, facilita la automatización de procesos complejos y reduce los problemas de comunicación. Además, permite una gestión más precisa de los recursos humanos al considerar tanto las necesidades de los empleados como los requisitos de planificación. Reportes y análisis Combinando los datos de ambos sistemas obtenemos informes completos y parametrizables sobre la gestión que se está llevando a cabo de los recursos humanos. Como, por ejemplo, métricas relacionadas con la asistencia, las horas trabajadas o el cumplimiento de reglamentos y políticas laborales, entre otros; lo que favorece la toma de decisiones informadas a los mandos de la empresa. Optimización de turnos de trabajo y control horario La integración entre Lucca y aTurnos facilita la optimización de horarios de manera más efectiva. Los datos sobre absentismo y permisos gestionados con Lucca se tienen en cuenta al planificar los horarios de trabajo en aTurnos, asegurando que se asignen tareas y turnos de manera adecuada a pesar de las variaciones en la disponibilidad de los empleados. Eficiencia en la administración de Recursos Humanos La asociación de los dos sistemas reduce la carga administrativa al automatizar procesos complejos, como pueden ser la planificación de los horarios de la plantilla, la gestión de talento, las tareas financieras asociadas a los recursos humanos o las notificaciones de cambios o ausencias en los turnos de trabajo. Esto supone un ahorro de costes y tiempo para que el equipo de recursos humanos se enfoque en tareas más estratégicas y menos manuales. Empoderamiento y satisfacción de los empleados La combinación de ambos permite una planificación de horarios más precisa y equitativa que tiene en cuenta las preferencias y necesidades de los empleados. Un plan adecuado de desempeño y formación para cada trabajador y la gestión del talento interno contribuyen a una mayor satisfacción en el lugar de trabajo. Los empleados pueden sentir que sus conocimientos y necesidades se tienen en cuenta y esto contribuye a una mayor fidelización y compromiso en el entorno laboral. Gracias a la experiencia y a la solidez de los servicios que brindan aTurnos y Lucca de forma conjunta, puedes conseguir responder de forma fácil y eficaz a todos estos desafíos junto con la gestión de tiempos de trabajo diarios, consiguiendo una combinación que te acompañará hacia el éxito.
La alianza perfecta entre aTurnos y Personio
14 septiembre, 2023En el dinámico mundo de los negocios, la colaboración estratégica es clave para alcanzar el éxito de manera más rápida y eficiente. Es por eso que estamos emocionados de poder anunciar la colaboración de aTurnos con Personio, una combinación estable con más de dos años de experiencia juntos destinada a llevar tu gestión de recursos humanos al siguiente nivel. Cuando una solución global de RR. HH. como Personio tiene un cliente con necesidades de planificación de personal avanzada, apostar por expertos es la mejor solución. Cubrir los procesos esenciales de RR. HH. con Personio y añadirle una integración con un sistema especializado en la gestión de turnos como aTurnos, permite tenerlo todo en un mismo lugar. En este punto, una integración creada, validada y ofrecida a un solo clic, da la garantía a los clientes de que se puede ofrecer una herramienta completa que garantice el cumplimiento de todas sus necesidades. Uniendo Fuerzas para Potenciar Resultados En aTurnos, siempre hemos creído en ofrecer a nuestros clientes soluciones completas y a medida. Al integrarnos con Personio, hemos ampliado nuestro alcance y experiencia para brindarte aún más valor. Juntos, combinamos nuestro conocimiento profundo en Planificación de turnos y Gestión del tiempo con la experiencia especializada de Personio en la Gestión Integral de RR. HH. Esta fusión de capacidades nos permite abordar desafíos complejos desde múltiples perspectivas y ofrecer soluciones integrales que marcan la diferencia. Puntos Fuertes de Nuestra Colaboración Experiencia Complementaria: Personio aporta su experiencia líder en procesos de RR. HH. y búsqueda de talento, lo que se complementa perfectamente con aTurnos y nuestra experiencia en planificación del personal y control horario. Soluciones Completas e Integradas: Juntos podemos abordar proyectos desde todos los ángulos, brindando soluciones que no sólo resuelven los problemas inmediatos, sino que también consideran el panorama general y la escalabilidad futura. Eficiencia Mejorada: Nuestra colaboración elimina las brechas de comunicación y agiliza los procesos con una integración bidireccional, instantánea y sin coste, lo que se traduce en una ejecución más rápida y resultados más sólidos. Innovación Conjunta: Trabajamos conjuntamente para unir las últimas tendencias en Planificación de turnos y personal en RR. HH. y así ofrecer la solución más innovadora y avanzada que hay en el mercado. Sin entrar en mucho detalle, los datos de Personio se vuelcan en aTurnos para que se empiece a realizar el control horario por parte de los trabajadores, y la planificación avanzada de turnos por parte de los mandos intermedios. Tanto los absentismos que se solicitan en Personio como los fichajes y turnos que se realizan en aTurnos, se comparten entre ambas plataformas de manera bidireccional. Para ver el proceso completo sobre la integración bidireccional de aTurnos con Personio puedes acceder a la siguiente documentación: Gestión de personal de Personio con la planificación automática de aTurnos. En aTurnos y Personio no sólo ofrecemos servicios; entregamos soluciones de negocio de principio a fin para conseguir el éxito. Si estás buscando una solución integrada que te ayude a planificar empleados, cumplir con el registro de jornada y a la vez gestionar ausencias, buscar talento, gestionar empleados y su desarrollo, así como preparar sus nóminas, ésta es tu integración. ¡Estamos encantados de poder ayudaros!