Descubre los beneficios del Control de Accesos
7 marzo, 2024¿Qué es un control de accesos y por qué es importante implantarlo en las empresas? Un control de accesos es un sistema o mecanismo diseñado para gestionar la entrada y salida a un determinado espacio físico, como un edificio, área o instalación. El objetivo del sistema es autorizar o denegar el acceso a personas o vehículos para mejorar la seguridad y la gestión de registros. Hay varias opciones de sistemas de control de accesos, lo que brinda a cada empresa la posibilidad de encontrar la solución que se ajuste mejor a sus necesidades. La elección adecuada no solo proporciona numerosos beneficios, sino que también permite la integración con otros programas de gestión empresarial. ¿Cómo implantar un control de accesos? Gracias a los módulos de netTime one de SPEC permiten a las personas conectarse a aplicaciones basadas en la nube y usarlas fomentando la conectividad entre ellas a través de un sistema adaptable a cualquier requerimiento empresarial en cuanto a la gestión horaria y de accesos. Las principales funcionalidades son las siguientes: Accesos Consiste en gestionar los horarios o calendarios de cada empleado dependiendo del tipo de permisos que tengan. Se pueden establecer límites y restringir o asegurar ciertas zonas de accesos o permisos según la zona y trabajador. Se pueden gestionar mediante dos formas: Por un lector o entrada específica: configurar los permisos de accesos Por un horario específico: configurar los permisos de los horarios Ficha del empleado Consiste en establecer la puerta y el calendario de cada trabajador desde el apartado del módulo de accesos. Por cada trabajador se crea un perfil con diferentes variables dentro de cada zona u horario. Una vez creado, en la ficha del trabajador, se asigna la zona y horario a cada empleado y por qué sistema o lector puede fichar (huella o tarjeta). Ej: en una fábrica, Teresa puede acceder a la zona “almacén” los L, X y V y a la zona “muelle” los M y J. Visor de accesos y marcajes Controla dónde se encuentra cada trabajador en cada momento y en la zona correspondiente. En la pantalla de movimientos se muestran en detalle los marcajes realizados por el personal al acceder a las distintas zonas. Se puede establecer un límite de aforo, el tiempo máximo de permanencia permitido en una zona determinada o activar el “antipassback”. Para ello, todos los empleados deben fichar correctamente, por lo que es necesario establecer tornos de acceso para obligar al personal a fichar. Monitor de puertas de acceso Gracias a esta funcionalidad, el personal de seguridad podrá dar acceso o visualizar cada persona que ficha a través de pantallas. Además, en el caso de que alguna puerta se encuentre mal cerrada, se activará una alarma que avisará del problema. ¿Cómo se configura este sistema? Gracias a las franjas de acceso autorizado se pueden asignar los permisos de paso directamente a personas o grupos de personas en función de los días, las franjas de acceso y los lectores/zonas o bien a través de perfiles de acceso. Beneficios de tener un control de accesos implementado El control de accesos proporciona diversos beneficios a las empresas, entre los cuales se destacan los siguientes: Seguridad: Evita la presencia de personas no identificadas dentro del edificio, fortaleciendo la seguridad de las instalaciones. Gestión en tiempo real: Permite conocer en tiempo real quiénes se encuentran dentro de las instalaciones, siendo crucial para organizar evacuaciones de emergencia de manera eficiente. Registro de entradas y salidas: Registra de manera precisa las entradas y salidas del personal, funcionando como un sistema efectivo para el control horario. Control de aforo: Posibilita el control del número de personas en un lugar específico, siendo útil en situaciones donde es necesario limitar la congregación de individuos. ¿Cómo integrar el control de accesos con la planificación de empleados? La integración SPEC – aTurnos permite llevar a cabo un control de accesos adecuado a partir de una planificación de turnos y gestión horaria de los trabajadores. Gracias a los cuadrantes de turnos de aTurnos, se pueden planificar los turnos de trabajo de cada empleado. Existen diferentes herramientas para la planificación de turnos y plantilla de empleados. Partimos de la creación de los turnos para después generar secuencias de turnos que podemos aplicar a trabajadores que llamamos patrones. La generación de estos patrones puede ser sencilla que podemos hacer de forma manual, mediante la calculadora de turnos para generar patrones más complejos donde aseguremos una cobertura o bien mediante el módulo de planificación automática. Finalmente, las restricciones nos permiten controlar limitaciones que tiene los trabajadores a nivel de planificación a nivel de grupo o a nivel individual. Además, se pueden configurar las distintas localizaciones en un equipo que hacen referencia a los departamentos, áreas o zonas de una empresa que facilitan a los mandos agrupar los trabajadores en los cuadrantes y tablas de cobertura que ofrece el sistema. Una localización puede ser asociada al trabajador y/o a los turnos, horas y absentismos planificados en el cuadrante de trabajo. A los trabajadores se les puede atribuir una localización por defecto. A su vez esta será la misma localización que tienen configurada en su perfil del trabajador. En cuanto al control horario de los trabajadores, se puede administrar el registro de la jornada laboral, gestionar calendarios, planificar incidencias o ausencias justificadas y controlar el exceso o defecto de horas de forma sencilla.
Las 3 ventajas fundamentales de tener el control de accesos integrado en la gestión de tiempos
23 enero, 2024La potencia de integrar el control de accesos con otras herramientas de gestión de tiempos como la planificación o el control horario es clave. Disponer de un sistema de gestión de accesos es la estrategia más eficiente para preservar la seguridad en cualquier área, asegurando que únicamente individuos autorizados tengan acceso. En un contexto donde las nuevas tecnologías influyen en todos los sectores, el control de accesos ha experimentado cambios significativos. A pesar de la efectividad de métodos tradicionales como tarjetas, llaves, códigos e interfonos, se han introducido soluciones digitalizadas que mejoran los controles de acceso, adaptándose a las nuevas necesidades organizativas. Un control de acceso además de gestionar la seguridad de los espacios también tiene soluciones específicas como visitas, parking, tornos o evacuación. Pero esta inversión en tecnología puede reutilizarse para mejorar la gestión de tiempos de forma global en la compañía y no solo en la seguridad. La integración de la base de empleados propios ofrece tres beneficios clave para los clientes. En primer lugar, mejora la eficiencia operativa al centralizar la gestión de recursos humanos, simplificando tareas administrativas y optimizando procesos internos. En segundo lugar, aprovecha la inversión en hardware al utilizar un único sistema para ambas funcionalidades, lo que reduce costos y complejidad tecnológica. Por último, permite un control integral sobre visitantes y contratistas mediante la implementación de sistemas de acceso personalizados, fortaleciendo la seguridad y facilitando la conformidad con normativas internas y externas. En conjunto, estos beneficios contribuyen a una operación más eficiente, rentable y segura para los clientes. A continuación, mencionamos estas 3 ventajas comentadas de forma más detallada, así como los distintos puntos de conexión entre los accesos y la gestión de tiempos que aporta valor a la compañía. Integración de Datos maestros de empleados Datos de empleados Lo primero que se reutiliza con la integración en un mismo sistema del control de acceso y la gestión de tiempos son los datos de empleados. La base de datos de un control de accesos integra personal externo como interno, pero para la gestión de tiempos solo se integra la parte de personal propio que se volcará automáticamente. Gestión de visitas Para una funcionalidad de control de accesos como la gestión de visitas solo se necesita personal externo. El sistema de gestión de visitantes está basado en la asignación de permisos mediante tarjetas, con un formulario específico para la planificación de visitas. Este proceso facilita la gestión, la localización de visitantes anteriores y la visualización de las últimas visitas realizadas con la opción de incorporar comentarios adicionales. Además, implica la asignación obligatoria de la visita a un empleado/a, con la posibilidad de configurar quién puede recibir visitas y mostrar datos de localización si están disponibles. Normalmente el personal externo suele ser mantenido por el personal de seguridad y esta información no llega a Recursos Humanos, pero el personal interno o contratado lo mantienen éstos. Comunicación eficaz La comunicación entre el control de accesos y Recursos Humanos puede ser desafiante, pero la integración garantiza una asignación eficiente de permisos basada en la información de la gestión de tiempos al recibir altas de nuevos empleados. Esto mejora la eficiencia, especialmente en entornos con alta rotación de personal, como hospitales. Compartir funcionalidad que aporta valor El control de acceso y la gestión de tiempos comparten funcionalidad y recursos para la puesta en marcha. Es importante pensar en ambas partes como un solo proyecto e intentar implantarlo a la vez para que el sistema este cohesionado pero operativo desde ambos prismas. En los sistemas de control de acceso se definen: Zonas de acceso: distribuido en zonas o recintos cerrados asignados gracias a los lectores, el aforo, el tiempo máximo de permanencia y el antipassback. Tipos de Marcajes: Los marcajes realizados por el personal al acceder a las distintas zonas pueden ser de distinto tipo. Estos tipos de marcajes en el control horario y planificación pueden generar incidencias que serán gestionadas por el sistema de gestión de tiempos. Esta información también es importante en la gestión de tiempos, tanto para la planificación como el control horario para que podamos saber dónde ha estado el trabajador realizando su labor y si ha informado algún tipo de incidencia. Validar si un empleado ha trabajado donde estaba planificado o han existido modificaciones de las tareas asignadas aporta mucho valor a la planificación y se conseguirá aprender y realizar mejores planificaciones futuras. Pero también viceversa, que el control de accesos tenga la planificación del trabajador para realizar distintas funciones que sino no serían posibles. En este punto es donde se consigue la excelencia en la gestión del control de accesos aumentando la seguridad. Por ejemplo, enviando información como los turnos futuros de los empleados desde la planificación al control de accesos. Planificación integrada en el control de accesos Para clientes que quieren llegar a un detalle superior en el control de accesos necesitan la planificación para limitar el acceso solo por aquellos que sean planificados en esas zonas de acceso. Por ejemplo, un facultativo intenta acceder a la farmacia y solo se permite el acceso ese día porque está de guardia. Igual podría ocurrir con el aparcamiento o para poder consumir una comida por la dieta correspondiente cuando está planificado. Normalmente, en la gestión de accesos, las zonas se asocian con áreas de trabajo planificadas, garantizando que el personal programado tenga acceso para realizar sus tareas. Este enfoque se aplica mediante un mapeo sencillo en las empresas. En otro sector como la fabricación, puede ocurrir que se planifique en la línea 1 de la fábrica y no en la 2 (dos zonas de acceso distintas) y el trabajo en la línea 2, los cálculos de costes deben imputarse al centro que le corresponda realmente. Es decir, en casos donde empresas imputan los costes de personal en centros de costes específicos, es necesario validar que a nivel de planificación de horarios se realizan las horas con el detalle necesario, esto con el impulso del control de accesos es viable,…