Valoración de los clientes para mejorar la planificación de personal
14 agosto, 2018En aTurnos seguimos trabajando para hacer mejor y más precisa la planificación de personal. Hemos visto que muchas empresas solo se basan en datos propios para hacer planificaciones: “Yo defino cuales creo que son mis necesidades, por ejemplo 3 trabajadores para el restaurante de tardes y el fin de semana 4 trabajadores, según mi criterio”. Una correcta planificación requiere usar muchas variables y una que consideramos clave son las valoraciones de nuestros clientes sobre la atención recibida por los trabajadores. Hemos desarrollado unas pantallas de feedback de clientes y las hemos integrado con aTurnos para que los mandos reciban los feedbacks sobre la atención percibida de los clientes en tiempo real. Hemos empezado en el sector de hostelería donde el feedback del clientes es directo sobre la atención recibida. Estas valoraciones las hemos clasificado en “Mala”, “Indiferente” y “Buena”, y se podrían añadir más pero una escala de tres niveles es un buen indicador inicial. Sabiendo en qué horas se producen las malas y buenas valoraciones de nuestro clientes podemos identificar ciertos puntos que podemos modificar desde la planificación: Si tenemos falta de personal por malas valoraciones de clientes, es importante compararlo con momentos de buena valoración para analizar si es un problema de defecto de personal en momentos clave. Si tenemos trabajadores que cuando se encuentran planificados su valoración es buena o mala. Aquí por ejemplo puede ser interesante analizar si cuando un trabajador tiene turnos más largos, su cansancio afecta a la valoración de los clientes. Las buenas o malas valoraciones no solo son por trabajador, sino también pueden ser por grupos de trabajadores. Por ejemplo, cuando hay dos empleados que no compatibilizan bien esto se nota en las valoraciones de personal. Si estos datos no tienen relación con la planificación puede deberse a variables externas que no dependen de los trabajadores. Si se reciben muchas valoraciones podemos detectar los momentos pico y valle de trabajo. No solamente la valoración en si, sino también la cantidad de las mismas indica posibles momentos de estrés o situaciones no controladas. Cualquier variable es bienvenida para ayudar a nuestros trabajadores, realizando así mejores planificaciones y detectando problemas. Estos indicadores de productividad ayudan a mantener el equipo más motivado y a tener más información sobre lo que pasa en nuestra empresa; además de ser algo objetivo y cuantificable para valorar la atención de forma ágil. Comparar datos de empleados y clientes de forma automática será clave para ser competitivo. Os adjuntamos algunos datos que podemos obtener de forma automática: – Equipos Valoraciones medias globales del equipo. Franjas horarias de valoraciones positivas y franjas horarias de valoraciones negativas de equipo. Cantidad de valoraciones del equipo. – Trabajador Valoraciones medias del trabajador cuando estaba planificado. Franjas horarias de valoraciones positivas y franjas horarias de valoraciones negativas de equipo. Si el trabajador está por encima o por debajo de la media. Si es líder en valoración. Cantidad de valoraciones del trabajador cuando estaba planificado.
Nuevos cambios en aTurnos (Subida 14/08/2018)
9 agosto, 2018En aTurnos estamos continuamente mejorando y buscando aquellas soluciones que mejor se adapten a las necesidades de nuestros clientes, y por ello cada cierto tiempo lanzamos nuevas funciones dentro del Software o mejoras de funciones ya existentes. A continuación, presentamos las modificaciones y novedades de esta actualización: Configuración de las jornadas y estadísticas de jornadas Ahora define las jornadas a tu gusto para calcularlos de forma automática. Por ejemplo, si consideras una jornada menos de 3 horas o cuando consideras dos jornadas de trabajo para un mismo día. Estadística de conceptos Hemos añadido una nueva estadística para que puedas validar los conceptos desde una tabla y no tengas que generarlo para ver los datos.
La razón por la que puntuamos las especialidades del 1 al 5
9 agosto, 2018Una de las funcionalidades de aTurnos que facilita la planificación a los Administradores son las especialidades de los empleados, entendidas como habilidades complementarias o necesarias para su desempeño laboral, por ejemplo, hablar cierto idioma sería una especialidad. De esta forma cuando los Administradores se encuentran cara a cara con un evento en el cual precisan empleados con ciertas especialidades, pueden localizarlos fácilmente y consultar si están libres o si por el contrario ya tienen turnos insertados. Pero, ¿por qué se puntúan con una escala Likert? En primer lugar, porque es una escala de puntuación fácil, todo el mundo entiende que el término medio es un nivel medio de desempeño (3 pts), y desde allí los dos puntos por arriba (buen desempeño) y los dos puntos por debajo (desempeño bajo) son deducibles de forma intuitiva. A pesar de ello, te vamos a explicar en concreto qué significa cada punto de la escala con más detalle: Nivel 5: EXCEPCIONAL Se trata de un desempeño que sobrepasa las expectativas en dicha especialidad, dando lugar a una calidad general alta de un proyecto completado, así como a una contribución excepcional o única al departamento o equipo. La clave es que se trata del nivel más alto, y por lo tanto insuperable e inmejorable. Nivel 4: SOBREPASA LAS EXPECTATIVAS. El desempeño sobrepasa de forma consistente las expectativas en todo el ámbito de la especialidad resultando en una calidad de trabajo en general excelente. De esta forma se puede decir que los objetivos planteados fueron conseguidos. Nivel 3: CUMPLE LAS EXPECTATIVAS El desempeño de las tareas en el ámbito de la especialidad cumple consistentemente las expectativas, a veces quizás superándolas y otras veces por el contrario dando lugar a una necesidad de mejora. En resumen, los objetivos más importantes fueron conseguidos. Nivel 2: SE NECESITA MEJORA El desempeño no ha alcanzado las expectativas de forma consistente, es decir que ha habido grandes errores que han impedido alcanzar ciertos objetivos o metas. Se necesita así un plan profesional para un correcto aprendizaje y mejora de dicha habilidad. Nivel 1: INSATISFACTORIO El desempeño de la las tareas ha estado continuamente por debajo de las expectativas, y no se han alcanzado los objetivos o metas. Se precisa así una mejora continua acompañada de un plan adecuado de medición del progreso. Por último, un nivel 0 significa que el trabajador no posee para nada dicha habilidad, y se trata de la puntuación por defecto que tienen todos los empleados con las especialidades creadas antes que el Administrador haga el cambio necesario en el perfil del empleado.
Adapta tu planificación de personal a la legislación laboral portuguesa
2 agosto, 2018En aTurnos tenemos diferentes restricciones laborales con las que ayudamos de forma automática a cumplir la legislación vigente. Además, se comprueban durante el ciclo de vida de la gestión de recursos humanos: al planificar los recursos humanos de las empresas, al generar avisos en los cambios cuando se incumplan las mismas en la operativa diaria y al generar reportes y volcados de nómina. Aquí tienes algunas de las que hemos desarrollado. Intentamos ser flexibles y cuando vamos a clientes que operan en varios países nos adaptamos a su legislación laboral, si bien nos hemos basado en las Españolas para ello. Hoy queremos mostrar los aspectos más importantes que empleamos para adaptarnos a la legislación portuguesa: Jornada máxima de 8 horas diarias. Identificamos en el perfil del trabajo el máximo de horas al día, link 40 horas a la semana. Dentro del perfil del empleado se definen estas horas como máximas. Aquí podemos añadir un flexibilidad en porcentaje permitir ciertos excesos por arriba o por abajo en la semana que podemos cerrar mensual o en el año, link. Definir un período de trabajo de promedio. Con el nuevo asistente para el calculo de horas, según las variables del contrato en aTurnos podemos calcula las horas de media que tiene que realizar al día y así usarlo como límite diario o semanal o mensual, os dejamos un link con el pequeño asistente que hicimos como demo. Trabajo nocturno el realizado entre las 10 pm y las 7 am. Podemos definir la nocturnidad de forma flexible por cada equipo, estos datos los puedes modificar en los valores por defecto, link. Limite para horas extraordinarias, se puede controlar como un máximo de tipo de horas, link. 175 o 150 Máximo de extraordinarias al año 2 horas por jornada de trabajo Tiempo de descanso equivalente a las horas extraordinarias de trabajo en los tres días siguientes. Es importante crear un tipo de absentismo que se controle respecto de las horas que dispone, para ellos se creo una restricción para validar que se dispone de un saldo de un tipo de horas para poder solicitar o consumir ese tiempo como un absentismo justificado, link. Si las horas extraordinarias la hace en un día de descanso tiene derecho a otro día de descanso dentro de los tres días siguientes. Aquí podemos definir un tiempo definido para poder consumir ese saldo de horas disponible. Si estas horas de descanso fueran en el día semanal de descanso. Con esta batería en la configuración de las restricciones laborales hemos podido adaptarnos a la legislación de Portugal. Además, cada cliente tiene su propia política laboral a la que también podemos adaptarnos.
Cómo planificamos en aTurnos un Hotel complejo en 20 min
31 julio, 20180. Problemática de planificación. En este artículo vamos a desarrollar un ejemplo de planificación de un Hotel teniendo en cuenta necesidades que hemos recopilado de nuestros usuarios. Nuestro hotel ejemplo “aTurnos Hotel” tiene distintos departamentos: Recepción, Sala y Room Service. Dentro de Recepción hay 5 recepcionistas que se turnan M-T-N, dos están a media jornada. Cocina: 5 rotatorios y 1 solo mañanas Room Service: 5 rotatorios y 1 solo mañanas Sala: 4 baristas (M-T-N excepto lunes que no hay por la noche) Camareros: 3 buffet (M-T) Total: 24 trabajadores PUEDES VER EL VÍDEO COMPLETO (CONTIENE TODA LA PLANIFICACIÓN) O SEGUIR EL ARTÍCULO DONDE DEBES HACER CLIC EN LAS IMÁGENES PARA VERLAS EN GRANDE. 1. Datos previos a la planificación. 1.1 Configuración. En primer lugar, vamos a definir los datos globales de equipo como por ejemplo las horas anuales del convenio o el tipo de vacaciones que tiene el hotel (laborales o naturales). Se trata de datos que van a cubrir y van a definir cada nuevo trabajador que vayamos a añadir, es decir, para trabajadores ya creados, habría que modificar estos datos directamente desde su perfil ya que se han creado con anterioridad a la personalización. – Horas anuales y vacaciones por equipo. Lo primero es lo primero. Para cambiar los datos predeterminados del equipo, vamos al menú izquierdo y abajo del todo hacemos clic en Administrar>Ajustes>Valores por defecto. Para este ejemplo, las horas anuales son 1760 horas y las vacaciones anuales 30 días naturales. Por lo tanto, vamos a modificar tres campos: Tipo de Vacaciones, Horas año por defecto y Vacaciones/año. – Añadir turnos. Para crear o añadir turnos, en el menú izquierdo hacemos clic en Administrar>Tipos de turnos>Crear. Rellenamos los campos introduciendo el nombre y la abreviatura, por ejemplo, Mañanas con abreviatura M, la hora de inicio a las 08:00 y la duración 8 horas. Guardamos el turno y listo. Para esta planificación necesitamos tres tipos de turnos: Mañana (08:00-16:00), Tarde (16:00-00:00) y Noche (00:00-08:00). – Restricciones globales. Se trata de restricciones para todos los miembros del equipo, esto nos ayudará a la hora de planificar para no dejar pasar cualquier tipo de particularidad a la hora de planificar. En el Hotel aTurnos, tenemos las siguientes singularidades: hay dos empleados que solo pueden trabajar durante el turno de mañana y otros dos a media jornada (30 horas semanales). Para el primer caso tendremos que aplicar dicha restricción solo a esos dos empleados, pero para el segundo caso, si aplicamos la restricción global de: no exceder las horas semanales del empleado y escogemos para todo el equipo, nos aseguramos de que ningún empleado trabaje más de sus horas semanales de ahora en adelante. ¿Cómo aplicamos restricciones globales? En nuestro menú izquierdo, hacemos clic en Planificador>Restricciones>Añadir y completamos los siguientes campos: En “Tipo de Restricción” para este caso escogemos: “No superar las horas semanales del usuario” Modo: Obligatoria. Entrada en vigor: 01/01/2018.(es importante introducir esta fecha para un correcto funcionamiento de la Calculadora Nueva). Fin: (es opcional). Aplicar a todo el equipo: Si Y por último guardamos. Otra restricción global que podemos añadir de la misma manera es: “descansar 12 horas entre turno y turno” aunque en la Nueva Calculadora (Beta) esta restricción está integrada por defecto, de forma que la propia calculadora calcula un patrón de turnos respetando los descansos, ¡pero no nos adelantemos! – Localizaciones. Para un hotel las localizaciones van a ser los diferentes departamentos. El Hotel aTurnos posee cuatro: Cocina, Recepción, Room Service y Sala. Esto nos servirá para asegurarnos de tener la demanda cubierta en cada departamento, así como para facilitar la identificación de los empleados gracias al filtro por localizaciones. ¿Cómo crear una localización? De nuevo en el menú izquierdo, hacemos clic en Administrar>Localizaciones>Acciones>Nueva Localización. Introducimos el nombre de la localización y guardamos. ¡Listo! Otra forma de crear localizaciones es importando un archivo de Excel, lo cual haremos más adelante en el punto b.i. Cargar desde Excel. – Especialidades y Categorías. Para los aTurneros las especialidades son las habilidades de los empleados: técnicas de venta, idiomas, etc.; y las categorías de los empleados son sus puestos: cocinero, recepcionista, etc. De igual forma que las localizaciones nos permitirán identificar los empleados fácilmente para su selección gracias al filtrado. ¿Cómo crear Especialidades y Categorías de empleados? En el menú>Administrar>Perfil de trabajador. En primer lugar, vamos a crear una especialidad y en segundo lugar una categoría (de igual forma que las localizaciones, se pueden añadir mediante una importación de Excel, lo cual veremos más adelante). Pinchamos en Añadir e introducimos el nombre, por ejemplo: francés. Repetimos el proceso para >Categorías, introduciendo: Camarero/a. *El resto de Especialidades y Categorías (y localizaciones) las añadiremos más adelante con una importación desde Excel ya que el proceso es más rápido. 1.2 Alta de Trabajadores. Existen dos formas de añadir trabajadores a aTurnos: creándolos o importando desde un archivo Excel. Imaginemos que, tras cargar nuestro fichero con nuestros empleados y sus datos, nos damos cuenta de que se nos ha olvidado alguien o se ha incorporado un trabajador nuevo, entonces tendremos que crearlo manualmente; así pues, crear 24 empleados manualmente y modificar sus localizaciones o categoría uno a uno, es una tarea bastante tediosa y por ello en aTunos hemos incorporado la opción de cargar desde un Excel. *Si se introduce un correo ficticio de los empleados, estos no podrán activar su cuenta y acceder al cuadrante para ver sus turnos de forma autónoma, tendrá que imprimirlo o enviarlo personalmente a cada uno. En aTurnos recomendamos que los empleados activen su cuenta para poder sacar el máximo provecho a la plataforma y así ahorrar tiempo cuando surjan cambios. En este link tenemos el manual del empleado donde se puede consultar el proceso y la experiencia de los trabajadores en aTurnos: Manual del Trabajador – Importar desde Excel. Esta opción nos permite cargar un extenso listado de empleados sin tener que personalizarlos manualmente. Para ello, primero tenemos que crear un archivo de Excel con los siguientes campos: Nombre, correo, teléfono, localización, categoría,…