Nuevos cambios en aTurnos (Subida el 18/07/2019)
19 julio, 2019En aTurnos siempre estamos intentando mejorar nuestros procesos y ofrecer la mejor experiencia de usuario. Por ello, cada mes o dos meses añadimos nuevas herramientas y mejoras para adaptarnos a las necesidades más comunes de nuestros clientas. Estas son las nuevas funciones y mejoras incluidas en la actualización del 05/06/2019: -Agrupación de funciones de configuración del Control de Presencia en Control de Presencia>Configuración. -Control de presencia por dispositivo registrado. Para más información haz clic en el siguiente enlace: Control de Presencia por Dispositivos. -Nuevas ofertas de turnos que permiten crear una oferta con varias necesidades de turnos. Para más información, haz clic en el siguiente enlace: Ofertas de turno. -Histórico de las ofertas de turno. En Cuadrante>Peticiones y cambios. -Los costes también se pueden agrupar por localización (módulo de costes). -Los turnos de vacaciones y 0 horas (computadas) no se tiene en cuenta para las restricciones de descansos (una mejora en las restricciones). -Los marcajes que no computan se muestran en el listado de marcajes. Para acceder haz clic en Control de Presencia>Estadísticas>Listado de marcajes. -Hemos fusionado los listado de marcajes en una misma función. -Importación de festivos desde Excel. -Por defecto en el control de presencia identificar como horas por defecto para el ajuste las horas computadas (de cara al ajuste de marcajes en Control de Presencia>Detalle o Detalle por trabajador). -Exportación de los recursos y del resumen en formato PDF. -Se pueden devolver cambios aunque ya existe un turno ese día, antes no aparecía esa posibilidad. Para más información, contacte con nosotros en Soporte@aturnos.com.
Roles de usuario en aTurnos
18 julio, 2019¿Cómo saber el tipo de rol que puedes asignar a los usuarios de tu equipo? Los usuarios en aTurnos, cuentan con diferentes permisos de acceso a la funcionalidad para navegar en el sistema y dentro de los equipos de trabajo. Además, cada usuario puede tener diferentes permisos en los equipos a los que tiene acceso. Estos perfiles son configurables para modificar los niveles de acceso y adecuarlo a las necesidades de cada compañía. Pensamos por nuestra experiencia que es la mejor aproximación inicial y se adapta a la mayoría de perfiles necesarios para planificar y gestionar los recursos humanos de las empresas. Hemos desarrollado cinco roles de usuarios para aTurnos, ellos son: Superusuario Suele corresponder a RRHH, es un rol que no forma parte del equipo pero tiene acceso al mismo. Este tiene acceso completo a todo el sistema, incluyendo el Menú/RR.HH. Las funciones a las que tiene desde RRHH acceso son las siguientes: Maestro de Empleados: desde aquí puede ver el total de usuarios por equipos (de alta y de baja en el equipo), así como tener acceso a sus perfiles pudiendo visualizar o modificar algún dato de los mismos. Tiene acceso a exportar a un documento Excel el listado de trabajadores. Maestro de Absentismos: este ítem nos permite obtener datos los trabajadores que han tenido o tienen absentismos en los diferentes equipos de trabajo. Listado de Marcajes: presenta un resumen de los marcajes de todos los trabajadores que se han realizado a través del control de presencia, mostrando los absentismos y las incidencias que se han podido generar. De igual forma podrás ver las horas ordinarias (normales, que están dentro de su jornada), las horas presenciales (horas normales + horas que están fuera del horario habitual de trabajo pero que ha sido fichada en el control de presencia) y el Estado (refleja las horas de mas o de menos que realizó el trabajador). Exportar nóminas: Al exportar las nóminas cerramos el círculo traspasando los datos de las horas realizadas, de las jornadas festivas o nocturnas, entre otros datos, así como de las horas y/o las jornadas de absentismo, diferenciándolas por el tipo a vuestra aplicación de nómina. Puedes exportar todos los datos que precises para el abono de las nóminas. Clonar Datos: con esta función podemos copiar los datos que tenemos en un equipo de aTurnos origen a otro equipo aTurnos destino donde necesitamos tener información idéntica. Clonando datos como tipos de turno, patrones, restricciones, localizaciones, entre otros. Estadísticas de absentismos: muestra un resumen de todos los equipos identificando los trabajadores que han generado absentismos, tanto temporales como totales, indicando los turnos y horas que se han visto afectados. Estadísticas de Absentismos 2: este listado refleja un resumen detallado de todos los trabajadores por equipos que tienen absentismos, indicando categoría, tipo de turno, tipos de absentismos y total horas de absentismo. Vacaciones 2: visualiza el estatus de vacaciones de todos los trabajadores por cada uno de los equipos a los que tiene acceso. Reportes: muestra listado de equipos que el superusuario gestiona. Posiciones o id corporativo de un determinado cupo de una estructura organizativa de la empresa. Cierre cuadrante: puede cerrar y abrir los cuadrantes de turnos, de uno o varios equipos a la vez. Para ello se debe indicar la fecha de cierre y seleccionar los equipos en los que se quiere cerrar el cuadrante. Log de equipos: permite ver las acciones que han realizado los trabajadores dentro de cada equipo, definiendo también fecha y hora de la acción. Listado de peticiones pendientes: puede acceder al listado de peticiones y cambios del todos los equipos que gestiona. Fusionar usuarios: puede fusionar dos usuarios/cuentas en un solo usuario (trabajador). Con esta función se pasa todos los datos del perfil y de planificación de un trabajador (usuario origen), a otro trabajador (usuario destino) en el periodo que también se seleccione. Esta función es útil, en caso de que un mismo usuario se duplique en un mismo cuadrante dado de alta con dos mails diferentes. Este rol no aparece en cuadrante al no tener una relación directa con el equipo y no estar en las operaciones del mismo. Un ejemplo de este rol sería algún responsable del departamento de RRHH o del departamento de IT o algún Partner de la empresa. Administrador Total Este es el primer nivel que forma parte del equipo y tiene funciones de altas/bajas de empleados, planificación y estadísticas. Los administradores son un miembro del equipo y por defecto están visibles en el mismo. Tiene amplias funciones dentro del sistema, pero a diferencia del Superusuario, no tiene acceso al Menú de RRHH, debido a que este rol, solo podrá acceder al/los equipos que ha creado o se le hayan asignado con este tipo de rol. Las funciones a las que tiene acceso son las siguientes: – Crear equipos de trabajo. – Administrar todos los ajustes de configuración del equipo. – Realizar altas y bajas de trabajadores. – Añadir Tipos de turno. – Crear tipos de absentismo. – Establecer restricciones. – Validar y Planificar cuadrantes y acciones que se generen. – Visualizar estadísticas. – Llevar el control de presencia. Este proceso en empresas de cierto volumen puede estar directamente gestionado por personal de RR.HH., donde el administrador recibe el alta de los nuevos trabajadores en el sistema. Administrador Planificador Sus funciones dentro del sistema serán más restringidas, debido a que su rol está enfocado hacia la planificación del equipo de trabajo dependiendo de los permisos que le asigne el Administrador Total o el Superusuario. Por ejemplo, no dispone de la capacidad de altas y bajas de empleados. Tendrá acceso a: – Añadir Patrones. – Aplicar cuadrantes. – Realizar sustituciones. – Aprobar cambios, vacaciones y peticiones. – Ajustar turnos a la demanda. – Informa absentismos. – Seguimiento del Control de Presencia. – Exportar a nóminas. El Administrador Planificador no tiene acceso a crear restricciones ni absentismos. Así como tampoco visualizar los Reportes en Estadísticas. En el control de presencia su campo de acción será…
¿Cuánto ahorra un negocio de retail utilizando aTurnos?
10 julio, 2019El objetivo de aTurnos se enfoca en mejorar la planificación de personal y ser más ágiles en la gestión. Además de los beneficios intangibles de transparencia, comunicación positiva, integración de la vida laboral y personal de los trabajadores o de la felicidad de los empleados con mejores planificaciones. Existen una serie de beneficios que se pueden cuantificar y definir dentro de un retorno de la inversión en forma de VAN y ROI. Comparar la inversión de implantar aTurnos con los beneficios directos cuantificables es el objetivo de este “Business Case”. Los resultados cuantificables se miden principalmente en tres áreas: 1º MEJOR PRODUCTIVIDAD E INCREMENTO DE LA SATISFACCIÓN DE CLIENTE Asignar a los mejores trabajadores en los momentos clave supone una mejor conversión de la fuerza laboral dentro del negocio y un incremento directo de los ingresos. El aumento de ingresos relacionado con la optimización de la planificación es especialmente importante en sectores como retail o restauración. Por ello, en escenarios no optimistas puede suponer un incremento desde el 0,5% de la facturación hasta un 5%. 2º OPTIMIZACIÓN DE PERSONAL Y SATISFACCIÓN LABORAL Ajustar la plantilla y ofrecer mejores planificaciones a los trabajares consigue una reducción de las bajas, del personal directo e indirecto (ETT) y de los costes extraordinarios como horas extra o complementarias. Esto no quiere decir reducir directamente la plantilla, sino poder optimizar recursos y usarlos en otras áreas de negocio que generen otros ingresos y controlar los gastos extraordinarios como las horas complementarias o extras. Un escenario donde existan herramientas de planificación se consigue un 5% de reducción de costes que viene principalmente de mejorar la planificación usando variables de negocio como la facturación, los tickets o el número de clientes. Aquí además tenemos dos situaciones de asignación automática de turnos dependientes del horizonte de la planificación: largo y medio plazo. Los posibles trabajadores que pueden cubrir las necesidades de las incidencias en el día a día que suponen una replanificación automática optimizada que es un proceso que no se ejecuta de forma correcta ante la falta de tiempo y herramientas de los managers. 3º REDUCCIÓN DEL TIEMPO DE GESTIÓN DE LOS MANAGERS Los costes de los gestores son los más elevados dentro de las empresas, tener a estos mandos intermedios con una baja productividad en procesos que no aportan valor es un problema. Pierden productividad planificando dentro del Excel, validando marcajes, ajustando incidencias, buscando quién puede hacer qué turnos o validando permisos y vacaciones. En estos casos la reducción de costes de mandos intermedios llega al 10%. El expertise de los managers tiene que aplicarse en el negocio y no perderse detrás de procesos que se pueden automatizar y gestionar de forma más ágil. Para generar un Retorno de la Inversión vamos suponer un caso de una tienda de una cadena de retail y su centro de distribución que puede tener sobre los 400 empleados con los siguientes datos: Costes del proyecto aTurnos: Reducción de costes mensual basado en los datos estimados de la tienda retail: Otro factor a tener en cuenta a la hora de aplicar el proyecto es la curva de aprendizaje e implantación del proyecto por parte de los mandos. Al inicio del proyecto no se utiliza aTurnos de forma optima porque los mandos tienen que entender toda la funcionalidad y aplicarla a su operativa. Se inicia en un 50% de uso de la herramienta de aprendizaje y en unos 4 meses se termina la curva de aprendizaje. VAN y TIR del primer año de implantación de aTurnos: VAN: 261.510,46 € – VAN con una tasa de descuento del 5% TIR: 41% Estos datos muestran como la implantación de un sistema de planificación y gestión de personal como aTurnos implica un beneficio de proyecto de más de 261.510,46 € en el primer año. Para los siguientes año el coste es la licencia (9.600€ al año) y el director de proyecto interno (36.000€). VAN: 513.600,00 € – VAN con una tasa de descuento del 5% TIR: 102%
¿Qué es una oferta de turnos? Mejorando la planificación de turnos
26 junio, 2019Uno de los mayores problemas de la planificación es ajustar la demanda del servicio con los trabajadores que dispones en cada momento. Este problema se hace mayor en trabajos donde la demanda es flexible y puede cambiar dentro del mismo mes y semana. Entonces surge la necesidad de cubrir puestos en momentos que no habían sido planificados. En el momento que se detecta que el mando tiene que buscar personal para cubrir un nuevo turno vemos usar mucho el teléfono para ver qué disponibilidad tienen los trabajadores o cómo cuadrar cambios para poder buscar otras combinaciones. Sin duda un trabajo poco productivo y muchas veces los trabajadores se sienten forzados y necesitan tiempo para poder ajustar su vida personal para poder hacer cambios y cubrir ese hueco. Todo eso se realiza en una llamada de teléfono donde todos quieren una respuesta automática. Aunque se planifique bien, este ajuste siempre se va a tener que realizar, por ejemplo, cuando otro trabajador tiene un absentismo y tiene que ser cubierto. Un herramienta que hemos diseñado para ayudar a los mandos son las ofertas. aTurnos automáticamente detecta que tienes una falta de personal sobre la demanda. Además, te muestra qué trabajador podrían hacer ese turno cumpliendo todas las restricciones laborales pero en vez de hacer una asignación directa se puede realizar una oferta. Es decir, publicas a todos los trabajadores o a un grupo de ellos si quieren hacer ese turno y se apunta a la misma. Después el mando dentro de todos los apuntados puede seleccionar quien hace ese turno por criterios de balance de horas, expertise o descansos. También en este caso se validan las restricciones laborales. El proceso seria: 1.Se detecta una necesidad de personal 2.El mando publica la oferta de ese turno para todos los trabajadores o un grupo de trabajadores 3. Los trabajadores reciben un aviso con esa oferta y analizan con tiempo si la pueden cubrir ajustando su vida personal a esta necesidad. Los trabajadores interesados se apuntan a la oferta 4. Los mandos validan qué trabajadores hacen el turno de la oferta dentro de los candidatos y comprueban de forma automática que no se incumple ninguna restricción. Este proceso ayuda tanto a los mandos como a los trabajadores para hacer una planificación consensuada, específicamente, las mejoras están en: Simplifica las comunicaciones de los managers y trabajadores, mejora la productividad de manager. Los trabajadores tienen tiempo para pensar como cuadrarlo con su vida personal y buscar cambios. Existe un proceso de validación por el mando para ver quien hace finalmente ese turno. Se analizan y quedan los datos de los trabajadores más flexibles y de aquellos que se apuntan más a las ofertas.
70 Herramientas de aTurnos
17 junio, 2019CLASIFICACIÓN DE LAS HERRAMIENTAS En el siguiente documento, se han detallado algunas de las utilidades de aTurnos más destacas. Para una mejor comprensión, las hemos clasificado siguiendo el proceso para comenzar a utilizar la plataforma: crear los empleados con sus correspondientes datos, generar o volcar la planificación, las gestión diaria, los datos que se originan de la planificación y gestión, y en último lugar, la creación y exportación de los conceptos de nómina. MAESTRO DE EMPLEADOS La primera fase para poder planificar es tener los trabajadores actualizados en aTurnos dentro de una jerarquía de equipos y permisos definida. A continuación, se han detallado algunas de las herramientas más útiles y representativas relacionadas con la gestión de empleados. 1. Añadir trabajadores. Existen tres formas de añadir trabajadores. 1) De forma manual: son esenciales tres datos para dar de alta a un trabajador en el software: el nombre del trabajador, la fecha de alta y especialmente, el email. Ya que por el correo electrónico se activarán a los usuarios en la herramienta. 2) De forma incipiente, se pueden dar de alta a trabajadores bajo un email ficticio, es una facilidad que aporta el programa para empezar a trabajar con él. 3) Mediante un archivo CSV, el cual debe tener al menos los campos antes indicados, podremos introducir de forma masiva, grandes bases de datos de trabajadores. 2. Exportar. El listado de trabajadores, a su vez es también exportable al formato común de Excel, a CSV y PDF. También tiene una función de ‘Copiar’, para mover los datos a otros documentos de forma más rápida. 3. Dar de baja (periodos de alta y baja). Desde el listado también se facilita la acción de dar de baja a los trabajadores que ya no se encuentran trabajando en la empresa. En aTurnos, además, se pueden crear varios periodos de alta de forma que el sistema calcula las vacaciones y horas anuales correspondientes a esos periodos. 4. Ordenar. El administrador puede personalizar el orden de los campos de la tabla, así como los de las filas, que por defecto se clasifican por localizaciones, ordenados alfabéticamente. También se pueden ordenar desde campo de forma ascendente o descendente, dependiendo del formato de cada campo. 5. Perfil del trabajador. Desde el perfil de cada trabajador se pueden personalizar o consultar todos los datos personales y contractuales. 6. Permisos dentro de la plataforma: desde el perfil del trabajador se puede asignar el rol correspondiente: superusuario, administrador total, administrador planificador, administrador planificador o trabajador. 7. Categoría y contrato. Se puede indicar la información de alta del trabajador como es su categoría y la localización. 8. Especialidades: se puede alimentar a cada perfil con diferentes especialidades (habilidades o destrezas de cada trabajador), para una mejor localización a la hora de buscar un tipo de perfil en concreto. 9. Restricciones: limitaciones laborales que afectan a la planificación, personalizando si son de obligado cumplimiento o flexibles, las fechas y el tipo de turno, a un trabajador de forma específica. Por ejemplo: Concreción laboral. 10. Periodos de absentismo: desde esta función se pueden establecer periodos de absentismo a un trabajador concreto y el tipo de absentismo. Personalizando aspectos como recaída 11. Sustituciones: el administrador podrá realizar sustituciones dentro de su propia planificación por necesidades organizativas. Las acciones que se pueden llevar a cabo son: Intercambio entre trabajadores. Copiar (añadir) turnos de un trabajador a otro. Mover (sustituir) turnos de un trabajador a otro. Copiar la planificación de un trabajador para destinarlos a otro trabajador. Copiar la planificación y los turnos, añadiendo al trabajador de destino toda la planificación y turnos de origen. PLANIFICACIÓN La planificación dentro de aTurnos se puede llevar a cabo de varias formas, para las cuales existen distintas herramientas y funciones. A continuación detallamos algunas herramientas necesarias para una planificación óptima, las cuales clasificaremos en 4 categorías: Turnos, Patrones, Calculadora y Restricciones. TIPOS DE TURNO: 12. Turnos: el sistema te permite crear y añadir diferentes turnos de trabajo para poder Planificar según tus necesidades indicando un nombre y abreviatura para identificar el turno (por ejemplo, Mañanas, M de 8:00 a 16:00). 13. Datos de turnos: los turnos se pueden configurar con una duración total (que indica el inicio y fin del turno), una duración computada (en caso de que hubiera algún descanso no productivo entre el inicio y fin del turno), así como si son susceptibles de poder ser cambiados o solicitados. 14. Exportar/Importar los turnos. Se puede exportar el listado de turnos creados, así como importarlo para no crear los turnos manualmente uno a uno. 15. Tipos de absentismos y horas: el administrador puede crear los absentismos o permisos indicando una descripción, el tratamiento (total, temporal o ambos) y el tipo de cómputo que tendría (Ejm: justificado, injustificado u otro). Para las horas, se indica una descripción y si se trata de horas normales, extra o complementarias. Las horas se pueden vincular a una bolsa de horas. 16. Exportar/Importar absentismos y horas. Al igual que los tipos de turnos, se pueden añadir horas y absentismo mediante una importación, y se pueden descargar en el formato deseado. 17. Jornadas Partidas: puedes concatenar o vincular hasta tres tipos de turno en una sola jornada. Al crear una jornada partida se registra como un nuevo tipo de turno compuesto. PATRONES DE TURNOS: 18. Patrones (concepto): son la sucesión de días de trabajo como turnos de trabajo y descansos como libres que se aplica a un determinado colectivo agrupado por categorías, especialidades y/o localizaciones que se almacena y se puede reutilizar. Por ejemplo, para una misma categoría se puede crear un patrón de verano y de invierno, sujetos a las coberturas que se indiquen y aplicarlo en cada momento. Ej,: MMTTNLL (M=mañana, T=tarde, N=noche y L=libre). 19. Patrones (cómo se crean): aTurnos te permite crear patrones de manera manual indicando la sucesión de turnos y libres que se aplica a un colectivo; o mediante la calculadora de patrones. Se pueden crear tantos patrones como necesite el usuario, y no afectarán al cuadrante hasta que se apliquen.…