Cómo calcular las horas extra de los trabajadores
7 noviembre, 2019La entrada en vigor de la normativa sobre el registro de la jornada diaria de trabajo por el Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo, ha traído consigo uno de sus objetivos, un mayor control sobre el número de horas de carácter extraordinario por parte de la Inspección de Trabajo y la Seguridad Social. ¿A qué llamamos hora extraordinaria? Una hora extraordinaria es todo aquel tiempo que sobrepasa las horas de la jornada diaria de trabajo por contrato o convenio a las que está sujeto cualquier trabajador/a, tal y como establece el art. 35 de la Ley del Estatuto de los Trabajadores. Su prestación por los trabajadores debe ser de carácter voluntaria, salvo pacto en contrato o convenio y cumpliendo los límites legales. ¿Qué límites existen para contabilizar una hora extraordinaria? Contando que su registro deberá ser diario: No podrán realizarse más de ochenta horas al año, reduciéndose proporcionalmente para aquellos trabajadores que por su modalidad o duración contractual realicen una jornada inferior a la jornada general en cómputo anual en la empresa. No se consideran horas extraordinarias, a efectos de su cómputo del número máximo, aquellas que excedan ‘para prevenir o reparar siniestros y otro daños extraordinarios y urgentes’, si bien eso no cabe que no se puedan compensar de la misma forma que las extraordinarias. ¿Cómo se compensan las horas extraordinarias? Pueden ser compensadas de dos formas: Por medio de descanso dentro de los cuatro meses siguientes a su realización o mediante su retribución económica, en cuyo caso nunca podrá ser inferior al valor de una hora ordinaria. ¿A qué me enfrento si no declaro ni remunero las horas extras? El no registro de las horas extraordinarias y su vez la no remuneración de las mismas, conlleva: Infracciones graves contra los derechos de los trabajadores y por tanto sanciones con multas, dependiendo del grado, entre los 626 y 6.250 euros. Añadiéndose la posibilidad de cometerse un impago de las horas extraordinarias al no quedarse registradas y por tanto atenerse a infracciones muy graves que pueden conllevar multas de hasta 187.515 euros, siempre según el grado y la cuantía. Te ayudamos en el cálculo automático de las horas extras El software de aTurnos te permitirá contabilizar de forma detallada y específica todas aquellas horas que sobrepasen el computo de la jornada diaria de trabajo, sin necesidad de estar rellenando una hoja de papel o de Excel, gracias a su módulo de Control de Presencia, cumpliendo la normativa vigente del Real Decreto-ley 8/2019. aTurnos te ofrece gestionar todo el proceso por medio de estas funciones: Creación de un tipo de hora añadida, como subtipo de hora extra. Configuración de un coeficiente multiplicador para valorarla de forma diferente en el momento de su contabilización. Implantación de restricciones para no superar el límite máximo de horas extraordinarias. Registro de la jornada de trabajo por medio del Control de Presencia, mediante los sistemas de fichaje de aTurnos. Ajuste de los marcajes, indicando los tipos de horas añadidas, en este caso, extraordinarias que sobrepasaron la planificación de la jornada diaria de trabajo según el registro en el control de presencia. Creación de un concepto de nómina que obtenga la información del número de horas extras, para después exportarlo al software de gestión de nóminas y se contabilice en la retribución de la nómina del trabajador. Creación de un tipo de absentismos/permiso con el que compensar las horas extras realizadas, de esta forma se compensa las horas extras por descansos. Controlar el incumplimiento del límite de horas extras por medio de la comprobación de las restricciones. Informe del número de horas extraordinarias realizadas a través de Reportes. Descarga de informes de Registro de Jornada con validez jurídica (en .pdf o xml). Empieza a planificar de manera sencilla (haz clic aquí), crea tus trabajadores y turnos, apoyándote de nuestro manual de aTurnos Para Administradores. Te ayudamos a configurar tus necesidades para la pequeña, mediana y gran empresa sin necesidad de instalar un software, únicamente desde nuestra plataforma web responsive disponible en varios idiomas. Contamos con diferentes sistemas de control de presencia para adecuarse a las necesidades laborales de empresa y trabajadores. Descubre todas las funcionalidades de aTurnos informándote en nuestra web www.aturnos.com
Así se organizan las grandes empresas en aTurnos
5 noviembre, 2019En aTurnos disponemos de varias formas de crear jerarquías de departamentos, centros y empleados para estructurar los datos y los permisos de acceso a la información. De esta forma se pueden crear responsables específicos de cada zona, departamento o equipo de trabajo, restringiendo el acceso, la planificación, las aprobaciones de peticiones y la gestión de datos de empleados solo a los mandos correspondientes. Además, en aTurnos existen diferentes niveles de permisos para los usuarios dentro de su jerarquia. En primer lugar, para entender cómo funciona nuestro sistema de organización, es imprescindible tener claro el concepto de “equipo”. Un equipo está compuesto por un grupo de trabajadores que pueden estar clasificados por localizaciones y sub-localizaciones (así cómo otras variables como las categorías y especialidades). Los trabajadores dentro de un equipo comparten el mismo calendario de festivos, sin embargo, el cuadrante de turnos puede estar dividido por localizaciones (que pueden ser departamentos, servicios, centros, etc.). Esto es interesante cuando hay que asignar trabajadores a puestos que van rotando pero es necesario llegar a ese detalle. Por ejemplo, un médico puede estar en un hospital (equipo) pero un día puede estar en las consultas, otro en el quirófano y otro día en las urgencias, tienes más detalle sobre esto en las localizaciones. Los equipos a su vez pueden estar estructurados creando de esta forma jerarquías de varios niveles de equipos. Es decir, que los equipos pueden tener padres e hijos sobre los que las perfiles con acceso a la información puede sacar reportes, acceder a la información o realizar peticiones o clonar datos. Por último, los equipos pueden estar agrupados en compañías. Generalmente, no es común que un cliente disponga de varias compañías (o empresas). No obstante, cuando se trata de Partners de aTurnos, pueden reflejar sus clientes en forma de compañías para hacer un mejor seguimiento y soporte. Supongamos ahora el ejemplo de una cadena de restaurantes denominada: “Comer en Compañía”, esta cadena está en dos ciudades distintas: Madrid y Barcelona. En Madrid dispone de dos restaurantes mientras que en Barcelona solo uno. No obstante, en cada una de las ciudades existe un equipo de gestión (RRHH, Gerentes, etc). Uno de los dos restaurantes de Madrid es de gran tamaño y por lo tanto, la empresa prefiere gestionar Cocina y Camareros por separado. A su vez, los Camareros pueden estar en Barra o en Mesas (dependiendo de cada turno, día o especialidades del trabajador). Para más información sobre cómo crear jerarquías por compañías y equipos puedes probar en aTurnos o ponerte en contacto con nosotros en la siguiente dirección: soporte@aturnos.com
¿Qué sistema de fichar es el más adecuado para mi empresa?
29 octubre, 2019Una de las cosas que más valoran nuestros clientes es la flexibilidad que ofrecemos en cuanto a los sistemas de Registro Diario de la Jornada. En aTurnos disponemos de 5 sistemas de fichaje distintos y compatibles, es decir, si tienes varios centros o actividades puedes combinar los distintos sistemas como veas acorde: IP (red de la empresa). Solo los trabajadores conectados a la red de la empresa pueden fichar. Compatible con cualquier dispositivo. Dispositivo registrado. Solos trabajadores que acceden a aTurnos desde el dispositivo registrado pueden fichar. Ejemplo: un ordenador del puesto de recepción, que los trabajadores de recepción utilizan cada vez que empiezan su turno. Compatible con cualquier dispositivo. Wall App (Kiosko). Se trata de una App que permite a los trabajadores fichar introduciendo su ID de usuario. Esta App se puede dejar abierta en cualquier dispositivo (no solo una Tablet). Es decir, la pantalla que verían los trabajadores es un teclado numérico donde teclean su ID para realizar su marcaje. Geolocalización. Se pueden delimitar las localizaciones donde los trabajadores puede fichar o permitir (de forma individual en el perfil de cada uno) que fichen desde cualquier lugar. La geolocalización solo es compatible con los teléfonos móviles (no todos los ordenadores disponen de GPS). Sistemas biométricos. Se trata de sistema de huella, tarjeta o reconocimiento facial. Nuestro proveedor de sistemas biométricos es Suprema, de manera que los marcajes se cargan en tiempo real de forma automática desde los sistemas de Suprema a nuestra plataforma. Si necesitas más información acerca de qué sistemas se adaptan mejor a las características de tu empresa o actividad, puedes ponerte en contacto con nosotros en el siguiente correo: soporte@aturnos.com.
Exportación a nóminas
25 octubre, 2019La exportación de los conceptos de nómina es otra de las más de 70 herramientas que dispone aTurnos, permite extraer datos cuantificables necesarios para generar la nómina de un trabajador, como pueden ser turnos en jornadas festivas, tipos de horas extraordinarias, absentismos que descuenten a otros conceptos, entre otros que se pueden crear e integrarlos en el gestor de nóminas de la empresa. El proceso de exportación a nóminas en aTurnos está controlado por tres fases: el cierre de cuadrante, la validación del cuadrante y la descarga de los conceptos de nómina. Estos procesos pueden ser opcionales dependiendo de la operativa de la empresa aunque es recomendable hacer al menos el cierre de cuadrante ante de la descarga para validar que los mandos han terminado la planificación y se pueden pasar los conceptos de pago (ver Configuración Exportar Nóminas). Si quieres investigar sobre el proceso de nómina en aTurnos tienes toda la información en nuestro manual. Para realizar la exportación a nóminas puedes indicar: No es necesaria ningún acción para realizar la descarga, no siendo necesario ningún permiso para ello de ningún tipo de rol, ni tampoco que el cuadrante esté cerrado o validado. El cuadrante debe estar cerrado, no pudiendo descargar nada sin estar cerrado el periodo que se quiere exportar. El cuadrante debe estar cerrado y validado, estando ya cerrado el cuadrante se añade la necesidad de que un rol de Superusuario valide que están correctos los conceptos de nómina desde ‘Totalizada por Equipos”. También podremos indicar si una vez se han descargado los conceptos de nómina, se pudiera o no repetir la acción. Cierre de Cuadrante La fecha de cierre de cuadrante indica que la planificación está correcta hasta la fecha indicada, a partir de ese momento no podrán modificar planificaciones anteriores a esa fecha. Se puede indicar una fecha de cierre del cuadrante a nivel de todo el equipo o a nivel de un trabajador, este sucede en los finiquitos cuando se precisa la descarga de un único trabajador por finiquito o cualquier otro motivo. Para modificar la fecha de cierre a un solo empleado, podremos hacerlo desde su perfil del trabajador (ver Nóminas). Si se cierra a ese trabajador, se pueden modificar sus datos de planificación, solo se controla que no se puedan modificar los datos cuando se cierre todo el cuadrante para todo el equipo. ¿Quién puede cerrar el cuadrante? Únicamente lo podrán hacer tipos de rol como el Administrador Total o Superusuario (ver post ‘Roles de usuario en aTurnos’). Si eres un Administrador Total, deberás realizar la acción desde exportar a nóminas. En caso de tener rol de Superusuario, además de a través de exportar a nóminas, desde el menú de RR.HH. tendrá la opción de ‘Cierre de cuadrante’ e incluso por medio del botón ‘Cierre de cuadrante’ disponible en la primera sección del cuadrante. Por ejemplo, un supervisor de departamento o un jefe de planta, podrían ser roles con el permiso para cerrar el cuadrante. ¿Cómo sabemos que está cerrado el cuadrante? Antes comentamos que al hacer el cierre, no se podrían realizar modificaciones en el mismo, quedando deshabilitada la operativa diaria de los menús. Completado el cierre, aparecerá en el encabezado un candado cerrado en cada día del cuadrante. Si solo estuviera cerrado un empleado no aparecerian los candados en las fechas pero al intentar modificar a este empleado saldría un aviso de que no se puede modificar a este empleado. ¿Cómo cerramos el cuadrante de un solo trabajador para hacer un finiquito? Dentro de su ficha del empleado tenemos la opción de cerrar solamente el cuadrante a este trabajador, más información en el manual. Validación de cuadrante El proceso de validación es un paso intermedio opcional entre el cierre del cuadrante y la descarga de las nominas. Se inicia cuando un mando superior (rol de superusuario) valida que es correcta la planificación y se pueden volcar los datos a nómina. La necesidad de validar el cuadrante, depende de la configuración de los permisos, ya que no se puede validar una planificación que previamente no se haya cerrado. La fecha de validación será la misma que la de cierre, nunca anterior. ¿Quién valida el cuadrante? Existe una función en aTurnos donde el rol de superusuario puede ver los datos totalizados por cada uno de los equipos y realizar la validación. Esta función es muy útil cuando la dirección revisa los conceptos de forma totalizada y si aprecia que no cuadran los datos puede ver el detalle de los trabajadores en cada cuadrante (ver ‘Totalizada por equipos’). Antes de validar para descargar, podemos consultar que están recogidos los conceptos correctamente en el cuadrante, para ello existe la herramienta de ‘Estadística todos los equipos’ donde aparecerán los datos de cada concepto por cada trabajador de todos los equipos administrados por el superusuario. Descarga de conceptos de nómina Es el último paso para integrar los conceptos en el gestor de nóminas. La configuración establecida en Administrar>Ajustes>Exportación a nóminas permite cerrar y/o validar el cuadrante antes de la descarga de los conceptos de nómina. La descarga implica la exportación de los conceptos de nómina a sistemas de terceros como SAP. Puede ser realizada tanto desde el API de aTurnos, como a través del menú de aTurnos, en este caso la aplicación genera un archivo de texto plano. El dato de descarga de nómina pertenece a cada trabajador, no es un dato de todo el equipo como ocurre en la fecha de cierre del cuadrante. Si se exportan conceptos de ese trabajador, se actualiza su fecha de descarga. En caso de ser conceptos anteriores, siempre se mantiene la fecha más reciente. Por ejemplo, si hubiera que proceder para obtener los conceptos para finiquitos, se pueden descargar específicamente los conceptos de un trabajador, del 1 de marzo al 15 de marzo. Si después se hace la descarga de todos los trabajadores del 1 marzo al 31 de marzo, ya no se produce la realiza la de este trabajador y sí la del resto,…
Aplicando internet de las cosas en la gestión de personal: en el camino de la excelencia
23 octubre, 2019Independientemente de si una organización debe coordinar a cientos o miles de trabajadores o simplemente está tratando de gestionar los recursos de unas pocas docenas de personas, la gestión eficaz de los trabajadores es un desafío. Los líderes corporativos piden que los gerentes de primera línea controlen los costos y aumenten la satisfacción del cliente, sin atajar la seguridad y la calidad. En este contexto donde la optimización de recursos es clave, las herramientas de gestión de servicios se han convertido en un requisito esencial para las organizaciones en el camino hacia la excelencia en la prestación de servicios. Esta nueva forma de gestión de las empresas requiere la digitalización de los procesos de la fuerza de trabajo para poder ser más productivos. Es decir es necesario obtener más datos del entorno para poder tomar mejores decisiones en tiempo real y no solo realizar planificaciones. Esto ayudara no solo en la gestión de las tareas que se generan dentro de los turnos y sino a entender la forma de gestionar procesos y los recursos en las empresas. Para ello se deberán desarrollar las tecnologías software y necesarias que permitan llevar a cabo el procesado automático y en tiempo real de toda aquella información relevante para la gestión de tareas, colas y turnos de trabajo de empleados de cara al público (front office), con la finalidad de reducir al máximo los tiempos de compra, por medio de una optimización de los turnos de trabajo de los empleados, por un lado, y de compartir información entre los propios clientes finales y empleados de “front office”, por el otro. En concreto el objetivo del nuevo paso en aTurnos será el desarrollo y validación de cada una de las diferentes tecnologías: RFID Reconocimiento de imágenes por cámaras Beacons Web, filtrado por IP Tarjeta y huella GPS Para cada una de ellas se deberá de validar un prototipo capaz de obtener datos del entorno para automatizar la gestión de procesos y que ayude en la toma de decisiones. Para ello será necesario alcanzar los siguientes objetivos: Alcanzar un nivel de optimización en la gestión y procesos operativos en empresas. Facilitar, por parte de la empresa de servicios, información detallada y en tiempo real sobre el estado de la entrega de servicios demandados. Crear una gran base de conocimiento. Incorporar las últimas tendencias tecnológicas en el ámbito de Internet de las cosas (IoT) y Big Data. Por otro lado, será necesario llevar a cabo los siguientes desarrollos tecnológicos: Desarrollar un modelo de integración basado en Internet de las Cosas. Desarrollar modelo de gestión basado en minería de datos y Big Data. Desarrollar Hardware y aplicativos en los dispositivos móviles. Desarrollo software que realice las tareas de backoffice. Desarrollar un producto de gestión ligado a las mejores prácticas del sector Desarrollar un modelo de la IA (Inteligencia Artificial). Este proyecto implica llevar a cabo tres desarrollos o actuaciones principales que se describen a continuación: Hardware: elementos hardware que puedan recuperar del entorno dividido en dos tipos: Captura de acciones/presencias no intrusivos (No requiere acción por parte del empleado) o conta-personas para contabilizar número de clientes, seguimiento de trabajadores sin ningún tipo de acción por parte del empleado. Son tecnologías basadas en reconocimiento de imagen, reconocimientos de voz, análisis de redes, etc. Captura de acciones/presencias intrusivas (requiere acción por parte del usuario como botones de pulsación) o elementos hardware para el inicio o fin de tareas/presencias por acción. Botones de pulsación, lectores de presencia, tablet informativas, etc. Integración: aTurnos tiene que desarrollar un API para la integración que permita la captura de datos desde diferentes sistemas de forma ágil y segura. Para ellos el diseño del API tiene tres pilares: Cada trabajador es una URL y se puede recibir datos que le afectan desde sistemas externos apuntando a este mismo API. Cada localización (Puesto físico) es una URL y se puede consultar los datos sobre la misma como las tareas que tiene abiertas, las tareas planificadas. Cada acción que se realiza en el entorno genera un tarea que tiene que ser procesada en aTurnos y será tratada por los diferentes algoritmos. Software: aTurnos tiene que preparar los algoritmos de planificación automática de tareas con toda la cantidad de datos que llegan de las diferentes fuentes de trabajo. Esto incluye un definición de datos y estructuras de datos para poder trabajar en la inteligencia artificial. Este proyecto ha sido cofinanciado por la Fondo Europeo de Desarrollo Regional (FEDER) y por la Junta de Comunidades de Castilla – La Mancha a través del programa INNOVA – ADELANTE.