Desafiando la calculadora con patrones de turno complejos (6×2, 4×3, 5×3)
9 junio, 2020Gracias a la nueva actualización de la calculadora de aTurnos y al módulo de Operaciones, vamos a realizar un ejemplo de una planificación compleja para ver cómo algunos errores que tenía el algoritmo anterior de la calculadora, ya están corregidos en esta nueva versión. Para ello, tomaremos de ejemplo una planificación 6×2 donde la primera cifra nos indica el número máximo de días seguidos que se pueden trabajar y el segundo número los descansos seguidos correspondientes (este mismo ejemplo, fue explicado y planificado en otro artículo con la antigua versión de la calculadora: Patrones de turnos rotativos (6×2, 5×2, 4×3) Existen múltiples formas de crear estos patrones/planificaciones en aTurnos, pero las dos formas más utilizadas y mejoradas son las siguientes: 1.Desde la calculadora, insertando el número de empleados que se necesita por turno y el número total de trabajadores disponibles para cubrir dichos turnos. Es importante destacar que con la calculadora se crean patrones o secuencias de turnos. 2.Desde el módulo de Operaciones, a través del ajuste de turnos de una demanda de necesidades de personal. Al contrario del caso anterior, con el módulo de operaciones, la planificación es personalizada a las características y el índice de disponibilidad de cada trabajador (no se crean secuencias de turnos para trabajadores con características homogéneas). Características de este ejemplo Tipos de turno Para comenzar la planificación, en este ejemplo hemos indicado el siguiente horario en los tipos de turno: el de Mañana (M de 7:00 a 15:00), el de Tarde (T de 15:00 a 23:00) y el de Noche (N de 23:00 a 7:00). Restricciones En cuanto a las restricciones, tendrá en cuenta la de todos los trabajadores añadidas anteriormente, así como las restricciones individuales por cada trabajador, es decir, que si un empleado no puede realizar el turno de noche, no lo planificará para ese turno. Las restricciones más comunes y que hemos escogido son: No puede trabajar más de X días seguidos (para este ejemplo, 6 días seguidos) No permitir solapamiento de turnos 12 horas de descanso entre turno y turno No superar las horas semanales del trabajador (40 horas en este caso) Días de descanso seguidos a la semana (2 días para este ejemplo) Cálculo estándar con la calculadora En primer lugar hemos introducido la demanda de trabajadores que queremos cada día la semana desde la Planificador>Calculadora, de tal manera que nos hará la planificación teniendo en cuenta dicha demanda de personal haciendo clic en la opción de Calcular. Para una mejor comprensión, se van a realizar 4 pruebas con la Calculadora Normal. Vamos a tomar como demanda en todas de ellas la necesidad de tener un trabajador disponible en cada día de la semana y por cada turno. Además, cada periodo en la Calculadora, nos indicaría un trabajador diferente. 1.Planificación para 4 trabajadores sin restricciones Al no tener en cuenta ninguna de las restricciones, la demanda nos quedaría totalmente cubierta, viendo que las horas computadas superan las 40 horas semanales por contrato en el caso de 1 trabajador. 2.Planificación para 4 trabajadores con restricciones En este caso, al contrario que el anterior, podemos observar que la demanda no ha sido posible cubrirla totalmente debido a que ha tenido en cuenta todas las restricciones. 3.Planificación para 5 trabajadores sin restricciones Al escoger 5 trabajadores, podemos comprobar que sin tener en cuenta las restricciones la demanda queda cubierta totalmente superando tan sólo 2 de los trabajadores las horas semanales. 4.Planificación para 5 trabajadores con restricciones Vemos que al tener en cuenta las restricciones, la demanda de 5 trabajadores tampoco quedaría cubierta totalmente. Para más información detallada sobre el uso de la Calculadora, puedes acceder a nuestro Manual. Cálculo con el módulo de Operaciones Con esta nueva opción, accederemos al módulo de Operaciones y en “Ajustes de turno” podremos añadir cualquier demanda seleccionando los trabajadores a los que queremos aplicarla y así realizar una planificación adecuada. Esta opción resulta mucho más eficaz que la Calculadora, puesto que aquí puedes seleccionar los trabajadores que quieras reales teniendo en cuenta las restricciones aplicadas individualmente a cada uno. A su vez, vamos a realizar otras 4 pruebas con el Módulo de Operaciones para una mejor comprensión de la herramienta. 1.Planificación para 5 trabajadores con restricciones En este primer ejemplo, hemos seleccionado 5 trabajadores durante el mes de Julio teniendo en cuenta las restricciones citadas anteriormente y podemos observar que la tabla de cobertura, situada justo debajo del Cuadrante, no está cubierta totalmente ya que los números en rojo nos indican que falta personal para cumplir con esa demanda y con las restricciones seleccionadas. También en Planificación>Cuadrante podemos observar la planificación por defecto que saldría, teniendo en cuenta que los días que no tengan turnos asignados serían días libres o de descanso. 2. Planificación para 4 trabajadores sin 2 restricciones En este otro caso aunque siguiendo con el mismo ejemplo y escogiendo 5 trabajadores durante el mes de Julio, hemos eliminado tan sólo 2 de las restricciones que serían “No trabajar más de X días seguidos” y “Días de descanso seguidos a la semana”. Podemos observar por tanto en la tabla de cobertura, que la demanda queda totalmente cubierta según los trabajadores que se han planificado. 3.Planificación para 4 trabajadores con restricciones En este otro ejemplo, hemos escogido tan sólo 4 trabajadores durante el mes de Julio. De esta manera si quedase un turno sin cubrir, como empresa, el lugar de contratar a 5 trabajadores y que se queden por debajo de sus 40 horas semanales, contratarían a 4 trabajadores y a otro media jornada, por ejemplo. Podemos observar que la tabla de cobertura no estaría cubierta totalmente teniendo en cuenta las restricciones. Aquí tendríamos la visión del Cuadrante final con los turnos para cada trabajador. 4.Planificación para 4 trabajadores sin 2 restricciones En el caso de incumplir las 2 restricciones como en el ejemplo anterior, se puede observar que solamente quedan algunos turnos sin cubrir, por lo que quizás sería conveniente contratar a un trabajador más pero sólo a media jornada. O por otro…
¡Novedades de la actualización del 04/06/2020!
4 junio, 2020A continuación, vamos a proceder a la explicación de distintos cambios y actualizaciones que tendrán lugar en la subida de la noche del 4 de Junio de 2020. Para ello se van a describir detalladamente las nuevas funciones que se van a llevar a cabo en nuestra herramienta de aTurnos y la sección a la que hace referencia: CUADRANTE Al hacer clic sobre un determinado día planificado, hemos desarrollado la opción de “Cortar Día”, para que así el Administrador pueda cortar la planificación de dicho día incluso si tiene 2 o más turnos y/o localizaciones y poder pegarlas en otro día. Es importante recordar que, esta función, borra (corta) la planificación del día origen, para poder pegarla en el día destino. Al hacer clic sobre un turno planificado, y seleccionar la opción “info” del desplegable, en “acciones”, puedes añadir un determinado comentario sobre dicho turno. Posteriormente, aparecerá una “i” sobre dicho turno, alertándote que el mismo tiene información que visualizar. TOOLTIPS Para que la navegación y tu trabajo con aTurnos sea más sencillo y eficaz, hemos desarrollado los Tooltips, que los puedes visualizar a través del botón (i), con una explicación más detallada sobre la funcionalidad de aquél elemento en el que te encuentres. Además, en muchos casos, dicha explicación enlazará con un link a nuestro Manual de Ayuda, para que así puedas comprender mejor dicha funcionalidad. CALCULADORA Los algoritmos de la calculadora han sido mejorados para ofrecer soluciones a planificación complejas atendiendo a las restricciones a nivel de equipo. Puedes ver el funcionamiento de la calculadora en el siguiente enlace: Calculadora de turnos. RRHH (SUPERUSUARIO) Listado de turnos y horas: Este desarrollo solo será visible para aquéllas usuarios que tengan el rol de Superusuarios (ver Roles de Usuario). En la pestaña “Tipo de horas”, aparece el tipo de hora que se relaciona con la descripción de la hora previamente creada, es decir, si es hora normal, extra o complementaria. Todo ello, para ayudarte a tener mejor identificada la tipología de la hora creada. Reportes: Antes los reportes estaban totalizados por equipos, ahora también se pueden visualizar los reportes a nivel de trabajador. RESTRICCIONES Los trabajadores podrán visualizar, a modo de consulta, siempre y cuando tenga el permiso oportuno por parte del Administrador, qué tipo de restricciones tienen. MÓDULO DE OPERACIONES Ahora para realizar cálculos de turnos cada vez más ajustados a tus necesidades, hemos desarrollado el concepto de: Ratio de disponibilidad (este se puede ver en el perfil del trabajador en la pestaña de Disponibilidad si dispones del módulo de Operaciones). Básicamente esto permite que dadas las restricciones a nivel de equipo y a nivel de empleado, se asigna una “puntuación” a cada trabajador. Por ejemplo, imagínate que un trabajador X tiene una restricción de que no puede trabajar los fines de semana, en este caso el sistema lo que hará para asignar turnos el fin de semana es escoger otro trabajador Y, ya que el ratio de disponibilidad el fin de semana del trabajador X es menor al del trabajador Y. APP En la app de aTurnos también se van a introducir nuevos cambios para un funcionamiento más cómodo y rápido: 1.Módulo Documentos: Tanto el Administrador Total, como los demás Administradores y los trabajadores (en caso de tener los permisos oportunos), pueden importar documentos, para que posteriormente puedan ser exportados por los trabajadores para su visualización (en caso de tener los permisos oportunos). 2.Nueva petición: Los trabajadores, al realizar una petición desde su planificación en el cuadrante de vacaciones, permisos, turnos, horas, libres, etc… puede adjuntar un archivo relacionado con dicha petición (Ej: ante una petición de un permiso por IT durante dos días, adjuntar el justificante médico), para que así el Administrador, antes de aprobar la petición, pueda comprobar la veracidad de dicha petición a través del documento enviado. 3.Tareas: El trabajador podrá visualizar el listado de tareas encomendadas por el Administrador, el estado de las mismas según el color, así como la descripción (si en su caso, la hubiera) de dicha tarea. Directamente desde la App podrá comenzar la tarea, así como cancelarla.
Gestión de documentos desde la APP de aTurnos
21 mayo, 2020Si tu equipo dispone del Módulo de Documentos, podrás descargar así como subir archivos directamente desde la APP. Esta nueva función en la aplicación permite agilizar los procesos de comunicación entre los trabajadores y los administradores. La APP de aTurnos se puede descargar en Play Store (Android) o APP Store (iOS), o se puede acceder mediante el siguiente enlace: APP de aTurnos. Para poder subir o descargar documentos, debes acceder a la APP y hacer clic en el apartado de Documentos. Una vez dentro, verás el listado de documentos que ha(n) subido tu(s) Administrador(es) así cómo los aquellos subidos por ti. En la parte inferior puedes ver un botón desde el cual puedes cargar documentos a aTurnos escogiendo el tipo de documento (el listado de tipos de documentos los crea el Administrador, ver manual). Por otro lado para adjuntar documentos a peticiones de absentismos (permisos), turnos, horas, etc., debes iniciar la petición y en el formulario verás en el último campo un botón donde se indica “Adjuntar archivo”. Para ver más sobre el proceso a seguir en la APP, puedes ver la siguiente presentación:
¡NUEVO WEBINAR DE TRANSPORTE Y REPARTO!
19 mayo, 2020Debido a la sencillez y agilidad que proporcionan, hemos decidido ofrecer webinars para ayudar a la planificación y gestión de recursos humanos en distintos sectores, siendo el primero el sector de transporte y reparto. Los webinars son conferencias en formato vídeo, y consistirán en una breve explicación acerca de la planificación y gestión de los trabajadores. No obstante, a parte de los webinars en vivo que realizaremos, puedes tener un acceso al contenido accediendo al siguiente enlace: Webinar Transporte y Reparto. Este sector se encuentra en pleno crecimiento y requiere de nuevas herramientas para adaptarse a una demanda cambiante y a actividades cada vez más complejas. Por ello, la planificación de trabajadores se realiza en función de sus especialidades y localizaciones (o rutas) y según las necesidades del personal (demanda). Algunos de los puntos fundamentales para la gestión y planificación en este sector y que se incluyen en este webinar son: En primer lugar, definir datos sobre los trabajadores para poder trabajar de forma ágil y tener una visión operativa sobre mi plantilla actual. Para ello, se configurará el perfil del empleado estableciendo vacaciones, categorías o porcentajes de la jornada y se asignarán las distintas especialidades (conductor, repartidor, manager, etc). Las horas complementarias son importantes en este sector para poder ajustar los picos de demanda de los clientes y no tener gastos fijos. También se completarán las restricciones que normalmente, en este sector son las horas semanales máximas (39 horas a la semana) o para el personal que no está el 100% de la jornada al año. También es de relativa importancia establecer las localizaciones y zonas en las que se llevará a cabo dicha actividad. Una vez definidos los trabajadores, se indica la demanda, es decir, las necesidades del personal, que se puede cargar automáticamente, desde un Excel o CSV. También existe la opción de tareas, que se pueden cargarán desde un sistemas de facturación por ejemplo. Se trata de una forma dinámica e integrada de generar demandas. Si la demanda resulta constante, las necesidades de los clientes podrán adaptarse al personal mediante la Calculadora, ya que esta herramienta te permite hacer un patrón para la rotación de los trabajadores. Por último, podrás revisar y realizar modificaciones sobre la planificación, como la validación de bajas, solicitudes de vacaciones, cambios de turno entre compañeros o permisos, Control de Presencia, etc. Estas actividades las podrán realizar los trabajador desde la App de aTurnos para una mayor comodidad. Todavía no hemos fijado un día concreto para realizar en vivo el webinar de Transporte y Reparto, pero si deseas que te avisemos cuando sí lo fijemos, puedes escribirnos a hola@aturnos.com así como para resolver cualquier duda o sugerencia. Para más información, podrán acceder al Webinar de Transporte y Reparto donde explicamos todo más detallado mediante vídeos para una mejor comprensión del proceso.
Sistemas de fichar alternativos a los biométricos de huella
14 mayo, 2020Debido a la situación actual en España y tras la crisis ocasionada por el coronavirus, se intenta volver a la vida normal poco a poco según las distintas fases de desescalada y sobre todo, que las empresas vuelvan al funcionamiento habitual así como los trabajadores en su jornada laboral. Esta vuelta a la normalidad podrá ser posible únicamente siguiendo a raja tabla las medidas obligatorias y recomendaciones que el Gobierno ha tomado desde el Real Decreto del COVID19, entre las que destaca la decisión de prohibir y rechazar los sistemas de fichaje por huella dactilar por el riesgo que esto supone, además de tener que estar desinfectando dicho dispositivo después de cada uso (para ver cómo desinfectar estos dispositivos correctamente accede al siguiente enlace). Para ello, se van a detallar a continuación distintas alternativas en aTurnos de dicho sistema con la posibilidad de reemplazar el fichaje de huella dactilar por otros sistemas de control de presencia mucho más seguros. La principal alternativa pero también la más cara, son los sistemas biométricos de reconocimiento facial. Este sistema viene determinado por nuestro proveedor de sistemas biométricos llamado Suprema, de manera que los marcajes se cargan en tiempo real de forma automática desde los sistemas de Suprema a nuestra plataforma. Suprema ofrece el FaceStation2, se trata del terminal más avanzado y eficaz debido a la velocidad de identificación y precisión de seguridad. Pero si no deseas realizar una inversión extra en adquirir dispositivos nuevos, tenemos otras opciones de fichaje y control de presencia como son: IP o red de la empresa: esta es la forma más empleada y sencilla siendo compatible con cualquier dispositivo. Mediante este sistema, solo los trabajadores que estén conectados (en cualquier dispositivo) a la red de la empresa podrán fichar (ver más). Geolocalización: gracias a este sistema, se podrán delimitar las localizaciones desde los trabajadores podrán fichar o permitir (de forma individual en el perfil de cada uno) que fichen desde cualquier lugar. Para una geolocalización correcta mediante GPS se debe utilizar la APP en los teléfonos móviles, ya que no todos los ordenadores disponen de GPS (ver más). Dispositivo registrado: solo los trabajadores que acceden a aTurnos desde el dispositivo registrado pueden fichar siendo compatible con cualquier dispositivo. Ejemplo: un ordenador del puesto de recepción, que los trabajadores de recepción utilizan cada vez que empiezan su turno (ver más). Tarjeta: esto es posible mediante los sistemas biométricos, ya que admiten también este formato. Si ya eres cliente de aTurnos y utilizas los sistemas biométricos de Suprema o no dispones de estos dispositivos y estás interesado en adquirirlos para utilizarlos con tarjeta mientras dure la epidemia, contacta con nosotros en la siguiente dirección: soporte@aturnos.com y te ofreceremos la información que necesitas en cuanto a coste y funcionamiento. Para más información puedes ponerte en contacto con nosotros en el siguiente correo: soporte@aturnos.com. También podemos recomendarte aquel que mejor se adapte a tus necesidades y a las características de tu empresa o actividad.