¿Cómo gestionar un equipo de trabajo?
29 julio, 2020Un equipo de trabajo está formado por un grupo de personas que tienen como fin un objetivo o meta común, es decir, todos tienen que cooperar como si fueran una única entidad. De esta manera, ponen en común opiniones, capacidades o habilidades formando un esfuerzo común llamado sinergia para conseguir la mayor productividad de la empresa o beneficio. Además resulta motivador para todos los trabajadores el poder intercambiar distintas perspectivas ampliando la capacidad de cada uno de ellos. Para que dicha gestión de equipos sea óptima, es importante conocer cómo se pueden potencias las fortalezas de cada miembro del equipo e integrarlas en la dinámica de trabajo de grupo para que puedan cooperar entre ellos. Para poder conseguir esto, son fundamentales algunas características como escuchar a los compañeros, es decir, la solidaridad y el compromiso que se tiene con el resto de compañeros de equipo, ya que si uno no realiza bien el trabajo, podría llegar a afectar al resto. Para que todo esto funcione, es necesario también que haya una comunicación dinámica y constante para poder intercambiar información y opiniones. Esto se consigue gracias a las reuniones de equipo y a las herramientas que existen para organizar y planificar los equipos de trabajo. Resulta muy sencillo compartir documentos o mantener la comunicación mediante videollamadas entre varias personas a la vez, permitiendo la compartición de pantalla. Por otro lado, en un equipo de trabajo es fundamental que haya un líder o conjunto de personas con mayor capacidad de decisión que el resto y que de esta manera también sepa recompensar el esfuerzo y los éxitos del equipo de trabajo para aumentar la confianza y apoyo mutuo. Esperemos que estas claves os sirvan para poder gestionar de manera óptima futuros proyectos de trabajo en equipo. Para cualquier duda o sugerencia no dudes en contactar con nosotros en soporte@aturnos.com.
Herramientas fundamentales para el TELETRABAJO
22 julio, 2020Últimamente el teletrabajo ha tenido un crecimiento exponencial tras el estado de alarma del coronavirus, es por ello, por lo que además de haber supuesto una revolución para las empresas, también ha servido para gestionar mejor los espacios de trabajo en las oficinas. Lo más importante para llevar a cabo las tareas en remoto es conocer cuáles son las herramientas fundamentales y así llevar el teletrabajo de la forma más cómoda posible, lo cual ha sido posible gracias a las nuevas tecnologías y sobre todo al acceso a Internet. A continuación vamos a recomendaros las mejores herramientas para trabajar en remoto y ser lo más eficaces posibles según las áreas principales de teletrabajo como son la comunicación, la gestión de tareas, el control horario y la organización. Comunicación y videollamadas En cuanto a la comunicación, podríamos decir que es el aspecto más importante y fundamental a la hora de teletrabajar, puesto que hay que mantener contacto con el equipo de trabajo, tanto al que está trabajando desde casa como al que está en la oficina mediante videollamadas. En este área destacamos las siguientes herramientas: Slack: esta herramienta de comunicación interna funciona como un chat individual o en grupo y puede integrarse con Google Drive, Skpype, Dropbox o HubSpot. Puedes crear chats por departamentos o por grupos de trabajo, consultar el historial de las conversaciones e iniciar llamadas de voz y vídeo, entre otras opciones. Microsoft Teams: es una plataforma unificada de comunicación y colaboración que combina un chat en el lugar de trabajo, reuniones de vídeo, almacenamiento de archivos e integración de aplicaciones. Skype: con esta herramienta puedes compartir documentos y realizar videollamadas con varias personas a la vez. Su versión está integrada con Office, pero con la gratuita se puede compartir la pantalla y aprovechar Google Docs para tratar documentos conjuntos. Compartir documentos Algunas de las herramientas anteriores también sirven para compartir documentos, pero aquí os taremos algunas más específicas para esta acción: Google Drive: permite trabajar en tiempo real con cualquier tipo de documentos de la extensión que sea. Puedes crear hojas de cálculo, de texto, gráficos, Power Points, etc. Además varios usuarios pueden conectarse a la vez en el mismo documento y realizar modificaciones y compartirlos. Dropbox: es uno de los servicios más extendidos para enviar archivos de gran tamaño o para compartir archivos disponibles sin tener que entrar en los servidores de la empresa. Organización y gestión de tareas y tiempo Para poder gestionar bien el tiempo y las tareas mediante el teletrabajo, es necesario disponer de una serie de herramientas específicas que nos ayuden a organizarnos y ser más eficientes. Algunas de ellas son: Trello: es un software de administración de proyectos con interfaz web y con cliente para iOS y Android para organizar proyectos. Esta herramienta funciona en la nube y permite distribuir tareas e incluso asignarlas de forma personalizada entre los miembros del equipo y además es una aplicación gestada en el ámbito técnico, de gestión de proyectos por tareas según la metodología Kanban. Microsoft To Do: es una de las aplicaciones más prácticas para el teletrabajo. Da acceso a múltiples plataformas que nos permiten hacer un seguimiento de todo tipo de tareas, subtareas, notas o recordatorios. Esta herramienta también nos sugiere cómo llevar al día las tareas de forma personalizada. aTurnos: gracias a nuestra herramienta podrás gestionar las tareas de la manera más sencilla posible. Además podrás crearte una lista, con el tiempo, la duración, cuándo y qué día en concreto vas a querer realizarlas. Por otro lado, si lo que quieres el controlar el tiempo de trabajo, podrás consultar las horas planificadas, horas trabajadas y horas presenciales y controlar el horario de los trabajadores de tu empresa y así poder planificar y organizar a tus empleados de forma más cómoda, clara y sencilla mediante el Cuadrante. Esperemos que os hayan servido de ayuda estas herramientas para llevar a cabo el teletrabajo de la mejor forma posible. Para cualquier duda o sugerencia puedes consultar con nosotros a través de soporte@aturnos.com.
¡Novedades de la actualización del 16/07/2020!
14 julio, 2020Con vistas a la nueva subida que tendrá lugar la noche del 15 de Julio de 2020, vamos a explicar a continuación los cambios y actualizaciones que se han realizado. Para ello se van a describir detalladamente las funciones nuevas que se van a llevar a cabo en la herramienta de aTurnos en los distintos apartados: CUADRANTE En el cuadrante, en la sección de Peticiones y Cambios, se ha acordado que en el Historial de cambios, en la columna de Acciones desaparezcan los botones de aceptar y rechazar puesto que si soy el origen del cambio, el rechazar aparecerá siempre independientemente del paso del flujo, mientras que el aceptar aparecerá únicamente si soy partícipe del cambio y está en mi flujo. Por otro lado en el Cuadrante>Cuadrante Anual se ha introducido una última columna con la suma de horas efectivas al mes a la hora de realizar acciones de importar o exportar a Excel o PDF. TOOLTIPS En este caso, se ha introducido en el tooltip del Cuadrante, el Balance anual a fin de año (Diciembre). CONTROL DE PRESENCIA Los descansos ahora se podrán introducir como un campo más en los tipos de turnos de forma forzada, en lugar de la diferencia entre las horas totales y computadas. Este campo solo va a aparecer si tiene el Control de Presencia activado. Para el volcado inicial se introduce la resta de horas totales y computadas como descanso siempre y cuando las horas totales sean superiores a las horas computadas. En la configuración del control de presencia en cuanto a descansos las opciones siguen siendo las mismas: No tener en cuenta los descansos (el nuevo campo de los tipos de turno mencionado en el anterior párrafo) Tener en cuenta los descansos y se fichan (por lo tanto, el sistema solo contará que ha habido descanso si el trabajador ficha a mitad de jornada su descanso) Tener en cuenta los descansos y no se fichan (en este caso el sistema automáticamente tiene en cuenta el descanso aunque no se fiche). También en el Control de Presencia se ha introducido la localización del turno para poder visualizar mejor desde dónde el trabajador ha fichado su jornada. MÓDULO DE OPERACIONES En el módulo de operaciones, se ha añadido la opción de solo tener en cuenta las restricciones obligatorias para realizar el ajuste de turnos, por tanto, ahora existen 3 opciones: Tener en cuentas todas las restricciones Tener en cuentas solo las obligatorios No tener en cuenta restricciones PLANIFICADOR En todos los tipos de turnos nuevos por defecto, va a permitirse el cambio y la petición. Por otro lado, en el Planificador>Patrones de turnos, a la hora de editar un patrón y hay varios turnos, se ha puesto la opción de que se pueda borrar tan solo un turno y no se tenga que borrar todo el día. Otra mejora que se ha realizado en los patrones de turnos es que al modificar el turno, se va a mantener la localización. NUEVO TIPO DE ABSENTISMO (EXCEDENCIA/SUSPENSIÓN) Este nuevo tipo de absentismo ajusta las horas y las vacaciones durante el tiempo aplicado, es decir, actúa como si hubiera un corte en contrato. RESTRICCIONES (perfil del trabajador) En cuanto a las restricciones, cuando se haga clic en comprobar restricción en el perfil del trabajador saldrá en rojo si se incumple dicha restricción. Además se ha añadido la opción de que el propio trabajador pueda validar las restricciones al igual que el administrador y se podrán comprobar según las fechas que seleccionemos. En cuanto a las peticiones, se ha incluido en el perfil del trabajador una nueva tabla de restricciones llamada “petición de restricciones”. Dicha tabla guarda todas las columnas de una petición con el trabajador que ha realizado la petición, la fecha, el administrador que la ha aprobado y cuándo la ha aprobado. Estas peticiones podrán verse en una lista y al aprobar la petición, se creará la restricción en la tabla de restricciones. Además se indicará el estado en el que se encuentra la petición. Esto permite al trabajador solicitar una restricción (deseable) que puede ser aprobada por un mando antes de tenerse en cuenta y el administrador podrá ver dicho aviso en el perfil del empleado. AJUSTES En Administrar>Ajustes en la pestaña de Cambios no se va a permitir devolver cambios a más de X días cuando marcas la opción de devolver el turno. Para ello, se ha añadido una columna que identifique el número máximo de los días en que se puede devolver un cambio. A su vez, se ha hecho un desplegable en dicha pestaña con los días que se pueden devolver (el 0 significaría sin restricciones, hasta 30 días como máximo). También, en el cuadrante no se marcaran los días que sean mayores al día del cambio. Por otro lado, en el perfil general de los trabajadores, en el apartado de “Horas en los equipos”, se ha añadido una nueva columna llamada “AJUSTE” y otra llamada “Número total de días del periodo”. Otro cambio que va a producirse es que al modificar el año, en “Ver ajustes” se van a mostrar los ajustes del año seleccionado. En cuanto al balance de vacaciones, se ha introducido una nueva columna donde saldrá el ajuste con las vacaciones ajustadas. Por tanto quedarían las siguientes: Vacaciones que le corresponde al periodo Vacaciones disfrutadas Ajuste de vacaciones Por último, en este apartado en la configuración general previa de datos de vacaciones, se ha procedido a cambiar el nombre de “Vacaciones contrato 31/01/2020 – 31/01/2021” por “Vacaciones del año”. ESTADÍSTICAS En Estadísticas>Absentismos, en la pestaña de Absentismos Totales se ha añadido una nueva columna que indica las horas totales de absentismos totales según se indique en la barra de las fechas. En cuanto a los festivos por localización, se cuentan como días festivos los que no tengan localización o los festivos de la localización por defecto del empleado, es decir si hay jerarquía en los festivos, pero al revés no. Esto afecta a las estadísticas de festivos y…
¿Cómo seguir siendo productivo teletrabajando en verano?
7 julio, 2020Durante el verano, muchos trabajadores bajan la productividad y el ritmo de trabajo, las ausencias de compañeros aumentan y no saben cómo gestionar el trabajo durante las vacaciones. Estas causas llevan a que los trabajadores lleguen a desmotivarse e incluso perder la inspiración y las ganas de trabajar. Para ser más eficiente tan sólo debes seguir algunos pasos que te proponemos a continuación. Además, gracias a que cada vez son más las empresas que han implantado el teletrabajo como medida de prevención y forma nueva de trabajo en verano, también va a ayudar a que sea mucho más fácil y sencillo trabajar ya no solo desde casa, sino desde cualquier sitio en el que nos encontremos. Flexibilidad: gracias al teletrabajo, podemos compaginar mucho mejor la vida laboral y personal, de manera que desde cualquier sitio podemos conectarnos con la empresa. También facilita el cuidado de los niños permitiendo horarios de trabajo muy flexibles aumentando la satisfacción y productividad. Tareas pendientes: debido a que en vacaciones tienes algo más de tiempo, podrás dedicarlo a aquellos temas que tenías abandonados y retomarlos y aunque no sean urgentes, aprovecha la paz y tranquilidad del verano para ponerte al día de todo creando una lista con todas las tareas que tienes pendientes. Desde aTurnos, te facilitamos esta actividad gracias a nuestro apartado de Tareas en el que se podrán ir asignando distintas tareas a cada día y hora para que podamos mantener un control de las mismas. Prioriza y aprovecha el tiempo: intenta aprovechar al máximo las horas de teletrabajo, ya que, cuanto antes termines de hacer las cosas, más tiempo tendrás para desconectar y descansar. Es importante que prioricemos las tareas más importantes y no gastar tiempo en haciendo cosas que no son necesarias. Desconectar: de vez en cuando, desconectar un tiempo del trabajo nos ayuda a despejar nuestra mente y encontrar inspiraciones o nuevas ideas que en situaciones agobiantes, no hubiésemos imaginado. Así, volverás al trabajo con mucha más energía y motivación y poder llevarlas a cabo. Entorno agradable: el teletrabajo también nos permite que podamos llevar a cabo nuestra actividad profesional desde un sitio mucho más ambientado a tu gusto, como por ejemplo sillas más cómodas, paisajes bonitos e inspiradores, luz natural, etc. Comunicación: es importante también seguir en contacto con nuestro equipo de trabajo. Esto es posible gracias a las distintas herramientas de videollamadas y videoconferencias que nos permiten conectarnos estando en cualquier sitio. Buena conexión a Internet: asegúrate de que si tienes que estar en verano trabajando en remoto, tener una buena conexión a la WIFI que no te esté dando problemas continuamente es esencial. De esta manera podrás ir al grano y centrarte en lo verdaderamente importante. Herramientas necesarias para llevar a cabo la planificación laboral: uno de los mayores problemas que hay en verano, es que muchos de nuestros compañeros se van de vacaciones en distintas fechas y es muy complicado llevar un control de todos. Para ello, desde aTurnos, ofrecemos que desde el Cuadrante se pueda ver el horario laboral de cada uno de los trabajadores, así como el periodo en el que se van a ausentar debido a sus vacaciones y poder planificarnos las nuestras o bien cambiar el turno por algo que nos haya surgido a última hora. Esperemos que estas recomendaciones os hayan servido de ayuda para no perder el ritmo de trabajo durante el verano y ser lo más eficientes posibles además de las facilidades que el teletrabajo va a poder darnos. Para cualquier duda o sugerencia, no dudes en ponerte en contacto con nosotros en soporte@aturnos.com y te responderemos en el menor tiempo posible. ¡Feliz verano 2020 aTurner@s!
Teletrabajo vs. Vuelta a la oficina
2 julio, 2020Tras haber pasado 3 meses en confinamiento por el COVID19 e implantar el teletrabajo como nueva forma de impartir la actividad profesional, hace relativamente poco, toda Estaña ha podido volver a la nueva normalidad. Es por ello por lo que muchas empresas se plantean la posibilidad de que sus trabajadores permanezcan teletrabajando o bien inicien la vuelta a las oficinas y lugares físicos de trabajo. Ahí está la cuestión, y es que no todos los trabajadores pueden volver a la oficina por la distancia de seguridad y control de aforo, por tanto se tendrá que tener en cuenta qué trabajadores permanecerán en casa trabajando a distancia y quienes volverán a las oficinas. Incorporación de los trabajadores a la oficina La principal medida que deberán tomar las empresas será en quienes serán los primeros en incorporase. Siguiendo el Protocolo del Gobierno, los primeros en incorporarse serán aquellos que tengan altos cargos en la empresa y sean necesarios o bien tengan menor riesgo de contagio y no tengan a su cargo ninguna persona vulnerable. Otra opción es ir alternando y rotando pequeños grupos de empleados bien diariamente o semanalmente. Además, la gestión de espacios en las oficinas es de relativa importancia para el control de aforo y no sobrepasarlo. En aTurnos contamos con la posibilidad de establecer límites mediante Localizaciones de forma que no se puedan planificar más trabajadores en una localización de lo permitido. Otra solución sería utilizar nuestro sistema de Cita Previa donde los trabajadores podrán solicitar el ir a un espacio en concreto u otro a una hora determinada y no coincidir con otros compañeros. ¿Cómo se va a realizar la gestión de turnos? Es complicado llevar a cabo una buena gestión de la jornada teniendo a la mitad de la plantilla trabajando en remoto y la otra mitad en las oficinas, por ello, la mejor forma de llevarlo es mediante videollamadas a la vez que las reuniones físicas para poder compartir opiniones, planificarse la semana, etc. Esto es posible gracias a distintas plataformas como Google Meets, Skype, Zoom, Microsoft Teams, etc. Además es imprescindible una herramienta de gestión de turnos que permita planificar a todos los trabajadores y que ellos mismos puedan visualizarlo, lanzar peticiones de turnos y vacaciones ahorrando tiempo a la vez. ¿Qué soluciones tiene aTurnos? Desde aTurnos esta gestión va a ser posible, esto es todo lo que puedes hacer: En nuestro Cuadrante de Trabajo, si eres Administrador, podrás visualizar todos los turnos de los trabajadores, así como modificarlos, eliminarlos, etc. Para más información sobre el funcionamiento del cuadrante, puedes acceder a través de este enlace a nuestro Manual para Administradores. También podrán controlar la gestión del personal gracias a nuestras Tablas de cobertura que nos indican la necesidad de personal que necesitamos cada día en la oficina o en casa desde el Módulo de Operaciones. Los propios trabajadores del equipo podrán solicitar la gestión de vacaciones o cualquier tipo de petición ya sea absentismo total o parcial, horas, cambios, intercambiar el turno con otro compañero, etc. Para saber cómo hacer dichos procesos, puedes acceder a este enlace de nuestro Manual para Trabajadores. Además de poder gestionar la operativa diaria, van a tener otras opciones para realizar tanto desde la oficina como desde casa y es el Control de Presencia y Registro de la Jornada. Los Administradores podrán ver cuándo y desde dónde han fichado los trabajadores y cuánto tiempo han estado trabajando. Para más información puede acceder a nuestro Manual del Control de Presencia para Administradores. Los Trabajadores podrán fichar desde aTurnos o en el caso de que se les haya olvidado, pueden solicitar una petición de marcaje que el Administrador podrá aprobar. Para saber cómo hacer dichos procesos puede acceder a nuestro Manual del Control de Presencia para Trabajadores. Para más información, puedes contactar con nosotros a nuestro correo soporte@aturnos.com o bien preguntarnos cualquier duda o sugerencia. ¡Esperemos que les sirva de ayuda!