Cómo gestionar el computo de horas cuando existen absentismos en la planificación
14 octubre, 2020Cuando un trabajador tiene absentismos justificados dentro de su calendario laboral o planificación, estos no descuentan de su computo de horas. La pregunta que se hacen en muchos departamentos de recursos humanos es cuál es el criterio para contabilizar esas horas que no se han realizado pero se incluyen en el computo de horas. Muchas veces este criterio viene dentro del convenio o de la negociación laboral aunque muchas otras veces no existe un proceso claro y existe una negociación laboral casi individual. Ahora te vamos a contar como lo hacemos con muchos de nuestros clientes y qué herramientas en aTurnos dispones para poder realizar los cálculos correctos. Aquí nuestra experiencia nos dice que existen varias formas para realizar ese calculo de horas y no es algo estándar dentro de un sector. Es decir, si una persona tiene un absentismo como una incapacidad temporal de una semana, estas horas tienen que sumarse a su computo de horas pero no todos los sectores utilizan el mismo criterio. Existe dos formulas principales, por un lado se mantiene la planificación y se contabilizan los turnos como si no existieran los absentismos o se realiza una estimación de las horas que supone un calculo predefinido por cada uno de los días donde existen absentismos justificados. Esta selección de criterios depende principalmente de los horarios del trabajador, cuando son más estables se puede mantener la planificación como un buen criterio de computo. Por ejemplo, si un trabajador está de turno de mañana de 7 a 15 de lunes a viernes, si tiene un absentismo justificado un día, tiene sentido que sean 8 horas las que se sumen a su computo. En aTurnos podemos cargar este dato a nivel de convenio para todo el equipo o en la ficha del empleado se puede definir, con esto conseguimos que ciertos trabajadores puedan tener condiciones diferentes. Esto suele ocurrir cuando tenemos personal de convenio anteriores dentro del mismo equipo y necesitamos tener distintos criterios. Pero cuando existen una planificación muy heterogénea no podemos seguir este criterio. Por ejemplo, un bombero que hace guardias de 24 horas y trabaja dos días a la semana. Si seguimos el criterio de planificación si el permiso es un día de trabajo estamos penalizando a la empresa porque sumamos 24 horas pero si el absentismo se solicita en un día de libranza no se suma ninguna hora al computo del trabajador por lo que estaría penalizándose al mismo. Aquí la transparencia es clave y definir un proceso que no penalice a ninguna parte y tenga un criterio global debe ser acordado. En estos casos debemos buscar una formula de calculo. aTurnos está configurado por defecto para contar la planificación como el criterio para sumar las horas computadas pero podemos hacer modificaciones que se apliquen cuando el absentismos tiene cierto limite días seguidos de absentismo. Es decir, a partir de un número de días de absentismos realiza la estimación en vez de realizar el computo de horas planificadas. Existen dos cálculos: Se dividen las horas por contrato de la semana entre 7 para sacar un criterio de cuantas horas por día de absentismo se tiene que computar, con esto se consigue repartir las horas semana de forma equitativa sin tener en cuenta si existe planificación o no. Por ejemplo, si trabaja 40 horas a la semana, cada día de absentismos contaría 5,71 horas. Por cada día que existe turno, vamos a considerarlo como día efectivo trabajado y vamos a contabilizarlo pero no por la horas del turno, sino por las horas días que existan dentro de la ficha que han sido estimado para cubrir los horas anules por los días de trabajo al año. Esto nos vale para sumar a los días que tiene trabajo unas horas definidas que no dependan de lo que tenia planificado. Si una enfermera tiene un turno de día de 7,5 horas o un turno de noche de 10 horas, cuando existe un absentismo debe sumar las horas de su ficha que puede ser 8. Así, no dependerá del turno que le toque el día que tenga el absentismo. Con estos criterios conseguimos definir un proceso transparente donde todas las partes reciben un tratamiento equitativo con respecto al calculo de horas de los absentismos y el equipo se siente más satisfecho con el calculo de horas. Esto es sin duda una fuente de problemas y una perdida de confianza mutua que puede ser rápidamente resuelta con criterios y acceso a la información.
Así se gestionan los finiquitos en aTurnos
7 octubre, 2020Antes de ver la operativa, se debe indicar en los ajustes del equipo (ADMINISTRAR>AJUSTES), el comportamiento con respecto a cuándo se pueden exportar los conceptos de nómina. Si el cuadrante debe estar cerrado previamente, está es la habitual. Si el cuadrante debe estar cerrado y validado previamente. La opción “No se necesita validación” no aplica en este caso. Estas opciones en el apartado de Administrar>Ajustes te permitirán configurar el proceso de exportación a nóminas según las necesidades de tu empresa o equipo. Por defecto en la imagen hemos marcado las opciones más comunes. Para más detalles puedes ver el siguiente enlace: Ver configuración de exportación a nóminas. OPERATIVA DE LOS FINIQUITOS Lo primero es informar, en el caso de que no esté informada, la fecha de baja del trabajador, accede al perfil del trabajador y en la pestaña “General” e infórmala, en el ejemplo, la fecha de baja es el 25/10/2020. Guarda la modificación efectuada para que se actualicen los datos, al aceptar al informar la fecha de baja, la aplicación pregunta si se deben recalcular las horas a trabajar, es decir, el trabajador que fue alta el 01/09 hasta fin de año debía hacer unas horas, al terminar su contrato el 25/10, las horas a realizar son menos, por tanto, si se deben “Calcular automáticamente”. Informa en el apartado “Nómina” del perfil del trabajador la fecha de cierre de cuadrante. IMPORTANTE: Solo se exportarán los datos hasta la fecha de cierre de cuadrante, en este ejemplo, los conceptos de nómina a abonar hasta el 25/10/2020. Accede a ADMINISTRAR>EXPORTACIÓN NÓMINAS>EXPORTAR NÓMINAS, informa la fecha de inicio y fin de la exportación que deseas realizar: Selecciona al trabajador o trabajadores a los que vas a exportar: Al terminar el proceso puedes visualizar el resultado de la exportación: Por último, al descargar se genera un fichero csv:
Cómo ver las peticiones de trabajadores si gestionas varios equipos
30 septiembre, 2020Una de las nuevas funcionalidades de la última actualización del sistema, es la posibilidad de gestionar peticiones de permisos o vacaciones de distintos equipos. No obstante, dependerá del tipo de usuario que tengas en cada uno de estos equipos, podrás hacerlo de una forma o de otra. Si eres Administrador (independientemente del tipo): Puedes acceder a la pestaña de tus equipos y ver a simple vista en qué equipos tienes peticiones pendientes de gestionar ya que verás un icono en rojo con un número (cantidad de peticiones pendientes), en el cual si haces clic accederás directamente a la pestaña de peticiones y cambios pendientes de gestionar. https://share.getcloudapp.com/4guJDvDr Puedes acceder directamente al equipo en cuestión o hacer clic en el botón rojo para ir directamente al listado de peticiones pendientes. Recuerda, si accedes al listado de peticiones y cambios pendientes y no ves la petición en cuestión, utiliza el filtro en la parte superior de la pantalla para ver las peticiones generadas en la franja de tiempo seleccionada. https://share.getcloudapp.com/6quP7p5Q Si eres Superusuario: A parte de lo descrito anteriormente para el Administrador, en la pestaña de RRHH tienes un nuevo listado denominado Peticiones pendientes. Desde este listado puedes acceder directamente a cualquier petición que tengas en cualquier equipo. https://share.getcloudapp.com/wbuPNdO4 Puedes filtrar por todos los equipos o solo algunos en la barra flotante de filtro y acciones (no olvides hacer clic en Cargar cuando escojas los equipos que quieras). Además, en las acciones de cada petición puedes realizar lo siguiente: Visualizar. Permanecerás en la misma página y aparecerá un modal con la información que necesitas. Aprobar. Serás redireccionado a la página de peticiones pendientes del equipo correspondiente, donde iniciarás el proceso de aprobar o denegar la petición normal. Denegar. Aparecerá un segundo aviso de seguridad para confirmar que deseas denegar la petición, y si confirmas la acción, se eliminará la petición sin que seas redirigido a la página de peticiones pendientes.
¡Novedades de la actualización del 22/09/2020!
15 septiembre, 2020En esta actualización, a parte de las novedades que se indican a continuación, se ha realizado una revisión completa de los estilos de la herramienta. Notarás que, al navegar por esta versión, existe un menú flotante en la parte superior de las pestañas donde aparecerán los filtros y las acciones a realizar. Con esto nuestra intención es ofrecer más espacio al usuario para la consulta y el manejo de datos. Esperamos que esto les ayude y les facilite más la gestión de su equipo en aTurnos. Restricciones 2.13 Máximo de fines de semana consecutivos trabajando Con esta restricción podrás indicar cuántos fines de semana como máximo puede un trabajador realizar de seguido (por ejemplo, si el trabajador cada mes más o menos tiene que descansar 1 fin de semana, indicaríamos como valor 3, es decir, como máximo podrá trabajar 3 fines de semana seguidos para descansar 1 cada 4 semanas). 4.4 Máximo de horas de un tipo de absentismo al año Ahora esta restricción se puede definir para que calcule automáticamente la cantidad correspondiente a cada trabajador según su periodo de alta y su porcentaje de jornada. Por ejemplo, si establecemos máximo 20 horas del tipo absentismo Médico, para alguien con un porcentaje de jornada del 50% o un contrato de 6 meses, la cantidad que le correspondería en cualquiera de los dos casos sería 10 horas de este tipo de absentismo. Cambios y Peticiones Se mantiene la localización de los turnos al aceptar una petición de vacaciones Si en la planificación de los turnos existen localizaciones en dichos turnos, al aceptar la petición de vacaciones, esas mismas localizaciones aparecerán reflejadas en el turno de vacaciones V para mantener dicho registro. RRHH Cambios en el formulario de mover usuario a otro equipo Si se marca la opción de Superusuario (en rol) o de No visible (en visible), automáticamente el porcentaje de jornada y las horas/contrato/año se rellenan con el valor 0. En concreto para el Superusuario ni si quiera aparecerán estos campos ya que por defecto es un usuario No visible. Turnos y horas En esta pestaña de RRHH se ha habilitado en el filtro la opción de buscar los turnos que computan ceros horas, por ejemplo, para sacar un listado de guardias. No se podrán eliminar los periodos de los usuarios si el cuadrante está cerrado en ese periodo Desde la pantalla de periodos de cada trabajador, no se podrán eliminar los periodos de los usuarios donde el cuadrante esté cerrado. Listado de peticiones pendientes de varios equipos Se trata de una nueva pestaña dentro del apartado de RRHH que facilita la consulta de las peticiones de vacaciones y permisos pendientes de aprobar de varios equipos a la vez. Cuadrante Borrar trabajadores anónimos Los trabajadores anónimos son aquellos que se han creado con un correo @aturnos.com (es decir, un correo ficticio). Se ha habilitado la posibilidad de eliminarlos definitivamente del sistema desde el cuadrante, haciendo clic en el nombre del usuario y escogiendo la opción “Eliminar trabajador anónimo”. Exportar tabla de cobertura por localizaciones Al exportar el cuadrante, se puede seleccionar ahora la opción de exportar también la tabla de cobertura por localizaciones. Comentarios en los turnos Se ha añadido la posibilidad de añadir comentarios en los turnos desde el cuadrante. Se pueden establecer de forma privada o visible para el trabajador también. Se puede ver el historial o listado de comentarios en Registro>Comentarios también. Nóminas Nuevo campo en la plantilla de nóminas: Nombre del equipo A la hora de escoger los campos que componen las plantillas de la nómina (del archivo que se exporta), se puede incluir ahora el campo del nombre del equipo para identificar el equipo del trabajador fácilmente. Configuración general Comportamiento del aviso de cuadrante cerrado por nómina En Administrar>Ajustes>Configuración general, en el apartado de Exportación a nómina, se puede definir con la siguiente opción “Comportamiento de aviso de cuadrante cerrado por nómina” si se establece como obligatorio o deseable. Deseable implica que el sistema avisará antes de realizar el envío del aviso, y obligatorio es que tras el cierre se enviará dicho aviso sí o sí. Aplicar el porcentaje de jornada para calcular las horas mes, semana y día Esta opción en Administrar>Ajustes>Configuración general, nos permitirá definir el comportamiento de la herramienta en cuanto un usuario tenga un porcentaje de jornada distinto a 100. Es decir, hasta ahora calculábamos automáticamente las horas anuales con el porcentaje de jornada, pero ahora también podemos definir con esta opción que el cálculo se haga también de las horas mes, semana y día. Cuadrante Anual Ajuste y balance de horas Se han incluido el valor del ajuste y el balance de horas al exportar el cuadrante anual de un usuario (sin los detalles) para entender mejor cómo se ha realizado el cálculo de horas. Control de Presencia Solicitar modificar la petición de marcaje Se puede solicitar modificar el marcaje. Se ha añadido en la configuración del Control de Presencia la opción de personalizar el flujo de modificaciones (para establecer si también es automático o no). Perfil del trabajador Cálculo estimado de horas basado en el cuadrante borrador El cálculo estimado de horas se puede realizar teniendo en cuenta los datos del cuadrante borrador del usuario. Guardar en el perfil el cálculo estimado Se puede guardar en el perfil el cálculo estimado realizado con esta opción. Listado de trabajadores Dar de alta trabajadores anónimos con un nombre personalizado Hasta ahora los trabajadores anónimos se podían crear con un nombre autogenerado (Trabajador 1, Trabajador 2, etc.). Ahora se permite en el mismo formulario indicar un nombre concreto de cada uno de ellos. Indicar fecha de baja de trabajadores en el momento que se dan de alta Al crear trabajadores, ahora no solo podremos indicar la fecha de alta, sino también la fecha de baja de cada uno de ellos. API Calcular vacaciones con porcentaje de jornada por reducción de ERTE Hemos creado dos campos nuevos en el API que permiten el cálculo de las vacaciones devengadas en un periodo…
Planificación de turnos de guardias para médicos
3 septiembre, 2020Las guardias son los turnos de trabajo que se pueden hacer de forma presencial o localizada que realizan los profesionales médicos cuando no existe personal en planta, consultas o refuerzos para mantener el servicio durante el resto de la jornada. Te damos unas indicaciones de como se gestionando desde aTurnos por estas características especiales: Suelen ser turnos de 17 horas para los día de la semana, desde las 15:00 hasta las 8:00 del día siguiente o en fin de semana y festivos de 24 horas. No computan en el horario al pagarse de forma extraordinaria, en la creación del turno no se indica que computen horas. Excepto para contratos específicos de guardias donde las guardias forman parte de su jornada. Por ejemplo, si tiene un contrato de guardias en la Comunidad de Madrid que es de 1680 horas para estos colectivos médicos, las horas realizadas en guardias si se restarían de estas 1680. También existen contratos que tiene definidas una serie de guardias que no se pagan de forma extraordinaria pero están negociadas con el personal médico. Para ello, se puede crear una restricción de máximo de guardias al mes o al año según el tipo de negociación. El descanso de 12 horas obliga a no tener consulta o planta el día siguiente a los turnos de guardias. Si es según el estatuto de los trabajadores, este descanso obligatorio se puede fijar para que el sistema avise o se tenga en cuenta para la planificación automática. También existen servicios que no quieren que se controle este descanso con la entrada del turno, es decir, puede existir una consulta y después una guardia de 17 horas. Todo esto lo puedes configurar como restricciones. Suele ser un problema de planificación, porque además de las consultas, plantas o quirófanos es necesario definir un mínimo de personal en guardias. Por ello, durante la planificación existen problemas al ser el último turno en planificarse y hay que intentar repartirlas de forma equitativa para que todos tengan el mismo número de festivos, fines de semana. Lo normal es planificar primero las consultas que son fijas, después quirófanos y por ultimo las guardias. Dentro de las guardias puede existir localizadas o presenciales. Para ello, en aTurnos recomendamos crear turnos para las presenciales (G17 y G24) y turnos para las localizadas (GL17 y GL24). Normalmente, estas guardias se pasan a nómina como conceptos de nómina distintos para realizar el pago correspondiente, y las localizadas y presenciales tienen costes distintos y son conceptos distintos. Además, las guardias localizadas se pueden fichar en remoto desde aTurnos y las presenciales desde los terminales de marcaje del hospital o también en remoto desde el APP. Cuando son guardias localizadas y el facultativo acude al hospital se puede imputar las horas presenciales como horas que se pagan de forma extraordinaria, podemos llamarlo “acudes”. Existen opciones que se pagan por cada vez que acude o una vez que acude se queda ya en el hospital y el acude se cobra una sola vez. Estas opciones se pueden configurar a nivel de conceptos de nómina. Guardias de otros servicios, existe por ejemplo casos como urgencias donde los facultativos de otros servicios puede hacer turnos de guardia en urgencia. Para ello, recomendamos usar un equipo que podemos llamar “Guardias” donde todos los trabajadores interesados puede apuntarse y así es más fácil comprobar las coberturas de todo el equipo y mantener un control de horas del equipo por defecto más las horas del equipo de guardias. Cuando las guardias las tienen que cubrir externos por falta de personal propio es necesario tener identificado los externos. Recomendamos crear una localización diferente y agruparlos en esta localización. Puede ser que tengamos con facultativos externos negociadas un par de guardias al mes y los fijemos con antelación o personal que podemos planificar de urgencia. Estas son algunas de las características de los turnos de guardia en el sector sanitario y como gestionarlos de forma ágil para ser lo más operativos posibles. Sin duda las guardias pueden suponer un dolor de cabeza para los jefes de servicio, cualquier ayuda e información en el momento adecuado supone una ventaja que produce un mejor servicio a los pacientes y una reducción de costes de administración. Para la planificación de las guardias recomendamos hacer un proceso como el que proponemos y ejecutarlo de forma parecida cada periodo planificable: mes, trimestre o anual según las necesidades. Por ejemplo, empezar por las consultas, poner guardias a los trabajadores más restrictivos, revisar la disponibilidad de propios y externos, intentar definir un patrón de guardias estable con algunas restricciones: 3 fines de semana libres y uno de guardia, enlazar el viernes de guardia con el domingo para cerrar el fin de semana con la mayor cantidad de turno para librar en los siguientes., etc. Si crees que desde aTurnos podemos ayudarte no dudes en contactar con nosotros en https://www.aturnos.com.