Los sistemas de soporte en aTurnos: cómo podemos ayudarte
15 febrero, 2022En aTurnos somos conscientes de que planificar es un proceso complejo, por ello te facilitamos todos los recursos posibles para entender nuestro software de una manera rápida y sencilla. En este proceso de aprendizaje es fundamental poder acceder a una documentación y tener un servicio de soporte rápido y eficaz, con el fin de que nuestros clientes se conviertan en expertos en el uso de aTurnos. Además, para el equipo de aTurnos es primordial mantener a los clientes actualizados y formados. Por todo esto, contamos con distintos sistemas de soporte con los que formar y ayudar a nuestros clientes: Servicio de ticketing Dentro de nuestra plataforma existe un apartado en el que los usuarios pueden enviar al departamento de soporte cualquier duda, incidencia o sugerencia a través de tickets. Este es el principal canal de comunicación por parte de nuestros clientes y en menos de 24 horas nuestro equipo responde todas tus consultas. El proceso para crear un ticket y llevar a cabo su seguimiento es muy simple: Se debe hacer clic en el icono del sobre que aparece en la barra superior. Una vez hecho esto, aparecerá el listado de todos tus tickets. Podrás crear un nuevo ticket pulsando en “Añadir” y escribiendo un motivo y una descripción. Puedes consultar el estado del ticket (si está abierto, resuelto o cerrado) en el campo “Estado”. Haciendo clic en el campo “Acción” podrás visualizar el ticket completo, añadir más información e incluso consultar todo el flujo de respuestas. De forma paralela recibirás en tu email todas las respuestas de nuestro equipo de soporte (siempre y cuando tu email sea real, no sea un correo ficticio con @aturnos.com). Si respondes a estos mismos correos estarás añadiendo más comentarios al ticket. Otro sistema de soporte es el email: soporte@aturnos.com. Si no dispones de una cuenta de aTurnos o tienes una ficticia con @aturnos, nos puedes enviar un email que llegará directamente a nuestra bandeja de ticketing. Chat para dudas y sugerencias rápidas Esta es la herramienta más ágil para consultas y sugerencias rápidas, mediante respuestas automatizadas resolvemos las dudas más habituales de los usuarios. También puedes contactar con un agente de soporte directamente escribiendo mediante el chat. Para acceder a él entra en www.aturnos.com y pulsa en el icono verde que se encuentra en la parte inferior derecha. Manual funcional de aTurnos Todo software debe tener un manual con el que empezar a entender cada menú y todas sus funcionalidades. Desde el manual de aTurnos puedes aprender a conocer nuestro software fácilmente ya que navegarás con un diseño similar a la estructura dentro de aTurnos. Descripción de los menús y de todas las acciones que se pueden realizar en cada uno de ellos, todo esto mediante imágenes y vídeos para una mejor comprensión de los usuarios. Además, en aTurnos no todos los roles cuentan con las mismas funcionalidades, por lo que contamos con diversos manuales diferenciados según el tipo de perfil (trabajador, RRHH, administrador, consultor o desarrollador). Preguntas frecuentes Dentro del manual de aTurnos, existe una base documental de preguntas frecuentes con la que podrás tener respuesta a todas esas cuestiones que suelen ser más habituales entre los trabajadores y los administradores. Las preguntas se encuentran diferenciadas según el rol (trabajador o administrador), también puedes consultar las preguntas más frecuentes como usuario (siendo tanto trabajador como administrador) e incluso tienes a tu disposición una guía rápida de implantación de aTurnos. Publicaciones en el blog Toda la información del manual se complementa con el blog de aTurnos ya que de forma periódica se realizan publicaciones sobre funcionalidades complejas que necesitan un enfoque más práctico y detallado en su aprendizaje, tales como el uso de la calculadora para crear patrones complejos, la gestión de los ERTEs, etc. Todo esto con el fin de aumentar la experiencia y los conocimientos del cliente. Por otro lado, aTurnos es un software que está en constante mejora y evolución, implementando nuevas funcionalidades solicitadas por nuestros clientes o desarrolladas por nuestros técnicos para mejorar el sistema, por ello también se publican en el blog todas las novedades desarrolladas para mantener informado al cliente y alcanzar una mejor experiencia del usuario. Como has podido comprobar, para nosotros es fundamental que nuestros clientes estén formados y entiendan el funcionamiento de aTurnos. Nuestro equipo de soporte se encuentra disponible para ayudarte en todo lo que necesites, por lo que si tienes alguna duda o consulta… ¡No te lo pienses y contacta con nosotros! Instagram | Twitter | Facebook | Email (soporte@aturnos.com) | LinkedIn
¡Novedades de la actualización del 11/02/22!
10 febrero, 2022En este mes de febrero os traemos una nueva actualización con numerosas novedades para mejorar aTurnos ya que estamos en constante actualización para agilizar todos los procesos. A continuación, os presentamos una recopilación de las nuevas funcionalidades que encontraréis en aTurnos a partir del 11 de febrero de 2022: Generación de alertas en el Control de Presencia. Nuevas restricciones en las peticiones de turnos, horas y cambios. Nuevos filtros en las ofertas de turnos y horas. Especialidades y categorías. Visualización por horas de la planificación en modo gráfico. Importación de las ofertas de turnos y horas por Excel. Importación de los ajustes. Incidencias en las ofertas de turnos. Revisión del proceso de migración de horas/vacaciones entre años. Nuevas restricciones a nivel de peticiones y cambios. Nuevas tablas de cobertura teniendo en cuenta las peticiones. Mejoras en el movimiento de saldos entre periodos, tanto dentro de la ficha como de forma masiva. Revisión de los algoritmos de planificación automática de operaciones. Solapamiento de los periodos de absentismos. Forzado del pintado de los absentismos cuando llegan nuevos cortes de absentismos. Filtro de localizaciones incluyendo la opción de sólo la localización padre. Para cualquier duda ponte en contacto con nosotros mediante el email soporte@aturnos.com Instagram | Twitter | Facebook | Email (soporte@aturnos.com) | LinkedIn
¿Cómo realizar la gestión de horas extras?
7 febrero, 2022Las horas extras son aquellas que los trabajadores de la empresa realizan sobrepasando la duración máxima de la jornada laboral ordinaria establecida por ley dentro de los convenios colectivos o de diferentes tipos de contratos de trabajo (art. 35 Estatuto de los Trabajadores). En la legislación española existe un límite máximo de 80 horas extras al año siempre y cuando la jornada laboral ordinaria del trabajador sea de cuarenta horas semanales. Además, hay que tener en cuenta que este tipo de horas son totalmente voluntarias, es decir, el trabajador está en su pleno derecho de no hacerlas y no sería sancionado de ninguna manera. La empresa puede compensar las horas extraordinarias al trabajador mediante dos formas: con una retribución económica (que nunca puede ser inferior al valor de una hora ordinaria) o bien a través de tiempo de descanso dentro de los cuatro meses siguientes a su realización. La gestión de horas extras en aTurnos Las horas extraordinarias no forman parte del horario efectivo ya que se asignan de forma extraordinaria. Por ello, en aTurnos se computan de manera independiente a las horas de contrato en las estadísticas y en los conceptos de nómina. A continuación, vamos a ver todas las funciones que te ofrecemos desde aTurnos para que gestiones fácilmente las horas extras de tu equipo. Creación de un tipo de hora extra personalizada En aTurnos aparte de crear turnos, también puedes crear tipos de horas para posteriormente planificarlas o añadirlas como extensión de jornada donde ya existan turnos. Para crear un tipo de hora extraordinaria personalizada, debes acceder al Planificador > Tipos de turno > Acciones > Crear Tipo de horas. Tras esto, se deben rellenar los siguientes campos: El coeficiente nos permite valorarla de forma diferente en el momento de su contabilización. Un ejemplo puede ser una guardia de trabajadores en un servicio quirúrgico donde se puede prolongar la jornada por cualquier incidencia, en este caso si se considera que el valor de la hora de prolongación de jornada extraordinaria debe ser doble, en este campo habría que poner un 2. Restricciones para limitar las horas extras y cumplir con la legislación Las restricciones son una herramienta de control con la que podemos asegurarnos de cumplir con la legislación, el convenio, los contratos o los derechos en la planificación de los trabajadores. Las podemos aplicar a un sólo trabajador, a un grupo o a todo el equipo. Existen restricciones que nos permiten limitar el máximo de horas extras, para añadirlas accedemos al Planificador > Restricciones > Acciones > Añadir. Si aplicamos la restricción 5.5 No superar las horas extra anuales del trabajador, no podremos planificar más de 80 horas extras anuales teniendo en cuenta la legislación vigente. Otra restricción a destacar es la 5.14 Máximo de horas extras en un día, la cual nos permite establecer el máximo de horas extraordinarias que puede realizar un empleado en un día. Para ver más restricciones pulsa aquí Estadísticas de los trabajadores Tanto los trabajadores como los administradores pueden acceder a las estadísticas en las que conocer en un periodo determinado el número de horas planificadas que tiene cada trabajador. Dentro de esta tabla, podemos visualizar el número exacto de horas extras que va a realizar y/o ha realizado cada empleado. Ajuste de los fichajes a las horas extraordinarias en el Control de Presencia Dentro del Módulo de Control de Presencia podemos ajustar los fichajes de los empleados indicando las horas extras que han sobrepasado la planificación de su jornada diaria. Para ello accedemos a Control de Presencia > Detalle y en los marcajes que hayan excedido su jornada por la realización de horas extras, pulsamos en “Ajustar” y “Ajuste Real” para introducirlas. Indicamos el nombre, el tipo “Extra” al tratarse de unas horas extraordinarias no personalizadas (en caso de ser personalizadas, elegiríamos su tipo personalizado), cuándo comienzan y su finalización. Una vez hecho esto, ya se ha realizado el ajuste del marcaje y aparecerán reflejadas en el control de presencia las horas extraordinarias realizadas de la siguiente manera: Por otro lado, en el cuadrante también se verá reflejado el ajuste realizado en el control de presencia: Gestión de peticiones de horas extras Desde el menú principal Cuadrante > Peticiones y cambios > Peticiones > Acciones, los trabajadores podrán solicitar peticiones de horas computadas como “horas extras”. En este caso, se tienen que completar los siguientes campos: Una vez realizada la petición de horas extra, el administrador del equipo podrá aceptarla o denegarla. En el caso de que sea aceptada, en el cuadrante también se verá reflejada esa petición de horas extras correspondiente: De la misma forma, se pueden añadir directamente las horas extra desde el Cuadrante , haciendo clic en el día o en el turno que tenga y pulsando “Añadir horas”. Para más información sobre cómo realizar una petición, puedes consultar nuestro manual de Peticiones y Cambios. Exportación de los conceptos de nómina Los conceptos comunes de nómina hacen referencia únicamente a la suma de las horas extras y no tienen en cuenta los tipos de horas personalizadas clasificadas como extras. Además, permite diferenciar las horas realizadas un día determinado de la semana (o varios), así como la localización donde se han asignado las horas extras. Todas las horas que tengan esta consideración, cuando se abonan servicios extraordinarios que se realizan no computan dentro de la jornada anual/mensual y/o semanales. El proceso para exportar nóminas de horas extras es muy sencillo: se empieza por crear el concepto de cálculo en este caso “horas extra”, a continuación se publica para que se descargue como “concepto de nómina” gracias a plantillas facilitadas y una vez parametrizado el concepto, se exporta mediante terceros y se cierra el cuadrante. Próximamente publicaremos en nuestro blog un ejemplo de este concepto de nómina. ¡Suscríbete aquí a nuestra newsletter y entérate antes que nadie! 😉 Compensación de las horas extras mediante un tipo de absentismo Para compensar las horas extraordinarias mediante un tipo de absentismo en concreto, en primer lugar se debe crear el absentismo. De esta…
El empleado polivalente y su gestión en aTurnos
26 enero, 2022Actualmente la polivalencia está teniendo mucha importancia en las empresas ya que puede llegar a incrementar la productividad hasta un 8%. Esto es debido a la capacidad de la plantilla de adaptarse ágilmente a casi cualquier tipo de incidencia que se presente dentro de la operación así como realizar múltiples tareas y funciones. La finalidad de un empleado polivalente consiste en aportar una visión estratégica global a la empresa y que ésta se vea beneficiada. Polivalencia vs especialización La especialización consiste en que los trabajadores solo adquieren o manejan habilidades concretas de su puesto, centrándose únicamente en una tarea en concreta de una disciplina lo cual concluye en falta de personal o roturas en los procesos de trabajo cuando algún trabajador está ausente o abandona la organización. Mientras que por el contrario, la polivalencia está basada en la realización de distintas funciones y tareas poniendo solución al gran problema que surge en la especialización. Es por ello por lo que la mayoría de las empresas optan por un utilizar la matriz de polivalencia la cual consiste en analizar las habilidades de cada trabajador y puntuarlas de forma ascendente. Ventajas de un empleado polivalente El empleado polivalente tiene hasta casi siete veces más oportunidades de ser promovido a un cargo superior o que sea rotado a un puesto de trabajo de mayor responsabilidad. El beneficio es bilateral, es decir, por un lado el empleado logra aportar valor a la empresa desde diferentes funciones y por el otro lado, la empresa se ahorra tiempo y dinero en procesos de contratación. Saber y aprender más sobre distintos aspectos del trabajo profesional y tener una experiencia mucho más diversificada. Visión más clara y completa de la estrategia empresarial puesto que al realizar distintas tareas y funciones de forma habitual, se conoce mejor el camino de la empresa y las decisiones y finalidad. Capacidad de poder sustituir sin ningún tipo de problema y teniendo conocimiento sobre las funciones de otro compañero en el caso de que éste se ausente o se encuentre de vacaciones. Gestión de polivalencia en aTurnos Desde aTurnos, tenemos la solución perfecta para acabar con la especialización y centrarnos en la polivalencia de los empleados. En primer lugar, desde el menú Trabajadores > Datos del Trabajador > Especialidades se podrán ir añadiendo las distintas especialidades o habilidades y agruparlas por grupos. Además, se puntuarán de 0 a 5, correspondiendo el nivel 0 al trabajador que no tiene ningún control sobre la habilidad y el nivel 5 al empleado que tiene el máximo conocimiento de dicha tarea o función. Todos estos datos son totalmente configurables: Cada nivel o grado de la matriz polivalente puede variar dependiendo de cada empresa. En aTurnos puede establecerse de forma muy sencilla además desde el perfil del trabajador, en el apartado de Especialidades, mediante las puntuaciones comentadas anteriormente (ver más información en el manual de especialidades del trabajador). A continuación se muestra un ejemplo de distintas funcionalidades o tareas de un empleado y la matriz de polivalencia correspondiente creada en base a esas puntuaciones que podrán ir variando según el paso del tiempo y que podrán modificarse desde el mismo sitio: Por último cabe destacar que, de forma resumida, se puede hacer uso de nuestro Widget de Especialidades que aparece la página de inicio dentro de su cuenta de aTurnos, y el cual le muestra la cantidad de total de trabajadores de cada especialidad respecto al total:
¿Cómo organizar los roles de tu empresa en aTurnos?
19 enero, 2022El establecimiento de roles empresariales es uno de los objetivos estratégicos prioritarios para el buen funcionamiento de una empresa. Además, es necesaria una correcta distribución de papeles a desempeñar por cada miembro de la organización garantizando una claridad en la estructura organizativa de la compañía. Los usuarios en aTurnos cuentan con diferentes permisos para gestionar las distintas tareas en los equipos de trabajo. Estos perfiles son configurables para modificar los niveles de acceso y adecuarlo a las necesidades de cada compañía. Pensamos por nuestra experiencia que es la mejor aproximación inicial y se adapta por tanto a la mayoría de perfiles necesarios para planificar y gestionar los distintos departamentos de las empresas. A continuación os mostramos algunas de las funciones y tareas distribuidas según los roles y departamentos que mejorarán el rendimiento de la organización mediante una rol matrix, la cual es una herramienta utilizada para definir las responsabilidades de cada uno de los miembros que forman parte de un proyecto: Recursos Humanos Organiza tu estructura en equipos. Mantén bajo control el maestro de empleados, ya sea configurándolo por defecto o integrándolo con tu sistema de nómina. Define o importa los datos del convenio (horas anuales, por día, complementarias, nocturnas, vacaciones, hora del día, etc) para que la planificación cumpla con las restricciones del convenio. Controla las estadísticas en tiempo real y crea informes exportables, como para la nómina. Supervisa los cronogramas y el adecuado cumplimiento para entregarlos a los comités. Intercambia con los empleados cualquier documento ya sea personal, oficial o general, respetando la confidencialidad. Mejora de la comunicación con los trabajadores de la empresa. Controla los saldos de horas y vacaciones para liquidaciones. Dirección de operaciones Planifica con la máxima eficacia en función de la demanda del tipo de empleados necesarios. Consulta la tabla de cobertura para conocer las alertas sobre las necesidades del personal. Controla las estadísticas en tiempo real y crea cualquier tipo de informe exportable. Identifica las necesidades futuras de personal para la contratación. Define las tolerancias de los marcajes de cada empleado, de tal manera que se obtendrán las alertas e informes en caso de incidencias sobre el control de presencia. Cree una matriz de polivalencia de los empleados, te ayudará con la planificación. IT Infraestructura 100% “Cloud computing” con implementación rápida y directa en entornos multi-sitio y multi-usuario. Evolución del sistema y nuevas versiones incluidas en tarifa. Centralización de datos e integridad de la información. Disponibilidad de API para integración con terceros SAP, Successfactors, Meta4, A3, etc. Trabaja con partners con experiencia consolidada en integraciones y garantizamos un proceso validado y referenciado. Herramienta de gestión de TI en caso de trabajar con nube privada. Copia de seguridad automatizada y cumplimiento de GDPR. Mandos intermedios Planifica rápidamente creando patrones o utilizando las propuestas de la calculadora de turnos. Controla los saldos por horas y de vacaciones de los empleados en el mismo horario. Verifica en tiempo real la asistencia y ausencias de cada empleado y crea los informes adecuados para identificar áreas de mejora en la planificación. Controla el cumplimiento de los acuerdos. Aprueba las solicitudes de licencia y vacaciones validando la cobertura y las cuotas. Controla las estadísticas en tiempo real y crea informes exportables. Intercambia con los trabajadores cualquier documento o comunicación, ya sea personal, oficial o general, respetando la confidencialidad. Trabajadores Accede a tu calendario de turnos Realiza y controla tus solicitudes de vacaciones, cambios de turno o ausencias desde nuestra aplicación o desde la Web. Puedes adjuntar comprobantes a sus solicitudes para que sus supervisores estén informados en tiempo real. Consulta en tiempo real el saldo de horas trabajadas, las ausencias realizadas o el saldo de las vacaciones. Comunícate con tus compañeros de equipo para intercambiar turnos como si fuera un “tablón de anuncios”. Realice transferencias desde su teléfono celular, p. Ej. cuando llegue a su planta. Si tienes cualquier duda sobre este proceso, ponte en contacto con nosotros mediante el email soporte@aturnos.com Y tú, ¿tienes ya tu empresa organizada de forma estratégica? ¿Todos tus empleados tienen un rol determinado en la empresa?