Analítica de Costes en Recursos Humanos como forma de empoderamiento
25 abril, 2023La contabilidad de costes en recursos humanos es una herramienta de gestión clave que permite a las empresas controlar y optimizar sus gastos en personal, ya que para muchas empresas supone el mayor gasto de explotación dentro de la cuenta de resultados. Esta práctica implica la medición y el análisis de los costes asociados a la selección, la contratación, formación, el desarrollo, los costes fijos y variables del salario y la retención de los empleados, con el objetivo de maximizar la rentabilidad de la inversión en capital humano. El principal objetivo puede ser un análisis agrupando los datos por empleado, por línea de negocio o departamento y/o a nivel de compañía. En muchas ocasiones a nivel financiero hablamos de centros de costes, entendiendo al centro de costes como un agrupador de negocio donde queremos analizar su rentabilidad. Muchas veces los costes de desarrollo, formación o retención no se aplican a nivel de coste, sino que se realiza una media para repartirlos, es decir, se pueden ver como costes directos y los mandos intermedios no participan en negociaciones o presupuestos. En cambio, otros costes fijos y variables del personal sí se analizan y repercuten de forma directa en los centros de costes tanto a nivel financiero y de operaciones. Por ejemplo, los costes de formación se reparten entre todos los trabajadores, pero las horas extras se imputan en el centro de costes donde se han realizado. Importancia de la contabilidad analítica en recursos humanos Es importante tener una contabilidad analítica o de gestión a nivel de recursos humanos por varios motivos: Hacer presupuestos/estimaciones futuras ajustadas para concursos u ofertas a nuevos servicios. Por ejemplo, empresas de servicios que participan en concursos y necesitan definir claramente el coste al tener unos márgenes tan ajustados. En este caso, se realiza una planificación demanda y se generan los costes automáticamente. Entender internamente dónde están los mayores costes de recursos humanos con los datos históricos de los diferentes departamentos incluso trabajo, es decir, definir centros de costes asociados a la realidad de donde el trabajador realiza sus tareas. Un centro de costes es una herramienta de análisis sobre el rendimiento del personal e identifica las fortalezas y debilidades para una mejor planificación y gestión de los costes. Existen varios tipos de centros de costes: administrativos, de venta, productivos, etc. Muchas veces las herramientas de recursos humanos definen el centro de costes donde luego el empleado es polivalente y realiza más trabajo en otros centros. Por ejemplo, planificar a una enfermera de planta en urgencias. Algunas de las ventajas que puede tener invertir en estos centros de costes es que incrementa la productividad gracias al estudio que conlleva, aumenta el valor añadido de la organización así como la calidad de los datos, obtiene resultados detallados y exactos para evaluar el rendimiento real y además sigue muy de cerca los procesos de presupuestos y/o facturación. Empoderar al mando intermedio con información de costes de personal. Es común que los mandos que planifican los horarios no tengan una imagen de los costes que supone su planificación. Por ejemplo, cubrir con horas extras cuando se podría cubrir con horas de contrato, pero por una mala planificación se tiene que abonar esta diferencia. Analizar los datos históricos y comprobar si podemos cubrir los servicios con distinto tipo de empleado que repercute en unos costes menores. Por ejemplo, decidir nuevas contrataciones o cubrir con horas extras/complementarias: hacer contratos específicos para fin de semana o contratos de tarde que pueden tener costes superiores. En resumen, la contabilidad de costes en recursos humanos es una práctica fundamental para cualquier empresa que busque controlar y optimizar sus gastos en personal. Contabilidad de costes fijos y variables: coste por hora Para este caso vamos a centrarnos en una contabilidad de costes fijos y costes variables de los empleados por la realización de su trabajo. La primera impresión es que este proceso recae en las direcciones financieras pero no se empodera al mando intermedio, no tiene acceso a los datos de costes. Para poder empezar a realizar una contabilidad analítica de personal en sus costes fijos y variables primero vamos a definir un concepto: Coste por hora, que es el salario bruto más la seguridad social (Coste empresa) dividido entre las horas por contrato que puede hacer el trabajador. Es importante entender que existen sectores donde este coste es por categoría cada vez más y por especialización cada trabajador tiene un bruto distinto y obliga a llevar a este coste a nivel de empleado, que en muchas ocasiones supone un problema de gestión. Bruto+SS Anual=31.000€/1680 horas año=18,45€ por hora realizada También es necesario hablar del concepto del coste hora como un coste fijo dentro del año, ya que si no se planifican las 1680 horas/año estaríamos incrementado el coste hora. Si solo tuviéramos este Coste por hora, el cálculo de costes de personal sería sencillo, pero la realidad es que tenemos costes extras que se tienen que abonar al trabajador como horas extra, turnos extra, productividades, planificación temporal en puestos superiores o permisos retribuidos. Se absorben picos de negocio por estas contraprestaciones. Una buena planificación puede ayudar a reducir estas variables, pero en muchas ocasiones es necesario utilizarlo. Ahora con los costes definidos por empleado y según la planificación a futuro se definen presupuestos que se generan desde los trabajadores a los centros de costes donde están planificados. Es importante definir presupuestos por centro de costes como el límite de la rentabilidad del negocio y como calidades de servicio que no se pueden conseguir con estos costes de personal. Contabilidad de costes vs. planificación de turnos de trabajo Además de la contabilidad de costes, cabe destacar que la planificación de turnos y horarios de trabajo es otra de las herramientas importantes para la gestión efectiva de los recursos humanos en cualquier empresa. La contabilidad de costes permite a la empresa controlar y reducir los costes asociados a la gestión de los recursos humanos, mientras que la planificación de turnos de trabajo ayuda…
¿Qué módulo de aTurnos necesitas para automatizar tu planificación de turnos y/o tareas?
14 abril, 2023Si estás en proceso de testear o contratar aTurnos, pero no sabes qué módulo es el que necesitas para dimensionar y/o planificar automáticamente a tus trabajadores, te lo explicamos en este post. En aTurnos tenemos dos módulos que pueden responder a esta necesidad dependiendo de los requerimientos de cada empresa: Módulo de Planificación Automática (anteriormente llamado Operaciones) y Módulo de Tareas. En primer lugar, queremos explicarte brevemente la diferencia general entre ambos, pero que en la práctica es adaptable a cada caso. El Módulo de Planificación Automática ejecuta el cálculo de planificación de horarios de turnos en base a una demanda de trabajo (número de personas necesarias por turno y día) o de variables de negocio (tickets, ventas, consultas, etc.) respetando las restricciones legales y personales de los trabajadores configuradas. Por otro lado, el Módulo de Tareas asigna automáticamente las tareas que tienen que realizar los trabajadores disponibles en su jornada en base a una demanda de producción o servicios creadas con anterioridad. Podríamos decir, que la diferencia entre ambos módulos es que el primero crea la planificación y el segundo asigna tareas/puestos según los horarios planificados y las especialidades de cada trabajador. Casos prácticos del Módulo de Planificación Automática: De forma general, podemos decir que este módulo es útil para aquellas empresas que tienen complejidad a la hora de confeccionar los horarios de trabajo de sus empleados ya sea porque tienen una demanda compleja o porque los trabajadores tienen diferentes contratos y disponibilidad y por lo tanto, no se puede aplicar un mismo patrón de turnos rotativo entre todos. Además de esto, algunas otras necesidades que puede cubrir este módulo son: Crear horarios con rotaciones de turno y descanso respetando el marco legal, disponibilidad y contrato de cada empleado. Calcular la cantidad de trabajadores necesarios para cubrir la demanda. Calcular diferentes escenarios de planificación y dimensionamiento de empleados según preferencias de planificación (cubrir picos de demanda, cubrir mínimos de horas de contrato, etc.). Si quieres más información acerca del Módulo de Planificación Automática puedes descargarte la siguiente presentación: Casos prácticos del Módulo de Tareas: De forma general podemos decir que este módulo es útil para aquellas empresas que ya tienen unos horarios de trabajo estándares o más o menos claros, pero necesitan asignar puestos o tareas a los trabajadores para completar una demanda de producción o de servicios. En resumidas cuentas, este módulo cubre las siguientes necesidades: Los trabajadores tienen horarios más o menos definidos, pero hay que asignar puestos (tareas) según lo que puede realizar cada uno y según la demanda. Asignar tareas masivamente según procesos de trabajo estandarizados y repetitivos. Asignar tareas secuenciales de forma masiva para cubrir una demanda de producción. Calcular cuántos trabajadores y horas se necesitan para cubrir una demanda de producción o servicio. Si quieres más información acerca del Módulo de Tareas puedes descargarte la siguiente presentación: Uso conjunto del Módulo de Planificación Automática y Tareas Es probable que, si ambos módulos responden a algunas de tus necesidades, la solución sería usar los dos de forma conjunta. Es decir, si necesitas asignar horarios de trabajo de forma automática porque tienes una complejidad alta de rotación y de restricciones, y a la vez asignar puestos o tareas a cada trabajador en su jornada dada tu demanda de producción. En aTurnos hemos creado una intersección entre ambos módulos que responde a esta necesidad, de forma que primero indicas tu demanda de trabajo en base a una plantilla de tareas o procesos, y aTurnos transforma esta demanda en necesidades de personal para crear los horarios. De esta forma después de crear los horarios con la Planificación Automática, se lanza el proceso de asignación de tareas. Si todavía no lo tienes claro o estás interesado en estos módulos, puedes contactar con nuestro equipo de ventas rellenando el siguiente formulario: https://form.jotform.com/93232759615362
¿Cómo evitar conflictos y problemas en la gestión de vacaciones de los empleados?
30 marzo, 2023Con vistas al verano de 2023, llega una de las tareas más complicadas para los recursos humanos a la hora de planificar y gestionar las vacaciones de los trabajadores y llega la pregunta más esperada: ¿cómo organizar las vacaciones de los empleados de forma rápida y sencilla sin quebraderos de cabeza, garantizando la cobertura de puestos y de forma justa para no crear conflictos con los empleados? A nuestro parecer, la mejor solución es implantar un software de gestión de vacaciones, sobre todo si el número de empleados de la empresa es superior a unos 10 trabajadores. En este caso, aTurnos es uno de los planificadores de vacaciones de los empleados más avanzados, ya que los procesos están automatizados y puedes organizar las vacaciones de forma eficiente. Por otro lado, la importancia del control de vacaciones es fundamental para que no disminuya la productividad en la organización ni los trabajadores se encuentren en situaciones de estrés o ansiedad pudiendo realizar la actividad laboral de forma óptima y con éxito. Hay muchos conflictos que surgen a la hora de organizar las vacaciones de los empleados, pero algunos de los más importantes son: ¿Cómo evitar el solapamiento de vacaciones en el mismo periodo? ¿Cómo planificar de forma automática las vacaciones de los empleados? ¿Cómo saber cuántas vacaciones le corresponden a cada trabajador? ¿Cuál es el saldo vacacional del que dispone cada empleado para solicitar sus vacaciones de verano? Algunas de las soluciones y consejos para afrontar los desafíos a la hora de planificar las vacaciones de los empleados son los siguientes: Abrir plazos concretos y cerrados para que los empleados puedan solicitar las vacaciones que deseen (en función del convenio), y por tanto, el trabajador que antes las solicite, es al que se le asignan. Asignar las vacaciones por antigüedad en la empresa, donde los trabajadores que más tiempo lleven en la organización son los que tendrán preferencia a la hora de solicitar sus vacaciones durante este año solamente. De esta manera se compensará y motivará a los empleados más antiguos y se les ofrecerán incentivos como estos. Aplicar un sistema rotativo de forma que todos los trabajadores tengan la oportunidad de ser los primeros en elegir las vacaciones de una forma justa y coherente. Automatizar los procesos de gestión de vacaciones, gracias a un software de recursos humanos que realice las tareas como un planificador de vacaciones. En este caso, aTurnos cuenta con un módulo de Planificación Automática, que realiza una asignación automática una vez identificado el tipo de convenio, teniendo en cuenta las restricciones tanto a nivel individual (de cada empleado) como general. Poder visualizar en todo momento el saldo vacacional de cada empleado desde su cuadrante de turnos y/o desde su perfil. En función del contrato de cada trabajador y el convenio de cada empresa, corresponderá una serie de vacaciones que desde aTurnos podrás configurar fácilmente y ver la disponibilidad de los trabajadores en todo momento. Permitir el acceso a la información para que los empleados puedan ver su calendario con los turnos y vacaciones correspondientes. Desde el cuadrante de aTurnos, se pueden visualizar fácilmente y solicitar peticiones en función de sus necesidades. Aplicación de gestión de vacaciones. En este caso, es necesario proporcionar a tus empleados una app para gestionar las vacaciones con acceso las 24 horas del día para estar informados de las novedades, ver sus cuadrantes, etc. Esto optimizará la gestión de los trabajadores y de los mandos. Desde aTurnos, contamos con la app gratuita disponible para iOS y Android. Programar las vacaciones con el tiempo necesario. Esto implica que no es recomendable programar las vacaciones con demasiada antelación ni tampoco con el tiempo justo. En este caso, hay que planificar los periodos de vacaciones adaptados a las necesidades y preferencias de los empleados. Plantilla de planificación y gestión de vacaciones en Excel A continuación os traemos una plantilla de control para la gestión de vacaciones de empleados con excel, cuyo objetivo es ayudar al equipo de RRHH para planificar de la forma más eficiente posible y sobre todo, mejorando la experiencia del empleado durante el proceso. Este tipo de plantillas, es buena solución en el caso de pequeñas empresas, ya que las funciones son muy reducidas y las ventajas no son tan grandes como recurrir a un software de gestión de vacaciones. Podréis descargarla GRATIS. ¡Esperemos que os sirva de ayuda!
Desafíos a los que se enfrentan los Recursos Humanos en Retail
23 marzo, 2023El rol de los Recursos Humanos dentro del sector de retail es muy importante, pues las personas son el activo más valioso en cualquier organización. En este momento de incertidumbre, el ámbito de rrhh ha pasado de desempeñar funciones administrativas a desarrollar estrategias para atraer y retener talento, así como aplicar técnicas de satisfacción y motivación hacia sus empleados. A su vez, teniendo en cuenta las circunstancias personales, la gestión del tiempo ha obligado a incrementar la flexibilidad a la hora de implantar soluciones digitales con un software especializado para ello. Además, es posible realizar la mejor planificación adaptada a las necesidades y especialidades de los trabajadores según la demanda en cada momento. Son numerosos los retos a los que se enfrentan los rrhh dentro del sector de Retail: cambios de tendencias en el mercado, formación de empleados, altas tasas de rotación, demandas complejas, cambios de estacionalidades, diferencias en horarios, absentismos y bajas, etc. En el webinar “Las claves para lograr una planificación y gestión eficientes en retail” celebrado el pasado 9 de marzo, abordamos muchos de estos desafíos y planteamos posibles soluciones con aTurnos. Tuvimos el placer de contar con la presencia de dos invitados muy especiales de IKEA: Roberto Alda (People Planning Specialist) y Pilar Romero (Training & Communication Management Specialist), que nos contaron cómo llevaron a cabo todo el proceso de planificación y gestión del tiempo dentro de aTurnos con éxito. Puedes solicitar el contenido completo de la grabación en el siguiente enlace: Webinar Retail Con tanta competencia como tiene el sector de retail, ya no basta con que en el ámbito de recursos humanos se realice todo correctamente, sino que hay que saber diferenciarse y generar un valor añadido tanto al empleado como al cliente para garantizar éxito a largo plazo. Los principales retos y desafíos a los que se enfrenta el sector de retail actualmente son: Reclutamiento y atracción de talento: es muy importante que el departamento de RRHH sea capaz de atraer a personas con talento y con las características necesarias para el puesto pero, sobre todo, es necesario retener a los candidatos. Además del salario, hay que transmitirles buenos incentivos y un ambiente cómodo de trabajo, así como los valores y cultura de la empresa. Selección de personal: en el retail es imprescindible que los trabajadores sean altamente cualificados para garantizar un buen servicio al cliente, por lo que este es uno de los procesos más complicados de los rrhh. Formación: Implantar un plan de formación es un proceso que puede resultar clave para potenciar y mejorar las habilidades de los empleados dentro de una organización, pero a veces puede resultar complicado, en gran parte por el alto nivel de rotación del personal. Automatización de procesos: gracias a la evolución de la tecnología, la eficiencia de los procesos de gestión en el área de rrhh ayuda a ahorrar tiempo para los mandos. Gracias a nuestra Planificación Automática en el software de aTurnos, puedes realizar una planificación automáticamente teniendo en cuenta las restricciones y necesidades del personal y atendiendo a las demandas del momento. Comunicación interna: esta tarea es muy importante para mantener a todo el equipo informado sobre las novedades y las políticas de la empresa. También ayuda a mejorar la colaboración entre los diferentes departamentos. En aTurnos facilitamos la comunicación entre los trabajadores y los mandos dentro de la organización gracias a nuestro chat y la opción de añadir/ver comentarios que puede poner cualquier usuario en diferentes días. Gestión de turnos y tareas: la planificación es una tarea muy compleja de realizar, sobre todo en el sector de retail puesto que trabajan con turnos rotativos en la mayoría de las empresas durante la semana. Además de los turnos, son numerosas las tareas a realizar dentro del retail, por lo que es necesario llevar un control de las mismas. Una mala implantación de estos datos, puede resultar negativo para los empleados y los clientes. Gracias a la gestión de Tareas en aTurnos, este proceso resulta muy sencillo y automático. Absentismos y ausencias: al igual que los turnos, la gestión de absentismos y bajas puede resultar una tarea muy difícil, ya que reducir éstos puede ayudar a aumentar la productividad en la empresa. En aTurnos resulta muy sencillo gestionar los absentismos, desde crearlos hasta indicar de qué tipo es y muchas opciones más. Control Horario: Organizar los horarios en función a las necesidades, festivos, vacaciones, demandas, etc. y asegurar que los empleados cumplan con su horario no es una tarea fácil. En aTurnos te ayudamos a establecer un control horario para cumplir con la ley y normas de registro de la jornada laboral gracias a nuestro Control Horario y sistemas de fichaje en diferentes dispositivos. Motivación y satisfacción de los empleados: Además de mantener satisfechos a los clientes, el compromiso y el bienestar de los trabajadores es otra necesidad crucial en las empresas que recae en gran parte sobre el área de rrhh. Un empleado motivado se refleja en una mayor productividad y eficiencia en su trabajo. Gestión de informes y documentos: El departamento de recursos humanos se encarga de realizar numerosos documentos y trabajar con información o datos muy importantes y sensibles, como por ejemplo las nóminas. Por ello, mantener estos archivos ordenados puede llegar a ser un gran desafío. Gracias a nuestro módulo de Documentos, tendrás la posibilidad de crearlos, descargarlos y gestionarlos de forma rápida y sencilla con tan sólo un clic en función de la configuración. También, para agilizar el proceso de las nóminas, contamos con la opción de poder descargar los conceptos y parametrizarlos para minimizar costes y ahorrar tiempo.
Workforce Planning Specialists – nueva comunidad creada por aTurnos
14 marzo, 2023Debido a las grandes dificultades que surgen a la hora de planificar los turnos y gestionar los horarios de trabajo y la gran experiencia que hemos tenido con nuestros clientes en este ámbito, hemos decidido crear un grupo en LinkedIn donde se formará una comunidad de expertos en planificación y todo lo relacionado con el control horario y gestión de tiempos. El objetivo del grupo es crear un espacio para ver y compartir contenido de utilidad como consejos para planificar, novedades, cambios legales, etc. así como intercambiar enfoques y opiniones respecto al tema en concreto escogido. La comunidad de Workforce Planning Specialists es un foro activo para que los miembros compartan conocimientos, referencias y experiencias reales y sobre todo se sientan acompañados en todo momento por otros profesionales del mismo ámbito en este proceso tan complejo. Entre todos podemos hacer la planificación de turnos y personal, así como un control de horario mucho más fácil y sobre todo, de forma correcta y divertida. Si deseas unirte al grupo de forma GRATUITA tan sólo tendrás que apuntarte a través de LinkedIn desde el siguiente enlace: No estás solo en este proceso de planificación, gestión del personal y control horario. ¡Apúntate ya a nuestro grupo de LinkedIn y empieza a compartir tus dudas, experiencias y opiniones!