El deseo concedido y nuevo proyecto de usabilidad
5 enero, 2024El pasado mes de diciembre os invitamos a escribir una carta a los Reyes Magos para pedir la funcionalidad que más echabais de menos en nuestra herramienta de aTurnos. En primer lugar, queremos daros las gracias a todos por vuestra participación, hemos revisado todas las cartas recibidas y estamos emocionados de compartir con todos vosotros el deseo que los Reyes Magos de aTurnos van a hacer realidad. El deseo concedido es “editar el mensaje de aviso de restricciones”. Este nuevo desarrollo consistirá en mantener el número y mensaje del tipo de restricción y se añadirá uno nuevo configurable, por ejemplo “según el convenio colectivo, no es posible disfrutar de más de 2 días de mudanza al año”. Podréis disfrutar de esta nueva funcionalidad a partir de la actualización de marzo o abril. Tenéis más información sobre la nueva funcionalidad en la siguiente imagen: Además, después de haber leído todas vuestras propuestas en las cartas a los Reyes Magos sobre las funcionalidades que os gustaría ver en aTurnos, os anunciamos el lanzamiento de un nuevo proyecto de usabilidad en aTurnos. Podéis ver en qué consiste en el siguiente vídeo que os dejamos a continuación, donde nuestro CEO de aTurnos os da los detalles más importantes sobre el nuevo proyecto: ¡Estad muy atentos porque os iremos contando todo el proceso y muchas más novedades sobre el proyecto!
Gestión de equipos de trabajo
4 enero, 2024Gestionar equipos de trabajo eficientemente implica desarrollar habilidades de liderazgo, comunicación y resolución de problemas. El valor fundamental de las organizaciones reside en las personas, ya que son ellas las que fundan las empresas, determinan sus estrategias, llevan a cabo sus proyectos y resuelven sus problemas. La gestión de equipos de trabajo adquiere una importancia significativa, ya que la conexión efectiva entre los empleados y los líderes impacta positivamente en el éxito de la organización. ¿En qué consiste un equipo de trabajo? Un equipo de trabajo se compone de empleados que se unen con un propósito común: lograr un objetivo específico. Cada miembro aporta habilidades y conocimientos distintos y únicos, enriqueciendo así al grupo. La efectividad de un equipo depende de la existencia de una comunicación sólida, confianza y respaldo mutuo entre sus miembros. Es esencial que todos compartan la misión y visión de la empresa, asumiendo la responsabilidad del éxito colectivo. Por otro lado, el líder del equipo es el encargado de motivar al equipo, asignar tareas según las habilidades individuales y promueve la colaboración. El uso de herramientas adecuadas, facilita la gestión de equipos al permitir el seguimiento del tiempo, la administración de capacitaciones y la evaluación del rendimiento de los colaboradores. En este caso, gracias al software de RRHH de aTurnos, se puede conseguir este proceso eficazmente que se explicará a continuación. Tipos de equipos de trabajo en medianas y grandes empresas En medianas y grandes empresas, la diversidad de funciones y proyectos requiere una variedad de equipos de trabajo especializados. Dicha estructura, así como los componentes de los equipos, pueden evolucionar según los cambios en la organización. Algunos tipos comunes de equipos que puedes encontrar: Equipos funcionales por habilidades y/o competencias Consiste en agrupar a los trabajadores con habilidades y conocimientos similares en funciones específicas. De esta manera, puedes asignar responsabilidades específicas a grupos de empleados con conocimientos particulares, permitiendo interacciones entre equipos de diferentes áreas. Esta estructura no solo impulsa la productividad, sino que también amplía la perspectiva de todos los departamentos. Al asignar tareas alineadas con la experiencia de los empleados, se fomenta la motivación y el compromiso. Equipos por departamentos Las empresas con un gran número de trabajadores se distribuyen en diferentes departamentos o áreas. Gestionar equipos de trabajo en una organización de este tamaño requiere de una buena estrategia y herramientas adecuadas. Este tipo de equipos son permanentes, pues se encargan de tareas continuas y mantienen su estabilidad a largo plazo. En primer lugar, es necesario establecer los equipos por departamentos y puestos de trabajo. Una vez realizado este proceso, es necesario elegir un manager para cada uno de ellos que controle a los miembros del equipo. De esta forma, se podrá realizar una evaluación constante y repartir tareas según la demanda de trabajo, así como generar sinergia entre la organización. Equipos virtuales Este tipo de equipos de trabajo comprende miembros que trabajan desde ubicaciones geográficas diversas. En este caso, es necesario el uso de la tecnología avanzada para la colaboración y la comunicación entre ellos. Equipos por proyectos o temporales Este tipo de equipos se crean temporalmente para abordar proyectos específicos. Los miembros pueden provenir de diferentes áreas funcionales y colaborar para lograr un objetivo específico, como un proyecto. Equipos de evaluación Los equipos de evaluación son aquellos que tienen el propósito de examinar y analizar diversos aspectos dentro de una organización. Estos equipos desempeñan funciones específicas para evaluar el rendimiento, la eficacia o la conformidad con ciertos estándares: equipos de evaluación del desempeño, evaluación de clientes, auditoría interna, evaluación de proyectos, evaluación de riesgos y seguridad, etc. Estos equipos desempeñan un papel fundamental en el proceso de mejora continua y en garantizar que la organización opere de manera eficiente, cumpla con estándares y se adapte a los cambios en su entorno. La composición y el enfoque de los equipos de evaluación variarán según los objetivos específicos de la evaluación que están llevando a cabo. ¿Cómo gestionar equipos de trabajo? Los miembros de los equipos de trabajo tienen perfiles mixtos, combinando aspectos humanos y profesionales. Por esta razón, las estrategias de gestión de equipos no deben centrarse únicamente en datos de productividad, sino que deben considerar variables más complejas. Aspectos como atracción, reclutamiento, selección, incorporación, desarrollo, retención, salida y construcción de la imagen del empleador son igualmente cruciales para el desarrollo de un profesional en la empresa y, por ende, para la productividad y rentabilidad de la misma. Consejos para tener en cuenta en la gestión de equipos de trabajo Mejorar la comunicación Es necesario fomentar una comunicación clara, abierta, constante y transparente. Para ello, hay que facilitar las herramientas y canales necesarios para que todos los trabajadores y miembros del equipo puedan expresar ideas y sugerencias. Cooperación y organización Para gestionar los equipos de trabajo eficazmente es importante que los roles y responsabilidades de cada trabajador del equipo estén claramente definidos según sus habilidades y/o especialidades y así evitar redundancias gracias a una ejecución ordenada de las tareas. Crecimiento y evaluación del rendimiento Es necesario promover una retroalimentación regular y específica para mejorar el rendimiento y reconocer los logros de los trabajadores, así como las evaluaciones periódicas para aprender de las experiencias y ver resultados. Además, para proporcionar oportunidades de crecimiento hay que invertir en el desarrollo personal y profesional de los miembros del equipo. Definir objetivos claros Establecer objetivos individuales y colectivos de manera clara facilita su logro y permite coordinar tareas considerando las fortalezas de cada miembro del equipo. Además, es crucial ofrecer bonificaciones o recompensas en función de estos objetivos. Cuidar el bienestar y el clima laboral No hay que descuidar la salud y el bienestar de los trabajadores dentro de una organización. Por ello, es necesario establecer un equilibrio entre vida laboral y personal y crear un ambiente de trabajo positivo y respetuoso, ya que un equipo contento y comprometido tiende a ser más productivo. Fomentar la confianza y la transparencia,…
Grados de excelencia en la planificación y gestión de tiempos
27 diciembre, 2023“La excelencia en la gestión de tiempos no se consigue en un proyecto de 3 meses” La gestión de tiempos es vital para mejorar la productividad de la empresa y la satisfacción de los trabajadores, pero puede ser un proceso complejo de implantar por diversos motivos. Algunos ejemplos de Stoppers para mejorar la gestión de tiempos son: la disponibilidad de recursos de la propia empresa al proyecto, la visión de la dirección, que no entienda el valor del tiempo de sus empleados y procesos, no agitar procesos existentes que puedan generar problemas o confrontaciones o no entender de donde se parte para fasear la implantación con un objetivo realista. Las empresas no puede pasar de planificar turnos en hoja de papel a automatizar la planificación por la producción, los pacientes o las habitaciones, hacer presupuestos por futuras planificaciones, analizar las skills de empleados y la calidad de servicio ofrecida, estimar cuándo lanzar futuras nuevas contrataciones, obtener datos de absentismos estimados y volcar los datos de variables a nómina en 6 meses. Es algo importante que el cliente entienda hasta dónde puede llegar. Esto implica una implantación creciente, por diferentes grados funcionales de la gestión de tiempos, adaptada a la situación de la empresa. Grados de excelencia en aTurnos En aTurnos, hemos detectado y proponemos los siguientes niveles de excelencia en la gestión de tiempos. Es importante aclarar la situación de partida e inicio con los clientes y sobre todo hacia dónde pueden avanzar con el uso de aTurnos en los diferentes grados o niveles funcionales: Grado 1. Control horario Este nivel básico implica la definición de un horario teórico generalista para todos los trabajadores y el inicio de la recogida del inicio y fin de la jornada mediante algún dispositivo, tarjeta o en el entorno Web/App de aTurnos. Se obtienen los conceptos variables de nómina para enviarlos de vuelta a pago. Muchas veces, se puede acompañar por un pequeño portal de gestión de tiempos donde el trabajador puede solicitar vacaciones, absentismos o revisar su información de tiempos. No se tiene una visión de la situación futura de forma ajustada, ni la disponibilidad real de recursos humanos que tiene la empresa, pero es una buena forma de arrancar obtener la información sobre la jornada real de los trabajadores. En este escenario cualquier acción que se realiza ya es correctiva y no existe la posibilidad de tomar decisiones de situaciones futuras porque no tengo esa información. Grado 2. Planificación básica En este caso sí es necesario tener una visión futura de si tenemos los recursos humanos disponibles para las necesidades previamente definidas. Se planifican los turnos, horas extras, las vacaciones, los permisos y los absentismos por parte de los managers a los trabajadores y se pueden definir patrones de turnos y generarlos en aTurnos. Las necesidades del personal se basan en necesidades de turnos previamente definidas y los trabajadores acceden para visualizar la información de planificación, realizar cambios de turnos, apuntarse a ofertas, lanzar peticiones de permisos y vacaciones u otras gestiones diarias. Además, los managers planifican a los trabajadores y validan las peticiones dentro de un flujo definido, revisan las tablas de cobertura, añaden horas extras y asignan turnos en localizaciones o puestos específicos. Después, toda esta información de planificación se compara con la información del control horario de forma automática, para detectar desviaciones. Es muy importante esa visión futura que tiene la planificación para ver si se cumplen los convenios, se realizan las horas de contrato definidas y se cumple a futuro con las necesidades para el negocio. De esta forma, se adelantan futuros problemas que afectan a los trabajadores, a los mandos y a la cuenta de resultados. Grado 3. Planificación Avanzada Ahora ya no se planifica mirando las necesidades de personal por día, ahora la planificación de los trabajadores se realiza por variables de negocio, como pueden ser clientes, facturación, tickets, etc. Estas variables las llamamos “Drivers” y son las que guían al negocio para ofrecer la mejor calidad de servicio disponible. Se consigue una estandarización en la planificación que automatiza procesos, por ejemplo, 1 trabajador cada 20 clientes en tienda. Aunque puede ser necesario definir requerimientos mínimos que pueden ser de personal por puestos específicos. Esto ayuda a dimensionar a más largo plazo, mirando las necesidades de personal con variables de negocio estimadas y tener una mejor visión de las necesidades de personal por especialidad o puesto. Además detectan tendencias de necesidades o puestos críticos es vital en muchas empresas, por ejemplo, lanzando formaciones o nuevas contrataciones. Por otro lado, permite hacer planificaciones más ajustadas a las necesidades y establecer criterios como calidad de servicio para generar planificaciones, automatizar un proceso que es muy manual por parte de los mandos además de estandarizar y ofrecer criterios claros para todos sobre cómo se planifica. Antes de aplicar este grado de excelencia en la empresa, estos perfiles tan valiosos están detrás de un Excel, con un conocimiento muy concentrado en ellos. Después, en la operativa diaria, de igual manera, cualquier cambio tiene que ser mantenido por ellos de forma manual. Por ejemplo, esta tarde no puede venir un técnico comercial por motivos personales y el mando tiene que buscar quién con esa experiencia puede hacer ese turno. Todas estas situaciones del día a día que no son solo planificación a largo plazo generan una carga de trabajo para mandos intermedios. Grado 4. Planificación de Tareas En este último grado, planificamos tareas en vez de turnos y horas. Esto implica una digitalización de los procesos de negocio con una asignación de estos procesos dentro de la disponibilidad de tiempos y se profundiza en cómo funcionan las empresas. Todas las tareas de la operativa pasan a asignarse de forma automática o manual desde el sistema de aTurnos en un proceso validado y controlado que reduce los errores. Esto permite validar a nivel de tareas que se cumplen las necesidades de personal. Los clientes pueden generar tareas a los trabajadores, en caso de necesidad en el backoffice,…
Ajuste anual de vacaciones
7 diciembre, 2023Llega el final del 2023 y las empresas empiezan a ajustar las vacaciones anuales. Es frecuente que al final del año el saldo de vacaciones de un trabajador no sea cero, ya sea porque ha tomado más o menos días de vacaciones de los que le corresponden según su contrato. Mientras muchos trabajadores se preparan para disfrutar de las vacaciones de fin de año, surge una pregunta común: ¿cómo gestionar el ajuste de vacaciones de manera equitativa y efectiva? En aTurnos tenemos tres procesos diferentes para realizar el ajuste de vacaciones. 1. Trasladar balance de vacaciones pendientes a los trabajadores Este proceso automatizado consiste en trasladar las vacaciones pendientes del año anterior al balance de vacaciones del año siguiente, ajustándose las vacaciones de ambos años. En el caso de que existan días de vacaciones pendientes de disfrutar del año anterior, se pueden ajustar realizando un traslado del balance de vacaciones al año siguiente desde el perfil del trabajador en aTurnos. Este proceso se basa, en primer lugar, en crear un tipo de absentismo justificado, como por ejemplo “Vacaciones Año Anterior” (VAA), y en segundo lugar crear una restricción tipo “No superar el número de veces que se realiza un cierto turno/absentismo al año“ e informar el valor del absentismo, el cual será el número de vacaciones pendientes del año anterior. Es importante que el tipo de absentismo tiene que ser de tipo de absentismo justificado, para que computen las horas de los turnos que tengan asociado este absentismo. ¿Cómo se traslada saldo de vacaciones al año siguiente? Al utilizar la función “Trasladar” en aTurnos, se activa un modal que permite crear restricciones para controlar la cantidad de días de vacaciones que los empleados pueden llevar al siguiente año. El valor de la restricción refleja los días no disfrutados en el saldo de vacaciones, y en el tipo de turno se especifica el absentismo asociado con el cual se pueden solicitar mediante un permiso VAA. Una vez guardada la restricción, el saldo de vacaciones se cierra y ajusta a cero. Para ver el proceso completo y de forma detallada visita nuestro Manual: ¿Cómo trasladar el saldo de vacaciones al año siguiente? 2. Migrar balance de vacaciones de un año a otro Esta segunda opción automatizada implica ajustar automáticamente las vacaciones pendientes de un trabajador de un año a otro. Puede aplicarse a un solo empleado, a varios o a todos los trabajadores de un equipo. El proceso se basa en modificar el saldo de vacaciones de un año anterior y del año siguiente mediante un aumento o disminución. Por ejemplo, si un trabajador tiene un acuerdo de 30 días de vacaciones al año y ha tomado 27 días en 2023, en 2024 contará con 33 días de vacaciones. El sistema realiza automáticamente un ajuste en 2023, denominado ‘Incremento balance de vacaciones’, para dejar el saldo de vacaciones en cero en ese año. Simultáneamente, se aplica un ajuste en el saldo de vacaciones de 2024, denominado ‘Decremento balance de vacaciones’, para que el trabajador pueda disfrutar de los 3 días restantes en 2022, totalizando así 33 días de vacaciones. Para más información sobre este proceso consulta nuestro manual completo aquí: ¿Cómo migrar balance de vacaciones? 3. Ajuste manual balance de vacaciones En último lugar, también puede realizarse el ajuste de vacaciones de un año a otro de forma manual. Este procedimiento se lleva a cabo directamente desde el perfil individual de cada trabajador. El ajuste implica reducir el saldo de vacaciones en el año actual, donde el trabajador aún tiene días pendientes y aumentar el saldo en el próximo año. Por ejemplo, si el balance de vacaciones de un trabajador es de 20/30 en 2023, lo que significa que ha planificado 20 días de sus 30 días de vacaciones contratados para ese año, el ajuste implica trasladar 10 días de vacaciones de 2023 a 2024. Las acciones en el ajuste son las siguientes: A) Reducir el saldo de vacaciones En este caso, se reduce el saldo de vacaciones en 10 días en 2023, dejando un balance de vacaciones de 0 en este año. b) Aumentar el saldo de vacaciones Por otro lado, se aumenta el saldo de vacaciones en 10 días en 2024, elevando el balance total de vacaciones a 40 días (30 días de vacaciones asignados para 2024 + 10 días de vacaciones trasladados de 2023). ¿Se puede realizar un ajuste de vacaciones de contrato a más de un trabajador en una sola acción de ajuste de tiempos? Si tienes el rol de superusuario (ver roles de aTurnos), puedes migrar el saldo vacaciones de trabajadores de los equipos previamente seleccionados, así como de horas. Puedes migrar este saldo de manera independiente o ambas a la vez (vacaciones y/u horas computadas). Te lo contamos en el siguiente enlace: ¿Cómo migrar saldos de horas y vacaciones en aTurnos? Además, este rol de superusuario puede obtener un listado de todos los ajustes de los trabajadores de los equipos seleccionados, entre las fechas que se indique.
HR Path y aTurnos, fuerzas combinadas hacia el éxito
29 noviembre, 2023Presentación Gold Partner Os presentamos nuestra nueva colaboración Gold Partner con el Grupo HR Path, con una amplia experiencia en la integración con SAP Successfactors dentro del área de RR. HH, ¡toda una apuesta ganadora! El Grupo HR Path se fundó en 2009. Está compuesto por perfiles complementarios que comparten la misma intuición: la evolución de las profesiones y las cuestiones de RR.HH. que implican una nueva oferta, global, digital y personalizada. La creación de esta estructura de grupo responde a su principal objetivo de convertirse en un punto de contacto único en materia de SIRH para empresas de todos los tamaños y de todos los sectores. Además, su amplia experiencia permite adelantarse a las necesidades de sus clientes, un punto de partida que les convierte en una consultora de gran confianza. Posee 3 líneas de negocio: Advise: consultoría de RRHH y SIRH: Numerosos expertos en transformación RRHH y digital intervienen a lo largo de la evolución de su organización y de su impacto en su SIRH. Implement: integración de soluciones RRHH: Apoyan al cliente en cada etapa de su proyecto de SIRH con las principales soluciones de software del mercado. Sus servicios incluyen el derecho a utilizar el software en las instalaciones o en la nube, la integración personalizada y la asistencia para todos los tipos/niveles. Run: externalización de nómina y RRHH: El objetivo es ganar eficiencia y agilidad en los procesos mientras aseguran la calidad, el cumplimiento y la continuidad de sus servicios sensibles, especialmente las nóminas. Consideran la externalización de sus procesos de nóminas como un factor clave de éxito en la estrategia y desarrollan sus proyectos de BPO considerando su contexto como un todo. Por otro lado, en aTurnos contamos con más de 12 años de experiencia y actualmente estamos integrados en el grupo francés Octime. Desarrollamos un software en la nube de tecnología propia y nuestro objetivo es mejorar y facilitar la planificación y gestión de personal integrando todos los procesos y datos en un único sistema, cubriendo todo el ciclo de gestión de tiempos y ofreciendo una solución configurable y eficiente que da respuesta automática. Contribuimos de manera significativa a la transformación digital de nuestros clientes, optimizando y automatizando sus procesos de gestión de personal para lograr eficiencia, ahorro de costes y tiempos. Además, promovemos el trabajo colaborativo, fortalecemos la comunicación y, sobre todo, empoderamos a los empleados. Solución conjunta y completa Gracias a la experiencia y constancia de ambas empresas en el área de los RR. HH. estamos capacitados para abordar eficazmente los retos relacionados con la gestión de tiempos y cambios. Esto nos permite alcanzar una solución completa y definitiva que, trabajando de forma conjunta, nos impulsa hacia el éxito y la consecución de nuestros objetivos. Nuestros recursos y experiencias marcan el inicio de esta colaboración estratégica que promete no solo fortalecer nuestras capacidades individuales, sino también abrir nuevas oportunidades y horizontes para ambas empresas. El enfoque se basa en la búsqueda de la optimización cualitativa y temporal a través de la mejora de la experiencia y empoderamiento del empleado, gestión de personal y planificación automática con una perspectiva de “asesoramiento empresarial” para satisfacer las necesidades actuales y futuras de los clientes de la forma más precisa posible. Además, gracias a la integración cloud con SAP SuccessFactors y otros sistemas de terceros, incluyendo el alojamiento de la aplicación y su mantenimiento así como el seguimiento legal asociado, ofrecemos a los clientes un modelo flexible y le garantizamos fuertes compromisos de servicio. Beneficios hacia el cliente Mejora del rendimiento de RRHH En un primer plano, nos encargamos de mejorar el rendimiento de los RR. HH. centrándonos en la fiabilidad y la durabilidad de las soluciones que ofrecemos, durante el proyecto de implementación y para establecer una relación a largo plazo basada en la confianza. Evolución tecnológica Por otro lado, ofrecemos servicios de implantación de proyectos de aplicaciones, evolución tecnológica y soporte avanzado hacia el usuario, así como la externalización de servicios de administración del personal y cálculo de conceptos de nómina. Asesoramiento y satisfacción de los clientes En este caso, nos comprometemos en favorecer la autonomía de nuestros clientes y permitirles maximizar su especialización principal. En este contexto, asesoramos y ponemos en marcha la solución más adecuada en función de las necesidades de los clientes de forma personalizada. Procesos eficientes en la administración de RRHH El principal objetivo es ganar eficiencia y agilidad en los procesos y las tareas de los RRHH, desde la gestión de tiempos hasta la planificación de personal. Unidos por un compromiso compartido, nos esforzamos por alcanzar objetivos y proporcionar soluciones excepcionales en el ámbito de los recursos humanos. Gracias a la experiencia de nuestros servicios combinados, te ofrecemos la capacidad de abordar de manera sencilla y eficiente los desafíos, al mismo tiempo que gestionas eficazmente los procesos diarios de trabajo. Esta combinación de ambas organizaciones te guiará hacia el éxito de manera efectiva.