Pautas clave para una gestión efectiva de tus cuadrantes de trabajo y patrones de turno
1 marzo, 2024¿Cómo hacer cuadrantes de trabajo? Establecer un cuadrante de turnos de trabajo resulta fundamental, tanto para los empleados como para las organizaciones. Contar con un calendario de turnos eficientemente estructurado es necesario para garantizar la organización y evitar confusiones en los horarios y turnos de trabajo de los empleados. El cuadrante de trabajo no solo beneficia a los trabajadores, sino que también facilita a los supervisores de los equipos identificar rápidamente la disponibilidad del personal y detectar posibles ausencias o absentismos en cualquier turno. ¿Qué es un cuadrante de trabajo? Un cuadrante de turnos de trabajo es una representación gráfica, en forma de tabla que muestra los turnos de trabajo y horarios asignados a empleados dentro de una empresa u organización durante un período específico (mensual, trimestral o anualmente). Es una herramienta esencial para la planificación y gestión de recursos humanos, ya que ayuda a coordinar las actividades laborales, prevenir conflictos de horarios y garantizar una cobertura adecuada en todas las áreas operativas. ¿Es obligatorio contar con un calendario de turnos preestablecido? Aunque existe una ley que aborda la obligatoriedad del cuadrante horario en las empresas, es importante tener en cuenta que esta normativa no ha sido modificada desde 1980 y, por lo tanto, se considera obsoleta. El artículo 34.6 del ET establece que las empresas deben crear un calendario laboral accesible para todos los empleados. Además, desde 2019, es obligatorio registrar la jornada laboral de los trabajadores. En este contexto, un cuadrante de trabajo se vuelve una herramienta valiosa e incluso esencial para comparar el registro efectivo con los horarios cumplidos. ¿Con cuánto tiempo de antelación tienen que entregar las empresas los cuadrantes de turno? Aunque el artículo 34 del ET no especifica el plazo para la entrega de los cuadrantes de trabajo de la jornada laboral, excepto cuando se haya acordado una distribución no habitual. En tales circunstancias, se requerirá un aviso previo de al menos 5 días. Por otro lado, tanto el convenio colectivo como un acuerdo de empresa pueden determinar el plazo con el que los empleados deben conocer su horario de trabajo. La falta de regulación específica deja este asunto exclusivamente a la negociación colectiva o a lo establecido por los tribunales. Además, a través de dicha negociación, también se puede fijar no solo la anticipación para la entrega del calendario laboral anual, sino también su contenido y los días festivos laborables, si aplican en el sector o convenio correspondiente. ¿Qué entendemos por turnos de trabajo rotativos? En este caso, los turnos de trabajo rotativo hacen referencia a un horario de trabajo con un turno predeterminado con una hora de entrada y otra de salida que irán modificándose a lo largo de un período de tiempo donde los empleados alternan entre diversos horarios o turnos. Este enfoque implica que los trabajadores se ajusten a diferentes horarios sin contar con una rutina fija y regular. Por ejemplo, un empleado puede desempeñarse en un turno de día una semana y en un turno nocturno la siguiente. Los turnos rotativos normalmente se aplican a sectores que requieren una presencia continua de jornada laboral, como hospitales, fábricas y servicios de emergencia, así como en áreas como limpieza, seguridad y control de acceso. ¿Cómo se aplican los turnos rotativos desde aTurnos? Al elaborar el cuadrante de turnos rotativos, es recomendable indicar las horas de trabajo del mes y el total acumulado desde el inicio del año ya sea año natural o fiscal. Al menos que haya circunstancias excepcionales o cambios de último momento, los cuadrantes de turnos de trabajo rotativos deben seguirse estrictamente, tanto por parte de los empleados como de la empresa. Cualquier modificación debe comunicarse con suficiente antelación, y podría ser necesario ajustar fechas, especialmente en el caso de horas extras compensadas o si no se respetan adecuadamente los días de descanso programados. Calculadora de turnos de trabajo La calculadora de turnos de trabajo es una herramienta que te ayuda a calcular un patrón en función de los turnos creados e indicando necesidades como trabajadores que necesitas por turno y día, además de tener en cuenta restricciones indicadas por el administrador. Por lo tanto, se garantiza la cobertura completa de los trabajadores por cada tipo de turno y día de la semana. En aTurnos, gracias a la calculadora de cuadrantes de turnos de trabajo, puedes crear plantillas de turnos rotativos de trabajo de forma ágil y sencilla: ¿Cómo hacer una plantilla de turnos de trabajo? Además, si formas parte de una empresa pequeña, puedes descargarte gratis la plantilla de turnos rotativos y guías que te facilitarán la planificación de turnos de trabajo en el siguiente botón: 3 ventajas sobre los cuadrantes de trabajo en aTurnos La personalización de patrones de turno A la hora de realizar una planificación de turnos adaptada a las necesidades de cada empresa y la disponibilidad de los trabajadores, en aTurnos existen los patrones de turnos. Éstos son secuencias de turnos que pueden ser secuencias fijas, o secuencias rotativas. ¿Cómo hacer un patrón de turnos rotativo? aTurnos te permite personalizar tus patrones de turno definiendo una serie de variables. Es necesario tener en cuenta los siguientes campos para realizar un patrón de turnos rotativo y aplicarlo a la plantilla de empleados de tu empresa: Horarios de trabajo: planificar los días y turnos para cada trabajador. Esto implica crear los tipos de turno correspondientes (mañana, tarde, noche, etc.). Descansos y periodos de vacaciones correspondientes: se especifican y se asignan los días de descanso y vacaciones en los que el empleado no tiene que realizar su jornada laboral Asignar a cada empleado un turno de trabajo Comprobación del cumplimiento del turno rotativo La capacidad de extender los patrones de turnos rotativos hasta la fecha deseada A la hora de aplicar patrones a trabajadores, no solo se puede extender hasta la fecha que prefiera el administrador sino que también se pueden aplicar masivamente a varios trabajadores de forma automática. La duración del patrón se selecciona en…
Gestión Segura de la Información en aTurnos: ISO 27001 Certificada
23 febrero, 2024¿Qué es la certificación ISO 27001? La certificación del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información de AENOR, de acuerdo a ISO/IEC 27001:2022, es un conjunto de normas que contribuye a fomentar las actividades de protección de sus sistemas y su información en las organizaciones, mejorando su imagen y generando confianza frente a terceros. Es reconocida internacionalmente con más de 150 verificaciones de control cuyo fin es ordenar la gestión de la seguridad y de la información dentro de las empresas. aTurnos ya cuenta con la certificación ISO 27001 El pasado mes de enero, conseguimos el Certificado del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información conforme a la Norma UNE-EN ISO/IEC 27001:2017. Este certificado ratifica que nuestro sistema de gestión de la seguridad es completo y sigue las mejores prácticas en cuanto a confidencialidad, integridad y disponibilidad. Uno de los principales valores de aTurnos consiste en proporcionar un entorno seguro en todo momento, por lo que gracias a este certificado podemos demostrar nuestro compromiso con la protección de datos como organización y la de nuestros clientes así como adherirnos rigurosamente a las leyes de protección de datos. Desde aTurnos, nos comprometemos de manera integral con la seguridad de nuestros clientes. En cuanto a nuestras políticas de privacidad y seguridad, las tenéis disponible en nuestra web en el siguiente enlace: Importancia de la seguridad de información y protección de datos ¿Por qué a día de hoy es fundamental tanto para las empresas como para sus clientes la seguridad de la información y la ley de protección de datos? A continuación os mostramos algunas razones clave que resaltan la importancia de la seguridad de datos en este contexto: Confianza del cliente La seguridad de datos contribuye a la construcción y mantenimiento de la confianza del cliente. Cuando las empresas protegen la información confidencial de sus clientes, estos se sienten más seguros al proporcionar datos personales y financieros. Cumplimiento legal y normativo Muchas organizaciones tienen regulaciones estrictas en relación con la protección de datos. Cumplir con estas normativas no solo es esencial para evitar sanciones legales, sino que también demuestra el compromiso de la empresa con la ética y la responsabilidad corporativa. Protección contra pérdidas financieras Las empresas pueden sufrir pérdidas financieras considerables debido a violaciones de seguridad. Estas pérdidas pueden incluir multas por incumplimiento de normativas, costos de reparación y compensación a los afectados, así como la pérdida de clientes y oportunidades de negocio. Prevención de Fraudes La seguridad de datos ayuda a prevenir fraudes y actividades delictivas. Proteger la información sensible impide el acceso no autorizado y la manipulación maliciosa de datos, lo que puede resultar en actividades fraudulentas.
Alcanzando nuevos horizontes: la sinergia empresarial entre WR Logic y aTurnos
8 febrero, 2024Gold Partner Os presentamos a WR Logic, nuestro Gold Partner internacional líder en la implantación del sector público de Reino Unido y con una amplia experiencia en la integración como “trusted partners” de Microsoft. WR Logic es un software dirigido a digitalizar empresas con una plataforma y aplicaciones en la nube: “La transformación digital no es una opción, ¡es esencial!”. Su principal compromiso con el cliente va relacionado con los servicios que ofrece y el soporte hacia el sector y organizaciones públicas. Por otro lado, aTurnos es una plataforma de software en la nube desarrollada con tecnología propia que se dedica a mejorar y simplificar la planificación del personal mediante la integración completa de procesos y datos en un sistema único. Nuestro objetivo principal consiste en optimizar al máximo la gestión de tiempos dentro de los RR. HH. Puntos fuertes de la colaboración Gracias a la planificación automatizada y la gestión de tiempos inteligente de aTurnos, es posible ofrecer una solución completa y definitiva que, trabajando de forma conjunta con la gran capacidad digitalizadora de WR Logic, nos impulse hacia el éxito simplificando la experiencia de usuario y de navegación de la web. En esta colaboración, las integraciones son un factor fundamental, ya que, además de contar con todos los sistemas de aTurnos (SAP HR, Success Factors, Meta4, A3, SAP Producción, Milena, Sage, etc.), WR Logic ofrece implantaciones Business Intelligence con Microsoft Power BI. En aTurnos disponemos de un API para que los sistemas de nóminas o RRHH, ERP´s o cualquier otro sistema de terceros pueda integrarse de manera dinámica y de una forma transparente, bidireccional e inmediata gracias a las tecnologías Rest Services y JSON que se implementan en aTurnos sobre HTTPS. Por otro lado, las principales tecnologías que integra WR Logic son las siguientes: Microsoft Azure Microsoft Power Platform Amazon Web Services Ingeniería y análisis de datos, incluyendo Apache Spark, Apache Kafka y otros Google Cloud Platform Desarrollo personalizado software utilizando multiples lenguages de programación incluyendo Java, C#, Python, Javascript y otros. Valor añadido hacia los clientes Hay una serie de beneficios que WR Logic ofrece a los clientes que pueden contribuir a la competitividad y el éxito a largo plazo de ambas empresas, incluyendo: Expertos en integración de sistemas Con años de experiencia desplegando y adaptando productos comerciales a las necesidades the cada cliente y su ecosistema tecnológico particular. Esto incluye la integración con aplicaciones esenciales de linea de negocio como PowerBI, MS Teams, Slack, etc. Soporte las 24 horas, los 7 días a la semana WR Logic ofrece un servicio de soporte y mantenimiento, con un equipo especializado que abarca el Reino Unido y Sri Lanka. Su compromiso garantiza una vigilancia constante sobre sistemas críticos las 24 horas del día, cumpliendo con SLAs estrictos con precisión. Pioneros Tecnológicos WR Logic se erige como pionero al guiar a los clientes hacia la vanguardia de la tecnología. Desde la inteligencia artificial y el big data hasta el Internet of Things (IoT), aportan experiencia comprobada para garantizar que las empresas se mantengan a la cabeza en el dinámico panorama tecnológico. Automatización de procesos Este punto hace referencia al aumento de la eficiencia operativa, la reducción de costes y minimización de errores. Proveedor de G-Cloud y DOS framework Ser proveedor de servicios en la plataforma G-Cloud y en el DOS framework puede abrir oportunidades significativas en el sector público del Reino Unido. Estos marcos suelen ser utilizados por organismos gubernamentales para adquirir servicios de tecnología, lo que podría resultar en contratos gubernamentales y una base de clientes estable. De lo personal hacia lo profesional Resaltar la fortaleza colaborativa que hemos ido acrecentando a lo largo de estos años, es crucial para entender que esta colaboración es mucho más que un nuevo desarrollo. Sergio Rojas, cofundador de WR-Logic y Pablo García, CEO de aTurnos, comparten una historia que va más allá del negocio. Procedentes de la misma ciudad, su conexión personal ha resultado una perfecta alianza profesional. Esta colaboración va más allá de lo efímero. Se han sintonizado compartiendo su crecimiento personal y los numerosos logros profesionales que juntos han conseguido. Hoy, orgullosos, anunciamos esta dinámica colaboración entre WR Logic y aTurnos. Esto abre un nuevo capítulo de ricas y exitosas experiencias compartidas que estarán enfocadas en nuestro objetivo de ofrecer soluciones para obtener un bien común. Dos equipos unidos, un fuerte compromiso Con un compromiso mutuo que nos une a ambas empresas, trabajamos conjuntamente para lograr metas y ofrecer soluciones excepcionales automatizadas. Gracias a la fuerte digitalización y tecnología en el área de los RRHH, conseguiremos la solución perfecta que te llevará hacia el éxito.
Las 3 ventajas fundamentales de tener el control de accesos integrado en la gestión de tiempos
23 enero, 2024La potencia de integrar el control de accesos con otras herramientas de gestión de tiempos como la planificación o el control horario es clave. Disponer de un sistema de gestión de accesos es la estrategia más eficiente para preservar la seguridad en cualquier área, asegurando que únicamente individuos autorizados tengan acceso. En un contexto donde las nuevas tecnologías influyen en todos los sectores, el control de accesos ha experimentado cambios significativos. A pesar de la efectividad de métodos tradicionales como tarjetas, llaves, códigos e interfonos, se han introducido soluciones digitalizadas que mejoran los controles de acceso, adaptándose a las nuevas necesidades organizativas. Un control de acceso además de gestionar la seguridad de los espacios también tiene soluciones específicas como visitas, parking, tornos o evacuación. Pero esta inversión en tecnología puede reutilizarse para mejorar la gestión de tiempos de forma global en la compañía y no solo en la seguridad. La integración de la base de empleados propios ofrece tres beneficios clave para los clientes. En primer lugar, mejora la eficiencia operativa al centralizar la gestión de recursos humanos, simplificando tareas administrativas y optimizando procesos internos. En segundo lugar, aprovecha la inversión en hardware al utilizar un único sistema para ambas funcionalidades, lo que reduce costos y complejidad tecnológica. Por último, permite un control integral sobre visitantes y contratistas mediante la implementación de sistemas de acceso personalizados, fortaleciendo la seguridad y facilitando la conformidad con normativas internas y externas. En conjunto, estos beneficios contribuyen a una operación más eficiente, rentable y segura para los clientes. A continuación, mencionamos estas 3 ventajas comentadas de forma más detallada, así como los distintos puntos de conexión entre los accesos y la gestión de tiempos que aporta valor a la compañía. Integración de Datos maestros de empleados Datos de empleados Lo primero que se reutiliza con la integración en un mismo sistema del control de acceso y la gestión de tiempos son los datos de empleados. La base de datos de un control de accesos integra personal externo como interno, pero para la gestión de tiempos solo se integra la parte de personal propio que se volcará automáticamente. Gestión de visitas Para una funcionalidad de control de accesos como la gestión de visitas solo se necesita personal externo. El sistema de gestión de visitantes está basado en la asignación de permisos mediante tarjetas, con un formulario específico para la planificación de visitas. Este proceso facilita la gestión, la localización de visitantes anteriores y la visualización de las últimas visitas realizadas con la opción de incorporar comentarios adicionales. Además, implica la asignación obligatoria de la visita a un empleado/a, con la posibilidad de configurar quién puede recibir visitas y mostrar datos de localización si están disponibles. Normalmente el personal externo suele ser mantenido por el personal de seguridad y esta información no llega a Recursos Humanos, pero el personal interno o contratado lo mantienen éstos. Comunicación eficaz La comunicación entre el control de accesos y Recursos Humanos puede ser desafiante, pero la integración garantiza una asignación eficiente de permisos basada en la información de la gestión de tiempos al recibir altas de nuevos empleados. Esto mejora la eficiencia, especialmente en entornos con alta rotación de personal, como hospitales. Compartir funcionalidad que aporta valor El control de acceso y la gestión de tiempos comparten funcionalidad y recursos para la puesta en marcha. Es importante pensar en ambas partes como un solo proyecto e intentar implantarlo a la vez para que el sistema este cohesionado pero operativo desde ambos prismas. En los sistemas de control de acceso se definen: Zonas de acceso: distribuido en zonas o recintos cerrados asignados gracias a los lectores, el aforo, el tiempo máximo de permanencia y el antipassback. Tipos de Marcajes: Los marcajes realizados por el personal al acceder a las distintas zonas pueden ser de distinto tipo. Estos tipos de marcajes en el control horario y planificación pueden generar incidencias que serán gestionadas por el sistema de gestión de tiempos. Esta información también es importante en la gestión de tiempos, tanto para la planificación como el control horario para que podamos saber dónde ha estado el trabajador realizando su labor y si ha informado algún tipo de incidencia. Validar si un empleado ha trabajado donde estaba planificado o han existido modificaciones de las tareas asignadas aporta mucho valor a la planificación y se conseguirá aprender y realizar mejores planificaciones futuras. Pero también viceversa, que el control de accesos tenga la planificación del trabajador para realizar distintas funciones que sino no serían posibles. En este punto es donde se consigue la excelencia en la gestión del control de accesos aumentando la seguridad. Por ejemplo, enviando información como los turnos futuros de los empleados desde la planificación al control de accesos. Planificación integrada en el control de accesos Para clientes que quieren llegar a un detalle superior en el control de accesos necesitan la planificación para limitar el acceso solo por aquellos que sean planificados en esas zonas de acceso. Por ejemplo, un facultativo intenta acceder a la farmacia y solo se permite el acceso ese día porque está de guardia. Igual podría ocurrir con el aparcamiento o para poder consumir una comida por la dieta correspondiente cuando está planificado. Normalmente, en la gestión de accesos, las zonas se asocian con áreas de trabajo planificadas, garantizando que el personal programado tenga acceso para realizar sus tareas. Este enfoque se aplica mediante un mapeo sencillo en las empresas. En otro sector como la fabricación, puede ocurrir que se planifique en la línea 1 de la fábrica y no en la 2 (dos zonas de acceso distintas) y el trabajo en la línea 2, los cálculos de costes deben imputarse al centro que le corresponda realmente. Es decir, en casos donde empresas imputan los costes de personal en centros de costes específicos, es necesario validar que a nivel de planificación de horarios se realizan las horas con el detalle necesario, esto con el impulso del control de accesos es viable,…
Explorando 6 tendencias clave que revolucionarán los Recursos Humanos este 2024
10 enero, 2024Los trabajadores buscan no solo empleo, sino un lugar donde puedan crecer, contribuir y sentirse valorados. El año 2024 marca un punto de inflexión en la gestión de recursos humanos, donde las estrategias de atracción y retención de talento, la experiencia del empleado y el uso de la tecnología son elementos cruciales. La digitalización ha adquirido un papel predominante en el que los profesionales de RRHH necesitan adoptar un enfoque estratégico central en la empresa. Asimismo, frente a los cambios emergentes que se realizaron en 2023 en el área de los recursos humanos, se han consolidado transformaciones preexistentes y se han adoptado otras tendencias en este ámbito: Experiencia del empleado 2.0: Employee Experience Se evidencia un creciente contraste entre las organizaciones que realmente se enfocan en mejorar la experiencia de sus empleados y aquellas que no lo hacen. Esta divergencia se hace más notable para los candidatos debido a una mayor transparencia y accesibilidad a información sobre las empresas. En este caso, la atención se centra en proporcionar a los empleados un ambiente de trabajo positivo, donde se valore su bienestar y se promueva un equilibrio adecuado entre la vida laboral y personal. Dentro de esta amplia tendencia, cabe destacar la motivación y satisfacción de los empleados, es decir, éstos buscan desafíos y proyectos creíbles donde puedan aportar valor. La importancia crucial del Employer Branding En el ámbito de la marca empleadora, es crucial que las empresas inviertan auténticamente en su imagen. Promover una imagen que no se corresponda con la realidad interna conduce a una mayor desconfianza y a tasas de rotación más elevadas. Este enfoque especial en la marca empleadora se debe a su papel esencial en el actual mercado laboral, donde una percepción positiva puede marcar la diferencia en la atracción y retención del talento. Automatización Inteligente: IA en procesos de RRHH Las empresas que implementen la inteligencia artificial para mejorar la experiencia del empleado ganarán una ventaja competitiva. En este caso, la IA y la automatización desempeñan un papel crucial en procesos como la selección de talento, la gestión del rendimiento y la administración de recursos humanos, agilizando operaciones y mejorando la eficiencia, como por ejemplo la actualización de conceptos y datos de nómina, la generación informes, etc. Esta implementación no solo optimiza y agiliza el trabajo del departamento, sino que también simplifica procesos, permitiendo a los profesionales de recursos humanos centrarse en iniciativas más estratégicas y menos repetitivas. Transformación de la gestión de RRHH gracias al análisis de datos Con la rápida evolución tecnológica, se espera que las empresas pongan más énfasis en el desarrollo de habilidades del futuro como la gestión de datos y la resolución de problemas complejos. El uso de análisis de datos para tomar decisiones informadas en la gestión de recursos humanos se vuelve más generalizado, permitiendo a las empresas identificar tendencias, evaluar el rendimiento y tomar medidas proactivas. El impulso de las grandes compañías será fundamental para fomentar el crecimiento del software analítico. Estrategias de formación continua para desarrollar skills futuros La formación continua y el desarrollo profesional se vuelven esenciales para retener talento. Las empresas invierten en programas de aprendizaje personalizados y accesibles para garantizar el crecimiento constante de sus empleados. Las empresas conscientes de que el conocimiento y las habilidades son activos estratégicos están intensificando sus esfuerzos para crear entornos de aprendizaje constante. Esto no solo busca abordar la brecha de habilidades existente, sino también preparar a los equipos para los desafíos futuros. En este contexto, la implementación de acciones relacionadas con el upskilling y reskilling se vuelve valiosa para la retención del talento. Las habilidades están en constantes cambios debido a los avances tecnológicos y la transformación digital, lo que implica la necesidad de reentrenar al personal para los empleos del futuro. Prácticas innovadoras para una gestión efectiva sobre la Diversidad e Inclusión Las empresas buscan no solo la diversidad en sus equipos, sino también la equidad y la inclusión. Esto no solo mejora el crecimiento e innovación, sino que también influye directamente en la retención de empleados. Cuando los trabajadores sienten que sus ideas y contribuciones son valoradas, son más propensos a permanecer en la empresa. Además, un entorno laboral diverso favorece la innovación y la resolución creativa de problemas, ya que equipos con perspectivas y experiencias diversas generan ideas innovadoras y abordan desafíos desde múltiples ángulos. Para ello, se implementan políticas y programas para garantizar entornos de trabajo justos y accesibles para todos. Los Recursos Humanos deben estar constantemente actualizados en cuanto a las últimas tecnologías y metodologías para manejar de manera eficaz todas las etapas laborales y de los empleados aprovechando las tendencias más recientes en el ámbito para desarrollar estrategias planificadas. Además, tienen la capacidad de anticipar y definir de manera proactiva las metas y prioridades de sus equipos, alineándose con los objetivos corporativos y personales.