¡NUEVO WEBINAR DE TRANSPORTE Y REPARTO!
19 mayo, 2020Debido a la sencillez y agilidad que proporcionan, hemos decidido ofrecer webinars para ayudar a la planificación y gestión de recursos humanos en distintos sectores, siendo el primero el sector de transporte y reparto. Los webinars son conferencias en formato vídeo, y consistirán en una breve explicación acerca de la planificación y gestión de los trabajadores. No obstante, a parte de los webinars en vivo que realizaremos, puedes tener un acceso al contenido accediendo al siguiente enlace: Webinar Transporte y Reparto. Este sector se encuentra en pleno crecimiento y requiere de nuevas herramientas para adaptarse a una demanda cambiante y a actividades cada vez más complejas. Por ello, la planificación de trabajadores se realiza en función de sus especialidades y localizaciones (o rutas) y según las necesidades del personal (demanda). Algunos de los puntos fundamentales para la gestión y planificación en este sector y que se incluyen en este webinar son: En primer lugar, definir datos sobre los trabajadores para poder trabajar de forma ágil y tener una visión operativa sobre mi plantilla actual. Para ello, se configurará el perfil del empleado estableciendo vacaciones, categorías o porcentajes de la jornada y se asignarán las distintas especialidades (conductor, repartidor, manager, etc). Las horas complementarias son importantes en este sector para poder ajustar los picos de demanda de los clientes y no tener gastos fijos. También se completarán las restricciones que normalmente, en este sector son las horas semanales máximas (39 horas a la semana) o para el personal que no está el 100% de la jornada al año. También es de relativa importancia establecer las localizaciones y zonas en las que se llevará a cabo dicha actividad. Una vez definidos los trabajadores, se indica la demanda, es decir, las necesidades del personal, que se puede cargar automáticamente, desde un Excel o CSV. También existe la opción de tareas, que se pueden cargarán desde un sistemas de facturación por ejemplo. Se trata de una forma dinámica e integrada de generar demandas. Si la demanda resulta constante, las necesidades de los clientes podrán adaptarse al personal mediante la Calculadora, ya que esta herramienta te permite hacer un patrón para la rotación de los trabajadores. Por último, podrás revisar y realizar modificaciones sobre la planificación, como la validación de bajas, solicitudes de vacaciones, cambios de turno entre compañeros o permisos, Control de Presencia, etc. Estas actividades las podrán realizar los trabajador desde la App de aTurnos para una mayor comodidad. Todavía no hemos fijado un día concreto para realizar en vivo el webinar de Transporte y Reparto, pero si deseas que te avisemos cuando sí lo fijemos, puedes escribirnos a hola@aturnos.com así como para resolver cualquier duda o sugerencia. Para más información, podrán acceder al Webinar de Transporte y Reparto donde explicamos todo más detallado mediante vídeos para una mejor comprensión del proceso.
Cómo gestionar la polivalencia de los trabajadores en aTurnos
26 septiembre, 2019En el momento de definir un puesto de trabajo se determinan las características de la función o de las funciones que se van a desempeñar en dicho puesto, y con ello las necesidades de conocimiento y/o habilidades que se requieren. Sin embargo, ante esto, muchas empresas caen en la trampa de la especialización, que consiste en que los trabajadores solo adquieren o manejan habilidades concretas de su puesto, lo cual resulta en falta de personal o roturas en los procesos de trabajo cuando algún trabajador está ausente o abandona la organización. Es por ello por lo que muchas empresas como Mercadona, utilizan la Matriz de Polivalencia, que consiste en analizar las habilidades de cada trabajador y puntuarlas de 1 a 4 puntos siendo: Nivel 1: comprende y aplica. Nivel 2: comprende y aplica y lo realiza con la calidad deseada. Nivel 3: comprende y aplica y lo realiza con la calidad deseada y en el tiempo estándar. Nivel 4: es capaz de formar a un compañero. Por supuesto, la determinación de lo que significa cada nivel o grado puede variar dependiendo de cada empresa, además, en aTurnos las especialidades se pueden puntuar de 0 a 5, siendo la base la misma: Nivel 0 hace referencia a que el trabajador no tiene ningún control sobre la habilidad, y el Nivel 5 es que tiene el máximo conocimiento de dicha tarea o habilidad. La gestión de la polivalencia de los empleados en aTurnos mediante las especialidades ofrece flexibilidad a los Administradores de los equipos a la hora de asignar turnos, horas o hacer sustituciones. Además, con el Módulo de Tareas, la puntuación de las especialidades aumenta automáticamente cada vez que un empleado realiza una tarea de una especialidad en concreto. Por ejemplo, en una empresa de fabricación, si un trabajador tiene una puntuación en Chapado de 3,55 y realiza un turno con tarea de Chapado, se le aumenta automáticamente la puntuación en dicha especialidad en un 0,05 (lo cual es configurable); y por lo tanto el resultado es 3,6 de puntuación en Chapado. Para crear las especialidades en aTurnos, puedes acceder a: Administrar>Perfil del Trabajador>Especialidades, y posteriormente acceder al perfil de los trabajadores y asignarles la puntuación correspondiente de dichas especialidades (ver procedimiento en el Manual). Otra opción puede ser mediante una importación de CSV, en el cual se pueden crear las especialidades al mismo tiempo que se puntúan de forma masiva (ver procedimiento en el Manual). Por último, a modo de resumen, puede hacer uso de nuestro Widget de Especialidades que aparece la página de inicio dentro de su cuenta de aTurnos, y el cual le muestra la cantidad de total de trabajadores de cada especialidad respecto al total.
La planificación de personal con SAP. Integración SAP y aTurnos
28 mayo, 2019aTurnos dispone de un API para que los sistemas de nóminas, ERPs, sistemas de RRHHs o cualquier sistema de terceros pueda integrarse de manera dinámica y de una forma transparente a los servicios. Estas integraciones con los sistemas existentes son inmediatas gracias a la tecnologías Rest Services y JSON que se implementa en aTurnos. El cliente dispone de un Token generado por aTurnos que le permite recuperar de manera segura la información mediante el interfaz definido. La especificación de este lenguaje está solo disponibles para nuestros clientes premium y para cada uno de los módulos que integra aTurnos. La metodología es muy sencilla, con el identificador de usuario y su token generado, los sistemas de terceros del clientes pueden recuperar y volcar datos de forma automática según la funcionalidad presentada en el API. Toda la capa de presentación de aTurnos hacia sus clientes ya sea desde entornos Web u otros aplicativos utiliza parte de estos servicios para ofrecer la mayor cohesión de sistemas de terceros con aTurnos. El API de aTurnos es dinámico por lo que vamos añadiendo nuevos servicios a las nuevas requisitos que implementamos. Si consideras interesante añadir al servicio a nuestro API por favor no dudes en ponerte en contacto con nosotros. Adjuntamos la ultima versión del API. Por ejemplo, el módulo de tareas permite identificar la disponibilidad de profesionales con ciertas características para dar citas a clientes de empresas. La empresa quiere mantener su App o Web y que el uso de aTurnos sea totalmente transparente. Los clientes entran en su sistema y empiezan a realizar reservas. Estos sistemas ya desarrollados en el cliente pregunta al API de aTurnos sobre la disponibilidad de profesionales y permite realizar las reservas y analizar las disponibilidades. Integración con SAP PY/HCM Para los flujos definidos en aTurnos tenemos diferentes WS para la comunicación en ambos sentidos son SAP: SAP PY/HCM -> aTurnos Cuando el maestro de empleados no está en aTurnos, este suele estar en la herramienta de nóminas y desde este maestro se envía al resto de elementos conectados como puede ser aTurnos, en este caso SAP PY/HCM. Cualquier cambio tiene que ser comunicado online o en modo batch con archivos tipo CSV. Esta es una de las primeras decisiones a tomar, nosotros recomendamos online vía API REST. Esto debe de definirse en el arranque del proyecto. Por lo tanto, lo que necesitan nuestros partners para integrarnos con SAP son los siguientes puntos: 1. Alta de empleados y bajas de empleados Alta de empleados y bajas de empleados, es el mismo JSON para el alta y la baje. Se puede llamar de forma online cada vez que exista un cambio en el maestro. Para el refresco diario no hace falta enviar a todos los empleados solo los cambios. Se pueden marcar en SAP los campos modificados. El campo clave del usuario será el Id de empleado de SAP, aunque a nivel interno y como campo único aTurnos también usará el correo. Otro de los campos obligatorios del empleado tiene que ser su unidad organizacional para saber en que equipo de aTurnos meter al trabajador. Normalmente se identifica mediante la localización y el centro de imputación, por ejemplo (Hotel1+Restaurante). Si tenemos esto en todos las unidades de organización del cliente lo tenemos arreglado para identificar a que calendario/convenio metemos a cada trabajador. Aquí que definir la nomenclatura Documentación y ejemplos sobre el Web Service: http://beta.aturnos.com/apidoc/index.html#api-Employee-Import_Employees A revisar con el cliente Hay dos conceptos que son necesarios de revisar, sobretodo para personal que está con un porcentaje menor al 100% o con las altas y bajas dentro del mismo año. Estos son las horas a trabajar en el año y el calculo de las vacaciones. Nosotros podemos realizar el calculo pero muchas veces la empresa hace cálculos particulares. Saber también como afectan cuando hay finiquitos con vacaciones y horas no disfrutadas. ¿Cómo se calculan las vacaciones y horas de contrato para los temporales y cierres de contrato?. También, revisar la parte de las vacaciones/horas en caso de que se disfruten o no entre los diferentes contratos del personal temporal o discontinuo. La mayoría de clientes finiquitan las horas y las vacaciones pero podríamos arrastrarlas al periodo siguiente. También si se tiene que disfrutar todas las vacaciones en el año o tenemos que arrastrarlas al año siguiente. Si esto viene de SAP o lo calculamos nosotros. En otros clientes la hemos ido arrastrando nosotros. 2. Añadir Absentismos de largo recorrido Añadir Absentismos de largo recorrido: Los absentismo de largo recorrido se suelen informar desde nóminas por los procesos de comunicación la administración. Aquí es recomendable que los datos venga de la herramienta de nóminas. Sino lo podemos informar nosotros. Documentación y ejemplos sobre el Web Service: http://beta.aturnos.com/apidoc/index.html#api-Schedule-addAbsentism Preguntas: Definir que absentismos viene de SAP (IT, Maternidad, etc.). Y definir si SAP quiere tener todos los absentismos como los intra-día que vengan del control de presencia, ejemplo visita a médico. En la mayoría de casos no es solicitado por el cliente tenerlo en SAP pero lo necesitamos confirmar. Si viene de alta (termina la baja) otra vez hay que llamar al Web Service para quitarle el absentismo dentro de la planificación, esto lo hacemos desde el siguiente WS. Si por ejemplo la IT si tenia fecha de alta no hace falta informarlo desde el siguiente WS. 3. Borrado de Absentismos de largo recorrido Borrado Absentismos de largo recorrido: Si cuando los absentismos de absentismo de largo recorrido se han terminado y ha sido diferente a la fecha que se informó, se puede borrar desde este WS. Documentación y ejemplos sobre el Web Service: http://beta.aturnos.com/apidoc/index.html#api-Schedule-deleteAbsentism aTurnos -> SAP PY/HCM Una vez que tenemos planificadas las incidencias hay que devolver a SAP todos los conceptos de nómina. En algunos clientes generamos estos conceptos directamente a terceros que gestionan nominas sino estuviera en SAP (4a). También existe la opción que devolvamos todos los turnos y horas realizadas y sea SAP quien realice los cálculos de los conceptos (4b). 4a. Conceptos de nóminas Conceptos para la generación de nóminas: horas,…
Tabla de cobertura de la demanda de personal
13 diciembre, 2018Esta función solo está diponible en aquellos equipos con el Módulo de Operaciones. En aTurnos hemos observado la necesidad de mantener una tabla de cobertura más desarrollada puesto que es una herramienta fundamental para planificar desde el cuadrante. De esta forma los administradores pueden ver en cada momento qué turnos están cubiertos y qué turnos faltan por cubrir atendiendo a una demanda por día y por turno previamente indicada. Se señalará con diferentes colores la demanda cubierta y no cubierta. El primer paso es guardar una demanda, lo cual se puede hacer creando manualmente un patrón o desde la calculadora indicando el número de personas necesario por día y por turno. Posteriormente se guarda como demanda indicando el periodo, la localización y la especialidad a la que corresponde. El siguiente paso es ir al cuadrante y filtrar por los detalles de configuración de la demanda (periodo, localización y especialidad). De esta forma se puede ver de manera concreta si se ha cubierto la demanda o no. De esta forma, los administradores siempre pueden tener garantizada la cobertura de la demanda tanto por periodo como por localización y especialidad.
¿Qué son y cómo usar las posiciones de los trabajadores para gestionar tu equipo?
13 diciembre, 2018Los posiciones identifican qué puesto ocupa un trabajador dentro del organigrama de la empresa y por lo tanto, las posiciones definen la jerarquía y el volumen de puestos necesarios en la empresa que deben ser cubiertos por los trabajadores. La creación de los puesto y su posterior mantenimiento ayuda a entender la estructura de la empresa y la necesidad de personal que se han definido. También se utiliza para dimensionar y definir los diferentes puestos que se basan en los desempeños profesionales y sus categorías laborales. Por ejemplo, en un hospital existe una posición de directora de enfermería y 8 posiciones de enfermeras en la primera planta. En aTurnos estas posiciones también las podemos usar para definir los permisos y la visibilidad que tienen los trabajadores dentro de los cuadrantes, las estadísticas, los maestros de empleados o las importaciones/exportaciones de datos. Esto permite que cuando existen sustituciones el nuevo trabajador se asigna a esa posición y hereda toda la configuración, con esto somos más rápidos con la gestión de la rotación. En nuestra plataforma se pueden crear posiciones y asignarlas a un equipo. Por ejemplo, la posición de la directora de enfermería tendrá un acceso de Superusuario a cada uno de los equipos que formas las plantas de enfermería. O si un trabajador durante un periodo tiene que trabajar y estar planificado en otro equipo está posición puede moverse y quedarse predefinida en ese nuevo equipo o unidad. Un posición tiene un identificador, un nivel de permisos, un equipo o unidad a la que pertenece, Además, esto es especialmente interesante cuando importamos los datos de empleados de otros sistemas, donde inicialmente se carga el esqueleto de posiciones y cuando se van dando de alta los trabajadores que van cargando los permisos y accesos correspondientes. Ayuda a tener un maestro de empleados más fácil de mantener cuando los datos provienen de sistema de terceros.