¿Qué puede hacer aTurnos para mejorar la gestión en un hospital?
22 enero, 2021En este artículo os contamos cómo podemos mejorar 5 elementos de la gestión de un hospital que implica una mejor productividad y un acceso a la información para entender mejor que ocurren en los procesos de gestión del personal. Planificación Gestión de turnos y actividad extra con respecto a unas necesidades de personal dentro del hospital integrado con el maestro de empleados de nóminas. Una vez realizada la planificación se descargan los conceptos de nómina para generar los pagos correspondientes. Los trabajadores, mandos intermedios y recursos humanos pueden acceder a los datos, realizar cambios, peticiones, ofertas de turnos, etc. Control de Presencia Control de presencia integrado con la planificación, identifica las desviaciones de la planificación con el control horario basado en unas tolerancias predefinida. La gestión de control de presencia se lleva a cabo tanto desde hardware de control de presencia como desde la Web integrado con el portal del empleado. Los trabajadores en remoto entran en el portal y fichan cuando tiene habilitada la IP o el equipo. Algunos hospitales lo usan también como control de accesos para permitir el acceso a ciertas partes del hospital para tener un sistema para ambos controles. Gestión de actividades También se controlan los tipos de gestión de actividades de los turnos y horas planificadas y por control de presencia. Todos los turnos se asignan a una actividad para identificarlos desde dentro de unas áreas posibles para permitir clasificar la actividad en detalle: Hospital (en caso de ser varios hospitales). Área de Actividad: cirugía , consultas externas, hospitalización, urgencias, hospital día, docencia, sesión clínica. Actividad: nivel de información desagregado por consulta y agenda. Con ello conseguimos generar reportes de actividad y entender mejor la gestión de los procesos dentro del hospital y donde se realizan Compartir información con terceros Existen distintas formas de compartir la información que se gestiona y se genera en aTurnos. Por ejemplo, se puede generar un enlace de una página de guardias de facultativos para mostrar a terceros qué trabajadores se encuentran planificados y mostrar sus datos de contacto. Esta información de contacto es muy importante en un hospital para tener acceso al equipo disponible. Gestión de agendas Flujo de control de la gestión de las consultas por parte de los facultativos y de los departamentos de agendas. Tanto las solicitudes por parte de los facultativos de permisos y vacaciones como la consultas extraordinarias se controlan desde aTurnos. El departamento de agendas controla todas las peticiones desde aTurnos y recibe avisos cuando existen peticiones que tienen que ser controladas para la cancelación o apertura de las agendas correspondientes. Estos han sido algunos de los ámbitos en los que aTurnos puede ayudar y facilitar la gestión de capital humano en los hospitales y en el sector sanitario en general. Para más información puedes visitar el siguiente Webinar sobre el sector de Sanidad: Webinar Sanidad.
Cómo gestionar el computo de horas cuando existen absentismos en la planificación
14 octubre, 2020Cuando un trabajador tiene absentismos justificados dentro de su calendario laboral o planificación, estos no descuentan de su computo de horas. La pregunta que se hacen en muchos departamentos de recursos humanos es cuál es el criterio para contabilizar esas horas que no se han realizado pero se incluyen en el computo de horas. Muchas veces este criterio viene dentro del convenio o de la negociación laboral aunque muchas otras veces no existe un proceso claro y existe una negociación laboral casi individual. Ahora te vamos a contar como lo hacemos con muchos de nuestros clientes y qué herramientas en aTurnos dispones para poder realizar los cálculos correctos. Aquí nuestra experiencia nos dice que existen varias formas para realizar ese calculo de horas y no es algo estándar dentro de un sector. Es decir, si una persona tiene un absentismo como una incapacidad temporal de una semana, estas horas tienen que sumarse a su computo de horas pero no todos los sectores utilizan el mismo criterio. Existe dos formulas principales, por un lado se mantiene la planificación y se contabilizan los turnos como si no existieran los absentismos o se realiza una estimación de las horas que supone un calculo predefinido por cada uno de los días donde existen absentismos justificados. Esta selección de criterios depende principalmente de los horarios del trabajador, cuando son más estables se puede mantener la planificación como un buen criterio de computo. Por ejemplo, si un trabajador está de turno de mañana de 7 a 15 de lunes a viernes, si tiene un absentismo justificado un día, tiene sentido que sean 8 horas las que se sumen a su computo. En aTurnos podemos cargar este dato a nivel de convenio para todo el equipo o en la ficha del empleado se puede definir, con esto conseguimos que ciertos trabajadores puedan tener condiciones diferentes. Esto suele ocurrir cuando tenemos personal de convenio anteriores dentro del mismo equipo y necesitamos tener distintos criterios. Pero cuando existen una planificación muy heterogénea no podemos seguir este criterio. Por ejemplo, un bombero que hace guardias de 24 horas y trabaja dos días a la semana. Si seguimos el criterio de planificación si el permiso es un día de trabajo estamos penalizando a la empresa porque sumamos 24 horas pero si el absentismo se solicita en un día de libranza no se suma ninguna hora al computo del trabajador por lo que estaría penalizándose al mismo. Aquí la transparencia es clave y definir un proceso que no penalice a ninguna parte y tenga un criterio global debe ser acordado. En estos casos debemos buscar una formula de calculo. aTurnos está configurado por defecto para contar la planificación como el criterio para sumar las horas computadas pero podemos hacer modificaciones que se apliquen cuando el absentismos tiene cierto limite días seguidos de absentismo. Es decir, a partir de un número de días de absentismos realiza la estimación en vez de realizar el computo de horas planificadas. Existen dos cálculos: Se dividen las horas por contrato de la semana entre 7 para sacar un criterio de cuantas horas por día de absentismo se tiene que computar, con esto se consigue repartir las horas semana de forma equitativa sin tener en cuenta si existe planificación o no. Por ejemplo, si trabaja 40 horas a la semana, cada día de absentismos contaría 5,71 horas. Por cada día que existe turno, vamos a considerarlo como día efectivo trabajado y vamos a contabilizarlo pero no por la horas del turno, sino por las horas días que existan dentro de la ficha que han sido estimado para cubrir los horas anules por los días de trabajo al año. Esto nos vale para sumar a los días que tiene trabajo unas horas definidas que no dependan de lo que tenia planificado. Si una enfermera tiene un turno de día de 7,5 horas o un turno de noche de 10 horas, cuando existe un absentismo debe sumar las horas de su ficha que puede ser 8. Así, no dependerá del turno que le toque el día que tenga el absentismo. Con estos criterios conseguimos definir un proceso transparente donde todas las partes reciben un tratamiento equitativo con respecto al calculo de horas de los absentismos y el equipo se siente más satisfecho con el calculo de horas. Esto es sin duda una fuente de problemas y una perdida de confianza mutua que puede ser rápidamente resuelta con criterios y acceso a la información.
Planificación de turnos de guardias para médicos
3 septiembre, 2020Las guardias son los turnos de trabajo que se pueden hacer de forma presencial o localizada que realizan los profesionales médicos cuando no existe personal en planta, consultas o refuerzos para mantener el servicio durante el resto de la jornada. Te damos unas indicaciones de como se gestionando desde aTurnos por estas características especiales: Suelen ser turnos de 17 horas para los día de la semana, desde las 15:00 hasta las 8:00 del día siguiente o en fin de semana y festivos de 24 horas. No computan en el horario al pagarse de forma extraordinaria, en la creación del turno no se indica que computen horas. Excepto para contratos específicos de guardias donde las guardias forman parte de su jornada. Por ejemplo, si tiene un contrato de guardias en la Comunidad de Madrid que es de 1680 horas para estos colectivos médicos, las horas realizadas en guardias si se restarían de estas 1680. También existen contratos que tiene definidas una serie de guardias que no se pagan de forma extraordinaria pero están negociadas con el personal médico. Para ello, se puede crear una restricción de máximo de guardias al mes o al año según el tipo de negociación. El descanso de 12 horas obliga a no tener consulta o planta el día siguiente a los turnos de guardias. Si es según el estatuto de los trabajadores, este descanso obligatorio se puede fijar para que el sistema avise o se tenga en cuenta para la planificación automática. También existen servicios que no quieren que se controle este descanso con la entrada del turno, es decir, puede existir una consulta y después una guardia de 17 horas. Todo esto lo puedes configurar como restricciones. Suele ser un problema de planificación, porque además de las consultas, plantas o quirófanos es necesario definir un mínimo de personal en guardias. Por ello, durante la planificación existen problemas al ser el último turno en planificarse y hay que intentar repartirlas de forma equitativa para que todos tengan el mismo número de festivos, fines de semana. Lo normal es planificar primero las consultas que son fijas, después quirófanos y por ultimo las guardias. Dentro de las guardias puede existir localizadas o presenciales. Para ello, en aTurnos recomendamos crear turnos para las presenciales (G17 y G24) y turnos para las localizadas (GL17 y GL24). Normalmente, estas guardias se pasan a nómina como conceptos de nómina distintos para realizar el pago correspondiente, y las localizadas y presenciales tienen costes distintos y son conceptos distintos. Además, las guardias localizadas se pueden fichar en remoto desde aTurnos y las presenciales desde los terminales de marcaje del hospital o también en remoto desde el APP. Cuando son guardias localizadas y el facultativo acude al hospital se puede imputar las horas presenciales como horas que se pagan de forma extraordinaria, podemos llamarlo “acudes”. Existen opciones que se pagan por cada vez que acude o una vez que acude se queda ya en el hospital y el acude se cobra una sola vez. Estas opciones se pueden configurar a nivel de conceptos de nómina. Guardias de otros servicios, existe por ejemplo casos como urgencias donde los facultativos de otros servicios puede hacer turnos de guardia en urgencia. Para ello, recomendamos usar un equipo que podemos llamar “Guardias” donde todos los trabajadores interesados puede apuntarse y así es más fácil comprobar las coberturas de todo el equipo y mantener un control de horas del equipo por defecto más las horas del equipo de guardias. Cuando las guardias las tienen que cubrir externos por falta de personal propio es necesario tener identificado los externos. Recomendamos crear una localización diferente y agruparlos en esta localización. Puede ser que tengamos con facultativos externos negociadas un par de guardias al mes y los fijemos con antelación o personal que podemos planificar de urgencia. Estas son algunas de las características de los turnos de guardia en el sector sanitario y como gestionarlos de forma ágil para ser lo más operativos posibles. Sin duda las guardias pueden suponer un dolor de cabeza para los jefes de servicio, cualquier ayuda e información en el momento adecuado supone una ventaja que produce un mejor servicio a los pacientes y una reducción de costes de administración. Para la planificación de las guardias recomendamos hacer un proceso como el que proponemos y ejecutarlo de forma parecida cada periodo planificable: mes, trimestre o anual según las necesidades. Por ejemplo, empezar por las consultas, poner guardias a los trabajadores más restrictivos, revisar la disponibilidad de propios y externos, intentar definir un patrón de guardias estable con algunas restricciones: 3 fines de semana libres y uno de guardia, enlazar el viernes de guardia con el domingo para cerrar el fin de semana con la mayor cantidad de turno para librar en los siguientes., etc. Si crees que desde aTurnos podemos ayudarte no dudes en contactar con nosotros en https://www.aturnos.com.
Cómo gestionar la planificación en aTurnos para las agendas de los médicos
20 agosto, 2020El sector sanitario diariamente presenta escenarios muy diversos y a su vez sensibles por todas las variables que dependen o intervienen en él, entre las más importantes están las relacionadas con las consultas médicas de pacientes. Las consultas médicas son muy numerosas, diversas por las distintas especialidades que puede llegar a ofrecer un mismo centro, donde intervienen cientos de personas entre trabajadores sanitario y pacientes, con horarios muy precisos. Estos factores hacen que la gestión de las consultas sea una tarea compleja, donde el control y la flexibilidad de las agendas médicas de pacientes cobra un papel fundamental en la eficiencia de estos servicios, los cuales son la base del sistema sanitario. Es frecuente que el personal dispuesto para controlar las agendas de los médicos tenga que lidiar continuamente con cambios en la planificación de los facultativos motivados por diferentes circunstancias como vacaciones o ausencias del facultativo, apertura de una nueva agenda, o simplemente una prolongación de horas de la consulta, de los cuales, en algunos casos, son notificados con retraso o de manera tardía. Desde aTurnos contribuimos a que puedas llevar un control o seguimiento de esos posibles cambios en la planificación de los facultativos que afecten sus agendas o consultas de manera que, a partir de allí, los responsables de agendas puedan gestionar o tomar las acciones que correspondan (en su sistema de agendas) como bloqueos, cancelación de agendas, citar pacientes a nuevas consultas, asignar o mover agenda a otro facultativo, entre otras. En resumen, aTurnos es de mucha utilidad para el responsable de agendas ya que le permite consultar e informarse en tiempo real de los cambios y/o peticiones que se generen en la planificación de los facultativos que puedan afectar su gestión de agendas. Para ello, contamos con un proceso o acciones ordenadas, donde interviene un equipo multidisciplinar del cual dependerá la correcta planificación de las consultas médicas. A continuación, detallamos los distintos escenarios o casos que se pueden presentar y cómo sería el proceso de control de la información que ofrece aTurnos para la gestión de agendas: Caso 1 – Trabajador solicita permiso/vacaciones y se gestiona las agendas de sus días en las que estará ausente El Trabajador solicita un periodo de vacaciones o permisos (ej. ausencia por congreso médico) desde el portal del empleado, donde ya tenía asignadas agendas cerradas con pacientes citados en el periodo. Administración de agendas realiza un cierre preventivo, que consiste en no añadir más pacientes a la consulta. Un Jefe de servicio acepta la petición tras gestionar “qué hacer” con la consulta que tiene asignada el trabajador en los días que ha solicitado de permiso/vacaciones. Esta gestión se realiza con un cambio de turnos para que la agenda que sea realizada por otro facultativo, o cancelando la consulta sin realizar cambio de turno con otro facultativo. Ya gestionada la consulta, administración de agendas actúa sobre la decisión confirmada por el jefe de servicio. Pasos del 1º caso: 1º. Trabajador (Facultativo): realiza una petición desde el portal del empleado. Ejemplo Alejandro Usero, solicita permiso de días de congreso el día 17 y 18 de septiembre, el 17 tiene agenda asignada. 2º. Administrativo de agendas: consulta las posibles agendas que tiene que gestionar de ser canceladas y/o modificadas por decisión del jefe de servicio, o la persona que tiene dicha responsabilidad. En este momento el administrativo de agenda realiza un “Cierre Preventivo”, para ello accede a aTurnos y desde menú/RRHH/Acciones/Log de equipos. Usa los filtros: equipos y ámbitos (peticiones y absentismos). En nuestro ejemplo, detecta unos permisos que aún no han sido confirmados para el trabajador ALEJANDRO USERO, en este momento la administrativa de agenda realiza una “acción de validar” y una “acción de comentario”, el comentario puede ser: CIERRE PREVENTIVO (permiso/vacaciones aún no aceptada). Esto ayuda a saber que la consulta se debe bloquear en su sistema de agendas, es decir no se puede añadir más pacientes a la consulta. En este momento aún no se ha cancelado la consulta. Ejemplo de cómo quedaría esta primera parte de actuación del administrativo de agendas, con el comentario y validado por primera vez. 3º. El jefe de servicio decide qué le interesa hacer con la agenda que tiene asociado el turno que no va a trabajar Alejandro Usero. Tiene 2 opciones decidir que esa agenda se cancele (solo tendrá que aceptar la petición de permiso de días congreso), o la segunda opción decidir que esa agenda la realice otro facultativo (para ello tiene que realizar un proceso de cambio de turno). Esta segunda opción se realiza de la siguiente manera, descrita en la imagen: hacer clic sobre cada día del permiso/selección hacer cambios/intercambio o libre. Con el cambio ya confirmado (indicador de color verde), se puede observar que la agenda DIG03 no se cancela porque la hará Luis García y la agenda que se va a cancelar cuando se acepten los permisos de congresos será la de ENDO, que antes la tenía Luis y ahora ha pasado a Alejandro, y cuando se acepte el permiso de congreso será ENDO la que se cancele: Con el cambio se ha decidido qué agenda se cancela y cuál no, en nuestro ejemplo DIG03 no se cancela y ENDO si se cancela. El siguiente paso es confirmar el permiso de congreso, en nuestro ejemplo, también gestionado por jefe de servicio. Para ello, hace clic sobre la petición (color morado), y selecciona opción aceptar. Al aceptar el sistema llevará al jefe de servicio a la página de gestión de peticiones, donde tendrá la opción de aceptar. Planificación con permisos de días de congresos confirmado 4º. Administración de agendas, en el último paso, desde menú/RRHH/ACCIONES/Log equipos/ filtro de equipos/ámbito: peticiones y absentismo, detectará todas las gestiones del jefe de servicio que estén implicadas en una aceptación de un permiso de absentismos o vacaciones, que afecte una agenda. Podrá validar de nuevo y comentar el estado de dicha agenda con la gestión del administrativo de agendas. En nuestro ejemplo lo veremos así: En los botones de acción: se valida cuando ya ha realizado la actividad correspondiente como es llamar a los pacientes, por ejemplo, y comentar el estado, por ejemplo: “Pacientes avisados, pendiente de agendarlos…
¡NUEVO WEBINAR DE SANIDAD!
5 agosto, 2020Tras el éxito que tuvo el primer webinar que realizamos sobre el sector de transporte y reparto, hemos decidido realizar un segundo webinar sobre el sector sanitario para ayudar a realizar una mejor planificación y gestión de los equipos. Dicho sector, a partir del 2002, inicia un crecimiento continuado impulsado por una fuerte demanda de servicios. Por ello, se requiere de nuevas herramientas para una mejor adaptación a la demanda cambiante. Algunos aspectos fundamentales a tener en cuenta antes de realizar la planificación y gestión en el sector sanitario son los siguientes: Los datos sobre los trabajadores para tener una visión operativa sobre la plantilla actual y definir las fechas de altas y bajas, saldos de vacaciones, % Jornada, Horas Contrato, etc., para controlar la cantidad de horas trabajadas al año. Las localizaciones que delimitan el área donde se labora. Para los médicos que pasan consultas, las agendas se podrán crear como localizaciones (por defecto o cambiantes) y asignarlas al turno que corresponda. Las especialidades como por ejemplo: Manejo de Ecografía, Vía aérea o Docencia. Las restricciones utilizadas para controlar que no se incumpla el convenio, como no superar las horas semanales realizadas, establecer un máximo de turnos al mes o bien un descanso de 12 horas entre Guardias. Una vez tenido en cuenta dichos puntos, ya podremos realizar la planificación tanto para médicos como para enfermeros de la siguiente forma: Crear Tipos de Turno, definiendo los horarios de inicio y fin de la jornada diaria, por ejemplo, turnos de 8 a 15, de 8 a 12h y 12 a 15h. Crear y aplicar patrones con turnos asociados a agendas/actividades médicas de médicos fijas a los días y turnos semanales o mensuales. Establecer la demanda según la necesidad de personal. Se pueden cargar a través del uso de calculadora de turnos, importando un archivo o de forma manual ajustando los turnos. Además, para la operativa diaria, tanto los administradores como los trabajadores del sector sanitario podrán solicitar peticiones (cambios de turno, vacaciones, etc). Para más información, podrán acceder al Webinar de sanidad donde explicamos todo más detallado mediante vídeos para una mejor comprensión del proceso o escribirnos a hola@aturnos.com y te responderemos en el menor tiempo posible. ¡Esperemos que les sirva de ayuda sanitari@s!