Planificación de cuadrantes de turnos de 12 horas: Cómo optimizar el tiempo
30 julio, 2024Los cuadrantes de turnos de 12 horas son planificados por diversas industrias donde la operación continua es imprescindible, como por ejemplo en el sector sanitario, de la hostelería y emergencias. Este enfoque ha demostrado ser eficaz en mantener la productividad y la eficiencia, al tiempo que proporciona un equilibrio adecuado entre trabajo y descanso para los empleados. Con la adopción creciente en sectores como la atención médica, la seguridad pública y la manufactura, es esencial entender cómo funcionan estos cuadrantes para optimizar la gestión de recursos humanos y mejorar la calidad de vida y satisfacción de los trabajadores. Los turnos de 12 horas son legales en España durante la jornada laboral, pero debe cumplir con requisitos establecidos. El artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores establece que el máximo de horas laborales por día es de 9 horas. Sin embargo, si un convenio colectivo o contrato de trabajo permite jornadas de 12 horas, estas pueden ser válidas siempre que no se superen las 40 horas semanales. ¿Qué es un cuadrante de turnos de 12 horas? El trabajo por turnos es una forma de organización en la que los trabajadores ocupan sus puestos en horarios diferentes para cubrir todo el día. Un cuadrante de turnos de 12 horas organiza el trabajo en dos turnos largos de 12 horas (normalmente de 6:00 – 16:00 horas) en lugar de los tradicionales de 8 horas, cada uno planificado mediante un patrón rotativo que alterna entre turnos de día y turnos de noche. En este caso, consistiría en un turno rotativo doble, es decir algunos empleados trabajan por la mañana y otros por la tarde durante X tiempo y después, se intercambian. Este sistema asegura que siempre haya personal disponible para cubrir las necesidades del negocio. Los empleados se dividen en dos grupos: un “equipo de día” y un “equipo de noche”, alternando entre ellos para mantener la operación continua. Normalmente, los patrones de turnos en este caso, hace referencia a 3 días de trabajo seguidos y luego tener tres días libres antes de cambiar de turno. Los cuadrantes de 12 horas son esenciales para garantizar la continuidad operativa y mejorar la calidad de vida de los empleados. La flexibilidad, los días libres extendidos y la reducción de cambios de turno son beneficios que hacen este sistema atractivo para empleados y organizaciones. Estructura de los cuadrantes de turnos de 12 horas Turnos de 12 horas: Proporcionan mayor continuidad operativa y reducen la necesidad de cambios de turno frecuentes. Rotación de equipos: Alternancia entre equipos de día y noche, evitando la fatiga acumulativa. Días libres extendidos: Los empleados disfrutan de más días libres consecutivos, mejorando su calidad de vida. Cobertura constante: Garantiza la disponibilidad de personal 24/7, crucial en industrias críticas. Eficiencia operativa: Minimiza las transiciones de turno y reduce los costos de horas extras. Turnos de 12 horas en el sector sanitario En sanidad cada vez son más comunes los turnos continuos de 12 horas en lugar de los habituales de 7 u 8 horas, argumentando que estos turnos aumentan la productividad y permiten más días libres completos. Sin embargo, muchos estudios demuestran que esta práctica está causando insatisfacción laboral y agotamiento emocional en los trabajadores. Los resultados mostraron que el 27% de los enfermeros que trabajaban estos turnos largos experimentaban un alto nivel de agotamiento emocional y el 17% consideraba dejar su trabajo. Además, el 40% de quienes trabajaban más de 12 horas estaban insatisfechos y el 31% pensaba en renunciar. Actualmente, los hospitales están adoptando cuadrantes de turnos de 12 horas en enfermería con dos turnos por día para reducir las interrupciones en la atención y mejorar la satisfacción laboral, ofreciendo menos días de trabajo, menores costes de transporte y mayor flexibilidad horaria. La hostelería y los turnos rotativos de 12 horas En hostelería, un real decreto de 1995 permite, a través de acuerdos colectivos, ampliar la jornada laboral y reducir los descansos. En este sector, para atender necesidades estacionales, se puede reducir el descanso diario de 12 a 10 horas. Por lo tanto, en una empresa de hostelería es posible trabajar más de nueve horas diarias. Es importante que estos acuerdos sean consensuados y respeten el descanso mínimo entre jornadas para garantizar la legalidad y el bienestar de los trabajadores en el sector. Trabajar más de diez horas no es perjudicial en temporada alta, ya que es una oportunidad que debe aprovecharse. Sin embargo, muchos trabajadores se quejan de los salarios bajos y quedan insatisfechos por ello, ya que muchos están dispuestos a trabajar más horas para ganar un sobresueldo y disfrutar de dos meses de vacaciones en lugar de uno. Ventajas de los turnos de 12 horas Entre las principales ventajas de los turnos de 12 horas se incluyen las siguientes: Menos cambios de turno Con turnos de 12 horas, hay menos cambios de turno que con turnos de 8 horas, lo que puede ser beneficioso para algunos trabajadores. Mayor flexibilidad y mejor distribución del tiempo personal Facilita la conciliación entre la vida laboral y personal, ya que permite mayor tiempo para relajarse y actividades personales, mejorando la satisfacción laboral si se gestiona adecuadamente. Además, permite cumplir las 40 horas semanales en 4 días y disfrutar del resto de días libres. Menos tiempo de desplazamiento Reducción de costes y fatiga relacionados con el transporte. Menores niveles de estrés Más tiempo de descanso entre turnos reduce el estrés. Se debe respetar siempre un descanso de 12 horas entre jornadas laborales. Cobertura continua y disponibilidad de personal Los turnos de 12 horas aseguran que siempre haya personal disponible 24/7, por lo que los empleados están presentes por períodos más extendidos, lo que facilita que siempre haya personal disponible en caso de emergencia. Desventajas de los turnos de 12 horas Algunas de los principales inconvenientes que presentan los turnos rotativos de 12 horas son los siguientes: Dificultad de adaptación Estos turnos pueden afectar a la estabilidad económica y el descanso. Además, trabajar 12 horas al día…
Cómo gestionar el computo de horas cuando existen absentismos en la planificación
14 octubre, 2020Cuando un trabajador tiene absentismos justificados dentro de su calendario laboral o planificación, estos no descuentan de su computo de horas. La pregunta que se hacen en muchos departamentos de recursos humanos es cuál es el criterio para contabilizar esas horas que no se han realizado pero se incluyen en el computo de horas. Muchas veces este criterio viene dentro del convenio o de la negociación laboral aunque muchas otras veces no existe un proceso claro y existe una negociación laboral casi individual. Ahora te vamos a contar como lo hacemos con muchos de nuestros clientes y qué herramientas en aTurnos dispones para poder realizar los cálculos correctos. Aquí nuestra experiencia nos dice que existen varias formas para realizar ese calculo de horas y no es algo estándar dentro de un sector. Es decir, si una persona tiene un absentismo como una incapacidad temporal de una semana, estas horas tienen que sumarse a su computo de horas pero no todos los sectores utilizan el mismo criterio. Existe dos formulas principales, por un lado se mantiene la planificación y se contabilizan los turnos como si no existieran los absentismos o se realiza una estimación de las horas que supone un calculo predefinido por cada uno de los días donde existen absentismos justificados. Esta selección de criterios depende principalmente de los horarios del trabajador, cuando son más estables se puede mantener la planificación como un buen criterio de computo. Por ejemplo, si un trabajador está de turno de mañana de 7 a 15 de lunes a viernes, si tiene un absentismo justificado un día, tiene sentido que sean 8 horas las que se sumen a su computo. En aTurnos podemos cargar este dato a nivel de convenio para todo el equipo o en la ficha del empleado se puede definir, con esto conseguimos que ciertos trabajadores puedan tener condiciones diferentes. Esto suele ocurrir cuando tenemos personal de convenio anteriores dentro del mismo equipo y necesitamos tener distintos criterios. Pero cuando existen una planificación muy heterogénea no podemos seguir este criterio. Por ejemplo, un bombero que hace guardias de 24 horas y trabaja dos días a la semana. Si seguimos el criterio de planificación si el permiso es un día de trabajo estamos penalizando a la empresa porque sumamos 24 horas pero si el absentismo se solicita en un día de libranza no se suma ninguna hora al computo del trabajador por lo que estaría penalizándose al mismo. Aquí la transparencia es clave y definir un proceso que no penalice a ninguna parte y tenga un criterio global debe ser acordado. En estos casos debemos buscar una formula de calculo. aTurnos está configurado por defecto para contar la planificación como el criterio para sumar las horas computadas pero podemos hacer modificaciones que se apliquen cuando el absentismos tiene cierto limite días seguidos de absentismo. Es decir, a partir de un número de días de absentismos realiza la estimación en vez de realizar el computo de horas planificadas. Existen dos cálculos: Se dividen las horas por contrato de la semana entre 7 para sacar un criterio de cuantas horas por día de absentismo se tiene que computar, con esto se consigue repartir las horas semana de forma equitativa sin tener en cuenta si existe planificación o no. Por ejemplo, si trabaja 40 horas a la semana, cada día de absentismos contaría 5,71 horas. Por cada día que existe turno, vamos a considerarlo como día efectivo trabajado y vamos a contabilizarlo pero no por la horas del turno, sino por las horas días que existan dentro de la ficha que han sido estimado para cubrir los horas anules por los días de trabajo al año. Esto nos vale para sumar a los días que tiene trabajo unas horas definidas que no dependan de lo que tenia planificado. Si una enfermera tiene un turno de día de 7,5 horas o un turno de noche de 10 horas, cuando existe un absentismo debe sumar las horas de su ficha que puede ser 8. Así, no dependerá del turno que le toque el día que tenga el absentismo. Con estos criterios conseguimos definir un proceso transparente donde todas las partes reciben un tratamiento equitativo con respecto al calculo de horas de los absentismos y el equipo se siente más satisfecho con el calculo de horas. Esto es sin duda una fuente de problemas y una perdida de confianza mutua que puede ser rápidamente resuelta con criterios y acceso a la información.
Cómo planificamos en aTurnos un Hotel complejo en 20 min
31 julio, 20180. Problemática de planificación. En este artículo vamos a desarrollar un ejemplo de planificación de un Hotel teniendo en cuenta necesidades que hemos recopilado de nuestros usuarios. Nuestro hotel ejemplo “aTurnos Hotel” tiene distintos departamentos: Recepción, Sala y Room Service. Dentro de Recepción hay 5 recepcionistas que se turnan M-T-N, dos están a media jornada. Cocina: 5 rotatorios y 1 solo mañanas Room Service: 5 rotatorios y 1 solo mañanas Sala: 4 baristas (M-T-N excepto lunes que no hay por la noche) Camareros: 3 buffet (M-T) Total: 24 trabajadores PUEDES VER EL VÍDEO COMPLETO (CONTIENE TODA LA PLANIFICACIÓN) O SEGUIR EL ARTÍCULO DONDE DEBES HACER CLIC EN LAS IMÁGENES PARA VERLAS EN GRANDE. 1. Datos previos a la planificación. 1.1 Configuración. En primer lugar, vamos a definir los datos globales de equipo como por ejemplo las horas anuales del convenio o el tipo de vacaciones que tiene el hotel (laborales o naturales). Se trata de datos que van a cubrir y van a definir cada nuevo trabajador que vayamos a añadir, es decir, para trabajadores ya creados, habría que modificar estos datos directamente desde su perfil ya que se han creado con anterioridad a la personalización. – Horas anuales y vacaciones por equipo. Lo primero es lo primero. Para cambiar los datos predeterminados del equipo, vamos al menú izquierdo y abajo del todo hacemos clic en Administrar>Ajustes>Valores por defecto. Para este ejemplo, las horas anuales son 1760 horas y las vacaciones anuales 30 días naturales. Por lo tanto, vamos a modificar tres campos: Tipo de Vacaciones, Horas año por defecto y Vacaciones/año. – Añadir turnos. Para crear o añadir turnos, en el menú izquierdo hacemos clic en Administrar>Tipos de turnos>Crear. Rellenamos los campos introduciendo el nombre y la abreviatura, por ejemplo, Mañanas con abreviatura M, la hora de inicio a las 08:00 y la duración 8 horas. Guardamos el turno y listo. Para esta planificación necesitamos tres tipos de turnos: Mañana (08:00-16:00), Tarde (16:00-00:00) y Noche (00:00-08:00). – Restricciones globales. Se trata de restricciones para todos los miembros del equipo, esto nos ayudará a la hora de planificar para no dejar pasar cualquier tipo de particularidad a la hora de planificar. En el Hotel aTurnos, tenemos las siguientes singularidades: hay dos empleados que solo pueden trabajar durante el turno de mañana y otros dos a media jornada (30 horas semanales). Para el primer caso tendremos que aplicar dicha restricción solo a esos dos empleados, pero para el segundo caso, si aplicamos la restricción global de: no exceder las horas semanales del empleado y escogemos para todo el equipo, nos aseguramos de que ningún empleado trabaje más de sus horas semanales de ahora en adelante. ¿Cómo aplicamos restricciones globales? En nuestro menú izquierdo, hacemos clic en Planificador>Restricciones>Añadir y completamos los siguientes campos: En “Tipo de Restricción” para este caso escogemos: “No superar las horas semanales del usuario” Modo: Obligatoria. Entrada en vigor: 01/01/2018.(es importante introducir esta fecha para un correcto funcionamiento de la Calculadora Nueva). Fin: (es opcional). Aplicar a todo el equipo: Si Y por último guardamos. Otra restricción global que podemos añadir de la misma manera es: “descansar 12 horas entre turno y turno” aunque en la Nueva Calculadora (Beta) esta restricción está integrada por defecto, de forma que la propia calculadora calcula un patrón de turnos respetando los descansos, ¡pero no nos adelantemos! – Localizaciones. Para un hotel las localizaciones van a ser los diferentes departamentos. El Hotel aTurnos posee cuatro: Cocina, Recepción, Room Service y Sala. Esto nos servirá para asegurarnos de tener la demanda cubierta en cada departamento, así como para facilitar la identificación de los empleados gracias al filtro por localizaciones. ¿Cómo crear una localización? De nuevo en el menú izquierdo, hacemos clic en Administrar>Localizaciones>Acciones>Nueva Localización. Introducimos el nombre de la localización y guardamos. ¡Listo! Otra forma de crear localizaciones es importando un archivo de Excel, lo cual haremos más adelante en el punto b.i. Cargar desde Excel. – Especialidades y Categorías. Para los aTurneros las especialidades son las habilidades de los empleados: técnicas de venta, idiomas, etc.; y las categorías de los empleados son sus puestos: cocinero, recepcionista, etc. De igual forma que las localizaciones nos permitirán identificar los empleados fácilmente para su selección gracias al filtrado. ¿Cómo crear Especialidades y Categorías de empleados? En el menú>Administrar>Perfil de trabajador. En primer lugar, vamos a crear una especialidad y en segundo lugar una categoría (de igual forma que las localizaciones, se pueden añadir mediante una importación de Excel, lo cual veremos más adelante). Pinchamos en Añadir e introducimos el nombre, por ejemplo: francés. Repetimos el proceso para >Categorías, introduciendo: Camarero/a. *El resto de Especialidades y Categorías (y localizaciones) las añadiremos más adelante con una importación desde Excel ya que el proceso es más rápido. 1.2 Alta de Trabajadores. Existen dos formas de añadir trabajadores a aTurnos: creándolos o importando desde un archivo Excel. Imaginemos que, tras cargar nuestro fichero con nuestros empleados y sus datos, nos damos cuenta de que se nos ha olvidado alguien o se ha incorporado un trabajador nuevo, entonces tendremos que crearlo manualmente; así pues, crear 24 empleados manualmente y modificar sus localizaciones o categoría uno a uno, es una tarea bastante tediosa y por ello en aTunos hemos incorporado la opción de cargar desde un Excel. *Si se introduce un correo ficticio de los empleados, estos no podrán activar su cuenta y acceder al cuadrante para ver sus turnos de forma autónoma, tendrá que imprimirlo o enviarlo personalmente a cada uno. En aTurnos recomendamos que los empleados activen su cuenta para poder sacar el máximo provecho a la plataforma y así ahorrar tiempo cuando surjan cambios. En este link tenemos el manual del empleado donde se puede consultar el proceso y la experiencia de los trabajadores en aTurnos: Manual del Trabajador – Importar desde Excel. Esta opción nos permite cargar un extenso listado de empleados sin tener que personalizarlos manualmente. Para ello, primero tenemos que crear un archivo de Excel con los siguientes campos: Nombre, correo, teléfono, localización, categoría,…