¿Cómo se gestionan los absentismos en aTurnos?
23 abril, 2020Uno de los procesos que más tiempo conllevan por parte de la dirección de una PYME, del departamento de RRHH de una gran empresa o de los supervisores de equipos de trabajo, es la gestión de las ausencias de los trabajadores en su puesto de trabajo y los efectos que implican dentro de la actividad de la empresa. En aTurnos disponemos de una serie de funciones que facilitarán el control de absentismos, ya sean planificados o no previamente, debido a situaciones no previstas dentro de la operativa diaria (absentismos justificados, no productivos o no justificados) o por razones de petición de permisos (remunerados o no) de los trabajadores, los cuales están recogidos en los convenios colectivos aplicables a cada trabajador. Antes de empezar a explicar el funcionamiento de todo el proceso y las diferentes formas de llevar a cabo su gestión, debemos establecer una serie de variables básicas. Definir los tipos de absentismo El primer paso para la gestión de la operativa de absentismos, es la creación de los distintos tipos de absentismo que afectan a los trabajadores. Para ello, debemos acceder al menú Planificador>Tipos de turno>Absentismos (ver Tipos de absentismo). Desde la opción de “Crear”, añadiremos o crearemos un nuevo absentismo. Por defecto, en todos los equipos habrá dos tipos creados: Absentismo Justificado y Absentismo no justificado. Para diferenciar cada tipo de absentismo hay cuatro variables esenciales: Descripción: nombre con el que se identifica al absentismo (ejemplo: Visita Médica). Abreviatura: representación en un máximo de 4 caracteres del absentismo (ejemplo: VM). Tipo: si es justificado, si es no productivo o si es no justificado (dependerá de la política de cada empresa o de lo que se recoja dentro de los convenios colectivos). Tipo de absentismo, si es una ausencia de trabajo que afecta a la totalidad de un turno (Total), si solo puede afectar a una parte de tiempo de un turno de trabajo (Temporal) o si puede afectar a todo o parte de un turno (Ambos). Además de estas variables, se puede establecer si el absentismo solo puede ser aplicado o solicitado por un rol mínimo (ver Roles de usuario). También se puede activar la opción de que el absentismo que tenga carácter de permiso retribuido o por compensación de horas de trabajo, pueda ser solicitado por una petición por los trabajadores (ver Petición y proceso de Peticiones y cambios). Definir las restricciones al aplicar absentismos Para tener un mayor control sobre el proceso de los absentismos, como por ejemplo, que no se sobrepasen los días de libre disposición permitidos por convenio, en aTurnos existen las restricciones laborales. Las restricciones pueden ser aplicables a todo un equipo de trabajo o a nivel individual a un trabajador. De la misma forma, pueden afectar a un único tipo de absentismo que hayamos creado, añadiendo una restricción por cada tipo. Cada vez que vayamos a planificar un absentismo en el cuadrante, el sistema comprobará si se incumple o no las restricciones que afectan al tipo de absentismo; en caso de incumplirlas nos alertará sobre ello con un mensaje, teniendo dos opciones: si es una restricción flexible, permitir de forma deseable que se añada el evento, o si en caso contrario, que por obligado cumplimiento no se pueda extralimitar en añadirse ese tipo de absentismo. Ocurrirá con el mismo sistema en el caso de aprobar permisos, si estos incumplen una restricción, aTurnos alertará sobre ello antes de aprobar la solicitud de la petición. A continuación, te mostramos las restricciones que pueden afectar por contingencia de permisos (ver restricciones por contingencia de permisos) en la operativa de los absentismos en una planificación de equipos de trabajo: Antes comentábamos la necesidad por ejemplo de controlar el número total de días de libre disposición bien sea por acuerdo entre las partes, contrato o convenio colectivo, con esta restricción “No superar el total de veces que se realiza un cierto turno/absentismo al año”, podemos impedir que se sobrepasen cuando son solicitados por un trabajador. En el valor de la restricción hay que indicar el número máximo de veces que no queremos que se supere al año, posteriormente indicar sobre qué tipo de absentismo queremos que se aplique. Cada permiso puede tener una duración límite de días por cada hecho causante que se produzca, por ejemplo, el nacimiento de un hijo, siendo este absentismo de al menos dos días naturales consecutivos. Para que no se pueda sobrepasar ese límite, existe la restricción “No tener más de X absentismos totales seguidos”. Indicando en el valor de la restricción, el límite de días consecutivos por el tipo de absentismo que le indiquemos que se aplique. Aquellos trabajadores que por designación de sus compañeros ostentan la representación legal de los mismos, suelen desempeñar una serie de funciones que pueden conllevar horas dentro de la jornada laboral. Estas horas pueden ser controladas con la restricción “Máximo de horas de un tipo de absentismo al año”, indicando en el valor de la restricción el número de horas al año que no se pueden sobrepasar al aplicar el tipo de absentismo que hayamos definido. Esta restricción se puede limitar también al mes mediante “Máximo de horas de un tipo de absentismo al mes”. En algunas empresas los festivos trabajados generan la posibilidad de ser compensados por permisos especiales, ya sean por acuerdo entre las partes, contrato o convenio colectivo. Con el objetivo de controlar que no excedan esos permisos durante la vigencia del periodo contractual del trabajador, existe la restricción “Máximo de tipo de absentismo al año que no supere los festivos trabajados en el periodo”, en el que tenemos que indicar el tipo de absentismo que queremos relacionar con el número de festivos trabajados. De la misma forma, existe la posibilidad de que se controle que no se supere un número de tipo de absentismos al compararlo con los festivos (trabajados o no), en esta ocasión sería mediante la restricción “Máximo de tipo de absentismo al año que no supere los festivos en el periodo del trabajador”. En ocasiones, por necesidades de…
Ciclo funcional en aTurnos (Integración con otros sistemas)
21 abril, 2020El término “integración” hace referencia a una actividad de desarrollo del software que combina componentes de software diferentes en un conjunto. Posee numerosas ventajas como pueden ser: Detectar fácilmente los errores. Combinación de múltiples plataformas y soluciones, cubriendo completamente las necesidades de cualquier organización. Evita y minimiza incidencias. Flexibilidad y consistencia en los datos e información recogida. Permiten responde las necesidades de los empleados de forma rápida y eficaz. Gracias al siguiente proceso de flujo de datos, se va poder visualizar de forma esquemática la ruta de los datos que se va a seguir en aTurnos, así como los procesos que se van a llevar a cabo en la base funcional: 1. MAESTRO DE EMPLEADOS Los principales programas informáticos de integración que se van a utilizar para esta primera función van a ser los siguientes: SAP (Systeme Anwendungen und Produkte): es la mayor compañía de software de Europa que cuenta un sistema informativo integrado dedicado al diseño de productos informáticos de gestión empresarial con la finalidad de automatizar distintas tareas y actividades de la empresa, así como la administración de sus recursos. En cuanto a los principales campos obligatorios para el volcado son los siguientes: Nombre del empleado ID SAP Unidad organizativa, área o división del personal Correo Fecha de alta Fecha de baja (si tuviese) Absentismos Los campos opcionales pero que a la vez resultan interesantes para el volcado serían los siguientes: Saldo de vacaciones Calendario base División del personal Categoría Datos personalizados que aporten algo en la planificación WORKDAY: es una plataforma que proporciona aplicaciones empresariales y de administración que se basan en la combinación de finanzas, Recursos Humanos y análisis en la nube. Está preparada para estándares de alta seguridad y actualizaciones ágiles de manera que los usuarios puedan administrar los datos desde cualquier fuente laboral. En cuanto a los campos obligatorios para su volcado, serían los mismos que en SAP pero con la única diferencia de que el ID sería el del empleado y no el de SAP. En cuanto a los opcionales, serían exactamente los mismos. Un modelo de Integración típica sería el siguiente: A3 EQUIPO: es un software integral de gestión de nóminas y recursos humanos que facilita la gestión laboral de manera más eficaz y sencilla mejorando la productividad. Además se encarga de generar la vista de SQL Server, es decir envía cambios al API de aTurnos Import. 2.PLANIFICACIÓN En aTurnos contamos con una sección en nuestra plataforma llamada Cuadrante en la que puedes consultar toda la información acerca de la planificación de los trabajadores donde y cuando quieras. Las tres funciones principales que realiza son informar, planificar y controlar datos. Además también se encarga de otras muchas como son: Simplificación administrativa Registro de jornada Restricciones laborales Control de los empleados: cálculo de horas del contrato, horas extras y/o complementarias, restricciones laborales, rotaciones, etc. Optimización Reducción de costes Turnos de los trabajadores: creación de los mismos, patrones de turnos, coberturas mínimas, turnos rotativos, etc. Localizaciones: puestos, movimientos y proyecto. Integración con nominas Conciliación Satisfacción laboral Gestión de peticiones y vacaciones Bolsas de trabajo Control de presencia Gestión de colas Asignación de tareas Además gracias a nuestra herramienta de la Calculadora, se muestran propuestas de patrones de turnos según la demanda de trabajadores por día y turno. Para más información sobre ella, puede acceder al siguiente enlace: Calculadora 3.OPERATIVA DIARIA En la opción del Cuadrante además se podrán gestionar distintas acciones de la operativa diaria de los trabajadores como por ejemplo: Cambios de turno Re- planificaciones Controlar las bajas de los empleados Gestión de absentismos, peticiones y permisos Ofertas de tuno y nuevas contrataciones Cambios de cobertura 4.CONTROL DE PRESENCIA El control de presencia nos informa de las desviaciones que se realizan por defecto de la jornada laboral real en comparación con la planificada y convirtiéndolas en horas de absentismos, festivos, nocturnidad, horas normales, extras o complementarias. El ajuste de dichas desviaciones se realiza bajo criterios de los mandos o administradores o de forma automática con tolerancias. Además, se recoge información de diferentes fuentes: Web (Filtrado por IP) Geolocalización APP Beacons: son pequeños dispositivos basados en la tecnología Bluetooth de bajo consumo. Sistemas de huella dactilar y/o tarjeta. 5.INCIDENCIAS También contamos con la posibilidad de ajustar la información que ha generado el control de presencia para validad esas horas extras o complementarias de forma automática o manual. https://share.getcloudapp.com/lluDv611 Para consultar más información sobre el control de presencia y las incidencias, puede acceder a nuestro manual a través del siguiente enlace: Control de presencia Administradores 6.CONCEPTOS DE NÓMINA y MARCAJES Una vez que los datos estén validados en un proceso definido, pueden descargarse a la herramienta de nóminas para generar los pagos de forma automática o bajo un flujo predefinido. Una vez realizado este proceso, los cuadrantes se cierran para que no puedan ser editados por los mandos una vez la descarga. Muchas empresas solicitan el envío de los marcajes filtrados además de los conceptos de nómina para poder realizar los cálculos de tiempos correspondientes. Para ello, se vuelve a contar con el software SAP, Workday, a3EQUIPO y aparecen dos nuevos modelos que son: SAGE: es un software de planificación y gestión de recursos empresariales a nivel mundial, controlando la contabilidad y otras muchas funciones administrativas y de facturación. META 4: se trata de un software muy completo que identifica, organiza y diseña funciones para satisfacer las necesidades del capital humano de la empresa. Es un sistema muy eficaz para la gestión de Recursos Humanos con una tecnología muy innovadora. Wolters Kluwer: es un programa de información, formación y software para profesionales que proporciona soluciones integrales dirigidas a los clientes en diversos ámbitos (RRHH, contabilidad, financiero, fiscal, etc). Gestión de credenciales aTurnos a su vez, puede integrarse con el portal del empleado existente y mostrar diferentes funcionalidades según las necesidades dentro del portal. Para los trabajadores es transparente, por ejemplo, poner un frame dentro del portal donde se hace un login de forma automática mediante Single Sign-On a los marcajes. La gestión de credenciales se puede gestionar…
¿Cómo desinfectar los dispositivos de huella adecuadamente?
3 abril, 2020Es de vital importancia desinfectar correctamente y limpiar los dispositivos de huella en nuestra empresa para el control de presencia, o en su defecto, utilizar otros métodos alternativos para llevar a cabo el registro de la jornada de los trabajadores. En este caso, aTurnos dispone de una APP móvil que pueden descargarse los empleados (o acceder mediante enlace: https://app.aturnos.com/). Para saber cómo utilizar la APP para fichar, accede a la siguiente Guía. No obstante, si no es posible llevar a cabo este método alternativo de registro de la jornada, aquí te damos algunas recomendaciones sobre los pasos a seguir para poder llevar a cabo el proceso de desinfectar los dispositivos de huella y tarjeta: 1º) Usar alcohol para frotar que contenga 70% de alcohol isopropílico y una toallita o un paño limpio. 2º) Humedezca el paño o la toallita con una cantidad apreciable de alcohol y limpie suavemente todas las superficies expuestas, incluido el sensor de huellas dactilares. Además para llevar a cabo esta solución, es muy importante tomar las siguientes precauciones: Asegurarse de leer y usar las precauciones para el uso de alcohol comprado. Tener cuidado de no introducir alcohol en el producto cuando limpies la superficie del producto. Los productos desinfectantes sólo deben aplicarse a las superficies expuestas. No aplicar líquido directamente a la superficie del producto. No utilizar ningún tipo de limpiador que pueda estropear las superficies de plástico pintadas. Para cualquier duda, pueden ponerse en contacto con nosotros en la siguiente dirección: soporte@aturnos.com. Aprovechamos para mandar mucho ánimo y fuerza a todos los usuarios de aTurnos. ¡Juntos saldremos de esta!
¡Estamos contratando!
23 enero, 2020Buscamos una persona para incorporar a nuestro equipo de Atención al Cliente y Soporte. Inicialmente para un periodo de 3 meses en Madrid y posteriormente en nuestra oficina central en Ciudad Real. El puesto consiste en las siguientes tareas: Responder preguntas y dudas que plantean los clientes mediante nuestros medios de soporte (ticketing, chat o teléfono). Detectar incidencias investigando el caso del cliente y comunicarlas al equipo técnico cuando sea necesario. Explicar el funcionamiento de la herramienta a los clientes mediante formaciones tanto presenciales como online. Contribuir a la documentación interna de procesos de resolución de cuestiones e incidencias comunes. La persona que necesitamos tiene que: Tener conocimientos básicos de Recursos Humanos. Desenvolverse con facilidad en el mundo digital. Ser resolutivo/a. Cuanto más hondo el problema, más indagas para obtener la solución. Estar cómodo/a en situaciones complicadas. No te asusta tener varios temas abiertos, reconoces las tareas importantes y las priorizas. Tener dotes de comunicación, tanto de forma oral como por escrito. Ser amante de la tortilla (preferiblemente con cebolla). Características laborales: Jornada completa (39 horas semanales). 22 días de vacaciones anuales (días laborables). Inicialmente se hará una formación de la herramienta. Los primeros meses de trabajo serán en Madrid y posteriomente en nuestra oficina de Ciudad Real junto al resto del equipo. Fecha de incorporación: primera semana de febrero 2020. Para apuntarte a nuestra oferta rellena el siguiente formulario: Haz clic para acceder al formulario. Recibiremos tu solicitud y nos pondremos en contacto contigo en el menor tiempo posible. ¡Muchas gracias!
Nueva API RESTful para integración de aTurnos
21 noviembre, 2019En aTurnos queremos facilitar a programadores y desarrolladores del departamento de IT, la integración de aTurnos con el ERP o software de gestión de RR.HH. usado por la empresa. Nuestra nueva API RESTful creada suma mayor flexibilidad, seguridad y solidez en el tiempo. Se caracteriza por… 1. Disponer de un protocolo cliente/servidor sin estado, haciendo que ni cliente ni servidor necesiten recuperar ningún estado previo a cada petición. 2. Por medio de la API REST podremos realizar diferentes operaciones: GET: leer y consultar información al servidor. POST: creación de un nuevo registro. PUT: actualizar o editar un registro existente. DELETE: eliminar un registro existente. 3. La URl como medio para acceder a la información de cada objeto del sistema, facilitando su edición o borrado. 4. Al estar cada acción identificada con una URl, las operaciones sobre los recursos se realizan en una interfaz uniforme, sistematizando el proceso con la información. Estas peticiones se realizan a través de un gestor de APIs como Postman desde el cual también se pueden realizar pruebas. Desde la documentación, ejecutaremos la API REST en el gestor. Algunos de los datos o procesos que se pueden recuperar desde la API son: Altas/bajas de empleados. Cambios en los datos de los empleados. Marcajes de entrada/salida. Peticiones de vacaciones y permisos Para conocer más esta nueva API, os dejamos el enlace a la documentación de la misma donde guiarte https://api.aturnos.com/.