Cómo funciona el Control de Presencia por Huella o Tarjeta
1 abril, 2019Con motivo de la aprobación del Real Decreto de Ley 8/2019, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo, las empresas disponen hasta el 12 de mayo para empezar a registrar de forma diaria las entradas y salidas de sus trabajadores. Por ello, una de las mayores cuestiones que ronda la mente de los empresarios en estos momentos es: qué sistema de fichaje utilizar que no resulte en costes y esfuerzo elevados, y que garantice el cumplimiento de dicha ley. En aTurnos, una plataforma en la nube de gestión de equipos, tenemos varios sistemas de Control de Presencia validados en varios clientes como Quirón, Amavir, Hotusa, etc., siendo los Sistemas Biométricos (fichaje por huella o tarjeta) los más extendidos por la integración directa con nuestro software. El proceso es simple y a la vez totalmente automático: el trabajador ficha su entrada o salida, el marcaje pasa del servidor del cliente directamente al nuestro, pudiendo el administrador del equipo en aTurnos verificar todos los marcajes realizados, comparar con la planificación y poder ajustar cualquier desviación. Además, todo ello integrado con más de 400 funcionalidades relacionadas con la gestión de equipos como son las vacaciones, los absentismos, la planificación de turnos rotativos, etc. ¿Cómo funciona el proceso de recogida, almacenamiento y transmisión de datos? Una vez leída la huella dactilar, la aplicación del sistema de fichaje comprueba que esta esté registrada para guardar el marcaje. Los datos pasan al servidor del cliente (un ordenador a elección del cliente) e inmediatamente a aTurnos si dicho ordenador se encuentra encendido y además conectado a la red. Es decir, en aTurnos se almacenan los marcajes realizados, pero no las huellas de los trabajadores (que se encuentran en la aplicación del sistema de fichaje instalada en el ordenador del cliente). ¿Pueden los administradores insertar marcajes o modificar los ya recogidos? Sí, desde nuestro software se pueden modificar los marcajes, insertar absentismos, horas extra, etc., pero siempre aparecerán señalados con “M” aquellas modificaciones manuales y con “A” los marcajes automáticos de cara a cumplir con el Informe que exige la Ley. Dicho Informe se puede descargar directamente de nuestra plataforma con un campo incluido para la firma del trabajador correspondiente. A parte del Control de Presencia, ¿qué más ofrece aTurnos? aTurnos es una solución completa de gestión de equipos que abarca desde la planificación de cuadrantes teniendo en cuenta todo tipo de restricciones laborales y de la empresa, la gestión de las peticiones de vacaciones y permisos, festivos, nocturnidad, etc. Permite la generación de estadística y datos para la exportación a nómina, e incluso se puede crear una integración directa con el programa de nóminas que permita un proceso centralizado y automático.
Tabla de cobertura de la demanda de personal
13 diciembre, 2018Esta función solo está diponible en aquellos equipos con el Módulo de Operaciones. En aTurnos hemos observado la necesidad de mantener una tabla de cobertura más desarrollada puesto que es una herramienta fundamental para planificar desde el cuadrante. De esta forma los administradores pueden ver en cada momento qué turnos están cubiertos y qué turnos faltan por cubrir atendiendo a una demanda por día y por turno previamente indicada. Se señalará con diferentes colores la demanda cubierta y no cubierta. El primer paso es guardar una demanda, lo cual se puede hacer creando manualmente un patrón o desde la calculadora indicando el número de personas necesario por día y por turno. Posteriormente se guarda como demanda indicando el periodo, la localización y la especialidad a la que corresponde. El siguiente paso es ir al cuadrante y filtrar por los detalles de configuración de la demanda (periodo, localización y especialidad). De esta forma se puede ver de manera concreta si se ha cubierto la demanda o no. De esta forma, los administradores siempre pueden tener garantizada la cobertura de la demanda tanto por periodo como por localización y especialidad.
¿Qué son y cómo usar las posiciones de los trabajadores para gestionar tu equipo?
13 diciembre, 2018Los posiciones identifican qué puesto ocupa un trabajador dentro del organigrama de la empresa y por lo tanto, las posiciones definen la jerarquía y el volumen de puestos necesarios en la empresa que deben ser cubiertos por los trabajadores. La creación de los puesto y su posterior mantenimiento ayuda a entender la estructura de la empresa y la necesidad de personal que se han definido. También se utiliza para dimensionar y definir los diferentes puestos que se basan en los desempeños profesionales y sus categorías laborales. Por ejemplo, en un hospital existe una posición de directora de enfermería y 8 posiciones de enfermeras en la primera planta. En aTurnos estas posiciones también las podemos usar para definir los permisos y la visibilidad que tienen los trabajadores dentro de los cuadrantes, las estadísticas, los maestros de empleados o las importaciones/exportaciones de datos. Esto permite que cuando existen sustituciones el nuevo trabajador se asigna a esa posición y hereda toda la configuración, con esto somos más rápidos con la gestión de la rotación. En nuestra plataforma se pueden crear posiciones y asignarlas a un equipo. Por ejemplo, la posición de la directora de enfermería tendrá un acceso de Superusuario a cada uno de los equipos que formas las plantas de enfermería. O si un trabajador durante un periodo tiene que trabajar y estar planificado en otro equipo está posición puede moverse y quedarse predefinida en ese nuevo equipo o unidad. Un posición tiene un identificador, un nivel de permisos, un equipo o unidad a la que pertenece, Además, esto es especialmente interesante cuando importamos los datos de empleados de otros sistemas, donde inicialmente se carga el esqueleto de posiciones y cuando se van dando de alta los trabajadores que van cargando los permisos y accesos correspondientes. Ayuda a tener un maestro de empleados más fácil de mantener cuando los datos provienen de sistema de terceros.
Todo lo que debes saber sobre el Control de Presencia por Geolocalización
20 noviembre, 2018En este artículo vamos a explicar el funcionamiento del Control de Presencia mediante el sistema de Geolocalización. El proceso es simple, el Administrador define las localizaciones determinando en qué radio los trabajadores puede fichar, y si los trabajadores se encuentran dentro de la zona determinada, podrán dar inicio y fin a su jornada. Posteriormente el Administrador puede comprobar de forma exacta la localización desde la cual se han producido los marcajes. En los siguientes pasos, vamos a ver el proceso completo para definir el Control de Presencia por Geolocalización. El contenido de este artículo ha sido trasladado a: Configuración Control de Presencia por Geolocalización Para más información sobre el Control de Presencia por Geolocalización, puedes contactar con nosotros en el chat de la plataforma o enviando un correo a: soporte@aturnos.com.
Cómo planificamos en aTurnos un Hotel complejo en 20 min
31 julio, 20180. Problemática de planificación. En este artículo vamos a desarrollar un ejemplo de planificación de un Hotel teniendo en cuenta necesidades que hemos recopilado de nuestros usuarios. Nuestro hotel ejemplo “aTurnos Hotel” tiene distintos departamentos: Recepción, Sala y Room Service. Dentro de Recepción hay 5 recepcionistas que se turnan M-T-N, dos están a media jornada. Cocina: 5 rotatorios y 1 solo mañanas Room Service: 5 rotatorios y 1 solo mañanas Sala: 4 baristas (M-T-N excepto lunes que no hay por la noche) Camareros: 3 buffet (M-T) Total: 24 trabajadores PUEDES VER EL VÍDEO COMPLETO (CONTIENE TODA LA PLANIFICACIÓN) O SEGUIR EL ARTÍCULO DONDE DEBES HACER CLIC EN LAS IMÁGENES PARA VERLAS EN GRANDE. 1. Datos previos a la planificación. 1.1 Configuración. En primer lugar, vamos a definir los datos globales de equipo como por ejemplo las horas anuales del convenio o el tipo de vacaciones que tiene el hotel (laborales o naturales). Se trata de datos que van a cubrir y van a definir cada nuevo trabajador que vayamos a añadir, es decir, para trabajadores ya creados, habría que modificar estos datos directamente desde su perfil ya que se han creado con anterioridad a la personalización. – Horas anuales y vacaciones por equipo. Lo primero es lo primero. Para cambiar los datos predeterminados del equipo, vamos al menú izquierdo y abajo del todo hacemos clic en Administrar>Ajustes>Valores por defecto. Para este ejemplo, las horas anuales son 1760 horas y las vacaciones anuales 30 días naturales. Por lo tanto, vamos a modificar tres campos: Tipo de Vacaciones, Horas año por defecto y Vacaciones/año. – Añadir turnos. Para crear o añadir turnos, en el menú izquierdo hacemos clic en Administrar>Tipos de turnos>Crear. Rellenamos los campos introduciendo el nombre y la abreviatura, por ejemplo, Mañanas con abreviatura M, la hora de inicio a las 08:00 y la duración 8 horas. Guardamos el turno y listo. Para esta planificación necesitamos tres tipos de turnos: Mañana (08:00-16:00), Tarde (16:00-00:00) y Noche (00:00-08:00). – Restricciones globales. Se trata de restricciones para todos los miembros del equipo, esto nos ayudará a la hora de planificar para no dejar pasar cualquier tipo de particularidad a la hora de planificar. En el Hotel aTurnos, tenemos las siguientes singularidades: hay dos empleados que solo pueden trabajar durante el turno de mañana y otros dos a media jornada (30 horas semanales). Para el primer caso tendremos que aplicar dicha restricción solo a esos dos empleados, pero para el segundo caso, si aplicamos la restricción global de: no exceder las horas semanales del empleado y escogemos para todo el equipo, nos aseguramos de que ningún empleado trabaje más de sus horas semanales de ahora en adelante. ¿Cómo aplicamos restricciones globales? En nuestro menú izquierdo, hacemos clic en Planificador>Restricciones>Añadir y completamos los siguientes campos: En “Tipo de Restricción” para este caso escogemos: “No superar las horas semanales del usuario” Modo: Obligatoria. Entrada en vigor: 01/01/2018.(es importante introducir esta fecha para un correcto funcionamiento de la Calculadora Nueva). Fin: (es opcional). Aplicar a todo el equipo: Si Y por último guardamos. Otra restricción global que podemos añadir de la misma manera es: “descansar 12 horas entre turno y turno” aunque en la Nueva Calculadora (Beta) esta restricción está integrada por defecto, de forma que la propia calculadora calcula un patrón de turnos respetando los descansos, ¡pero no nos adelantemos! – Localizaciones. Para un hotel las localizaciones van a ser los diferentes departamentos. El Hotel aTurnos posee cuatro: Cocina, Recepción, Room Service y Sala. Esto nos servirá para asegurarnos de tener la demanda cubierta en cada departamento, así como para facilitar la identificación de los empleados gracias al filtro por localizaciones. ¿Cómo crear una localización? De nuevo en el menú izquierdo, hacemos clic en Administrar>Localizaciones>Acciones>Nueva Localización. Introducimos el nombre de la localización y guardamos. ¡Listo! Otra forma de crear localizaciones es importando un archivo de Excel, lo cual haremos más adelante en el punto b.i. Cargar desde Excel. – Especialidades y Categorías. Para los aTurneros las especialidades son las habilidades de los empleados: técnicas de venta, idiomas, etc.; y las categorías de los empleados son sus puestos: cocinero, recepcionista, etc. De igual forma que las localizaciones nos permitirán identificar los empleados fácilmente para su selección gracias al filtrado. ¿Cómo crear Especialidades y Categorías de empleados? En el menú>Administrar>Perfil de trabajador. En primer lugar, vamos a crear una especialidad y en segundo lugar una categoría (de igual forma que las localizaciones, se pueden añadir mediante una importación de Excel, lo cual veremos más adelante). Pinchamos en Añadir e introducimos el nombre, por ejemplo: francés. Repetimos el proceso para >Categorías, introduciendo: Camarero/a. *El resto de Especialidades y Categorías (y localizaciones) las añadiremos más adelante con una importación desde Excel ya que el proceso es más rápido. 1.2 Alta de Trabajadores. Existen dos formas de añadir trabajadores a aTurnos: creándolos o importando desde un archivo Excel. Imaginemos que, tras cargar nuestro fichero con nuestros empleados y sus datos, nos damos cuenta de que se nos ha olvidado alguien o se ha incorporado un trabajador nuevo, entonces tendremos que crearlo manualmente; así pues, crear 24 empleados manualmente y modificar sus localizaciones o categoría uno a uno, es una tarea bastante tediosa y por ello en aTunos hemos incorporado la opción de cargar desde un Excel. *Si se introduce un correo ficticio de los empleados, estos no podrán activar su cuenta y acceder al cuadrante para ver sus turnos de forma autónoma, tendrá que imprimirlo o enviarlo personalmente a cada uno. En aTurnos recomendamos que los empleados activen su cuenta para poder sacar el máximo provecho a la plataforma y así ahorrar tiempo cuando surjan cambios. En este link tenemos el manual del empleado donde se puede consultar el proceso y la experiencia de los trabajadores en aTurnos: Manual del Trabajador – Importar desde Excel. Esta opción nos permite cargar un extenso listado de empleados sin tener que personalizarlos manualmente. Para ello, primero tenemos que crear un archivo de Excel con los siguientes campos: Nombre, correo, teléfono, localización, categoría,…