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Uno de los procesos que más tiempo conllevan por parte de la dirección de una PYME, del departamento de RRHH de una gran empresa o de los supervisores de equipos de trabajo, es la gestión de las ausencias de los trabajadores en su puesto de trabajo y los efectos que implican dentro de la actividad de la empresa. En aTurnos disponemos de una serie de funciones que facilitarán el control de absentismos, ya sean planificados o no previamente, debido a situaciones no previstas dentro de la operativa diaria (absentismos justificados, no productivos o no justificados) o por razones de petición de permisos (remunerados o no) de los trabajadores, los cuales están recogidos en los convenios colectivos aplicables a cada trabajador. Antes de empezar a explicar el funcionamiento de todo el proceso y las diferentes formas de llevar a cabo su gestión, debemos establecer una serie de variables básicas. Definir los tipos de absentismo El primer paso para la gestión de la operativa de absentismos, es la creación de los distintos tipos de absentismo que afectan a los trabajadores. Para ello, debemos acceder al menú Planificador>Tipos de turno>Absentismos (ver Tipos de absentismo). Desde la opción de “Crear”, añadiremos o crearemos un nuevo absentismo. Por defecto, en todos los equipos habrá dos tipos creados: Absentismo Justificado y Absentismo no justificado. Para diferenciar cada tipo de absentismo hay cuatro variables esenciales: Descripción: nombre con el que se identifica al absentismo (ejemplo: Visita Médica). Abreviatura: representación en un máximo de 4 caracteres del absentismo (ejemplo: VM). Tipo: si es justificado, si es no productivo o si es no justificado (dependerá de la política de cada empresa o de lo que se recoja dentro de los convenios colectivos). Tipo de absentismo, si es una ausencia de trabajo que afecta a la totalidad de un turno (Total), si solo puede afectar a una parte de tiempo de un turno de trabajo (Temporal) o si puede afectar a todo o parte de un turno (Ambos). Además de estas variables, se puede establecer si el absentismo solo puede ser aplicado o solicitado por un rol mínimo (ver Roles de usuario). También se puede activar la opción de que el absentismo que tenga carácter de permiso retribuido o por compensación de horas de trabajo, pueda ser solicitado por una petición por los trabajadores (ver Petición y proceso de Peticiones y cambios). Definir las restricciones al aplicar absentismos Para tener un mayor control sobre el proceso de los absentismos, como por ejemplo, que no se sobrepasen los días de libre disposición permitidos por convenio, en aTurnos existen las restricciones laborales. Las restricciones pueden ser aplicables a todo un equipo de trabajo o a nivel individual a un trabajador. De la misma forma, pueden afectar a un único tipo de absentismo que hayamos creado, añadiendo una restricción por cada tipo. Cada vez que vayamos a planificar un absentismo en el cuadrante, el sistema comprobará si se incumple o no las restricciones que afectan al tipo de absentismo; en caso de incumplirlas nos alertará sobre ello con un mensaje, teniendo dos opciones: si es una restricción flexible, permitir de forma deseable que se añada el evento, o si en caso contrario, que por obligado cumplimiento no se pueda extralimitar en añadirse ese tipo de absentismo. Ocurrirá con el mismo sistema en el caso de aprobar permisos, si estos incumplen una restricción, aTurnos alertará sobre ello antes de aprobar la solicitud de la petición. A continuación, te mostramos las restricciones que pueden afectar por contingencia de permisos (ver restricciones por contingencia de permisos) en la operativa de los absentismos en una planificación de equipos de trabajo: Antes comentábamos la necesidad por ejemplo de controlar el número total de días de libre disposición bien sea por acuerdo entre las partes, contrato o convenio colectivo, con esta restricción “No superar el total de veces que se realiza un cierto turno/absentismo al año”, podemos impedir que se sobrepasen cuando son solicitados por un trabajador. En el valor de la restricción hay que indicar el número máximo de veces que no queremos que se supere al año, posteriormente indicar sobre qué tipo de absentismo queremos que se aplique. Cada permiso puede tener una duración límite de días por cada hecho causante que se produzca, por ejemplo, el nacimiento de un hijo, siendo este absentismo de al menos dos días naturales consecutivos. Para que no se pueda sobrepasar ese límite, existe la restricción “No tener más de X absentismos totales seguidos”. Indicando en el valor de la restricción, el límite de días consecutivos por el tipo de absentismo que le indiquemos que se aplique. Aquellos trabajadores que por designación de sus compañeros ostentan la representación legal de los mismos, suelen desempeñar una serie de funciones que pueden conllevar horas dentro de la jornada laboral. Estas horas pueden ser controladas con la restricción “Máximo de horas de un tipo de absentismo al año”, indicando en el valor de la restricción el número de horas al año que no se pueden sobrepasar al aplicar el tipo de absentismo que hayamos definido. Esta restricción se puede limitar también al mes mediante “Máximo de horas de un tipo de absentismo al mes”. En algunas empresas los festivos trabajados generan la posibilidad de ser compensados por permisos especiales, ya sean por acuerdo entre las partes, contrato o convenio colectivo. Con el objetivo de controlar que no excedan esos permisos durante la vigencia del periodo contractual del trabajador, existe la restricción “Máximo de tipo de absentismo al año que no supere los festivos trabajados en el periodo”, en el que tenemos que indicar el tipo de absentismo que queremos relacionar con el número de festivos trabajados. De la misma forma, existe la posibilidad de que se controle que no se supere un número de tipo de absentismos al compararlo con los festivos (trabajados o no), en esta ocasión sería mediante la restricción “Máximo de tipo de absentismo al año que no supere los festivos en el periodo del trabajador”. En ocasiones, por necesidades de…