Cómo gestionar la planificación en aTurnos para las agendas de los médicos
20 agosto, 2020El sector sanitario diariamente presenta escenarios muy diversos y a su vez sensibles por todas las variables que dependen o intervienen en él, entre las más importantes están las relacionadas con las consultas médicas de pacientes. Las consultas médicas son muy numerosas, diversas por las distintas especialidades que puede llegar a ofrecer un mismo centro, donde intervienen cientos de personas entre trabajadores sanitario y pacientes, con horarios muy precisos. Estos factores hacen que la gestión de las consultas sea una tarea compleja, donde el control y la flexibilidad de las agendas médicas de pacientes cobra un papel fundamental en la eficiencia de estos servicios, los cuales son la base del sistema sanitario. Es frecuente que el personal dispuesto para controlar las agendas de los médicos tenga que lidiar continuamente con cambios en la planificación de los facultativos motivados por diferentes circunstancias como vacaciones o ausencias del facultativo, apertura de una nueva agenda, o simplemente una prolongación de horas de la consulta, de los cuales, en algunos casos, son notificados con retraso o de manera tardía. Desde aTurnos contribuimos a que puedas llevar un control o seguimiento de esos posibles cambios en la planificación de los facultativos que afecten sus agendas o consultas de manera que, a partir de allí, los responsables de agendas puedan gestionar o tomar las acciones que correspondan (en su sistema de agendas) como bloqueos, cancelación de agendas, citar pacientes a nuevas consultas, asignar o mover agenda a otro facultativo, entre otras. En resumen, aTurnos es de mucha utilidad para el responsable de agendas ya que le permite consultar e informarse en tiempo real de los cambios y/o peticiones que se generen en la planificación de los facultativos que puedan afectar su gestión de agendas. Para ello, contamos con un proceso o acciones ordenadas, donde interviene un equipo multidisciplinar del cual dependerá la correcta planificación de las consultas médicas. A continuación, detallamos los distintos escenarios o casos que se pueden presentar y cómo sería el proceso de control de la información que ofrece aTurnos para la gestión de agendas: Caso 1 – Trabajador solicita permiso/vacaciones y se gestiona las agendas de sus días en las que estará ausente El Trabajador solicita un periodo de vacaciones o permisos (ej. ausencia por congreso médico) desde el portal del empleado, donde ya tenía asignadas agendas cerradas con pacientes citados en el periodo. Administración de agendas realiza un cierre preventivo, que consiste en no añadir más pacientes a la consulta. Un Jefe de servicio acepta la petición tras gestionar “qué hacer” con la consulta que tiene asignada el trabajador en los días que ha solicitado de permiso/vacaciones. Esta gestión se realiza con un cambio de turnos para que la agenda que sea realizada por otro facultativo, o cancelando la consulta sin realizar cambio de turno con otro facultativo. Ya gestionada la consulta, administración de agendas actúa sobre la decisión confirmada por el jefe de servicio. Pasos del 1º caso: 1º. Trabajador (Facultativo): realiza una petición desde el portal del empleado. Ejemplo Alejandro Usero, solicita permiso de días de congreso el día 17 y 18 de septiembre, el 17 tiene agenda asignada. 2º. Administrativo de agendas: consulta las posibles agendas que tiene que gestionar de ser canceladas y/o modificadas por decisión del jefe de servicio, o la persona que tiene dicha responsabilidad. En este momento el administrativo de agenda realiza un “Cierre Preventivo”, para ello accede a aTurnos y desde menú/RRHH/Acciones/Log de equipos. Usa los filtros: equipos y ámbitos (peticiones y absentismos). En nuestro ejemplo, detecta unos permisos que aún no han sido confirmados para el trabajador ALEJANDRO USERO, en este momento la administrativa de agenda realiza una “acción de validar” y una “acción de comentario”, el comentario puede ser: CIERRE PREVENTIVO (permiso/vacaciones aún no aceptada). Esto ayuda a saber que la consulta se debe bloquear en su sistema de agendas, es decir no se puede añadir más pacientes a la consulta. En este momento aún no se ha cancelado la consulta. Ejemplo de cómo quedaría esta primera parte de actuación del administrativo de agendas, con el comentario y validado por primera vez. 3º. El jefe de servicio decide qué le interesa hacer con la agenda que tiene asociado el turno que no va a trabajar Alejandro Usero. Tiene 2 opciones decidir que esa agenda se cancele (solo tendrá que aceptar la petición de permiso de días congreso), o la segunda opción decidir que esa agenda la realice otro facultativo (para ello tiene que realizar un proceso de cambio de turno). Esta segunda opción se realiza de la siguiente manera, descrita en la imagen: hacer clic sobre cada día del permiso/selección hacer cambios/intercambio o libre. Con el cambio ya confirmado (indicador de color verde), se puede observar que la agenda DIG03 no se cancela porque la hará Luis García y la agenda que se va a cancelar cuando se acepten los permisos de congresos será la de ENDO, que antes la tenía Luis y ahora ha pasado a Alejandro, y cuando se acepte el permiso de congreso será ENDO la que se cancele: Con el cambio se ha decidido qué agenda se cancela y cuál no, en nuestro ejemplo DIG03 no se cancela y ENDO si se cancela. El siguiente paso es confirmar el permiso de congreso, en nuestro ejemplo, también gestionado por jefe de servicio. Para ello, hace clic sobre la petición (color morado), y selecciona opción aceptar. Al aceptar el sistema llevará al jefe de servicio a la página de gestión de peticiones, donde tendrá la opción de aceptar. Planificación con permisos de días de congresos confirmado 4º. Administración de agendas, en el último paso, desde menú/RRHH/ACCIONES/Log equipos/ filtro de equipos/ámbito: peticiones y absentismo, detectará todas las gestiones del jefe de servicio que estén implicadas en una aceptación de un permiso de absentismos o vacaciones, que afecte una agenda. Podrá validar de nuevo y comentar el estado de dicha agenda con la gestión del administrativo de agendas. En nuestro ejemplo lo veremos así: En los botones de acción: se valida cuando ya ha realizado la actividad correspondiente como es llamar a los pacientes, por ejemplo, y comentar el estado, por ejemplo: “Pacientes avisados, pendiente de agendarlos…
Herramientas de gestión de los turnos de trabajo
12 agosto, 2020La gestión de turnos de los trabajadores en una empresa es un proceso fundamental para una planificación efectiva tanto a largo como a corto plazo, pero también puede tratarse de un proceso algo complejo, sobre todo para las grandes empresas. Optimización de los turnos La optimización de turnos de trabajo es un proceso en el que las actividades de la empresa se van organizando en forma de turnos de trabajo por empleados. De esta manera, la productividad aumentaría y la actividad en la empresa sería más eficaz y efectiva teniendo en cuenta el bienestar de los trabajadores que forman parte de ella. Para tener una buena optimización de turnos es fundamental conocer los datos principales sobre los recursos humanos de la empresa (número de trabajadores, datos del convenio, restricciones, etc) y la demanda tanto actual como futura de la empresa y las necesidades del personal. Problemas en la gestión de los turnos A primera vista, parece fácil asignar a un trabajador un número de horas determinado en un día en concreto; pero dicho cuadrante de turnos no es estático, sino que va cambiando en función de la demanda, las necesidades del personal, los permisos, vacaciones, horarios de los trabajadores, etc. Todos esos datos son determinantes a la hora de escoger el turno perfecto para cada trabajador y que se adecue a sus necesidades. Además se podrá consultar si el trabajador ha ido ese día a trabajar o si ha tenido que ausentarse, es decir, los administradores podrán tener un Control de Presencia continuado de sus trabajadores. Gracias a aTurnos, además de que cada trabajador pueda ver su cuadrante de turnos de trabajo y su planificación, podrá ver la de todo su equipo por si en algún momento determinado le surge cualquier imprevisto y quiere cambiar el turno con alguno de sus compañeros o ver cuando ellos tienen las vacaciones a través del Cuadrante. Ventajas de una buena gestión de turnos Algunas de las ventajas que plantea una buena optimización y gestión de los turnos de trabajo son: Aumento en la satisfacción de los trabajadores, teniendo en cuenta la planificación acorde a sus horarios y necesidades y ellos mismos podrán ver su jornada con antelación. Esto les motivará para realizar su trabajo. Evitar las restricciones individuales o generales y acuerdos pactados con el contrato de trabajo o el convenio. Reducción del coste asociado a nóminas. La herramienta nos servirá con indicador de gestión que permita recopilar las estadísticas de horas trabajadas por usuario, las vacaciones que le corresponden, etc. Gestión de turnos según los sectores Sector del retail: no planifican los turnos con mucha antelación y tienen muchos cambios a última hora, puesto que la mayoría de los trabajadores tienen un contrato a tiempo parcial, son estudiantes o tienen más de 1 trabajo. Desde aTurnos ofrecemos la opción de que el administrador tenga la posibilidad de aprobar o rechazar cualquier petición de turnos o vacaciones que soliciten los empleados. Sector de la sanidad: el mayor problema que tienen son las localizaciones y todas las salas y funciones que tienen, por lo que para facilitar el proceso lo mejor es crear localizaciones. Además, en cuanto a las guardias o cambios de turno, podrán realizarlo desde el cuadrante y el administrador podrá comprobar si hay o no personal disponible para ese turno. Sector de la hostelería y turismo: en este caso la principal complejidad es que hay distintos puestos de trabajo (cocinero, camarero, recepción, limpiadores, etc). De esta manera, podrán crear distintas tareas según la localización y el puesto concreto. Para más información, puedes acceder a los distintos enlaces o bien contactar con nosotros a través de soporte@aturnos.com y os contestaremos en el menor tiempo posible, ofreciéndoos la mejor gestión y planificación de turnos de trabajo. ¡Muchas gracias aturner@s!
¡NUEVO WEBINAR DE SANIDAD!
5 agosto, 2020Tras el éxito que tuvo el primer webinar que realizamos sobre el sector de transporte y reparto, hemos decidido realizar un segundo webinar sobre el sector sanitario para ayudar a realizar una mejor planificación y gestión de los equipos. Dicho sector, a partir del 2002, inicia un crecimiento continuado impulsado por una fuerte demanda de servicios. Por ello, se requiere de nuevas herramientas para una mejor adaptación a la demanda cambiante. Algunos aspectos fundamentales a tener en cuenta antes de realizar la planificación y gestión en el sector sanitario son los siguientes: Los datos sobre los trabajadores para tener una visión operativa sobre la plantilla actual y definir las fechas de altas y bajas, saldos de vacaciones, % Jornada, Horas Contrato, etc., para controlar la cantidad de horas trabajadas al año. Las localizaciones que delimitan el área donde se labora. Para los médicos que pasan consultas, las agendas se podrán crear como localizaciones (por defecto o cambiantes) y asignarlas al turno que corresponda. Las especialidades como por ejemplo: Manejo de Ecografía, Vía aérea o Docencia. Las restricciones utilizadas para controlar que no se incumpla el convenio, como no superar las horas semanales realizadas, establecer un máximo de turnos al mes o bien un descanso de 12 horas entre Guardias. Una vez tenido en cuenta dichos puntos, ya podremos realizar la planificación tanto para médicos como para enfermeros de la siguiente forma: Crear Tipos de Turno, definiendo los horarios de inicio y fin de la jornada diaria, por ejemplo, turnos de 8 a 15, de 8 a 12h y 12 a 15h. Crear y aplicar patrones con turnos asociados a agendas/actividades médicas de médicos fijas a los días y turnos semanales o mensuales. Establecer la demanda según la necesidad de personal. Se pueden cargar a través del uso de calculadora de turnos, importando un archivo o de forma manual ajustando los turnos. Además, para la operativa diaria, tanto los administradores como los trabajadores del sector sanitario podrán solicitar peticiones (cambios de turno, vacaciones, etc). Para más información, podrán acceder al Webinar de sanidad donde explicamos todo más detallado mediante vídeos para una mejor comprensión del proceso o escribirnos a hola@aturnos.com y te responderemos en el menor tiempo posible. ¡Esperemos que les sirva de ayuda sanitari@s!
¿Cómo se fichan los descansos en aTurnos?
4 agosto, 2020Es muy importante conocer el sistema de fichaje de los descansos y su configuración en una empresa, ya que si éstos no se consideran tiempo efectivo, se deben fichar. De lo contrario, en el informe de horas aparecería como si se estuvieran excediendo las horas totales a realizar y no sería necesario fichar. No obstante, hay jornadas que obligan a realizar un descanso breve cuya duración dependerá del convenio y del acuerdo de los trabajadores con la empresa. En aTurnos ofrecemos la posibilidad de que los marcajes de descansos puedan ser una variable más para el tipo de turno y poder marcar el tiempo exacto que queremos que dure el descanso, o bien que sea un espacio entre dos turnos, lo que se llamaría jornada partida. A continuación veremos las 4 posibilidades y escenarios diferentes a la hora de fichar un descanso y cómo se va a poder realizar desde aTurnos de la manera más sencilla y eficaz posible: 1. No se contabilizan los descansos En este caso, el descanso es una nueva variable del tipo de turno que se va a aplicar, sin tener en cuenta las horas computadas. Por ello, puedes indicar un descanso en los tipos de turno y en algún momento no hacer caso a ese dato (por ejemplo, para sacar reportes) pero esa variable no se tendría en cuenta, es decir, es como si el descanso fuese 0. Y por tanto, habría que escoger la opción de “No contabilizar los descansos” en la Configuración del Control de Presencia: 2. Los descansos se contabilizan y se fichan En esta situación, los descansos se fichan para su registro y además se contabilizan, es decir, el descanso como variable de tipos de turno, sí que tendría un valor en concreto. Por ejemplo en este caso, hemos decidido realizar un descanso de 30 minutos que se fichará. A continuación, en la configuración hay que escoger la segunda opción: “Contabilizar los descansos, se fichan”: 3. Los descansos se contabilizan pero no se fichan En este caso, los descansos no se fichan pero sí son registrados en la jornada laboral. Por otro lado, sí se tienen en cuenta para el contaje de horas y por tanto, tendrá repercusión la duración del descanso. Al igual que en el caso anterior, la duración del descanso sería una en concreto, por ejemplo 20 minutos, pero no se fichan y no habría un espacio en la jornada. Para ello, en la configuración habría que escoger la tercera opción: “Contabilizar los descansos, no se fichan”. 4. Jornadas partidas con un horario fijo En este caso, estaríamos hablando de Jornadas partidas. Las jornadas partidas están formadas por dos o más tipos de turnos en un mismo día en el cuadrante de un trabajador y en la que no se solapan sus horarios entre sí. Es decir, no va a llevar el descanso como una variable del tipo de turno, sino como espacio. Un ejemplo de jornadas partidas sería el siguiente: En una jornada la planificación dispone de un primer turno M de 10:00h a 14:00h con un descanso de 1 hora, y un segundo turno T de 15:00h a 18:00h. Es decir, constaría de dos tipos de turno fijos en un mismo día. ¿CÓMO SE COMPORTA CADA CASO SI EL TRABAJADOR NO FICHA EL DESCANSO? Respondiendo a la siguiente pregunta según los diferentes apartados: 1.Se contabilizan todas las horas como horas trabajadas y el descanso 0. 2. Hay cambios al tener que fichar el descanso. 3.No hay cambios al no fichar. 4. Dos tipos de turno sin marcajes. ¿CÓMO SE COMPORTA CADA CASO SI SE ACUMULA EL DESCANSO AL PRINCIPIO O AL FINAL DE LA JORNADA? Respondiendo a esta pregunta según los distintos escenarios y apartados descritos anteriormente: 1.Se considera incidencia, ya que en aTurnos el descanso es entre medias de la jornada. 2.Este caso es un poco distinto, porque si se hace: entra al descanso, salida al descanso, salida final, no pasa nada. Pero si se hace: salida final, entrada al descanso, salida del descanso, el resultado es el siguiente: 3.No se fichan los descansos. 4.Se ha realizado la misma cantidad de horas, por lo tanto, el estado es cero. Pero se puede ajustar (ajuste real), aunque en ese caso el resultado es el mismo. Esperemos que las distintas opciones y su configuración les hayan servido de ayuda para entender mejor el fichaje de los descansos en aTurnos y cómo realizarlo. Para cualquier duda o sugerencia, puedes contactar con nosotros a través de soporte@aturnos.com y te responderemos en el menor tiempo posible.
Herramientas fundamentales para el TELETRABAJO
22 julio, 2020Últimamente el teletrabajo ha tenido un crecimiento exponencial tras el estado de alarma del coronavirus, es por ello, por lo que además de haber supuesto una revolución para las empresas, también ha servido para gestionar mejor los espacios de trabajo en las oficinas. Lo más importante para llevar a cabo las tareas en remoto es conocer cuáles son las herramientas fundamentales y así llevar el teletrabajo de la forma más cómoda posible, lo cual ha sido posible gracias a las nuevas tecnologías y sobre todo al acceso a Internet. A continuación vamos a recomendaros las mejores herramientas para trabajar en remoto y ser lo más eficaces posibles según las áreas principales de teletrabajo como son la comunicación, la gestión de tareas, el control horario y la organización. Comunicación y videollamadas En cuanto a la comunicación, podríamos decir que es el aspecto más importante y fundamental a la hora de teletrabajar, puesto que hay que mantener contacto con el equipo de trabajo, tanto al que está trabajando desde casa como al que está en la oficina mediante videollamadas. En este área destacamos las siguientes herramientas: Slack: esta herramienta de comunicación interna funciona como un chat individual o en grupo y puede integrarse con Google Drive, Skpype, Dropbox o HubSpot. Puedes crear chats por departamentos o por grupos de trabajo, consultar el historial de las conversaciones e iniciar llamadas de voz y vídeo, entre otras opciones. Microsoft Teams: es una plataforma unificada de comunicación y colaboración que combina un chat en el lugar de trabajo, reuniones de vídeo, almacenamiento de archivos e integración de aplicaciones. Skype: con esta herramienta puedes compartir documentos y realizar videollamadas con varias personas a la vez. Su versión está integrada con Office, pero con la gratuita se puede compartir la pantalla y aprovechar Google Docs para tratar documentos conjuntos. Compartir documentos Algunas de las herramientas anteriores también sirven para compartir documentos, pero aquí os taremos algunas más específicas para esta acción: Google Drive: permite trabajar en tiempo real con cualquier tipo de documentos de la extensión que sea. Puedes crear hojas de cálculo, de texto, gráficos, Power Points, etc. Además varios usuarios pueden conectarse a la vez en el mismo documento y realizar modificaciones y compartirlos. Dropbox: es uno de los servicios más extendidos para enviar archivos de gran tamaño o para compartir archivos disponibles sin tener que entrar en los servidores de la empresa. Organización y gestión de tareas y tiempo Para poder gestionar bien el tiempo y las tareas mediante el teletrabajo, es necesario disponer de una serie de herramientas específicas que nos ayuden a organizarnos y ser más eficientes. Algunas de ellas son: Trello: es un software de administración de proyectos con interfaz web y con cliente para iOS y Android para organizar proyectos. Esta herramienta funciona en la nube y permite distribuir tareas e incluso asignarlas de forma personalizada entre los miembros del equipo y además es una aplicación gestada en el ámbito técnico, de gestión de proyectos por tareas según la metodología Kanban. Microsoft To Do: es una de las aplicaciones más prácticas para el teletrabajo. Da acceso a múltiples plataformas que nos permiten hacer un seguimiento de todo tipo de tareas, subtareas, notas o recordatorios. Esta herramienta también nos sugiere cómo llevar al día las tareas de forma personalizada. aTurnos: gracias a nuestra herramienta podrás gestionar las tareas de la manera más sencilla posible. Además podrás crearte una lista, con el tiempo, la duración, cuándo y qué día en concreto vas a querer realizarlas. Por otro lado, si lo que quieres el controlar el tiempo de trabajo, podrás consultar las horas planificadas, horas trabajadas y horas presenciales y controlar el horario de los trabajadores de tu empresa y así poder planificar y organizar a tus empleados de forma más cómoda, clara y sencilla mediante el Cuadrante. Esperemos que os hayan servido de ayuda estas herramientas para llevar a cabo el teletrabajo de la mejor forma posible. Para cualquier duda o sugerencia puedes consultar con nosotros a través de soporte@aturnos.com.