Categoría: Manuales y Ayudas

Desde aTurnos, el proceso de importación de documentos resulta muy sencillo y rápido. Cabe destacar que hay distintos tipos de importaciones, pero en este artículo sólo se va a hacer referencia a aquellas que tienen referencia con la planificación de jornada laboral. Configuración para Importaciones de planificación (Excel/CSV) Previamente, es necesario que se realice una Configuración dentro del equipo donde se quieren volcar los datos del fichero a la cual se accede desde el Inicio>Administrar>Importar/Exportar>Configuración. Por defecto, aTurnos tiene una configuración inicial. El formato de importación por un lado mediante un separador CSV, y el formato de fecha que será el siguiente y el más recomendado: “dd/mm/aaaa”. Una vez configurado el equipo, es importante que se tengan en cuenta dos factores muy importantes que son los trabajadores y los turnos antes de comenzar el proceso de planificación. Se pueden importar diferentes ficheros con datos relacionados solo con los trabajadores, solo con los turnos o con ambos en el mismo fichero. A continuación, se explica brevemente el orden recomendado para generar una planificación de los trabajadores de un equipo mediante importaciones de Excel/CSV. Pasos básicos para la importación de conceptos de planificación Importación de trabajadores. Consiste en insertar y dar de alta a los trabajadores del equipo en Trabajadores>Listado de trabajadores. Este proceso puede realizarse con dos tipos de Excel: Importar alta de trabajadores con datos básico e Importar alta de trabajadores con datos avanzados. Importación de tipos de turno, absentismos y vacaciones. Previamente hay que crear los tipos de turno desde el Planificador>Tipos de turno, así como los absentismos. Para más información sobre cómo crear los tipos de turno y absentismos, haz clic en el siguiente enlace: Crear tipos de turnos y tipos de absentismos. Una vez creados, se pueden importar de la siguiente manera: Importar planificación (tipos de turno, absentismos y vacaciones) Importación de patrones de turno. Al igual que los turnos, antes de importarlos hay que crear los distintos patrones de turno desde Planificador>Patrones de turno de la siguiente manera: Crear patrones de turnos. Con estos patrones de turnos el administrador puede planificar turnos a los trabajadores aplicando directamente los patrones desde la función aplicar patrones dentro del equipo. El proceso de importación de los patrones de turnos es el siguiente: Importar patrones de turnos Importación de días festivos. En este paso se insertan los días festivos del calendario laboral del equipo. A continuación, explicamos con más detalle cómo es el proceso: Importar días festivos Importación de localizaciones. Previamente, se crean las localizaciones en Administrar>Localizaciones de la siguiente manera Crear localizaciones, para posteriormente poder importarlas siguiendo estos pasos: Importar localizaciones Importación de tipos de horas. Existen distintos tipos de horas como las normales, extras y complementarias. Al igual que los datos anteriores, previamente han de ser creadas en Tipos de Turnos>Acciones>Crear tipos de horas. El proceso más detallado es el siguiente: Crear tipos de horas. Una vez creadas, el proceso de importación es el siguiente: Importar horas (normales, extraordinarias y complementarias) Importación de marcajes. Los marcajes hacen referencia a los marcajes de entrada y salida del Control de Presencia. Esta función se usa cuando queremos insertar marcajes de meses anteriores o bien trasladarlos a aTurnos. Se accede desde el Inicio>Control de Presencia>Mis marcajes y desde ahí se podrán importar. Para más información sobre el proceso de importación de los marcajes haz clic en el siguiente enlace: Importar marcajes Asociar campos para la importación Hay que tener en cuenta que una vez seleccionados los datos que deseamos importar, en el siguiente paso se tienen que asociar los campos de los archivos con sus respectivas variables. En aTurnos, contamos con distintos tipos de plantillas que se pueden usar para una correcta importación mediante archivos de Excel. Para más información puede acceder a nuestra Guía De Importación De Documentos Excel/CSV Para Planificar. ¡Esperemos que les haya servido de ayuda y el proceso resulte mucho más sencillo de realizar!

Estamos apunto de cerrar el año y necesitamos dejar el cuadrante preparado y revisar los saldos de horas y vacaciones para ver si los movemos al año que viene o podemos replanificar para dejar los saldos de vacaciones y horas a 0. Entendemos como los saldos/balances las diferencia entre las horas planificas y las horas que tiene que realizar por contrato (¿Cómo gestionar el saldo de horas a final de año?). El concepto de ajuste implica que se descuenta o incrementan horas en un periodo o año para dejar el balance a 0 y poder incrementarlo o descontarlo en el siguiente con la diferencia generada del anterior. Para ayudarte sobre la planificación en el cuadrante tienes los tooltips, solamente con poner el cursor encima del nombre del trabajador ya puedes ver su saldo en el periodo siguiente (ver más). Además, para ayudarte a cerrar el año en aTurnos dispones de las siguientes herramientas: Cerrar el cuadrante para que no se pueda editar ningún turno y los datos que se descargaron en nóminas son correctos y se queden dentro del históricos de aTurnos de forma inamovible (ver más). Listado de los saldos de horas y vacaciones dentro de los reportes de empleados. Puedes obtener todo los balances de los empleados tanto de horas como de vacaciones dentro del año (ver más). Mover los excesos de horas de un año a otro. Se quedaría como un ajuste negativo o positivo en el año anterior para que se queden cuadradas y moverlo con el signo cambiado para el siguiente periodo (ver más) Mover las vacaciones de un a año al otro, aquí tenemos que tener en cuenta que las vacaciones se puede pedir hasta cierto día del año siguiente, normalmente hasta el 31 de Enero. Existen tres casos de vacaciones: Vacaciones del año que se consumen en el mismo año. En el cuadrante aparecen como V con un recuadro en color amarillo. Vacaciones del año que se generan por el año anterior y se pueden planificar en el año siguiente hasta cierta fecha. También se indican con una V con el fondo amarillo. Si existe saldo pendiente del año anterior, las vacaciones del año siguiente consumen el saldo de año anterior hasta que se consume completamente. Una vez consumido el saldo de vacaciones del año anterior aunque sea las vacaciones anteriores a la fecha de fin de vacaciones ya consumirán del saldo de vacaciones del año actual. Siempre que sean las vacaciones posterior a a fecha fin del periodo vacacional ya consumirán del año en curso (ver más). Vacaciones del año anterior que se piden después de esta fecha de máximo del año siguiente que no se consumieron en el año anterior. Para ello, estas vacaciones tienen que convertirse en un absentismo justificado del año siguiente, creando una restricción para no superar este absentismo durante el nuevo año. Si el trabajador no ha podido consumir sus vacaciones pasada la fecha de fin del periodo vacacional se genera un contingente de vacaciones como absentismo que además es justificado. Es decir, el día que se pida por estas vacaciones de año anterior contará las horas para su contrato (ver más). Podemos realizar un caso de ejemplo donde un trabajador con exceso de horas que no ha podido disfrutar todas las vacaciones como se puede ver en el tooltip del trabajador 16. Realizamos el movimiento de horas y vacaciones entre los años desde la herramienta de recursos humanos entre los dos años. link Ahora para el año se ha reducido las horas contrato y vacaciones para ajustarlo a las que tenía planificadas. Ahora están ajustadas tanto las horas planificadas y horas contrato por un lado y las vacaciones planificadas y las vacaciones contrato por el otro. Y ahora para el año siguiente se le han decrementado las horas contrato por el exceso que tenia del año anterior y se ha incrementado en 7 las vacaciones que no disfruto del anterior. El ajuste que se ha realizado se puede ver en el detalle del ajuste de la ficha.   Esperamos que toda estas herramientas os ayuden en este importante momento del año donde el trabajo de planificación se afina para dejar cuadrada la planificación del año que se cierra.  

Uno de los principales problemas a nivel de dirección de empresas es poder validar que todo el personal en sus equipos cuenta con planificación y que los mismos están fichando bajo los parámetros establecidos. Es por esto que, dentro de las funcionalidades del sistema, los usuarios con rol de “Superusuario” como por ejemplo el personal de Dirección y de RRHH, tienen la posibilidad de identificar o detectar, de forma sencilla, posibles incidencias de planificación o marcajes de los trabajadores en los equipos que gestionan. En solo 2 pasos puedes generar un listado con los datos requeridos para hacer esta revisión, se detallan a continuación: Paso 1: Entrar en Menú RRHH, hacer clic en “Control de presencia” y seleccionar la opción “Listado avanzado” Paso 2: Desde esta pantalla, debes seleccionar en la barra superior desplegable: 1.- La fecha o período que deseas visualizar 2.- Equipos que necesitas revisar: puedes seleccionar uno o varios 3.- Puedes filtrar por: nombre del trabajador, Marcajes (con marcajes realizados, sin marcajes realizados o cualquiera de ellos) y/o según planificación en el cuadrante (Está planificado, No está planificado o cualquiera de ellos) 4.- Una vez parametrizados los datos que requieres en el listado solo debes “Cargar” la información para generarlo.   En este listado de marcajes se muestra tabla que ofrece información de los siguientes conceptos: Equipo: nombre del equipo en el que está dado de alta el trabajador. Fecha: indica la fecha por cada día y trabajador del período solicitado. ID Empleado: este campo lo puedes completar en el perfil de cada trabajador (ver más sobre perfil de trabajadores). Nombre: nombre del trabajador. Categoría: categoría del trabajador (ver más sobre las categorías). Localización: localización por defecto en el perfil del trabajador (ver más sobre las localizaciones). Porcentaje de jornada: se trata del porcentaje de jornada indicado en el perfil del trabajador (ver más sobre perfil de trabajadores). Jornada planificada: turnos u horas insertadas ese día para el trabajador en el cuadrante. Marcajes: conjuntos de pares de entradas + salidas realizadas ese día. Absentismos: marca la hora de inicio del absentismo y la hora final del mismo. Incidencias: indica la abreviatura del tipo de absentismo (ver más sobre tipos de absentismos). Horas ordinarias: son las horas efectivas de trabajo, dentro del turno de trabajo planificado. Horas presenciales: es el total de horas desde que se marca la entrada hasta que marca la salida en el control de presencia. Estado: restando la tolerancia, nos muestra la cantidad de tiempo de diferencia entre la jornada planificada y la presencial. Ultimo día planificado: muestra la fecha del último día hasta el cual ha sido planificado el trabajador en el cuadrante, si el trabajador no tiene planificación no se reflejará ningún dato. Les mostramos varios ejemplos o casos según imagen adjunta:   Ejemplo 1: Trabajador con jornada planificada el 15/10/2020 de 8:00 a 15:00, con último día de planificación hasta el 31/12/2020, y registró marcaje de entrada y salida. Para generar un listado que muestre solo estos casos (trabajadores con jornada planificada, con o sin marcaje) debes utilizar el filtro y seleccionar: Ejemplo 2: Trabajador no tiene jornada planificada el día, no ha fichado entrada ni salida y tiene último día de planificación hasta el 29/10/2020, el día 15/10/2020 (posiblemente sea su día libre) y por tanto no ha fichado. Este trabajador a pesar de que no tiene planificación el 15/10/2020 pudiera estar motivado a que sea su día libre ya que efectivamente tiene registrados datos de planificación hasta el 29/10/2020. Para generar un listado que muestre solo estos casos (trabajadores sin jornada planificada, con o sin marcaje) debes utilizar el filtro y seleccionar: Ejemplo 3: Trabajador con planificación hasta el 29/02/2020, como resultado no tiene jornada planificada el 15/10/2020 y a pesar de ello registra marcaje de 8:00 a 15:10. Para generar un listado que muestre solo estos casos (trabajadores sin jornada planificada, con o sin marcaje) debes aplicar el mismo filtro del Ejemplo 2.   Para cerrar, es importante reforzar entonces que, con solo utilizar el filtro de “Planificados” podremos generar fácilmente un listado que muestre los trabajadores que tienen jornada planificada (durante el período seleccionado) o ver solamente los que no están planificados, así como aquellos que tienen marcajes registrados o no.