¿Cómo ajustar las horas anuales de tus trabajadores a final de año?
16 diciembre, 2021Nos acercamos a fin de año y esto supone la llegada de un periodo de caos en el que los administradores deben llevar a cabo el ajuste de las horas anuales realizadas por los trabajadores con respecto a las que están establecidas en su contrato. En aTurnos os simplificamos todo este proceso y os ayudamos a que sea un proceso mucho más fácil y menos caótico al ser una herramienta completa de planificación horaria donde puedes gestionar las horas, las vacaciones de tu equipo, los absentismos, cualquier tipo de restricción laboral y mucho más. A continuación os vamos a explicar cómo llevar a cabo el ajuste de las horas anuales a final de año de una forma fácil y sencilla. Se puede realizar de dos formas: mediante la migración del saldo de horas o de forma manual mediante los ajustes de horas. Migración de saldo de horas El superusuario tiene acceso a la migración de saldo de horas y vacaciones desde el menú RR.HH, apartado “Acciones”. En esta migración el saldo de las horas se traspasa al año siguiente, existen los siguientes casos: Saldo positivo de horas Vamos a ver un ejemplo: un empleado que ha sido dado de alta en noviembre de 2021 y ha trabajado 167 horas ese año, sin embargo, en su contrato viene establecido que debe realizar 155 horas. En este caso existe un saldo positivo de horas, es decir, ha realizado horas de más. En el perfil del trabajador, en el apartado “Tiempos” podemos comprobar si existe un balance con exceso o con defecto de horas. En este caso, como ya hemos visto antes, existirá un balance con exceso de horas. Este exceso se debe migrar al año que viene para compensarlo, para ello accedemos a la migración de saldo de horas en el menú RRHH, apartado “Acciones” (recuerda que sólo puede acceder el superusuario). Seleccionamos el equipo, el año de origen, el año de destino y elegimos la opción de horas. Debemos hacer clic en “Ver migración” y nos aparecerá un listado con todos los trabajadores con desajustes de horas (tanto excesos, como defectos). Seleccionamos los trabajadores en los que queremos migrar las horas al año siguiente, en este caso sólo vamos a escoger los trabajadores con exceso de horas realizadas, es decir, donde en el ajuste de origen se decrementen las horas planificadas (se reduce el exceso en el año 2021 para ajustar el balance) y en el ajuste de destino se incrementen las horas planificadas (se suman las horas realizadas de más en el año siguiente). Pulsamos en migrar y ya se ha realizado el traslado de las horas al año siguiente, esto lo podemos comprobar en el perfil del trabajador donde vamos a encontrar en el año 2021 el balance ajustado de horas y el decremento realizado mediante la migración. Y en el próximo año, en el 2022, encontraremos el incremento de horas que hemos realizado con la migración. Saldo negativo de horas En este caso ocurre todo lo contrario, un trabajador que ha sido dado de alta en noviembre del año 2021 y ha realizado ese año 148 horas, cuando en su contrato viene establecido que debe realizar 195 horas. En este ejemplo existe un saldo negativo de horas, es decir, faltan horas por realizar. En el perfil del trabajador, tal y como hemos visto en el anterior caso, podemos comprobar si existe un balance con defecto de horas. Para ajustar este saldo, hacemos una migración de horas al año que viene de la misma manera que en el caso anterior desde el menú RRHH. En este caso seleccionamos los trabajadores cuyo ajuste de origen es el incremento de horas planificadas (se suman las horas que faltan en 2021 para ajustar el balance) y en el ajuste de destino se decrementan las horas planificadas (se restan en el año siguiente las horas que faltan por realizar). Hacemos clic en migrar y ya tenemos el ajuste realizado, esto se puede comprobar en el perfil del trabajador. Podemos ver como en el año 2021 ya tenemos el balance de horas ajustado y el ajuste de horas que se ha realizado (la suma de las horas que faltaban). En el año 2022 se han restado las horas que todavía debe realizar el trabajador tal y como se puede observar en el vídeo. Ajuste manual de horas Los administradores también pueden realizar ajustes de horas de forma manual desde el perfil del trabajador. Vamos a ver los dos posibles escenarios: Saldo positivo de horas Un empleado que ha trabajado 167 horas en 2021 y en su contrato viene establecido que debe realizar 155 horas, en este caso existe un exceso de horas que vamos a trasladar a 2022. Desde el perfil del trabajador podemos comprobar como el balance tiene un exceso de horas y vamos a ajustar esto de forma manual: En el perfil del trabajador, en el apartado “Tiempos”, en el año 2021 (año de origen) debemos pulsar el símbolo de “+” en “Ajuste de horas” para realizar el ajuste de forma manual. En el campo “Acción” debemos seleccionar “Decremento de horas planificadas” ya que se resta el exceso de horas en el año de origen (2021) para ajustar el balance y que quede a 0. En Horas/Días escribimos el número de horas que ha realizado de más el trabajador y ponemos alguna descripción. Una vez que hemos rellenado todos los campos, pulsamos en “Añadir ajuste” y ya tenemos realizado el ajuste en el año de origen (2021). Ahora tenemos que trasladar estas horas al año de destino (2022). En el mismo apartado de “Tiempos” seleccionamos el año 2022 y pulsamos en el símbolo “+” de “Ajuste de horas”. En el campo “Acción” seleccionamos “Incremento de horas planificadas” para sumar las horas que ha realizado de más el trabajador en el año de destino (2022) y trasladar ese exceso de horas. Pulsamos en “Añadir ajuste” y ya tendríamos los saldos de horas ajustados, tanto para 2021 como para 2022. Saldo negativo de…
Módulo de Recursos/Partes de Trabajo
10 diciembre, 2021Desde el módulo de recursos, tanto administradores como trabajadores podrán crear un parte de trabajo y rellenar la información necesaria en el momento adecuado. Todo el proceso será controlado gracias a los cuadros de mando adaptados en cada equipo dentro de la empresa. Otra de las funciones que permite este módulo es en análisis de los datos de los partes de trabajo, mediante la obtención de resultados y el traspaso al software de nómina. A continuación, se detalla brevemente el funcionamiento de dicho proceso: ¿Cómo personalizar el parte/hoja de trabajo? El primer paso es personalizar el parte de trabajo. Para ello se tienen que crear los conceptos de recursos desde el menú del equipo en el módulo de recursos por medio del botón de “Acciones” y “Añadir Recursos”. También se da la opción de que estos recursos se puedan clasificar y agrupar en grupos de la misma forma mediante el botón “Acciones” y “Añadir clasificación”, de manera que resulta más útil para conseguir un orden y control de todos los recursos creados. Tipos de recursos Los recursos pueden añadirse a su vez con diferentes formatos: Recurso textual: se crean mediante texto. Ejemplo: reposición almacén. Recurso numérico: se representan mediante un número como un tipo de gasto o ingreso. Ejemplo: cena de empresa. Lista de verificación de recurso tipo: es un tipo de recurso check list. Ejemplo: revisión de extintores sí/no. Recurso fórmula: es un recurso fórmula tipo gasto. Ejemplo: un suplemento de kilometraje. Resumen Por otro lado, el administrador del equipo puede acceder a los reportes y estadísticas de los recursos asignados en el trabajador. Los recursos asignados en la planificación de los trabajadores de un equipo quedan registrados en el modo de tabla. Este resumen muestra todos los recursos durante un período de tiempo seleccionado, así como la posibilidad de mostrar recursos determinados con el uso de filtros en este resumen. De manera que los administradores pueden validar cada recurso: En cuanto al primer apartado de totales, muestra todos los recursos que tienen asociados límites de valores, es decir, el valor total es la suma de los valores de cada recurso, en el periodo de tiempo consultado. El segundo apartado de alarmas, muestra todos los recursos que tienen asociados límites de valores y que este límite ha sido superado. Ejemplo Un trabajador informa de que llena el depósito de gasoil del vehículo comercial de la empresa. Los pasos que hay que seguir son los siguientes: Desde el cuadrante de planificación el trabajador hace clic en el día y turno donde quiere añadir el recurso: Hacer clic en “Recursos”, en el parte de hoja de trabajo, dentro el recurso creado previamente por un administrador, llamado “repostaje” y se añade el valor del gasto del combustible “80”: Por último hacer clic en Añadir.
Módulo de costes
12 noviembre, 2021Gracias al módulo de Costes en aTurnos, se activarán varias de las funcionalidades con opciones que permitirán configurar las variables para posteriormente poder generar o consultar reportes y estadísticas. Es importante resaltar que en aTurnos existen 4 vías de configuración de costes y que es posible parametrizar varias de las opciones en el equipo. Configuración de variables A continuación te mostramos las diferentes opciones de configuración de costes según las necesidades, en orden de prioridad que tienen sobre otras: Coste por turno: se recomienda cuando el coste que necesitas controlar va relacionado al total de horas realizadas en un tipo de turno u horario específico independientemente del trabajador que lo realice. Coste por usuario: es recomendada cuando un usuario tiene valores de coste diferentes al resto de los empleados, independientemente de la categoría y/o turno que realice. Coste por categoría: se recomienda para aquellas empresas que deben diferenciar el coste de las horas por grupos o categorías. Se podrá establecer el coste por hora de una o varias categorías profesionales que existan en el equipo. Coste por hora general (equipo): se define cuando todos los trabajadores del equipo tienen el mismo coste por hora indistintamente de su categoría o del tipo de turno que realicen, es decir, es un coste de hora global para los trabajadores del equipo. Estadísticas Según la configuración de costes del equipo y la planificación realizada en el cuadrante se podrán generar automáticamente reportes o informes que permitirán llevar un seguimiento y control de los mismos. Los reportes en aTurnos se pueden realizar seleccionando períodos de tiempo, lo que te permite obtener datos a pasado, actuales y/o futuro para realizar estimaciones de costes. Es importante destacar que cada vez que se realiza un cambio de planificación en el cuadrante la información de los reportes se actualiza de forma automática en tiempo real. Además, se pueden obtener tanto desde el “Cuadrante” como del “Cuadrante borrador” en caso de trabajar con varios escenarios de costes. A continuación se muestran los tipos de informes o reportes de costes en aTurnos: Coste detalle: permite obtener información de los costes totales diarios que tiene el equipo. Incluye tablas totales, tablas por usuarios y gráficos por usuarios. Ejemplo: Si el equipo tiene configurados costes por categoría y costes en un turno, el valor que mostrará será la sumatoria de ambos en el día. Coste por categoría: permite obtener información de los costes totales diarios por cada categoría profesional que tiene el equipo, según el período de tiempo que se indique. Incluye una tabla y un gráfico por categoría. Ejemplo: filtrar por localización específica de manera que en la tabla se muestre el coste diario de la categoría en esa localización puntual. Coste por localización: cuenta con una tabla por localizaciones en la que se muestran los valores del coste por día de las localizaciones del equipo así como los costes “Sin localización” asignada y una tabla total por localización padre donde se tiene la posibilidad de establecer un orden de jerarquía por localización o crear estructura de dependencia de una localización sobre otra. En estos casos nos referimos a una “Localización Padre” (tiene localizaciones que dependen de ella). ¿Quieres configurar tus variables de costes y calcular automáticamente los reportes y estadísticas? ¡Regístrate gratis en aTurnos aquí! Para más información puedes contactar con nosotros a través de: Instagram | Twitter | Facebook | Email (soporte@aturnos.com) | LinkedIn
Ejemplo conceptos de nómina
29 octubre, 2021Debido a la complejidad de la creación y la descarga de nóminas os traemos un ejemplo que ayudará a la realización del proceso de conceptos de nómina. Desde aTurnos optimizamos el tiempo destinado a este proceso mediante la automatización de los cálculos en nómina y de esta manera se reducen los costes. Antes de mostrar el ejemplo, hay que detallar algunos conceptos importantes. Los turnos y horas planificados se transforman en conceptos de cálculo y dentro de estos podemos encontrar varios tipos: conceptos asociados a las horas por turnos computados, conceptos asociados a las horas por turnos planificados, etc. Los conceptos en nómina son aquellos que se exportan descargando archivos, visualizando a través de las estadísticas o integrando con distintas aplicaciones de nóminas. No todos los conceptos de cálculo formarán parte de las variables de nóminas por lo que, de entre los conceptos de cálculo elegiremos sólo aquellos que queremos exportar. Ejemplo conceptos de nómina en turnos de Fin de Semana Una empresa quiere contabilizar todos los turnos entrantes en Fin de Semana (Sábado y Domingo), entendiendo como turnos entrantes todos aquellos que comienzan dentro del día natural correspondiente. En primer lugar, los trabajadores tienen su planificación en el cuadrante. En la siguiente imagen podemos ver los turnos entrantes en Sábado (amarillo) y Domingo (rojo) que han realizado cada uno de los trabajadores: El siguiente paso consiste en añadir y configurar nuestros conceptos de cálculo: PLUS SÁBADO. Contabilizamos los turnos entrantes en Sábado. 2.PLUS DOMINGO. Contabilizamos los turnos entrantes en Domingo 3.PLUS FIN DE SEMANA. Sumamos los conceptos PLUS SÁBADO y PLUS DOMINGO. Tras haberlos añadido y configurado, se visualizan los tres conceptos de cálculo necesarios: Una vez definidos nuestros conceptos de cálculo, publicamos el concepto en nómina requerido para proceder a la exportación de las variables. Por último, en el apartado de Estadísticas obtenemos las variables a exportar, como se muestra en la siguiente imagen: Si quieres ver el proceso más detallado, así como los distintos conceptos, puedes acceder a nuestro Manual de Nóminas. ¿Quieres utilizar aTurnos para implementar tus conceptos en nómina? ¿Deseas realizar el proceso de exportación a nóminas desde aTurnos? ¡Pruébalo gratis aquí! Para más información puedes contactar con nosotros a través de: Instagram | Twitter | Facebook | Email (soporte@aturnos.com) | LinkedIn
Planificación de PROPUESTA DE VACACIONES
14 junio, 2021Es habitual que los administradores de un equipo en aTurnos planifiquen las vacaciones de los trabajadores a modo de propuesta o borrador, sin ser definitivas. Esta propuesta de vacaciones ayuda a la planificación de los periodos vacacionales y al ajuste y planificación de horas anuales de los trabajadores por parte del Administrador. Para ello, se han creado dos tipos de soluciones muy sencillas para poder hacer este proceso de propuesta de vacaciones de forma rápida. Una de ellas consiste en crear un tipo de turno (Propuesta de Vacación: PDV) en la que el propio administrador realiza una petición de este tipo de vacaciones. La otra, se trata de crear un patrón de turnos y que el administrador lo aplique en el cuadrante. En ambos procesos se añaden los tipos de turnos PDV en el cuadrante, manteniendo los turnos que estuviesen previamente planificados y una vez que inserten las vacaciones definitivas (V), éstas sustituirán a los turnos PDV y a cualquier otro tipo existente. ¿Cómo planificar los turnos de propuesta de vacaciones (PDV)? OPCIÓN 1: Peticiones de turno 1º. En primer lugar hay que crear el tipo de turno PDV desde menú>planificador>tipos de turnos>crear turno, con la siguiente configuración: Descripción: Propuesta de Vacaciones Abreviatura: PDV Inicio de jornada: 00:00h, Duración Total: 00:00 h y Duración computada: 00:00 h. Seleccionable para cambios: No Opción de petición: SI https://share.getcloudapp.com/BluK58Q7 2º. A continuación, el administrador tiene que realizar una petición de turnos desde menú>cuadrante>peticiones y cambios>nueva petición, completando los campos del formulario de las peticiones: Tipo de petición: vacaciones Trabajador: el administrador selecciona el trabajador a quien le planificará la propuesta de vacaciones con la petición. Fecha de inicio y fin del periodo de la propuesta vacacional: fecha donde comienza y finaliza la petición de la propuesta de vacaciones Tipo de vacaciones: PROPUESTA DE VACACIONES (PDV) Comentario: el administrador de manera opcional puede reflejar un comentario relacionado a la petición. Este segundo paso se puede hacer también manualmente dentro de aTurnos como si fuera una planificación de turnos directamente sobre el cuadrante, aunque sería un proceso más largo y costoso. 3º. Tras la realización de la propuesta, en la planificación del cuadrante del trabajador se insertan los turnos de la PDV. En el propio cuadrante, el planificador puede obtener una visión clara de como está realizando la planificación del equipo con ayuda de la taba de cobertura y los diferentes cómputos de horas que se van actualizando mientras planifica. La propuesta de vacaciones insertada es temporal y se refleja en color morado mientras se encuentre pendiente de aprobar o denegar. 4º. En último lugar, el administrador tiene que aceptar o denegar la petición de la PDV para convertirla en definitiva o bien eliminarla. A la hora de aceptar la petición, se realiza en modo de “Añadir” para poder tener tanto las vacaciones como los turnos y no “Sustituir”. De esta manera, se mantienen las horas planificadas y no se realizará el cuadre de horas correctamente hasta que no existan las vacaciones finales definitivas. En el caso en el que la propuesta de vacaciones sea aceptada, aparecerán en el cuadrante en color amarillo y la PDV desaparece automáticamente. Además, conviven los datos de las propuestas de vacaciones de los turnos que computan horas con las vacaciones pendientes. Otra de las prioridades que se da en esta propuesta, es que en el mismo cuadrante se puede ver si la demanda del servicio está cubierta con la planificación del equipo y en un momento determinado, gracias a la tabla de cobertura situada en la parte inferior derecha del cuadrante. De forma general, nos informa de cuántos trabajadores se encuentran planificados por cada día y cada tipo de turnos. https://share.getcloudapp.com/nOuPkZN1 Todo este proceso se puede repetir también en el cuadrante borrador para moverlo al cuadrante donde llegarán las peticiones posteriormente. En el borrador no se pueden gestionar peticiones, se tienen que planificar las vacaciones por parte del mando en aTurnos añadiendo las vacaciones como si fueran turnos. Después se selecciona el trabajador y las fechas para moverlo al cuadrante definitivo. OPCIÓN 2: Patrones de turno 1º. El primer paso es crear el tipo de turno PDV al igual que la primera opción y con la misma configuración. 2º. A continuación hay que crear el patrón de turnos, bien semanal o de la duración deseada. En nuestro ejemplo crearemos uno de 14 días (x14). En este caso, aplicaríamos a los días festivos e iríamos insertando los turnos (PDV) creados durante todos los días y haremos clic en “Guardar”: 3º. Aplicar patrón de la propuesta de vacaciones. En nuestro caso, seleccionamos 14 días en las fechas que queremos aplicar el patrón y el trabajador que vamos asignar el patrón. Cabe destacar que en el apartado 7 de este proceso, en el caso de ser futuras vacaciones naturales hay que indicar en Festivos: SI, de esta manera los turnos del patrón se insertarán en el cuadrante cuando se aplique. Por otro lado, en el apartado 10, se deja la opción Mantener, de tal forma que se insertan los turnos del patrón y se conservan los turnos que tiene planificado previamente; así el administrador aún puede observar la planificación que va a ser sustituida por las vacaciones definitivas. En esta opción también se podrá aplicar el patrón directamente desde el Cuadrante con una configuración predeterminada. Haciendo clic en un día, nos saldrá la opción de “Añade Patrón” y los patrones que hemos creado previamente (en este caso seleccionamos el de PROPUESTA DE VACACIONES X14): https://share.getcloudapp.com/L1uBpwBZ 4º. Una vez que se inserten las vacaciones definitivas y reales (V), éstas sustituirán a los turnos PDV y a cualquier otro tipo existente en el cuadrante. Además, desde el Cuadrante, haciendo clic en el turno, en el apartado de “Info” aparecerá toda la información sobre el tipo de turno que ese trabajador tenía antes de la propuesta de vacaciones final: https://share.getcloudapp.com/6qur2nxm https://share.getcloudapp.com/p9uAP9rA Con estas dos propuestas, el objetivo es ayudar a que el administrador pueda plantear y visualizar de una forma…