NUEVO MANUAL PARA VALIDADORES: Módulo de Tareas
29 abril, 2022Os presentamos un nuevo rol de aTurnos como validador en aTurnos desde nuestro módulo de Tareas. Concretamente, este módulo nos permite organizar y gestionar procesos de citas y colas principalmente utilizado (en sus funciones básicas) por empresas del sector retail, para controlar el cumplimiento de las tareas o servicios ofrecidos al cliente y manejar estadísticas que ayudan a tomar decisiones en tiempo real. Este nuevo manual de validadores en aTurnos se conforma de 5 bloques: 1.Acceso a aTurnos: se explica detalladamente cómo se accede a aTurnos y de qué forma. 2.Imputación de tareas: Una vez logueado en el sistema, se accede a la ventana de inicio visualizando la tabla de tareas, así como diversas opciones a las que se tendrá acceso en el menú donde cada validador podrá imputar tareas únicamente en aquel equipo en el que aparezca como trabajador. El proceso de añadir tareas es muy sencillo, simplemente se deberá hacer clic en el botón “Añadir tareas” donde se podrán establecer todos los datos de la tarea completando los siguientes campos. Además, se podrán modificar y eliminar posteriormente una vez creadas: 3.Favoritos: esta opción tiene como objetivo facilitar la imputación de las tareas más frecuentes realizadas por el empleado, las cuales se podrás ver desde el catálogo de tareas todas ellas asignadas a cada uno de los trabajadores. Para marcarla como favorita, simplemente habrá que hacer clic en el icono de la estrella. 4.Estadísticas: En este apartado, el validador podrá obtener información de las imputaciones de tareas que han realizado los empleados que tiene a su cargo. Para acceder a ellas, se debe acceder desde menú Estadísticas>Reporte del Trabajador. En ese informe, el validador podrá ver el balance de tareas o las horas de tareas que han imputado los empleados en un periodo de tiempo. A su vez podrán obtenerse y cargarse dichos reportes desde el menú Estadísticas>Cargar reportes tanto el balance de tareas como las horas diarias. 5.RRHH: en este apartado el validador podrá obtener todos los datos sobre la imputación de tareas que han realizado todos los empleados a su cargo, independientemente del equipo en el que se encuentren estos empleados. Este bloque a su vez se divide en dos partes: por un lado encontramos las estadísticas donde se podrá obtener la información de los trabajadores y sus imputaciones. Para ello, deberá indicar sobre qué quiere obtener información, el periodo de tiempo y el equipo. Por otro lado están las estadísticas de tareas donde se podrá obtener información de las tareas imputadas de los trabajadores o equipos en un periodo de tiempo determinado, además de tener un análisis gráfico de dichos datos. En el reporte de tareas por periodo y trabajador, se selecciona un periodo de tiempo y el equipo del que quiero listar los trabajadores que tengo a cargo. Estos mismos pasos se aplican para el reporte de tareas por periodo y equipo.
ABSENTISMOS Y BAJAS LABORALES: causas y gestión en aTurnos
25 marzo, 2022Definición y tipos de absentismos Un absentismo es una ausencia o abandono del puesto de trabajo durante las horas planificadas como un turno de trabajo en su cuadrante. Como ausencias que son, para aTurnos se encontrarán todos aquellos permisos a los que el trabajador tiene derecho disfrutar según su convenio colectivo. Este último año 2021, el índice de absentismo en España se ha situado en el 5,2%, cifra que ha bajado tras los años de pandemia, pero que aún no ha conseguido remontar. Según el Informe Randstad Research el último trimestre de 2021 cada día un total de 1.097.840 empleados no acudieron a su puesto de trabajo. Concretamente, se ha perdido un 5,5% de las horas pactadas, perteneciendo un 4,2% de ellas al absentismo por IT. Los absentismos pueden afectar al total de los turnos planificados en una jornada laboral, lo que llamaríamos ‘Absentismo Total’ como por ejemplo una baja por IT, o bien pueden afectar a un periodo de tiempo del turno planificado, lo que se denomina ‘Absentismo Temporal’ y podría tratarse de una cita médica. Dependiendo de la configuración de los absentismos en cada uno de los equipos, en aTurnos encontramos 4 tipos de absentismos: Absentismo justificado (tiempo productivo): las horas del turno afectado se consideran como tiempo efectivo. El turno al que se le aplica este tipo de absentismo computa como si hubiera sido realizado, es decir, contaría las horas del turno para las estadísticas y conceptos de nómina como si el trabajador hubiera asistido a su puesto en su horario, teniendo en cuenta las horas nocturnas y festivas. Ejemplo: horas sindicales. Absentismo justificado (no es considerado productivo, afecta a la nocturnidad y festivos): las horas del turno al que afecta este tipo de absentismo, no se las consideran como horas productivas para los conceptos de nómina, se descuentan las horas para los conceptos que afectan a turnos con nocturnidad o en festivos. Si se consideran horas efectivas, al contabilizarse en el balance de horas del trabajador. Ejemplo: Incapacidad Temporal (IT). Absentismo no justificado: las horas del turno en las que está aplicado este absentismo no se consideran ni productivas ni justificadas. Es decir, no se contabiliza en el balance de horas, ni suman en las estadísticas por horas, ni son productivas al no contar en los conceptos de nómina. Ejemplo: retraso a la entrada en el puesto de trabajo o abandono anterior a la finalización del turno. Excedencia/suspensión: ajusta las horas y las vacaciones durante el tiempo aplicado, es decir, actúa como si hubiera un corte en el contrato. Por ejemplo: una excedencia de un mes de duración, aplicará un ajuste con un decremento de las horas contrato a realizar en ese mes (según las horas año de su contrato), así como un decremento del número de días de vacaciones pertenecientes a ese año. Estos ajustes se podrán visualizar en los campos ‘Vacaciones‘ y ‘Balance de horas’ (más información en ¿Cómo afecta la aplicación de un periodo de absentismo por excedencia/suspensión a las horas contrato y vacaciones de un trabajador?). Por otro lado encontramos los absentismos que descuentan horas (no productivo) los cuales no computan las horas de los turnos y horas a los que afecta. Por ejemplo un absentismo de “Falta injustificada” si se planifica en un día con un turno de Mañana de 7 horas, descuenta estas 7 horas de las horas computadas. Causas principales de los absentismos El absentismo laboral puede llegar a convertirse en un problema muy grave si no se sabe cómo gestionarlo e intentar eliminarlo. Para ello, es necesario conocer sus causas y, de esta manera, poder reducirlo de forma eficaz. Por parte de los trabajadores, las principales causas de los absentismos laborales son las siguientes: Enfermedad: se presentan casos de aquellas enfermedades crónicas o específicas, justificadas y reales que presente el trabajador. Bajas laborales: periodos de absentismo que se dan por algún tipo de enfermedad en concreto durante un tiempo determinado, como por ejemplo las bajas por maternidad o paternidad o por algún problema de salud. Razones de carácter familiar: en este caso se incluyen los absentismos debido al accidente, enfermedad o fallecimiento de un familiar o la necesidad del cuidado de algún miembro de la familia. Motivos de fuerza mayor: el empleado refleja dicho absentismo por causas ajenas y que no puede solucionar por él mismo, como por ejemplo, fallos en el transporte. Motivos personales: se incluyen el estrés laboral, exámenes médicos o académicos o algún otro inconveniente personal puede afectar la autoestima, el estrés laboral (absentismo injustificado) la jornada y el compromiso de los trabajadores. Combinación de trabajo y estudio: esto se da sobre todo en los más jóvenes que aún siguen formándose. Por el lado de las empresas, tenemos otras causas que provocan los absentismos laborales, como por ejemplo: Insatisfacción laboral: en el caso de que los trabajadores no sientan un vínculo con la empresa o no se sientan comprendidos por el resto del equipo puede acabar en un absentismo laboral. Una forma de solucionar este problema es mediante la involucración y el engagement del empleado con la empresa. Falta de control y supervisión de los empleados: para ello es necesario controlar y evaluar al equipo así como hacer un seguimiento de los objetivos y metas marcadas. Malas condiciones en el área de trabajo: es muy importante que tanto el espacio laboral como el clima de la organización tengan un ambiente adecuado para que los empleados se encuentren cómodos y puedan rendir de la mejor forma posible. Accidentes de trabajo y riesgos laborales: en el caso de que la salud del trabajador corra riesgo durante la jornada laboral le influirá de manera negativa tanto en su rendimiento como en su actitud. Rotación del personal: los cambios constantes en los turnos de trabajo pueden influir de forma negativa en la motivación y sentimiento de pertenencia del empleado. Exceso de especialización: al igual que la rotación del personal, si la especialización es tomada en exceso puede afectar negativamente al empleado y reducir su rendimiento laboral. Para…
Ejemplo conceptos de nóminas: HORAS EXTRAS
25 febrero, 2022En el post de ¿Cómo realizar la gestión de las horas extra? definimos todas las funciones que se pueden hacer para poder gestionarlas. En este post, traemos un ejemplo acerca de la exportación de los conceptos de nómina, concretamente de las horas extras en un día laboral (de lunes a viernes), un día de fin de semana, un día festivo y un festivo especial. En cuanto a las nóminas, se puede descargar cualquier información necesaria respecto a las horas extraordinarias. En este ejemplo se va a descargar a un concepto específico un tipo de horas extraordinarias con un valor distinto en distintos días. En primer lugar, se crea el tipo de hora, en este caso “HORA EXTRAORDINARIA” desde el Menú Planificador>Tipos de turno>Añadir tipo de hora: A continuación, definimos las especificaciones sujetas a las horas extraordinarias: HORA EXTRAORDINARIA en día laboral: Cada hora planificada descargará una unidad al concepto 3001-HORAS EXTRAORDINARIAS. HORA EXTRAORDINARIA en fin de semana: Cada hora planificada descargará dos unidades al concepto 3001-HORAS EXTRAORDINARIAS. HORA EXTRAORDINARIA en festivo: Cada hora planificada descargará tres unidades al concepto 3001-HORAS EXTRAORDINARIAS. HORA EXTRAORDINARIA en festivo especial: Cada hora planificada descargará cuatro unidades al concepto 3001-HORAS EXTRAORDINARIAS. Después, se añaden las horas al Trabajador seleccionado, se indicará la fecha y la hora deseada y el tipo de hora creado anteriormente, en este caso el de “HORA EXTRAORDINARIA”: Una vez añadidas las horas, en el Cuadrante se nos quedarían planificadas de la siguiente forma: 10 HORAS EXTRAORDINARIAS el Lunes 03/01 (Día laborable) 10 HORAS EXTRAORDINARIAS el Martes 04/01 (Día festivo) 10 HORAS EXTRAORDINARIAS el Jueves 06/01 (Día festivo especial) 10 HORAS EXTRAORDINARIAS el Sábado 08/01 (Día de Fin de Semana) Después, se configura la parametrización de los conceptos de nómina para obtener el resultado sujeto a las indicaciones anteriores desde el Menú en Administrar>Exportación de Nóminas>Conceptos>Añadir concepto y se rellenan los siguientes campos: 30001-HORAS EXTRAORDINARIAS en Días laborables: Para configurar los siguientes conceptos, necesitamos previamente crear tres campos fijos para proceder a multiplicar las horas planificadas por 2, 3 y 4 desde el Menú en Administrar>Exportación nóminas>Plantilla de nómina>Añadir campo fijo: 2. 3001-HORAS EXTRAORDINARIAS en Fin de Semana. Realizamos el mismo proceso que con el concepto anterior y lo multiplicamos por 2: Así vamos creando los cuatro conceptos necesarios para realizar, en último lugar, la suma de todos ellos rellenando los siguientes campos: Una vez creados los conceptos y multiplicados, únicamente se publica el concepto que suma todo lo anterior, es decir, el creado en último lugar: Con la configuración del concepto de nómina ya parametrizado, se puede visualizar la descarga desde el Menú en Administrar>Exportación nóminas>Estadística Diaria: Por otro lado, aparte de tener disponible estas descargas dentro de aTurnos, podemos exportar mediante archivo Excel o PDF el documento que nos indican las variables de nómina. De hecho, muchos de nuestros clientes también tienen integrado este proceso de descargar con un programa tercero como SAP, META4, etc.
Los sistemas de soporte en aTurnos: cómo podemos ayudarte
15 febrero, 2022En aTurnos somos conscientes de que planificar es un proceso complejo, por ello te facilitamos todos los recursos posibles para entender nuestro software de una manera rápida y sencilla. En este proceso de aprendizaje es fundamental poder acceder a una documentación y tener un servicio de soporte rápido y eficaz, con el fin de que nuestros clientes se conviertan en expertos en el uso de aTurnos. Además, para el equipo de aTurnos es primordial mantener a los clientes actualizados y formados. Por todo esto, contamos con distintos sistemas de soporte con los que formar y ayudar a nuestros clientes: Servicio de ticketing Dentro de nuestra plataforma existe un apartado en el que los usuarios pueden enviar al departamento de soporte cualquier duda, incidencia o sugerencia a través de tickets. Este es el principal canal de comunicación por parte de nuestros clientes y en menos de 24 horas nuestro equipo responde todas tus consultas. El proceso para crear un ticket y llevar a cabo su seguimiento es muy simple: Se debe hacer clic en el icono del sobre que aparece en la barra superior. Una vez hecho esto, aparecerá el listado de todos tus tickets. Podrás crear un nuevo ticket pulsando en “Añadir” y escribiendo un motivo y una descripción. Puedes consultar el estado del ticket (si está abierto, resuelto o cerrado) en el campo “Estado”. Haciendo clic en el campo “Acción” podrás visualizar el ticket completo, añadir más información e incluso consultar todo el flujo de respuestas. De forma paralela recibirás en tu email todas las respuestas de nuestro equipo de soporte (siempre y cuando tu email sea real, no sea un correo ficticio con @aturnos.com). Si respondes a estos mismos correos estarás añadiendo más comentarios al ticket. Otro sistema de soporte es el email: soporte@aturnos.com. Si no dispones de una cuenta de aTurnos o tienes una ficticia con @aturnos, nos puedes enviar un email que llegará directamente a nuestra bandeja de ticketing. Chat para dudas y sugerencias rápidas Esta es la herramienta más ágil para consultas y sugerencias rápidas, mediante respuestas automatizadas resolvemos las dudas más habituales de los usuarios. También puedes contactar con un agente de soporte directamente escribiendo mediante el chat. Para acceder a él entra en www.aturnos.com y pulsa en el icono verde que se encuentra en la parte inferior derecha. Manual funcional de aTurnos Todo software debe tener un manual con el que empezar a entender cada menú y todas sus funcionalidades. Desde el manual de aTurnos puedes aprender a conocer nuestro software fácilmente ya que navegarás con un diseño similar a la estructura dentro de aTurnos. Descripción de los menús y de todas las acciones que se pueden realizar en cada uno de ellos, todo esto mediante imágenes y vídeos para una mejor comprensión de los usuarios. Además, en aTurnos no todos los roles cuentan con las mismas funcionalidades, por lo que contamos con diversos manuales diferenciados según el tipo de perfil (trabajador, RRHH, administrador, consultor o desarrollador). Preguntas frecuentes Dentro del manual de aTurnos, existe una base documental de preguntas frecuentes con la que podrás tener respuesta a todas esas cuestiones que suelen ser más habituales entre los trabajadores y los administradores. Las preguntas se encuentran diferenciadas según el rol (trabajador o administrador), también puedes consultar las preguntas más frecuentes como usuario (siendo tanto trabajador como administrador) e incluso tienes a tu disposición una guía rápida de implantación de aTurnos. Publicaciones en el blog Toda la información del manual se complementa con el blog de aTurnos ya que de forma periódica se realizan publicaciones sobre funcionalidades complejas que necesitan un enfoque más práctico y detallado en su aprendizaje, tales como el uso de la calculadora para crear patrones complejos, la gestión de los ERTEs, etc. Todo esto con el fin de aumentar la experiencia y los conocimientos del cliente. Por otro lado, aTurnos es un software que está en constante mejora y evolución, implementando nuevas funcionalidades solicitadas por nuestros clientes o desarrolladas por nuestros técnicos para mejorar el sistema, por ello también se publican en el blog todas las novedades desarrolladas para mantener informado al cliente y alcanzar una mejor experiencia del usuario. Como has podido comprobar, para nosotros es fundamental que nuestros clientes estén formados y entiendan el funcionamiento de aTurnos. Nuestro equipo de soporte se encuentra disponible para ayudarte en todo lo que necesites, por lo que si tienes alguna duda o consulta… ¡No te lo pienses y contacta con nosotros! Instagram | Twitter | Facebook | Email (soporte@aturnos.com) | LinkedIn
¿Cómo realizar la gestión de horas extras?
7 febrero, 2022Las horas extras son aquellas que los trabajadores de la empresa realizan sobrepasando la duración máxima de la jornada laboral ordinaria establecida por ley dentro de los convenios colectivos o de diferentes tipos de contratos de trabajo (art. 35 Estatuto de los Trabajadores). En la legislación española existe un límite máximo de 80 horas extras al año siempre y cuando la jornada laboral ordinaria del trabajador sea de cuarenta horas semanales. Además, hay que tener en cuenta que este tipo de horas son totalmente voluntarias, es decir, el trabajador está en su pleno derecho de no hacerlas y no sería sancionado de ninguna manera. La empresa puede compensar las horas extraordinarias al trabajador mediante dos formas: con una retribución económica (que nunca puede ser inferior al valor de una hora ordinaria) o bien a través de tiempo de descanso dentro de los cuatro meses siguientes a su realización. La gestión de horas extras en aTurnos Las horas extraordinarias no forman parte del horario efectivo ya que se asignan de forma extraordinaria. Por ello, en aTurnos se computan de manera independiente a las horas de contrato en las estadísticas y en los conceptos de nómina. A continuación, vamos a ver todas las funciones que te ofrecemos desde aTurnos para que gestiones fácilmente las horas extras de tu equipo. Creación de un tipo de hora extra personalizada En aTurnos aparte de crear turnos, también puedes crear tipos de horas para posteriormente planificarlas o añadirlas como extensión de jornada donde ya existan turnos. Para crear un tipo de hora extraordinaria personalizada, debes acceder al Planificador > Tipos de turno > Acciones > Crear Tipo de horas. Tras esto, se deben rellenar los siguientes campos: El coeficiente nos permite valorarla de forma diferente en el momento de su contabilización. Un ejemplo puede ser una guardia de trabajadores en un servicio quirúrgico donde se puede prolongar la jornada por cualquier incidencia, en este caso si se considera que el valor de la hora de prolongación de jornada extraordinaria debe ser doble, en este campo habría que poner un 2. Restricciones para limitar las horas extras y cumplir con la legislación Las restricciones son una herramienta de control con la que podemos asegurarnos de cumplir con la legislación, el convenio, los contratos o los derechos en la planificación de los trabajadores. Las podemos aplicar a un sólo trabajador, a un grupo o a todo el equipo. Existen restricciones que nos permiten limitar el máximo de horas extras, para añadirlas accedemos al Planificador > Restricciones > Acciones > Añadir. Si aplicamos la restricción 5.5 No superar las horas extra anuales del trabajador, no podremos planificar más de 80 horas extras anuales teniendo en cuenta la legislación vigente. Otra restricción a destacar es la 5.14 Máximo de horas extras en un día, la cual nos permite establecer el máximo de horas extraordinarias que puede realizar un empleado en un día. Para ver más restricciones pulsa aquí Estadísticas de los trabajadores Tanto los trabajadores como los administradores pueden acceder a las estadísticas en las que conocer en un periodo determinado el número de horas planificadas que tiene cada trabajador. Dentro de esta tabla, podemos visualizar el número exacto de horas extras que va a realizar y/o ha realizado cada empleado. Ajuste de los fichajes a las horas extraordinarias en el Control de Presencia Dentro del Módulo de Control de Presencia podemos ajustar los fichajes de los empleados indicando las horas extras que han sobrepasado la planificación de su jornada diaria. Para ello accedemos a Control de Presencia > Detalle y en los marcajes que hayan excedido su jornada por la realización de horas extras, pulsamos en “Ajustar” y “Ajuste Real” para introducirlas. Indicamos el nombre, el tipo “Extra” al tratarse de unas horas extraordinarias no personalizadas (en caso de ser personalizadas, elegiríamos su tipo personalizado), cuándo comienzan y su finalización. Una vez hecho esto, ya se ha realizado el ajuste del marcaje y aparecerán reflejadas en el control de presencia las horas extraordinarias realizadas de la siguiente manera: Por otro lado, en el cuadrante también se verá reflejado el ajuste realizado en el control de presencia: Gestión de peticiones de horas extras Desde el menú principal Cuadrante > Peticiones y cambios > Peticiones > Acciones, los trabajadores podrán solicitar peticiones de horas computadas como “horas extras”. En este caso, se tienen que completar los siguientes campos: Una vez realizada la petición de horas extra, el administrador del equipo podrá aceptarla o denegarla. En el caso de que sea aceptada, en el cuadrante también se verá reflejada esa petición de horas extras correspondiente: De la misma forma, se pueden añadir directamente las horas extra desde el Cuadrante , haciendo clic en el día o en el turno que tenga y pulsando “Añadir horas”. Para más información sobre cómo realizar una petición, puedes consultar nuestro manual de Peticiones y Cambios. Exportación de los conceptos de nómina Los conceptos comunes de nómina hacen referencia únicamente a la suma de las horas extras y no tienen en cuenta los tipos de horas personalizadas clasificadas como extras. Además, permite diferenciar las horas realizadas un día determinado de la semana (o varios), así como la localización donde se han asignado las horas extras. Todas las horas que tengan esta consideración, cuando se abonan servicios extraordinarios que se realizan no computan dentro de la jornada anual/mensual y/o semanales. El proceso para exportar nóminas de horas extras es muy sencillo: se empieza por crear el concepto de cálculo en este caso “horas extra”, a continuación se publica para que se descargue como “concepto de nómina” gracias a plantillas facilitadas y una vez parametrizado el concepto, se exporta mediante terceros y se cierra el cuadrante. Próximamente publicaremos en nuestro blog un ejemplo de este concepto de nómina. ¡Suscríbete aquí a nuestra newsletter y entérate antes que nadie! 😉 Compensación de las horas extras mediante un tipo de absentismo Para compensar las horas extraordinarias mediante un tipo de absentismo en concreto, en primer lugar se debe crear el absentismo. De esta…