¿Cómo gestionamos las suscripciones en aTurnos?
13 diciembre, 2018En este artículo vamos a explicar el funcionamiento del nuevo sistema de suscripciones, así como los términos del mismo. En primer lugar, el proceso para realizar una suscripción es simple. Hay que elegir el rango de trabajadores donde se encuentra la empresa y posteriormente la frecuencia de renovación de la suscripción: mensual, semestral o anual. Por último, si lo desea puede complementar el servicio de aTurnos con alguno de los módulos que disponemos (los módulos no se pueden activar sin activar la versión Premium). ¿Qué ocurre si realizo una suscripción en el periodo de prueba? En el siguiente gif se puede ver el ejemplo de una primera suscripción. (No se ha incluido la grabación de los datos de facturación por privacidad, y al ser una prueba, el IVA no es el correspondiente. El IVA que se cobrará será el correspondiente a los datos de facturación introducidos, y el cliente lo puede ver antes de efectuar el pago.) En el periodo de prueba se pueden activar tantos servicios como desee el cliente sin que se efectúe ningún cobro (hasta la fecha de finalización del periodo de prueba). Durante todo el periodo de prueba se podrá modificar la suscripción decrementando e incrementando los servicios igualmente tantas veces como desee el cliente sin efectuar ningún cobro permitiendo probar toda la aplicación durante el periodo de prueba. El cliente puede eliminar dicha suscripción antes de su entrada en vigor accediendo a Mi Suscripción. El importe de una suscripción con la próxima renovación automática activa será cobrado al cliente el día de la renovación indicado a menos que el propio cliente cancele la renovación desde el apartado de “Mi suscripción” antes de dicha fecha. Una vez cobrado el importe se considera que el cliente ha querido renovar y no será abonado de ninguna forma. ¿Se pueden modificar las suscripciones activas que ya han entrado en vigor? Sí, se puede modificar siempre y cuando se trate de un incremento de la suscripción. Si al modificar una suscripción activa se decrementa alguno de los servicios activos (eliminación, decremento…) se generará una nueva suscripción que entrará en vigor al finalizar la actual. En el único caso en el que se permitirá la modificación instantánea de la suscripción con algún decremento de un servicio será con el incremento de otro servicio y que el importe total no sea menor a 0€. Dicho de otra forma, si el importe del decremento es inferior o igual al importe del incremento, será abonado a través de los nuevos servicios compensando el periodo no disfrutado. Siempre que se cambie el periodo de renovación de la suscripción (Anual, semestral o mensual), se generará una nueva suscripción cuya fecha de entrada en vigor será la fecha de fin de la actual suscripción. En este caso no sería posible modificar la suscripción actual de forma inmediata. Es decir, si ha contratado anual y ya ha efectuado el pago y para la próxima renovación quiere que sea mensual, hasta que no termine ese año (que ya ha abonado) no entrará en vigor la suscripción mensual. ¿Por qué son necesarios los datos de facturación? En primer lugar, los datos de facturación son necesarios para determinar el impuesto que se va a cobrar al cliente (o en su defecto, si el cliente está exento de ello). Si una suscripción ya está activa y se realiza algún cambio en los datos de facturación que tuviese alguna repercusión sobre los impuestos aplicados, tendrá efecto en el próximo cobro. En cuanto a la dirección de correo electrónico, se debe de introducir una dirección de correo válida ya que será en dicha dirección donde se le enviarán automáticamente las facturas y notificaciones correspondientes a la gestión de la suscripción. Si en el proceso de renovación se produce algún error de cobro con el método de pago indicado, se reintenta automáticamente 4 veces durante una semana, y si finalmente no se efectúa el cobro se considera la suscripción como impagada y se procederá a la anulación automática de todos los servicios con efecto inmediato. Si se quiere seguir disfrutando de los servicios se deberá crear una nueva suscripción actualizando el método de pago. ¿Cómo puedo eliminar una suscripción? Una suscripción se puede cancelar y permanecerán los servicios hasta la fecha de finalización de ésta, pero solo se puede eliminar por completo cuando su fecha de entrada en vigor es a futuro. En el caso de eliminar la suscripción a futuro existiendo una suscripción activa actualmente, se activará por defecto la renovación automática de dicha suscripción actual.
¿Qué son y cómo usar las posiciones de los trabajadores para gestionar tu equipo?
13 diciembre, 2018Los posiciones identifican qué puesto ocupa un trabajador dentro del organigrama de la empresa y por lo tanto, las posiciones definen la jerarquía y el volumen de puestos necesarios en la empresa que deben ser cubiertos por los trabajadores. La creación de los puesto y su posterior mantenimiento ayuda a entender la estructura de la empresa y la necesidad de personal que se han definido. También se utiliza para dimensionar y definir los diferentes puestos que se basan en los desempeños profesionales y sus categorías laborales. Por ejemplo, en un hospital existe una posición de directora de enfermería y 8 posiciones de enfermeras en la primera planta. En aTurnos estas posiciones también las podemos usar para definir los permisos y la visibilidad que tienen los trabajadores dentro de los cuadrantes, las estadísticas, los maestros de empleados o las importaciones/exportaciones de datos. Esto permite que cuando existen sustituciones el nuevo trabajador se asigna a esa posición y hereda toda la configuración, con esto somos más rápidos con la gestión de la rotación. En nuestra plataforma se pueden crear posiciones y asignarlas a un equipo. Por ejemplo, la posición de la directora de enfermería tendrá un acceso de Superusuario a cada uno de los equipos que formas las plantas de enfermería. O si un trabajador durante un periodo tiene que trabajar y estar planificado en otro equipo está posición puede moverse y quedarse predefinida en ese nuevo equipo o unidad. Un posición tiene un identificador, un nivel de permisos, un equipo o unidad a la que pertenece, Además, esto es especialmente interesante cuando importamos los datos de empleados de otros sistemas, donde inicialmente se carga el esqueleto de posiciones y cuando se van dando de alta los trabajadores que van cargando los permisos y accesos correspondientes. Ayuda a tener un maestro de empleados más fácil de mantener cuando los datos provienen de sistema de terceros.
Nuevo modo de edición de Patrones
13 diciembre, 2018Una de las nuevas actualizaciones para comenzar el año es nuestra nueva pestaña de edición de patrones a la cual se puede acceder desde: Planificador>Patrones y crear patrón nuevo o editar uno de los existentes. La finalidad de esta pestaña es, principalmente, facilitar la edición de los patrones que genera la calculadora o en caso de empresas que estén haciendo la transición de Excel a aTurnos, pegar esas secuencias y editarlas de forma más rápida. Los patrones posteriormente se pueden aplicar al cuadrante definiendo qué trabajadores los van a realizar, periodos, si se aplican también en festivos o no, etc. A continuación detallamos todas las funcionalidades que se incluyen en dicha pestaña. EL CONTENIDO DE ESTE ARTÍCULO HA SIDO TRASLADADO A NUESTRO MANUAL DE AYUDA. PARA ACCEDER HAZ CLIC AQUÍ: MANUAL EDICIÓN DE PATRONES.
Todo lo que debes saber sobre el Control de Presencia por Geolocalización
20 noviembre, 2018En este artículo vamos a explicar el funcionamiento del Control de Presencia mediante el sistema de Geolocalización. El proceso es simple, el Administrador define las localizaciones determinando en qué radio los trabajadores puede fichar, y si los trabajadores se encuentran dentro de la zona determinada, podrán dar inicio y fin a su jornada. Posteriormente el Administrador puede comprobar de forma exacta la localización desde la cual se han producido los marcajes. En los siguientes pasos, vamos a ver el proceso completo para definir el Control de Presencia por Geolocalización. El contenido de este artículo ha sido trasladado a: Configuración Control de Presencia por Geolocalización Para más información sobre el Control de Presencia por Geolocalización, puedes contactar con nosotros en el chat de la plataforma o enviando un correo a: soporte@aturnos.com.
La mejor forma de gestionar las vacaciones y ajustar las horas anuales
12 noviembre, 2018A vísperas de la época más festiva del año se aproxima un periodo de caos en la gestión de vacaciones y el ajuste de horas anuales para muchos administradores, y en este artículo detallaremos la solución perfecta para dicha problemática. aTurnos dispone del sistema más completo de planificación horaria y de vacaciones, contemplando todo tipo de restricciones laborales, estadísticas de horas, absentismos, e infinitas funciones más. En este artículo explicaremos el proceso completo de la gestión de vacaciones partiendo desde el momento previo a la petición de vacaciones hasta el cierre del ejercicio y el tratamiento del posible saldo pendiente para el comienzo del siguiente ejercicio. En primer lugar, a nivel de equipo se tienen que definir los datos del convenio que servirán de base para no cometer errores en el proceso. En Administrar>Ajustes se define el tipo de tratamiento de las vacaciones: en días naturales o en días laborales (por laboral se entiende día planificado), así como el número de días al año (por ejemplo, 23 días). Otro dato importante es la variable “Fin del periodo Vacacional” que por defecto es el 15 de enero, es decir, hasta esa fecha el trabajador puede disfrutar los días de vacaciones restantes del año anterior. Si no se desean guardar los días pendientes del año anterior, entonces se establece como fecha de fin del periodo el 31 de diciembre. ¡Ojo! Para que la función “Fin del periodo vacacional” sea tenida en cuenta automáticamente en la asignación de las vacaciones, debe ir a Planificador>Restricciones y activar la restricción: “No superar el saldo anual vacacional del trabajador”. Para trasladar el saldo de las vacaciones del año anterior de forma que se refleje como un Tipo de Absentismo justificado y productivo, hay que acceder al detalle del empleado y llevar a cabo la siguiente función: Las vacaciones se calculan de forma automática dependiendo de varias variables como por ejemplo las horas anuales, el porcentaje de jornada, el periodo de alta, etc. Estos datos se deben indicar en Administrar>Ajustes. Si no se trata de un equipo nuevo, los trabajadores creados antes de cambiar los datos generales, no tendrán estas nuevas modificaciones. En este caso el Administrador, tiene que cambiar estos datos en el perfil de cada empleado uno a uno, lo cual es conveniente si existen empleados con características diferentes del resto. Una vez establecidos los datos básicos, el segundo paso necesario para una adecuada gestión de las vacaciones es crear un cuadrante de turnos. En este caso existen diferentes formas de planificar el horario de los empleados en aTurnos, ya sean turnos rotativos o fijos. aTurnos tiene en cuenta tanto restricciones legales como personales de los empleados para la planificación, de esta forma al administrador no se le escapa ningún detalle a la hora de crear los horarios. Para más información, haz click en este enlace para acceder al manual de planificación. Después de establecer los datos básicos y crear el cuadrante, comienza el proceso de la gestión de las vacaciones. En aTurnos existen varias formas para insertar vacaciones a los empleados: Desde el cuadrante: esta opción permite insertar vacaciones concretas, aconsejable hasta tres días , en las que se insertará de una en una. Si es un número superior, aconsejamos el siguiente proceso que describimos, al ser más rápido. Petición de vacaciones: este proceso lo pueden realizar tanto los trabajadores desde su propia sesión (si han sido activados), como el administrador. Para ello hay que acceder a Cuadrante>Peticiones y cambios y crear una nueva petición indicando la fecha y el tipo que en este caso es Vacaciones. Una vez realizada la petición el Administrador la acepta o rechaza. Para ello hay que hacer clic en “ver petición” para abrir el asistente de vacaciones, lo cual va a permitir estudiar este caso. Automáticamente el asistente asigna los turnos del trabajador que ha solicitado las vacaciones a los compañeros libres y disponibles para realizar la sustitución. Pero si no se desea sustituir al trabajador, se cambia por “Añadir”, esto permite añadir la V junto al turno previo, para que de esta forma el Administrador sepa qué turnos están descubiertos y pueda tomar las decisiones correspondientes sin demorar la solicitud del empleado. En dicha pestaña también aparecerá el balance de vacaciones del empleado, es decir, de cuántos días de vacaciones dispone, así como los días disfrutados anteriormente. Finalmente, el Administrador decide aceptar la petición dejarla pendiente para otra revisión. Haz clic aquí si quieres ver el proceso completo de las Peticiones de Vacaciones. Patrón de vacaciones: otra forma de insertar vacaciones es mediante un patrón de vacaciones. Se crea un patrón por ejemplo de 7 días de vacaciones seguidos y se inserta según los trabajadores y los periodos. En el momento de insertar el Administrador decide mantener los turnos previos para visualizarlos, o borrarlos de forma que donde se inserte una V, no aparecerá el turno previamente planificado. El último paso para completar la gestión de vacaciones es la consulta de las estadísticas. En Reportes>Vacaciones aparecerá el saldo de todos los empleados. Se puede utilizar el filtro de la fecha para definir un periodo, y también el filtro de empleados para por ejemplo hacer consultas por localizaciones. Haz clic aquí para ver el enlace al manual.