Una forma nueva de gestionar las tolerancias del Control Horario
5 junio, 2019Para facilitar la tarea de ajuste de marcajes a los administradores, hemos desarrollado una tercera opción para considerar la tolerancia, se trata de 4 tolerancias distintas para definir los límites de exceso y defecto tanto al inicio como al final del turno. Tolerancia de exceso en el inicio del turno: se trata del tiempo máximo que puede realizar el trabajador previamente a su hora de entrada para no considerar horas (extra, normales, complementarias, etc.). Por ejemplo, si la hora de entrada de un trabajador es a las 9, y la tolerancia de exceso al inicio del turno es de 15 minutos, y este trabajador efectúa la entrada a las 8:50 (10 minutos antes), esos 10 minutos no se considerarían tiempo extraordinario. Sin embargo, si efectúa la entrada a las 8:40 (20 minutos antes), el Administrador puede considerar que tiene: 20 minutos más o 5 minutos más (20-15). Tolerancia de defecto en el inicio del turno: se trata del tiempo máximo negativo que puede realizar el trabajador al comienzo de su turno, para no considerar absentismos (del tipo que tenga creado el Administrador). Por ejemplo, si la hora de entrada de un trabajador es a las 9, y la tolerancia de defecto al inicio del turno es de 15 minutos, y este trabajador efectúa la entrada a las 9:10 (10 minutos después), esos 10 minutos no se considerarían como absentismo. Sin embargo, si efectúa la entrada a las 9:20 (20 minutos después, el Administrador puede considerar que tiene: 20 minutos de absentismo o 5 minutos (20-15). Tolerancia de exceso en el fin del turno: se trata del tiempo máximo que puede realizar el trabajador después de su hora de salida para no considerar horas (extra, normales, complementarias, etc.). Por ejemplo, si la hora de salida de un trabajador es a las 15:00 y la tolerancia de exceso en el fin del turno es de 15 minutos, y éste efectúa la salida a las 15:10, esos 10 minutos no se considerarían como horas (del tipo que elija el Administrador). Sin embargo, si efectúa la salida a las 15:20, se pueden generar o 5 minutos de tiempo de más (20-15) o 20 minutos. Tolerancia de defecto en el fin del turno: se trata del tiempo máximo que puede realizar el trabajador antes de su hora de salida para no considerar un absentismo. Por ejemplo, si la hora de salida de un trabajador es a las 15:00 y la tolerancia de exceso en el fin del turno es de 15 minutos, y éste efectúa la salida a las 14:50, esos 10 minutos no se considerarían como absentismo (del tipo que elija el Administrador). Sin embargo, si efectúa la salida a las 14:40, se pueden generar o 5 minutos de tiempo de absentismo (20-15) o 20 minutos. Es importante tener en cuenta que estos ajustes de los marcajes a la planificación se realizan bajo acción del Administrador, es decir, aTurnos no genera horas ni absentismos automáticamente, simplemente realiza ese cálculo y el Administrador con la función de Ajustar Marcajes, finalmente, generará los absentismos u horas indicando el tipo (por ejemplo, horas normales, horas extra, absentismo de tipo: Retraso, Médico, etc.).
La planificación de personal con SAP. Integración SAP y aTurnos
28 mayo, 2019aTurnos dispone de un API para que los sistemas de nóminas, ERPs, sistemas de RRHHs o cualquier sistema de terceros pueda integrarse de manera dinámica y de una forma transparente a los servicios. Estas integraciones con los sistemas existentes son inmediatas gracias a la tecnologías Rest Services y JSON que se implementa en aTurnos. El cliente dispone de un Token generado por aTurnos que le permite recuperar de manera segura la información mediante el interfaz definido. La especificación de este lenguaje está solo disponibles para nuestros clientes premium y para cada uno de los módulos que integra aTurnos. La metodología es muy sencilla, con el identificador de usuario y su token generado, los sistemas de terceros del clientes pueden recuperar y volcar datos de forma automática según la funcionalidad presentada en el API. Toda la capa de presentación de aTurnos hacia sus clientes ya sea desde entornos Web u otros aplicativos utiliza parte de estos servicios para ofrecer la mayor cohesión de sistemas de terceros con aTurnos. El API de aTurnos es dinámico por lo que vamos añadiendo nuevos servicios a las nuevas requisitos que implementamos. Si consideras interesante añadir al servicio a nuestro API por favor no dudes en ponerte en contacto con nosotros. Adjuntamos la ultima versión del API. Por ejemplo, el módulo de tareas permite identificar la disponibilidad de profesionales con ciertas características para dar citas a clientes de empresas. La empresa quiere mantener su App o Web y que el uso de aTurnos sea totalmente transparente. Los clientes entran en su sistema y empiezan a realizar reservas. Estos sistemas ya desarrollados en el cliente pregunta al API de aTurnos sobre la disponibilidad de profesionales y permite realizar las reservas y analizar las disponibilidades. Integración con SAP PY/HCM Para los flujos definidos en aTurnos tenemos diferentes WS para la comunicación en ambos sentidos son SAP: SAP PY/HCM -> aTurnos Cuando el maestro de empleados no está en aTurnos, este suele estar en la herramienta de nóminas y desde este maestro se envía al resto de elementos conectados como puede ser aTurnos, en este caso SAP PY/HCM. Cualquier cambio tiene que ser comunicado online o en modo batch con archivos tipo CSV. Esta es una de las primeras decisiones a tomar, nosotros recomendamos online vía API REST. Esto debe de definirse en el arranque del proyecto. Por lo tanto, lo que necesitan nuestros partners para integrarnos con SAP son los siguientes puntos: 1. Alta de empleados y bajas de empleados Alta de empleados y bajas de empleados, es el mismo JSON para el alta y la baje. Se puede llamar de forma online cada vez que exista un cambio en el maestro. Para el refresco diario no hace falta enviar a todos los empleados solo los cambios. Se pueden marcar en SAP los campos modificados. El campo clave del usuario será el Id de empleado de SAP, aunque a nivel interno y como campo único aTurnos también usará el correo. Otro de los campos obligatorios del empleado tiene que ser su unidad organizacional para saber en que equipo de aTurnos meter al trabajador. Normalmente se identifica mediante la localización y el centro de imputación, por ejemplo (Hotel1+Restaurante). Si tenemos esto en todos las unidades de organización del cliente lo tenemos arreglado para identificar a que calendario/convenio metemos a cada trabajador. Aquí que definir la nomenclatura Documentación y ejemplos sobre el Web Service: http://beta.aturnos.com/apidoc/index.html#api-Employee-Import_Employees A revisar con el cliente Hay dos conceptos que son necesarios de revisar, sobretodo para personal que está con un porcentaje menor al 100% o con las altas y bajas dentro del mismo año. Estos son las horas a trabajar en el año y el calculo de las vacaciones. Nosotros podemos realizar el calculo pero muchas veces la empresa hace cálculos particulares. Saber también como afectan cuando hay finiquitos con vacaciones y horas no disfrutadas. ¿Cómo se calculan las vacaciones y horas de contrato para los temporales y cierres de contrato?. También, revisar la parte de las vacaciones/horas en caso de que se disfruten o no entre los diferentes contratos del personal temporal o discontinuo. La mayoría de clientes finiquitan las horas y las vacaciones pero podríamos arrastrarlas al periodo siguiente. También si se tiene que disfrutar todas las vacaciones en el año o tenemos que arrastrarlas al año siguiente. Si esto viene de SAP o lo calculamos nosotros. En otros clientes la hemos ido arrastrando nosotros. 2. Añadir Absentismos de largo recorrido Añadir Absentismos de largo recorrido: Los absentismo de largo recorrido se suelen informar desde nóminas por los procesos de comunicación la administración. Aquí es recomendable que los datos venga de la herramienta de nóminas. Sino lo podemos informar nosotros. Documentación y ejemplos sobre el Web Service: http://beta.aturnos.com/apidoc/index.html#api-Schedule-addAbsentism Preguntas: Definir que absentismos viene de SAP (IT, Maternidad, etc.). Y definir si SAP quiere tener todos los absentismos como los intra-día que vengan del control de presencia, ejemplo visita a médico. En la mayoría de casos no es solicitado por el cliente tenerlo en SAP pero lo necesitamos confirmar. Si viene de alta (termina la baja) otra vez hay que llamar al Web Service para quitarle el absentismo dentro de la planificación, esto lo hacemos desde el siguiente WS. Si por ejemplo la IT si tenia fecha de alta no hace falta informarlo desde el siguiente WS. 3. Borrado de Absentismos de largo recorrido Borrado Absentismos de largo recorrido: Si cuando los absentismos de absentismo de largo recorrido se han terminado y ha sido diferente a la fecha que se informó, se puede borrar desde este WS. Documentación y ejemplos sobre el Web Service: http://beta.aturnos.com/apidoc/index.html#api-Schedule-deleteAbsentism aTurnos -> SAP PY/HCM Una vez que tenemos planificadas las incidencias hay que devolver a SAP todos los conceptos de nómina. En algunos clientes generamos estos conceptos directamente a terceros que gestionan nominas sino estuviera en SAP (4a). También existe la opción que devolvamos todos los turnos y horas realizadas y sea SAP quien realice los cálculos de los conceptos (4b). 4a. Conceptos de nóminas Conceptos para la generación de nóminas: horas,…
El Registro Diario de la Jornada ya es obligatorio, ¡pero no difícil!
18 marzo, 2019Con motivo de la aprobación del Real Decreto que modifica el Estatuto de los Trabajadores, las empresas dispondrán de dos meses desde la publicación del BOE (8 de marzo) para registrar de forma diaria la jornada de sus trabajadores, guardando dichos registros durante 4 años y poniéndolos a disposición de los trabajadores, sindicatos, Inspección de Trabajo y Seguridad Social. La falta del registro de esta información conlleva a una infracción laboral grave con una multa de hasta 6.250€. Por ello, la pregunta que se plantean la mayoría de empresas en estos momentos es: ¿cómo cumplir correctamente con esta ley? ¿Qué sistemas de fichaje son válidos y conllevan el menor coste posible? Pues bien, en este artículo se van a detallar las posibilidades que ofrece aTurnos para llevar a cabo los marcajes de entrada y salida dependiendo de las necesidades de la empresa y de la naturaleza de su actividad, así como la posibilidad de fusionar dicha información con la gestión de personal diaria (planificación, vacaciones, absentismos, cambios de turnos, etc.). Los dos primeros sistemas que se van a describir a continuación suponen una configuración inmediata de máximo 30 minutos y un coste por volumen de empleados que se puede consultar en este enlace: Tarifas de aTurnos. En primer lugar, en aTurnos se puede configurar el sistema de registro por geolocalización. Se establece una localización del lugar de trabajo, y el trabajador desde su ordenador o teléfono móvil puede iniciar/finalizar su jornada de trabajo si se encuentra dentro de esa localización. Para aquellos trabajadores que se tienen que desplazar, esta solución es la más adecuada ya que se puede establecer un radio que abarque por ejemplo una ciudad entera, y el trabajador inicia y termina su jornada desde cualquier punto de esa ciudad quedándose grabadas en el sistema las localizaciones exactas desde las cuales se han realizado los marcajes. Para configurar el control de presencia por geolocalización haz clic aquí. El segundo sistema sencillo de implementar es el fichaje por IP (esto es la red de internet de la empresa). Dentro de aTurnos se establece el número de IP de la empresa y el trabajador puede fichar desde su ordenador o teléfono móvil si se encuentra conectado a dicha red. Al contrario de la opción anterior, el fichaje por IP es más apropiado para aquellos puestos de trabajo estáticos que no requieren de la movilización de los trabajadores. Para configurar el control de presencia por geolocalización haz clic aquí. Por último, el sistema de fichaje de aTurnos más conocido y extendido actualmente es el sistema por huellas y/o tarjetas. aTurnos dispone de dispositivos integrados directamente con la plataforma, lo que permite el volcado automático de los marcajes para su consulta, tratamiento y generación de informes. En este caso la instalación es un poco más compleja ya que se debe instalar el dispositivo, recoger las huellas, etc., pero una vez completada la instalación, el proceso es totalmente automático. Para obtener más información sobre el Control de Presencia de aTurnos, accede a la siguiente página: https://www.aturnos.com/control-de-presencia
Cómo gestionar los absentismos y las bajas en aTurnos.
8 febrero, 2019En primer lugar, se entiende por absentismo toda ausencia o abandono del puesto de trabajo durante el horario laboral planificado. En aTurnos existen varias formas de aplicar un absentismo, las cuales vamos a definir a continuación a medida que explicamos su tratamiento y función. Pero previamente, es importante tener un listado de los tipos de absentismo de la empresa, por ejemplo: Horas sindicales, Médico, Asuntos familiares, etc. Para ello hay que acceder a Planificador>Tipos de turno>Añadir>Absentismo. A la hora de crear un tipo de absentismo el sistema muestra tres posibles formas de procesar el absentismo en cuanto a estadísticas de horas: Absentismo justificado (tiempo productivo). Absentismo justificado (No es considerado productivo, afecta a la nocturnidad y festivos). Absentismo no justificado. Absentismo temporal: Se trata de una ausencia temporal a lo largo de una jornada laboral. Por ejemplo, una ausencia de dos horas. Para eliminar este absentismo, hay que hacer clic sobre el absentismo, y en el menú escoger la opción de borrar. Absentismo entre fechas: Se trata de un conjunto de absentismos que se insertan de forma individual entre dos fechas. Por ejemplo, una semana compensando festivos o horas extra trabajados, pero que durante la cual, un día se precisa la presencia del trabajador, en cuyo caso se ha de eliminar el absentismo en ese día que sí acude a su puesto. Para eliminar un absentismo suelo, hay que hacer clic en dicho absentismo>Absentismo>Quitar absentismo. Periodo de absentismo: También conocido como periodo de baja. Se trata de una baja laboral durante la cual los absentismos no se tratan de forma individual sino como un periodo. Para eliminar un periodo de absentismo hay que acceder al perfil del trabajador>Periodos de absentismo>Borrar. En caso de que el periodo en principio fuera de un mes, pero el trabajador se incorpora antes, se puede editar el periodo de poniendo como fecha final el día de incorporación de dicho empleado. Por útlimo, para no dejar ningún turno sin cubrir, se puede hacer uso de la Tabla de Cobertura o en el proceso de aceptar la petición de permiso al trabajador le aparecerán los posibles candidatos a realizar el turno descubierto.
Tabla de cobertura de la demanda de personal
13 diciembre, 2018Esta función solo está diponible en aquellos equipos con el Módulo de Operaciones. En aTurnos hemos observado la necesidad de mantener una tabla de cobertura más desarrollada puesto que es una herramienta fundamental para planificar desde el cuadrante. De esta forma los administradores pueden ver en cada momento qué turnos están cubiertos y qué turnos faltan por cubrir atendiendo a una demanda por día y por turno previamente indicada. Se señalará con diferentes colores la demanda cubierta y no cubierta. El primer paso es guardar una demanda, lo cual se puede hacer creando manualmente un patrón o desde la calculadora indicando el número de personas necesario por día y por turno. Posteriormente se guarda como demanda indicando el periodo, la localización y la especialidad a la que corresponde. El siguiente paso es ir al cuadrante y filtrar por los detalles de configuración de la demanda (periodo, localización y especialidad). De esta forma se puede ver de manera concreta si se ha cubierto la demanda o no. De esta forma, los administradores siempre pueden tener garantizada la cobertura de la demanda tanto por periodo como por localización y especialidad.