Ajuste anual de vacaciones
7 diciembre, 2023Llega el final del 2023 y las empresas empiezan a ajustar las vacaciones anuales. Es frecuente que al final del año el saldo de vacaciones de un trabajador no sea cero, ya sea porque ha tomado más o menos días de vacaciones de los que le corresponden según su contrato. Mientras muchos trabajadores se preparan para disfrutar de las vacaciones de fin de año, surge una pregunta común: ¿cómo gestionar el ajuste de vacaciones de manera equitativa y efectiva? En aTurnos tenemos tres procesos diferentes para realizar el ajuste de vacaciones. 1. Trasladar balance de vacaciones pendientes a los trabajadores Este proceso automatizado consiste en trasladar las vacaciones pendientes del año anterior al balance de vacaciones del año siguiente, ajustándose las vacaciones de ambos años. En el caso de que existan días de vacaciones pendientes de disfrutar del año anterior, se pueden ajustar realizando un traslado del balance de vacaciones al año siguiente desde el perfil del trabajador en aTurnos. Este proceso se basa, en primer lugar, en crear un tipo de absentismo justificado, como por ejemplo “Vacaciones Año Anterior” (VAA), y en segundo lugar crear una restricción tipo “No superar el número de veces que se realiza un cierto turno/absentismo al año“ e informar el valor del absentismo, el cual será el número de vacaciones pendientes del año anterior. Es importante que el tipo de absentismo tiene que ser de tipo de absentismo justificado, para que computen las horas de los turnos que tengan asociado este absentismo. ¿Cómo se traslada saldo de vacaciones al año siguiente? Al utilizar la función “Trasladar” en aTurnos, se activa un modal que permite crear restricciones para controlar la cantidad de días de vacaciones que los empleados pueden llevar al siguiente año. El valor de la restricción refleja los días no disfrutados en el saldo de vacaciones, y en el tipo de turno se especifica el absentismo asociado con el cual se pueden solicitar mediante un permiso VAA. Una vez guardada la restricción, el saldo de vacaciones se cierra y ajusta a cero. Para ver el proceso completo y de forma detallada visita nuestro Manual: ¿Cómo trasladar el saldo de vacaciones al año siguiente? 2. Migrar balance de vacaciones de un año a otro Esta segunda opción automatizada implica ajustar automáticamente las vacaciones pendientes de un trabajador de un año a otro. Puede aplicarse a un solo empleado, a varios o a todos los trabajadores de un equipo. El proceso se basa en modificar el saldo de vacaciones de un año anterior y del año siguiente mediante un aumento o disminución. Por ejemplo, si un trabajador tiene un acuerdo de 30 días de vacaciones al año y ha tomado 27 días en 2023, en 2024 contará con 33 días de vacaciones. El sistema realiza automáticamente un ajuste en 2023, denominado ‘Incremento balance de vacaciones’, para dejar el saldo de vacaciones en cero en ese año. Simultáneamente, se aplica un ajuste en el saldo de vacaciones de 2024, denominado ‘Decremento balance de vacaciones’, para que el trabajador pueda disfrutar de los 3 días restantes en 2022, totalizando así 33 días de vacaciones. Para más información sobre este proceso consulta nuestro manual completo aquí: ¿Cómo migrar balance de vacaciones? 3. Ajuste manual balance de vacaciones En último lugar, también puede realizarse el ajuste de vacaciones de un año a otro de forma manual. Este procedimiento se lleva a cabo directamente desde el perfil individual de cada trabajador. El ajuste implica reducir el saldo de vacaciones en el año actual, donde el trabajador aún tiene días pendientes y aumentar el saldo en el próximo año. Por ejemplo, si el balance de vacaciones de un trabajador es de 20/30 en 2023, lo que significa que ha planificado 20 días de sus 30 días de vacaciones contratados para ese año, el ajuste implica trasladar 10 días de vacaciones de 2023 a 2024. Las acciones en el ajuste son las siguientes: A) Reducir el saldo de vacaciones En este caso, se reduce el saldo de vacaciones en 10 días en 2023, dejando un balance de vacaciones de 0 en este año. b) Aumentar el saldo de vacaciones Por otro lado, se aumenta el saldo de vacaciones en 10 días en 2024, elevando el balance total de vacaciones a 40 días (30 días de vacaciones asignados para 2024 + 10 días de vacaciones trasladados de 2023). ¿Se puede realizar un ajuste de vacaciones de contrato a más de un trabajador en una sola acción de ajuste de tiempos? Si tienes el rol de superusuario (ver roles de aTurnos), puedes migrar el saldo vacaciones de trabajadores de los equipos previamente seleccionados, así como de horas. Puedes migrar este saldo de manera independiente o ambas a la vez (vacaciones y/u horas computadas). Te lo contamos en el siguiente enlace: ¿Cómo migrar saldos de horas y vacaciones en aTurnos? Además, este rol de superusuario puede obtener un listado de todos los ajustes de los trabajadores de los equipos seleccionados, entre las fechas que se indique.
App de aTurnos: la herramienta perfecta que necesitas para tu gestión diaria
1 septiembre, 2023Actualmente los usuarios y empresas buscan comodidad, rapidez y facilidad a la hora de realizar acciones diarias y gestiones laborales. Gracias a la app móvil de aTurnos podrás ahorrar tiempo y agilizar el proceso de gestión diaria, desde el fichaje de tu jornada laboral, hasta realizar una petición de vacaciones u horas en tan sólo un clic. Novedades y funciones en la app Algunas de las funciones más novedosas en nuestra app móvil han sido las siguientes: Añadir comentarios desde el cuadrante: tanto los trabajadores como los administradores del equipo podrán añadir comentarios en un día concreto desde el cuadrante, de tal manera que podrá ser visible para todos los usuarios, para el administrador únicamente o para el que realiza el comentario (permiso configurable desde la web). Incidencias en el Control de Presencia: en este caso, aparecerán todos los fichajes olvidados o que están sin cerrar durante las fechas seleccionadas. Nuevos widgets en el inicio: se han creado nuevos widgets de datos que pueden ser de relativa importancia para el usuario en un primer vistazo desde el inicio como por ejemplo horas computadas semanales y mensuales, validación del Timecard, trabajadores disponibles, datos de nóminas, saldos de horas, ofertas de turnos, etc. Mensajes in-APP: se trata de notificaciones internas en las que el administrador podrá comunicarse con el equipo de forma masiva de la forma que indique y a quien indique (los permisos son configurables desde la web). Preguntas frecuentes También hemos añadido un apartado en el Manual de la app donde os dejamos respuesta a las preguntas más frecuentes y sencillas que pueden surgir a la hora de acceder a la app: ¿Cómo acceder desde la APP de aTurnos? ¿Por qué no puedo fichar desde la APP? ¿Cómo puedo cambiar la contraseña desde la APP? ¿Cómo puedo ver el cuadrante de mis compañeros/trabajadores? ¿Cómo puedo activar/desactivar las notificaciones de la APP? ¿Por qué no puedo ver el saldo de horas? Roles de aTurnos en el Manual Según tu rol en aTurnos, se han creado dos tipos de manuales diferentes personalizados según las funciones de cada uno de ellos: uno para el trabajador y otro para el administrador. Así, podrás acceder al manual de la app desde dos sitios diferentes: Si tu rol en aTurnos es trabajador, puedes acceder al siguiente enlace para conocer más de las funcionalidades posibles. Si tu rol es administrador del equipo, puedes realizar las siguientes funciones. Si ya has probado la app de aTurnos y has tenido una experiencia positiva, te invitamos a que pongas una reseña en el App Store o en el Play Store. Tu opinión nos resulta muy valiosa para nosotros y nos ayudarás a seguir evolucionando y mejorando nuestros servicios en la app de aTurnos con el objetivo de satisfacer las necesidades de los clientes.
Planificación de horarios y generador de cuadrantes de trabajo
28 julio, 2023Introducción Debido a la complejidad que supone en la actualidad la planificación laboral, con aTurnos encontrarás la solución de planificación completa adaptada a cualquier tipo de demanda, mediante un generador de cuadrantes de trabajo con resultados efectivos y lo más importante, automatizando el proceso para agilizar las tareas. Guía de planificación El primer paso de esta guía de planificación consiste en la configuración de los campos importantes según las necesidades de planificación de la empresa. Una buena planificación requiere de muchos puntos a tener en cuenta para no saltarse ningún tema legal ni personal de cada empleado, así como el convenio de cada organización. Configuración general La configuración general se basa en un primer plano en añadir los trabajadores en cada equipo, ya sea de forma manual o importándolos desde Excel en el caso de las grandes empresas. A continuación, se personalizan cada uno de los trabajadores mediante los datos correspondientes (email, contacto, perfil del trabajador…) y estableciendo las horas anuales y las vacaciones correspondientes según convenio, entre otros. Planificación Una vez configurados los datos anteriores, se crearán los tipos de turno y se añadirán a cada empleado, bien de forma manual o automática (mediante patrones de turnos o con la calculadora en aTurnos que se menciona a continuación) en función de la demanda. Dichos turnos de trabajo se verán reflejados en el cuadrante. También pueden organizarse los trabajadores según las localizaciones dentro del entorno de trabajo. Para más información sobre el proceso de planificar el cuadrante, puedes ver el siguiente enlace: ¿Cómo funciona nuestra herramienta de planificación de turnos de trabajo? Para aquellas planificaciones en las que las rotaciones no siguen ninguna regla o no están basadas en demandas constantes, la mejor forma de planificar es directamente desde el cuadrante de trabajo. Además, para controlar y obtener información sobre el estado de los servicios tras la planificación y visualizar si la demanda se encuentra cubierta en todo momento, existe la tabla de cobertura, la cual informa sobre el número de trabajadores planificados. Restricciones En lo que respecta a las restricciones, se establecerán límites tanto a nivel individual de empleado, como a nivel global de equipo para cumplir con la legislación, convenios, contratos o derechos adquiridos de los trabajadores en los distintos ámbitos de la planificación. Especialidades y categorías Además, gracias a las especialidades y categorías, se pueden definir las habilidades y capacidades de los trabajadores para diferenciarlos y realizar una mejor planificación teniendo en cuenta los profesionales más cualificados en cada puesto de trabajo. Calculadora de turnos de trabajo Generar un patrón de turnos es una necesidad que puede resultar compleja para los administradores y personal de recursos humanos, por ello aTurnos dispone de una calculadora de turnos de trabajo como herramienta generadora de cuadrantes y que facilita la tarea de planificación. La calculadora de turnos analiza, busca y optimiza las distintas soluciones de forma automática para optimizar los resultados. Para ello, pondera todas las variables y su prioridad para ofrecer soluciones según la demanda y la configuración realizada previamente. Gracias a esta herramienta generadora de cuadrantes de trabajo, se puede calcular un patrón en función de los turnos creados, indicando las necesidades con los trabajadores que necesitas por turno y día, además de tener en cuenta restricciones indicadas por el administrador. Previamente se informa con datos una serie de variables (número de trabajadores del equipo, número de horas contrato, número de trabajadores por cada tipo de turno y día de la semana, etc) según las necesidades del personal y teniendo en cuenta las restricciones. De esta manera, se crea un resultado que garantiza la cobertura de trabajadores por cada tipo de turno y de día a la semana, el cual puede irse modificando y adaptando y adaptándolo a las necesidades del equipo. En ocasiones, es necesario la búsqueda de un nuevo patrón de turnos para el equipo. Dicha necesidad puede surgir por diferentes causas, como por ejemplo el cambio del número de trabajadores en la plantilla, aumento de la demanda del servicio, cambios de convenio de los trabajadores o incluso por un nuevo cambio de patrón de turnos que solicita el propio equipo para una mejora en la conciliación de la vida laboral y familiar. Cuadrantes generados y soluciones adaptadas a las necesidades Cabe destacar que se pueden realizar cualquier tipo de modificaciones y cambios, tanto en la configuración y perfil de trabajador como en el cuadrante y en los turnos de trabajo. Una vez realizado el proceso de planificación, se pueden realizar las siguientes acciones: Visualizar los datos reflejados en el cuadrante de trabajo Filtrar datos y resultados según las necesidades: fecha, empleados, localizaciones, categorías, especialidades, etc. Exportar los datos generados en diferentes formatos Estudiar las estadísticas de horas trabajadas, horas presenciales, horas planificadas, etc. Crear los reportes correspondientes Traspasar los datos a las nóminas Control y gestión del cuadrante de turnos: registro horario Una vez realizada la planificación, es necesario llevar a cabo un control horario de los turnos de los trabajadores. Con aTurnos, es posible registrar los fichajes de entrada y salida de los trabajadores desde distintos dispositivos de fichajes, para cumplir así con el Registro Diario de la Jornada, de tal manera que se muestren las estadísticas de las horas planificadas y las horas trabajadas y crear los informes o reportes necesarios.
TIPOS DE PERMISOS LABORALES
12 mayo, 2023¿Los permisos laborales se pagan? ¿Qué tipo de permiso retribuido hace referencia a días naturales y laborales? ¿Cuántos tipos de permisos hay en España este 2023? Son muchas las preguntas frecuentes que los trabajadores se hacen en función de su jornada laboral respecto a los días libres y permisos laborales que son de relativa importancia. A continuación trataremos los permisos más comunes en España y sus principales características. Permiso por libre disposición Los días de libre disposición son aquellos permisos retribuidos y no recuperables en los que el empleado puede elegir libremente el día con el objetivo de permitir al trabajador tomar un descanso o tener tiempo libre, siempre y cuando cumpla con los requisitos establecidos en las leyes laborales. Estos días se consideran como días no laborables. Para poder disfrutar de estos días, el trabajador debe haber estado en la empresa durante al menos 6 meses y debe solicitar el día de libre disposición con al menos 2 días de anticipación. Los permisos por libre disposición pueden variar según la legislación laboral de cada país, las políticas de la empresa y los convenios colectivos. En España, según el Estatuto de los Trabajadores, no existe una regulación específica sobre los permisos por libre disposición pero por lo general, depende de la duración de la jornada laboral de cada empleado. Si la jornada es de 8 horas o menos, el trabajador tiene derecho a 2 días de libre disposición al año. Si la jornada es de más de 8 horas, el trabajador tiene derecho a 4 días de libre disposición al año. Asuntos propios En España, los asuntos propios son días de permiso y descanso retribuido (por lo que no se descuentan días de vacaciones) y que un trabajador puede tomar para atender asuntos personales no contemplados específicamente en otro tipo de permisos. Aunque puedan parecer similares permisos por libre disposición hay ciertas diferencias entre ellos; aun así, dependiendo de la empresa pueden ser agrupados en un mismo concepto. La cantidad de días de asuntos propios puede variar según el convenio colectivo aplicable, las políticas internas de la empresa y la antigüedad del trabajador. Generalmente, los convenios colectivos contemplan entre 2 y 5 días al año aunque algunas empresas pueden otorgar más días, especialmente para empleados con mayor antigüedad. Como requisito para poder disfrutar de los días de asuntos propios, es necesario que el trabajador lleve al menos 1 año en la empresa. Además, estos días deben solicitarse con antelación y estar sujetos a la aprobación de la organización y en algunos casos podrían requerir la presentación de justificaciones o documentación adicional. Cabe destacar que este 2023, según el Gobierno, los funcionarios podrán disfrutar de dos días más de asuntos propios puesto que los calendarios laborales incorporarán dos días de permiso cuando los días 24 y 31 de diciembre coincidan en festivo, sábado o día no laborable. Otros permisos retribuidos Los permisos retribuidos son aquellos en los que un trabajador tiene derecho a ausentarse de su trabajo por un período determinado debido a circunstancias justificadas. Durante ese tiempo, el empleado continúa recibiendo su salario normal. El Estatuto de los Trabajadores establece los permisos retribuidos mínimos que deben ser respetados, pero son los convenios colectivos los que regulan estos permisos de acuerdo con cada sector laboral, ya que pueden ampliar la cantidad de días para cada permiso. Todos los empleados, sin importar su tipo de contrato o si trabajan a tiempo completo o parcial, tienen derecho a disfrutar de este tipo de permiso. Existen varios tipos de permisos y licencias que pueden disfrutar los trabajadores, algunos de ellos son: Permiso retribuido por matrimonio: Se otorga un permiso retribuido de 15 días naturales en caso de matrimonio. En algunos convenios, también se puede solicitar en caso de formalizar una unión en pareja de hecho. Permiso por lactancia: En este caso tendrán derecho a una hora de ausencia del trabajo al día, para el cuidado del lactante del bebé hasta que éste cumpla nueve meses. La duración del permiso se incrementará proporcionalmente en los casos de nacimiento o adopción y podrá fraccionarse en dos. Quien ejerza este derecho, voluntariamente, podrá sustituirlo por una reducción de su jornada en media hora con la misma finalidad o acumularlo en jornadas completas en los términos previstos en la negociación colectiva o en el acuerdo a que llegue con la empresa respetando, en su caso, lo establecido en aquella. Permiso retribuido por fallecimiento de un familiar: Dependiendo del grado de parentesco y la situación, se pueden conceder entre 1 y 4 días de permiso retribuido. Permiso por enfermedad o accidente: En este caso, el trabajador puede tener derecho a una baja por incapacidad temporal, que puede variar en duración según el caso y las disposiciones legales. El empleado podrá solicitar un permiso retribuido de 2 días, pero podrán ampliarse hasta 4 días en caso de que sea necesario un desplazamiento. Permiso por mudanza: este permiso retribuido está contemplado en el artículo 37.3 del Estatuto de los Trabajadores, y dice que al trabajador le corresponde 1 día de permiso por mudanza/traslado de su domicilio habitual. Sin embargo, algunos convenios colectivos permiten la posibilidad de disfrutar de más días libres por mudanza en función de si el traslado se lleva a cabo dentro de la misma ciudad o fuera de ella. Permisos de carácter público: Estos permisos dependen de varios factores, en función del tipo de deber público que el trabajador deba realizar. Hacen referencia a tareas públicas relacionadas con motivos electorales, por ejemplo. Permiso por motivos académicos y formación profesional: Los trabajadores que están cursando estudios también tienen el derecho a solicitar un permiso por motivos académicos, como puede ser la realización de exámenes u otros proyectos relacionados con su formación profesional. Este tipo de permisos se recogen en el artículo 23 del Estatuto de los Trabajadores. No hay que olvidarse de las vacaciones anuales, las cuales todos los trabajadores tienen derecho a un período de vacaciones retribuidas, cuya duración mínima es de 30 días naturales…
¿Qué módulo de aTurnos necesitas para automatizar tu planificación de turnos y/o tareas?
14 abril, 2023Si estás en proceso de testear o contratar aTurnos, pero no sabes qué módulo es el que necesitas para dimensionar y/o planificar automáticamente a tus trabajadores, te lo explicamos en este post. En aTurnos tenemos dos módulos que pueden responder a esta necesidad dependiendo de los requerimientos de cada empresa: Módulo de Planificación Automática (anteriormente llamado Operaciones) y Módulo de Tareas. En primer lugar, queremos explicarte brevemente la diferencia general entre ambos, pero que en la práctica es adaptable a cada caso. El Módulo de Planificación Automática ejecuta el cálculo de planificación de horarios de turnos en base a una demanda de trabajo (número de personas necesarias por turno y día) o de variables de negocio (tickets, ventas, consultas, etc.) respetando las restricciones legales y personales de los trabajadores configuradas. Por otro lado, el Módulo de Tareas asigna automáticamente las tareas que tienen que realizar los trabajadores disponibles en su jornada en base a una demanda de producción o servicios creadas con anterioridad. Podríamos decir, que la diferencia entre ambos módulos es que el primero crea la planificación y el segundo asigna tareas/puestos según los horarios planificados y las especialidades de cada trabajador. Casos prácticos del Módulo de Planificación Automática: De forma general, podemos decir que este módulo es útil para aquellas empresas que tienen complejidad a la hora de confeccionar los horarios de trabajo de sus empleados ya sea porque tienen una demanda compleja o porque los trabajadores tienen diferentes contratos y disponibilidad y por lo tanto, no se puede aplicar un mismo patrón de turnos rotativo entre todos. Además de esto, algunas otras necesidades que puede cubrir este módulo son: Crear horarios con rotaciones de turno y descanso respetando el marco legal, disponibilidad y contrato de cada empleado. Calcular la cantidad de trabajadores necesarios para cubrir la demanda. Calcular diferentes escenarios de planificación y dimensionamiento de empleados según preferencias de planificación (cubrir picos de demanda, cubrir mínimos de horas de contrato, etc.). Si quieres más información acerca del Módulo de Planificación Automática puedes descargarte la siguiente presentación: Casos prácticos del Módulo de Tareas: De forma general podemos decir que este módulo es útil para aquellas empresas que ya tienen unos horarios de trabajo estándares o más o menos claros, pero necesitan asignar puestos o tareas a los trabajadores para completar una demanda de producción o de servicios. En resumidas cuentas, este módulo cubre las siguientes necesidades: Los trabajadores tienen horarios más o menos definidos, pero hay que asignar puestos (tareas) según lo que puede realizar cada uno y según la demanda. Asignar tareas masivamente según procesos de trabajo estandarizados y repetitivos. Asignar tareas secuenciales de forma masiva para cubrir una demanda de producción. Calcular cuántos trabajadores y horas se necesitan para cubrir una demanda de producción o servicio. Si quieres más información acerca del Módulo de Tareas puedes descargarte la siguiente presentación: Uso conjunto del Módulo de Planificación Automática y Tareas Es probable que, si ambos módulos responden a algunas de tus necesidades, la solución sería usar los dos de forma conjunta. Es decir, si necesitas asignar horarios de trabajo de forma automática porque tienes una complejidad alta de rotación y de restricciones, y a la vez asignar puestos o tareas a cada trabajador en su jornada dada tu demanda de producción. En aTurnos hemos creado una intersección entre ambos módulos que responde a esta necesidad, de forma que primero indicas tu demanda de trabajo en base a una plantilla de tareas o procesos, y aTurnos transforma esta demanda en necesidades de personal para crear los horarios. De esta forma después de crear los horarios con la Planificación Automática, se lanza el proceso de asignación de tareas. Si todavía no lo tienes claro o estás interesado en estos módulos, puedes contactar con nuestro equipo de ventas rellenando el siguiente formulario: https://form.jotform.com/93232759615362