De vuelta a los turnos, se acabaron las vacaciones.
25 septiembre, 2016licencia Si ya has vuelto al trabajo y empiezas un poco flojo de ánimos, no te quedes parado ante esta situación psíquica, muévete…
Tienes, diriges o trabajas en un hotel?…nuevas herramientas para ser más efectivo
12 septiembre, 2016Herramientas para la gestión de personal en hoteles En aTurnos conocemos muy bien el funcionamiento interno de los hoteles, sabemos que las acciones del día a día se pueden llegar a complicar mucho si no tienes un control exhaustivo de personal, costes, tareas diarias… DIMENSIONAMIENTO: Podemos empezar cargando una hoja Excel donde puedes indicar: El número de habitaciones para calcular las necesidades de personal en el departamento de pisos, o El número de pax para dimensionar las necesidades en el Buffet, tanto en cocina como en sala o el conocimiento de idiomas para el personal de recepción. Todo ello teniendo en cuenta los ratios de habitaciones/jornada para el departamento de pisos y otro ratio para la sala y para la cocina teniendo en cuenta en este caso el número de pax/servicio, diferenciando entre desayuno, comida y cena. ¿Cómo lo hacemos? Tenemos en cuenta el ratio (por departamento) y el número de habitaciones y aTurnos te indica el número de contratos a jornada completa y en jornada parcial (de 30 a 39 horas, de 20 a 29 horas, etc.) que precisas. O podemos ajustar los turnos a horas de manera que la planificación sea más eficaz, de forma que puedas contar con los recursos que precisas en el momento que los necesitas. Una vez que valides el sistema podemos recuperar los datos de tu PMS a través de un sencillo web services y en tiempo real validarás si cumples la calidad de servicio. Si tienes subcontratados algunos de los servicios (cada vez es más habitual en Pisos) ofrecemos la posibilidad que el propio proveedor pueda dar de alta en la aplicación a los trabajadores que prestarán servicios en las instalaciones del Hotel, de forma que los Jefes de Departamento conocen al personal que va a formar su plantilla cuando el proveedor les da de alta en su sistema, precisa, por tanto, integrarse con los sistemas de tu proveedor. PLANIFICACIÓN y COSTES: Ahora le ponemos nombre a los trabajadores que necesitas y empieza el proceso de asignación. Cuando planificamos podemos: Atender al dimensionamiento para departamentos en los que las necesidades son cambiantes (pisos fundamentalmente, restauración y sala pueden ser otros dos de los departamentos afectados). Utilizar la calculadora algorítmica para departamentos en los que tienes una cobertura por día y turno establecida, como en recepción. En el Departamento de Recepción con independencia del número de pax. (aunque en ocasiones se precisen refuerzos) se precisan recursos que cubran todos los días de la semana y todas las horas del día, en estos casos, la calculadora te proporciona atendiendo al número de trabajadores por departamento o el número de horas anuales, el patrón de días y turnos de trabajo y de festivos de acuerdo a las necesidades informadas cumpliendo el convenio de hostelería provincial. También planificamos aplicando patrones típicos de trabajo cuando se trabaja los cinco (5) días laborales y se descansa el fin de semana. El patrón se aplica con una fecha de inicio y fin; pueden convivir varios, patrones de invierno y verano o patrones para días laborales y para los fines de semana. Manteniendo datos de los fijos discontinuos para la siguiente temporada. Contamos con un Borrador donde validas si la cobertura de tus necesidades está cubierta de manera que puedas simular de acuerdo a tus necesidades de recursos, si puedes aprobar o denegar la petición de vacaciones o de días libres, etc. Una vez que hayas planificado el sistema te indica por trabajador, categoría y departamento los costes diarios. Previamente hemos indicado el precio/hora, pudiendo diferenciar los precios por tramos horarios, por tipo de día: normal, fin de semana, festivo, horas normales y extraordinarias, incluso podemos tener en cuenta el departamento donde se han realizado las horas si los costes en ese departamento fuera distinto, como sucede en el caso de los extras del personal de Sala y Cocina en determinados eventos. CONTROL DE PRESENCIA Y TAREAS: Un nuevo control de presencia que recopila marcajes de diferentes fuentes: Web (Filtrado por IP), Beacons (App con Bluetooth), Sistemas de huella dactilar, NFC o integra tu control de presencia. La inspección de trabajo solicita información sobre el registro de la jornada para el cumplimiento del artículo 1.h) del R.D. Ley 16/2013, que recuperamos de forma automática desde las diferentes fuentes. El control de presencia en el Internet de las cosas (IoT), recoge información de diferentes fuentes, nosotros a través de Beacons (Balizas) integramos el control de presencia con la gestión de tareas. Este proceso no obliga a ninguna acción por parte del trabajador y los datos se recopilan de forma automática. Ubicamos a los usuarios dentro del Hotel, con varios objetivos: Analizar el movimiento real de trabajadores dentro del hotel para entender el funcionamiento del mismo y la operativa de los servicios de una forma más detallada, planificando a los usuarios donde realmente se precisan, todo ello en tiempo real. Asociar los Beacons a la gestión de tareas de manera que la camarera al terminar la limpieza de la habitación lo informará en su dispositivo (o en su caso la Gobernanta) y en ese mismo momento, el cliente recibe un aviso en su dispositivo de que la habitación está preparada para ser ocupada. Lo llamamos Proyecto Vegas y fue presentado en San Diego en Diciembre de 2015, te acompañamos un video (ya viejo) pero que te muestra el objetivo del Proyecto. https://www.youtube.com/watch?v=FL_7zlnJmB0 El hecho de conocer la localización de los usuarios nos permite mejorar la seguridad en el caso de emergencias. Para su tranquilidad no supone violar ningún derecho del trabajador. El sistema no es invasivo con la privacidad del trabajador, la tecnología permite recopilar las localizaciones y tiempos donde ha estado mediante el ID que lleva la baliza. No existe ningún tipo de grabación de video o sensorizado biometrico del trabajador. Exclusivamente se produce el tracking en aquellas zonas del Hotel donde estén instalados los Beacons, no se monitoriza al trabajador de forma constante. Mejora la distribución de costes. Los costes son los reales: derivan al departamento y centro de…
Llega el verano y la bolsas de trabajo como herramientas de gestión
4 agosto, 2016Muchas empresas utilizan las bolsas de trabajo para cubrir las vacaciones o los picos de trabajo cuando hay más necesidades de personal. Estas bolsas de trabajo siguen un orden de llamada definido dependiendo de diferentes ratios cuantificables como horas trabajadas en el servicio, las veces que son llamados a bolsa o el computo total de horas anuales. Además, estas bolsas pueden estar formadas por personal externo que se contrata temporalmente o personal interno que realiza horas extra. Muchas veces la mala gestión de estas bolsa lleva a malestar dentro del equipo donde es necesario definir un protocolo de ordenación claro y aceptado por los trabajadores. Muchas veces el problema reside cuando esos datos no son actualizados de forma constante y son terceros quien acceden a la bolsa y no el responsable o la persona que la mantiene. El acceso a la misma bolsa supone un problema, sobretodo en situaciones de emergencia, como puede ser un cuerpo de bomberos donde existe la necesidad de personal de forma urgente. Por ejemplo, en vacaciones si el responsable del Parque de Bomberos está fuera y no puede comunicar el orden de llamada de la bolsa puede hacerse de forma manual o, incluso, no hacerse y delegar esa responsabilidad en el centro de coordinación. Este equipo dentro de la empresa no es el responsable de la gestión de esa bolsa y surgen problemas. En resumen, nuestras recomendaciones para empresas que usan las bolsas de trabajo con personal interno: Ayuda a definir un protocolo de orden de bolsa y elimina posibles problemas entre los compañeros ganando en transparencia. Mantiene siempre el baremo y añade penalizaciones en caso de no acudir a la bolsa. Puede ser que las horas extra sean interesantes económicamente pero un 15 de Agosto pueden no ser tan interesantes para el empleado. Por lo tanto la penalización en bolsa ayuda a no terminar con la bolsa sin poder conseguir a nadie y beneficia a los compañeros más implicados. Estas penalizaciones suelen tener un mínimo de tiempo de aviso, por ejemplo de 48 horas para poder conciliar la vida laboral y personal, nunca se penaliza en vacaciones, ni en ocasiones justificadas. La bolsa tiene que ser algo público para el equipo y de fácil acceso para las personas que toman las decisiones, permitiendo el acceso a los datos de forma telemática e independiente a los mandos intermedios. Usa la bolsas para ayudar a detectar si existe un exceso de horas de bolsa, siendo necesaria la contratación de más personal para no sobrecargar al equipo de forma indefinida y no solo para los picos de trabajo.
Incremento de gestoras en los mandos intermedios de gestión de RRHH
29 julio, 2016Esta mañana mientras revisamos los datos de sesiones del mes de Julio en aTunos nos hemos encontrado un dato muy interesante. Dentro de los mandos intermedios que usan aTurnos, un 42,3% son mujeres (dentro de las 36,55% de las sesiones analizados por Google Analytics), esto supone un incremento de más de un 50% del mismo mes del año anterior. Actualmente, estamos muy enfocados en sectores como retail, sanidad, hostelería y seguridad. Entendiendo que hay sectores más copados por gestores varones como la seguridad, entendemos que en mandos intermedios de gestión de recursos humanos estarían en 50%-50% basándose en el uso de aTurnos para el resto de sectores. Para el siguiente post analizaremos los datos de sexo (gestor@s) junto con los diferentes sectores para analizar los datos en detalle las tendencias de cada uno de ellos.
La polivalencia es necesaria para definir jornadas de 40 horas en el sector servicios
14 julio, 2016En España, dentro del sector servicios destacan hostelería, restauración y retail, donde la posibilidad de tener jornada completa es posible siempre que estén bien dimensionados los puestos y sobretodo que los trabajadores sean polivalentes para ocupar estos diferentes puestos. En aTurnos definimos a los trabajadores asignándoles habilidades (inglés, atención al cliente, etc.) que determinan su perfil. En el siguiente ejemplo https://www.aturnos.com/planificacion-demanda-retail detallamos un curva estimada de retail para la atención a clientes. Si, los trabajadores solo tuvieran el perfil de atención al cliente y planificamos atendiendo a los clientes, solo el 44% (16) de los contratos serian a jornada completa, destacando un 25% (9) con contratos menores a 19 horas semanales. Además de una bolsa de horas que las empresas tienden a subcontratar o cargar como horas extras a la plantilla existente. Las empresas deben ajustar la planificación a los clientes para ofrecer la calidad de servicios definida. En estos sectores se tienen picos de trabajo de corto espacio de tiempo que dificultan la creación de contratos a jornada completa si el perfil del trabajador no es polivalente. La solución es ajustar las necesidades en otros puestos que no sean estrictos en el tiempo y ajustarlos para cumplir los horarios con los que no se pueden mover en el tiempo. Muchas empresas de Retail, están complementando puestos de almacén o reposición que son más flexibles con puestos de servicio al cliente. La siguiente imagen detalla la asistencia de clientes a una tienda de retail basa en históricos de aTurnos y datos anónimos de BBVA OPEN API (Sand Box). Este ejemplo muestra el pico (línea azul) de las 7:00 de la tarde y una propuesta de planificación de trabajadores (barras rojas). Queda claro como la necesidad de más personal en los picos de atención al cliente se reduce a un par de horas que necesitan ser complementada con otros puestos.