¿Cómo hacer un cuadrante de turnos rotativos?
20 julio, 2018Para cubrir un sistema de producción por rotación o un puesto de trabajo las 24 horas del día, se necesita aplicar un cuadrante de turnos rotativos para obtener la máxima productividad y equidad entre compañeros. Un patrón (secuencia) de turnos rotatorios garantiza que todos los empleados vayan a trabajar las mismas horas y turnos anuales, ya que, no solo los turnos son rotatorios, sino también los empleados que los trabajan y los días de la semana. Sí, suena complejo, pero a la vez útil, así que vamos al grano: ¿Cómo hacer un cuadrante de turnos rotatorios? En aTurnos es fácil. Existen varios tipos de turnos o patrones rotatorios, pero mi favorito es el patrón anti-estrés. ¿Qué es un patrón anti-estrés? Es aquel en el que entre turno y turno hay 24 horas de descanso (o 16 horas). Por ejemplo: Mañana-Mañana-Tarde-Tarde-Noche-Saliente-Libre. De esta forma entre los turnos de mañana-tarde o tarde-noche hay 24 horas de descanso. Para crear una secuencia rotatoria en aTurnos, el primer paso es crear los turnos. En nuestro manual de ayuda os explicamos paso a paso y con vídeos cómo crear turnos . Es un proceso fácil y no lleva más de cinco minutos. Para proceder con este artículo, he creado tres turnos: Mañana, Tarde y Noche, ya que Saliente y Libre vienen por defecto en aTurnos (como Vacaciones o No Disponible). Los tres turnos tienen 8 horas de duración. El de Mañana se extiende desde las 08:00 hasta las 16:00, el de Tarde desde las 16:00 hasta las 00:00, y, por último, el de Noche desde las 00:00 hasta las 08:00. De esta forma garantizamos que se cubran las 24 horas del día. *Haz clic en la imagen para verla en grande Hay dos formas de planificar los turnos rotatorios en aTurnos: con un patrón predefinido o introduciendo la demanda de empleados por turno. En otras palabras, hay responsables que tienen un tipo de patrón que siempre les ha funcionado, les gusta y lo quieren aplicar, por ejemplo: Mañana-Mañana-Tarde-Tarde-Noche-Saliente-Libre. Pero esto no siempre garantiza que se cubra el mínimo número de personas por turno. La otra forma, mucho más práctica, es introduciendo por cada turno el número de personas necesarias para cubrirlo; esto garantiza que siempre habrá el número de empleados necesarios a cada momento. Por ello para este ejemplo nos vamos a centrar más en la segunda forma: con la Nueva Calculadora de aTurnos. Una vez dentro de la calculadora, aparecerán todos los turnos creados y hay que introducir el número de empleados por turno. Supongamos que tenemos 9 miembros del equipo (personas que van a trabajar este patrón), y los vamos a repartir de la siguiente forma: 2 cada mañana y tarde durante la semana, y 3 durante fines de semana (incluido el viernes) para cada turno. Así pues, para el turno de noche, vamos a necesitar una persona durante la semana, y 2 los fines de semana (incluido el viernes). *Haz clic en la imagen para verla en grande Una vez introducidos estos datos, calculamos la propuesta de patrón. El resultado es el que aparece en la siguiente imagen. Este resultado se puede modificar adaptándolo o mejorándolo. ¡Ojo! Se pueden intercambiar los turnos del mismo día de la semana entre periodos, por ejemplo, una mañana de un viernes por una tarde de otro viernes. ¿Por qué no se pueden intercambiar turnos de diferentes días? Porque se modificaría la cobertura que hemos exigido a la calculadora. Si cambiamos una tarde de un viernes por una mañana de lunes, habrá una persona menos el viernes por la tarde, y una persona más el lunes por la mañana. *Haz clic en la imagen para verla en grande Esta calculadora cuida el descanso después del turno de noche dentro del mismo periodo, pero hay que tener cuidado en el paso de un periodo a otro. Por ejemplo, en el periodo uno, el domingo hay un turno de noche y a la semana siguiente/periodo siguiente se empieza con un turno de mañana, por lo tanto, el empleado no tendría descanso. Por ello he cambiado ese turno de noche el domingo por el turno de mañana del periodo tres ya que en el periodo cuatro se comienza con un día libre. Otro cambio que he realizado es intercambiar el turno de noche del domingo del periodo nueve, por la tarde del domingo del periodo ocho. (*Para intercambiar turnos, hay que hacer clic en el turno deseado>marcar para mover>clic en el otro turno). *Haz clic en la imagen para verla en grande Por último, una vez que estemos conformes con el patrón creado, en el pie de página hacemos clic en Guardar Patrón o Guardar Patrón y Aplicar. Para aplicar, aparecerán una serie de parámetros como por ejemplo la fecha de inicio y fin, los empleados, si queremos que se aplique este patrón en festivos o no, etc. Una vez aplicado el patrón, aparecerá en nuestro cuadrante de turnos y podremos descargarlo para enviarlo a compañeros o directamente, si están activos en la plataforma, podrán acceder para consultarlo.
Nueva calculadora de vacaciones y horas de trabajo
12 julio, 2018Llega el verano y como cada año, el mercado laboral se caracteriza por un crecimiento elevado de contrataciones en este periodo. Así pues, según las previsiones de Randstad, se generarán 619.110 contratos durante la campaña de este verano en hostelería, transporte y comercio, un 12% más que el verano anterior. Y algunas de las cuestiones que ronda la mente de los trabajadores contratados para esta época, así como de los empresarios o responsables de RRHH son: ¿cuántas horas se van a trabajar en el periodo de contrato? ¿Cuántos días de vacaciones corresponden por dicho periodo de alta?, etc. Pues bien, en aTurnos hemos desarrollado una calculadora intuitiva que te permitirá calcular las horas de trabajo en el periodo de alta, días de media a trabajar, horas por semana, días totales al año, vacaciones por periodo, así como un extracto mensual de las horas, días y porcentaje a trabajar por mes. Lo único que tienes que hacer es introducir algunos datos del contrato como fecha de alta, fecha de baja (si existe), días de descanso por semana y el porcentaje de jornada. 1º PASO: Definir periodo de alta. En este primer apartado, debes introducir la fecha de alta y elegir el tipo de contrato que deseas analizar. Existen tres opciones: indefinido, temporal y fijo-discontinuo. Si el contrato es indefinido, se toma como periodo de cálculo el año natural, es decir, hasta el 31 de diciembre. En este ejemplo vamos a suponer que el contrato es temporal, desde el 16 de abril hasta el 28 de septiembre. 2º PASO: Horas y Vacaciones del Convenio. En este paso debes incluir los datos del convenio, como son las horas por año, las vacaciones y el tipo de vacaciones: si son laborales o naturales. En este ejemplo supongamos que el convenio del contrato establece que se deberían trabajar 1800 horas al año, disfrutar 22 días laborales de vacaciones. 3º PASO: Tipo de jornada y descanso medio semanal. Si se trata de un contrato a jornada completa el porcentaje es del 100% correspondiente generalmente a 40 horas semanales. En cuanto al descanso medio semanal, independientemente del contrato, el mínimo es de día y medio, pero si tu caso es diferente, puedes personalizarlo. En este ejemplo hemos escogido un porcentaje de jornada del 75%, es decir, un contrato de 30 horas semanales; y como descanso medio semanal, 2 días por semana. 4º PASO: Resultado. En el último apartado se obtiene el resultado. En primer lugar, tienes las horas totales de trabajo durante el año teniendo en cuenta el periodo de contrato, así como la media por días, semana y mes. Otro dato importante obtenido son las vacaciones correspondientes al periodo de alta que en este ejemplo el resultado es de 10 días dado el periodo de contrato. Haciendo clic en detalle se obtiene un resumen por mes de los días de trabajo en nómina, las horas así como el porcentaje correspondiente. Para el primer mes en el cual el alta se realizó el día 16 obtenemos que se van a trabajar 14 días correspondientes al 47% del mes y a 53 horas de trabajo medias. Por último, para acceder a dicha a calculadora, haz clic aquí. Es un proceso fácil y no te llevará más de 5 minutos.
Ecosistema de asociación inteligente para afrontar el cambio
25 junio, 2018Siguiendo el análisis del estudio realizado por Accenture y HfS Research sobre los cinco factores esenciales que constituyen un departamento de Operaciones Inteligente, más del 90% de los encuestados piensan que trabajar mano a mano con colaboradores será importante para que las organizaciones puedan conseguir sus objetivos de negocio. Para casi la mitad, explorar nuevas formas de asociación a través del ecosistema o entorno de la empresa es uno de los tres principales requisitos de talento cuando se trata de selección de personal. Las empresas exitosas del futuro deberán desarrollar relaciones simbióticas en todo el ecosistema para sacar el máximo provecho de las oportunidades del mercado y así lograr sus objetivos. Por ello, cada vez más, interactuarán con un ecosistema que se está expandiendo para incluir startups, academias, proveedores de tecnología y personajes importantes de la industria o sector. Las empresas inteligentes son aquellas que se dan cuenta de que no pueden ser todo para todos. Confían en las colaboraciones para aportar conjuntos de habilidades complementarias, así como gran cantidad de datos diversos, lo cual siempre fomenta la evolución continua en lugar de una sola vez centrada en mejorar proyectos e impulsar la innovación. Esto también implica que los modelos de entrega de servicios heredados están pasando a segundo plano dando lugar a asociaciones genuinas con proveedores de servicios. La entrega de servicios externa no puede seguir siendo la misma del pasado. Tecnología como la Automatización Robótica y el incremento de la cantidad de datos estructurados generados por el gran uso de procesos digitales están tirando de las palancas para poner el control de nuevo en las manos de los líderes de operaciones. Por otro lado, los contratos y KPIs no mantienen el mismo ritmo de cambio; las medidas tradicionales deben actualizarse para reflejar aquellos resultados que las empresas están procurando obtener. Esto comienza por alejarse de los modelos basados en la intensidad de trabajo, es decir, cuantas más horas trabajadas mejores resultados. Los servicios deberán estar más enfocados a conseguir mejores prácticas y resultados específicos. En otras palabras, un enfoque de establecer colaboraciones en los servicios llevará la empresa a un futuro de éxito. Fuente: The Future Belongs to Intelligent Operations, 460 enterprise respondents survey, 2017, HfS Research and Accenture
La nube como entorno del cambio
18 junio, 2018La nube es el habilitador y la base que une todos los elementos de las Operaciones Inteligentes, ya que facilita una mejor integración de datos, los cuales se pueden subir y bajar según la necesidad. Las nubes están ayudando a integrar informes alrededor de todo el mercado, así como plataformas de aplicaciones basadas en la nube, para ayudar a las empresas a avanzar hacia un entorno similar al de un servicio. Un ejemplo de este entorno es la capacidad de acceder a servicios digitales plug-and-play con seguridad holística de nivel empresarial, y que, según el informe de Accenture, el 90% de encuestados esperan conseguir dicha capacidad. El 91% de encuestados puntúan de 3 en adelante en una escala de 5, la importancia de la seguridad holística, así como a los servicios digitales plug-and-play de cara a mejorar la agilidad de la organización. Sin embargo, un obstáculo que detiene a las empresas a la hora de adoptar la nube es que según indica el 49% de los encuestados: poseen más del 50% de la herencia tecnológica de todas las funciones de la empresa, lo que representa una inversión de gran volumen. Esta creencia de poseer cierto grado de “deuda tecnológica” heredada a atender, aleja a las empresas de aprovechar el poder de la nube. La buena noticia es que las empresas están encontrando nuevas formas de reemplazar y modernizar su herencia tecnológica. De hecho, alrededor del 25% de los encuestados ya ha completado su estrategia de reemplazo o modernización, y el otro 42% ya han establecido planes y estrategias para ello. Aquellas empresas visionarias se dan cuenta de que muchas inversiones anteriores en tecnología y plataformas ahora se han convertido en redundantes con la disponibilidad de posibilidades y ventajas “como un servicio” que no necesitan de grandes inversiones futuras en tecnología. En conclusión, aprovechando las ventajas y el poder de la nube, las empresas pueden disfrutar de grandes reducciones de costes así como de un aumento de las ventajas relativas tanto a la seguridad como a la velocidad de las transacciones del entorno, y así no dejarse lastrar por tecnología pobre y grandes equipos administrativos. Fuente: The Future Belongs to Intelligent Operations, 460 enterprise respondents survey, 2017, HfS Research and Accenture
La Inteligencia Aplicada como clave del cambio
14 junio, 2018A comienzos de este año, HfS describió la Triple-A Trifecta formada por la automatización robótica, análisis inteligente e inteligencia artificial para ofrecer una articulación clara y directa de los agentes de cambio emergentes para aquellas empresas que quieran optimizar, renovar o transformar las operaciones de su negocio. Mientras que cada elemento de la Trifecta posee por sí solo un valor de proposición distinto (la automatización robótica mejora la eficiencia, los análisis inteligentes mejoran la toma de decisiones, y la inteligencia artificial puede resolver problemas del negocio), los tres elementos están convergiendo cada vez más dando lugar a un único elemento con aspectos interconectados. De esta forma, por ejemplo, los análisis inteligentes dependen cada vez más de las herramientas que ofrece la Inteligencia Artificial, como es el caso del procesamiento del lenguaje natural para realizar análisis basados en investigación y algoritmos para construir modelos predictivos. Por ello la clave para la transformación de las operaciones y los procesos de las empresas está en la intersección de la automatización, análisis e inteligencia artificial. Así las empresas encuestadas en el estudio de Accenture están de acuerdo con esto ya que casi el 90% creen que la automatización y la IA los ayudarán a alcanzar sus objetivos. Por otro lado, para que esto continúe siendo efectivo y funcional, se espera que Trifecta se expanda con el tiempo y a la misma velocidad que otros agentes de cambio emergentes, ya que individualmente, cada elemento de la Trifecta presenta los siguientes aspectos: Automatización robótica: Incrementar la eficiencia y productividad. Se trata de datos principalmente estructurados. Necesita intervención humana para realizar razonamiento en tareas intensivas para realizar cambios o mejoras. Análisis inteligentes: Mejora la toma de decisiones. Datos estructurados y desestructurados. Las personas toman la última decisión basándose en informes y recomendaciones que mejoran y aumentan el conocimiento a lo largo del tiempo. La habilidad de razonar, comprender, adaptarse y recomendar. Inteligencia artificial: Resolver problemas de negocios. Datos estructurados y desestructurados. Las personas solo se involucran para establecer objetivos y para una configuración inicial. Una combinación de razonamiento, conocimiento, planificación, aprendizaje, procesamiento de lenguaje natural y/o percepción. También es importante tener en cuenta que la transformación a través de Trifecta no es lineal y no posee un punto de partida definido. Es decir, no es necesario comenzar con una automatización básica y luego avanzar basándose en inteligencia artificial. Las empresas pueden comenzar en cualquier punto de Trifecta. A pesar de ello, independientemente de dónde una empresa comience, se debe comprender claramente cuál es el problema que se está intentando resolver, y posteriormente aplicar la combinación correcta de herramientas para hallar la solución. Esto requiere talento innovador con una perspectiva empresarial aguda que comprenda qué herramientas utilizar, cuándo y cómo. Dicho de otra forma, conseguir un software, por si solo, no resolverá el problema y no será suficiente para impulsar la transformación sin importar lo avanzado que sea. Fuente: The Future Belongs to Intelligent Operations, 460 enterprise respondents survey, 2017, HfS Research and Accenture