¿Qué son y cómo usar las posiciones de los trabajadores para gestionar tu equipo?
13 diciembre, 2018Los posiciones identifican qué puesto ocupa un trabajador dentro del organigrama de la empresa y por lo tanto, las posiciones definen la jerarquía y el volumen de puestos necesarios en la empresa que deben ser cubiertos por los trabajadores. La creación de los puesto y su posterior mantenimiento ayuda a entender la estructura de la empresa y la necesidad de personal que se han definido. También se utiliza para dimensionar y definir los diferentes puestos que se basan en los desempeños profesionales y sus categorías laborales. Por ejemplo, en un hospital existe una posición de directora de enfermería y 8 posiciones de enfermeras en la primera planta. En aTurnos estas posiciones también las podemos usar para definir los permisos y la visibilidad que tienen los trabajadores dentro de los cuadrantes, las estadísticas, los maestros de empleados o las importaciones/exportaciones de datos. Esto permite que cuando existen sustituciones el nuevo trabajador se asigna a esa posición y hereda toda la configuración, con esto somos más rápidos con la gestión de la rotación. En nuestra plataforma se pueden crear posiciones y asignarlas a un equipo. Por ejemplo, la posición de la directora de enfermería tendrá un acceso de Superusuario a cada uno de los equipos que formas las plantas de enfermería. O si un trabajador durante un periodo tiene que trabajar y estar planificado en otro equipo está posición puede moverse y quedarse predefinida en ese nuevo equipo o unidad. Un posición tiene un identificador, un nivel de permisos, un equipo o unidad a la que pertenece, Además, esto es especialmente interesante cuando importamos los datos de empleados de otros sistemas, donde inicialmente se carga el esqueleto de posiciones y cuando se van dando de alta los trabajadores que van cargando los permisos y accesos correspondientes. Ayuda a tener un maestro de empleados más fácil de mantener cuando los datos provienen de sistema de terceros.
Nuevo modo de edición de Patrones
13 diciembre, 2018Una de las nuevas actualizaciones para comenzar el año es nuestra nueva pestaña de edición de patrones a la cual se puede acceder desde: Planificador>Patrones y crear patrón nuevo o editar uno de los existentes. La finalidad de esta pestaña es, principalmente, facilitar la edición de los patrones que genera la calculadora o en caso de empresas que estén haciendo la transición de Excel a aTurnos, pegar esas secuencias y editarlas de forma más rápida. Los patrones posteriormente se pueden aplicar al cuadrante definiendo qué trabajadores los van a realizar, periodos, si se aplican también en festivos o no, etc. A continuación detallamos todas las funcionalidades que se incluyen en dicha pestaña. EL CONTENIDO DE ESTE ARTÍCULO HA SIDO TRASLADADO A NUESTRO MANUAL DE AYUDA. PARA ACCEDER HAZ CLIC AQUÍ: MANUAL EDICIÓN DE PATRONES.
La mejor forma de gestionar las vacaciones y ajustar las horas anuales
12 noviembre, 2018A vísperas de la época más festiva del año se aproxima un periodo de caos en la gestión de vacaciones y el ajuste de horas anuales para muchos administradores, y en este artículo detallaremos la solución perfecta para dicha problemática. aTurnos dispone del sistema más completo de planificación horaria y de vacaciones, contemplando todo tipo de restricciones laborales, estadísticas de horas, absentismos, e infinitas funciones más. En este artículo explicaremos el proceso completo de la gestión de vacaciones partiendo desde el momento previo a la petición de vacaciones hasta el cierre del ejercicio y el tratamiento del posible saldo pendiente para el comienzo del siguiente ejercicio. En primer lugar, a nivel de equipo se tienen que definir los datos del convenio que servirán de base para no cometer errores en el proceso. En Administrar>Ajustes se define el tipo de tratamiento de las vacaciones: en días naturales o en días laborales (por laboral se entiende día planificado), así como el número de días al año (por ejemplo, 23 días). Otro dato importante es la variable “Fin del periodo Vacacional” que por defecto es el 15 de enero, es decir, hasta esa fecha el trabajador puede disfrutar los días de vacaciones restantes del año anterior. Si no se desean guardar los días pendientes del año anterior, entonces se establece como fecha de fin del periodo el 31 de diciembre. ¡Ojo! Para que la función “Fin del periodo vacacional” sea tenida en cuenta automáticamente en la asignación de las vacaciones, debe ir a Planificador>Restricciones y activar la restricción: “No superar el saldo anual vacacional del trabajador”. Para trasladar el saldo de las vacaciones del año anterior de forma que se refleje como un Tipo de Absentismo justificado y productivo, hay que acceder al detalle del empleado y llevar a cabo la siguiente función: Las vacaciones se calculan de forma automática dependiendo de varias variables como por ejemplo las horas anuales, el porcentaje de jornada, el periodo de alta, etc. Estos datos se deben indicar en Administrar>Ajustes. Si no se trata de un equipo nuevo, los trabajadores creados antes de cambiar los datos generales, no tendrán estas nuevas modificaciones. En este caso el Administrador, tiene que cambiar estos datos en el perfil de cada empleado uno a uno, lo cual es conveniente si existen empleados con características diferentes del resto. Una vez establecidos los datos básicos, el segundo paso necesario para una adecuada gestión de las vacaciones es crear un cuadrante de turnos. En este caso existen diferentes formas de planificar el horario de los empleados en aTurnos, ya sean turnos rotativos o fijos. aTurnos tiene en cuenta tanto restricciones legales como personales de los empleados para la planificación, de esta forma al administrador no se le escapa ningún detalle a la hora de crear los horarios. Para más información, haz click en este enlace para acceder al manual de planificación. Después de establecer los datos básicos y crear el cuadrante, comienza el proceso de la gestión de las vacaciones. En aTurnos existen varias formas para insertar vacaciones a los empleados: Desde el cuadrante: esta opción permite insertar vacaciones concretas, aconsejable hasta tres días , en las que se insertará de una en una. Si es un número superior, aconsejamos el siguiente proceso que describimos, al ser más rápido. Petición de vacaciones: este proceso lo pueden realizar tanto los trabajadores desde su propia sesión (si han sido activados), como el administrador. Para ello hay que acceder a Cuadrante>Peticiones y cambios y crear una nueva petición indicando la fecha y el tipo que en este caso es Vacaciones. Una vez realizada la petición el Administrador la acepta o rechaza. Para ello hay que hacer clic en “ver petición” para abrir el asistente de vacaciones, lo cual va a permitir estudiar este caso. Automáticamente el asistente asigna los turnos del trabajador que ha solicitado las vacaciones a los compañeros libres y disponibles para realizar la sustitución. Pero si no se desea sustituir al trabajador, se cambia por “Añadir”, esto permite añadir la V junto al turno previo, para que de esta forma el Administrador sepa qué turnos están descubiertos y pueda tomar las decisiones correspondientes sin demorar la solicitud del empleado. En dicha pestaña también aparecerá el balance de vacaciones del empleado, es decir, de cuántos días de vacaciones dispone, así como los días disfrutados anteriormente. Finalmente, el Administrador decide aceptar la petición dejarla pendiente para otra revisión. Haz clic aquí si quieres ver el proceso completo de las Peticiones de Vacaciones. Patrón de vacaciones: otra forma de insertar vacaciones es mediante un patrón de vacaciones. Se crea un patrón por ejemplo de 7 días de vacaciones seguidos y se inserta según los trabajadores y los periodos. En el momento de insertar el Administrador decide mantener los turnos previos para visualizarlos, o borrarlos de forma que donde se inserte una V, no aparecerá el turno previamente planificado. El último paso para completar la gestión de vacaciones es la consulta de las estadísticas. En Reportes>Vacaciones aparecerá el saldo de todos los empleados. Se puede utilizar el filtro de la fecha para definir un periodo, y también el filtro de empleados para por ejemplo hacer consultas por localizaciones. Haz clic aquí para ver el enlace al manual.
El Registro Diario de la Jornada ya no es un reto
5 noviembre, 2018Una de las modificaciones incluidas en los nuevos Presupuestos Generales del Estado que entrarán en vigor en 2019, hace referencia a la obligatoriedad de llevar a cabo un Registro Diario de la Jornada. En otras palabras, a partir del próximo año, las empresas según el Estatuto de los Trabajadores tendrían que registrar el horario real de entrada y salida de cada empleado con el fin de acabar con las irregularidades en cuanto a las horas extraordinarias. Pero, ¿cómo se puede llevar a cabo el Registro Diario de la Jornada? En aTurnos el proceso para cumplir con esta ley se resume en cuatro simples pasos gracias a nuestro Módulo de Control de Presencia: Planificar los turnos. Definir las tolerancias. Supervisar marcajes. Exportar a nómina. En primer lugar, para que el sistema genere absentismo u horas extra se tiene que basar en dos cosas: la planificación (es decir, el horario planificado) y las tolerancias (por ejemplo, 15 minutos cada día que se pueden corresponder a un descanso o a retrasos en la incorporación al puesto). De esta forma, el sistema recoge el fichaje (con un sistema de huella dactilar, tarjeta, Beacons, etc.), gestiona la información y genera, si procede, absentismos o tiempo extra. Por otro lado, el Administrador del equipo (o los administradores) puede supervisar y corregir los marcajes (por ejemplo, si un día un empleado se olvida de fichar la salida o la entrada) y revisar el total de las horas por periodo y por trabajador. Por último, los datos se pueden exportar en un archivo de Excel o a un programa de nóminas. Hablando de marcajes, ¿qué medios se pueden emplear para fichar? Sistemas biométricos y tarjetas de contacto. En este caso se recogen las huellas de los empleados o se identifican las diferentes tarjetas de cada trabajador. Móvil. Tanto por GPS (si se trata de localizaciones outdoor) como por Beacons (localizaciones indoor). Filtrado por IP en el navegador Web. Se determina la IP de la red de la empresa y cuando el trabajador está conectado a esa red, en su usuario de aTurnos aparecerá el botón de iniciar y terminar jornada. (Este tipo de fichaje también se permite desde la APP móvil de aTurnos). ¿Qué beneficios trae el Registro Diario de la Jornada? Flexibilidad laboral. Cumplir con esta norma ayuda a los empleados y a los gerentes a tener flexibilidad en la organización de los horarios. Un salario proporcional a la jornada trabajada. Conciliación laboral. La creación de empleo y la disminución del paro, gracias a la declaración real de las horas extra trabajadas por los empleados. A parte de todo esto, aTurnos te ofrece múltiples ventajas en relación a la planificación de los empleados, de esta forma puedes gestionar los absentismos, vacaciones, horas anuales, nocturnidad, etc., ¡todo en un mismo sitio! Así, se garantiza el control en todo momento de la situación de la empresa en el día a día, sin perder de vista ningún detalle relevante. Haz clic aquí para obtener más detalles sobre nuestro módulo de Control de Presencia. No lo dejes para el último momento para cumplir con la nueva ley, contacta con nosotros para más información acorde a tus necesidades y tu negocio. ¡Te esperamos!
Patrones de turnos rotativos (6×2, 5×2 y 4×3)
31 agosto, 2018Existe un nomenclatura muy común a la hora de realizar los patrones: AxB Donde A indica los días de trabajo y B los días de descanso. Es común que cuando se define un patrón se identifiquen primero los días de descanso para pasar después a ver como rellenamos con turnos los días de trabajo. Las variedades más normales son 5×2 o 6×1. Pero la mayoría de veces la dificultad reside en los patrones que descuadran los fines de semana para no repetir descansos los fines de semana, en estos casos el patrón es mayor a 7 días. Por ejemplo, 7×3, donde se trabajan 7 días seguidos y se descansan 3 días. Existen múltiples formas de crear estos patrones en aTurnos, las dos más utilizadas son mediante la calculadora que es más automática o indicando la secuencia. Desde la calculadora (insertando el número de empleados que se necesita por turno y el número total de empleados disponibles para cubrir dichos turnos) Indicando la secuencia de turnos y el número de periodos para su rotación (automáticamente se va a indicar el número de empleados necesarios para cubrir dicho patrón). ¿Cuál escoger? Recomendamos utilizar ambas vías y escoger el resultado más favorable, pero si no se dispone de mucho tiempo para planificar, la calculadora sin duda es la vía más rápida. ¿Cómo configurar la calculadora para calcular un patrón? En primer lugar hay que indicar en las restricciones el descanso mínimo necesario por semana y el numero máximo de días seguidos que se pueden trabajar. Por ejemplo, para un patrón 5×2, la restricción “Días de descanso seguidos a la semana” tendría como valor 2, y la restricción de “No puede trabajar más de X días seguidos” tendría como valor 5. Para ambas restricciones indicamos que se deben aplicar a todo el equipo para que se tengan en cuenta en la calculadora. ¡Ojo! En la calculadora solo se pueden tener en cuenta ambas restricciones si no se superan los siete días (por ejemplo 4+3 son 7, pero para un tipo de turno 6×2 el total es de 8 días y habría una salto de semana). Para entender mejor el funcionamiento de la calculadora y de los patrones, vamos a proceder a crear los siguientes patrones: 6×2, 5×2 y 4×3; para los cuales se van emplear diferentes métodos. Los turnos que se van a emplear son tres de 8 horas cada uno: Mañana (M), Tarde (T) y Noche (N). Patrón 6×2: Como hemos indicado anteriormente, la suma total de los días que componen este patrón es 8 días, y por lo tanto, no se puede proceder mediante el cálculo con la calculadora ya que en el cambio de semana no se respetaría alguna de las restricciones. Para poder proceder, vamos a Planificador>Patrones de turnos>Añadir. Vamos a suponer una necesidad de 2 personas por turno (M, T y N) todos los días, el número de empleados necesarios en ese caso son 8 ya que es el número de periodos necesarios para rotar los dos días de descanso seguidos. La combinación de turnos que hemos escogido para este ejemplo es el patrón antiestrés: MMTTNNLL. El resultado es el siguiente: Este cuadro representa lo que trabajarán los 8 empleados la primera semana, posteriormente van rotando, y por ejemplo el Trabajador 1 hará los turnos del Trabajador 2. En estos casos es importante entender el concepto de escalonado para poder aplicar el patrón y aplicar la cobertura deseada. El escalonado representa donde se realiza el corte del patrón, normalmente un semana aunque puede ser diferente según las necesidades. Para este ejemplo el escalonado introducido ha sido de 7 días, pero se podría escoger un escalonado de 2, de forma que se produzca el corte para pasar de una semana a otra cada dos mañanas, dos tardes, noches o libres. Patrón 5×2: En este caso la suma total de días es 7, y podemos calcular automáticamente la secuencia de turnos sin necesidad de insertar una fija como el caso anterior. Para ello configuramos las restricciones necesarias a nivel de equipo como hemos indicado al comienzo de este artículo: “Días de descanso seguidos a la semana” tendría como valor 2, y “No puede trabajar más de X días seguidos” tendría como valor 5. Otra restricción más que hemos añadido para obtener una planificación más acorde a los convenios es: “Descansar X fines de semana al mes” con un valor de 1. Por otro lado, la demanda que hemos insertado en la calculadora es: 1 empleado por turno con un total de 6 empleados (mínimo necesario). Pero antes de calcular podemos escoger entre una planificación más concentrada con más días libres seguidos o una planificación más dispersa. El resultado para cada opción es el siguiente: Más dispersa: Más concentrada: Aquí se puede hacer una separación, escogiendo las semanas de M, T y N seguidos (40 horas) para tres empleados con una rotación entre esos tres y guardarlo como un único patrón o tener 3 empleados a media jornada (16 horas en este caso) para cubrir los turnos de los fines de semana. En cuanto al escalonado, los patrones creados de forma automática desde la calculadora están escalonados a 7 días, es decir, cada periodo se corresponde con una semana. Patrón 4×3 Se trata de un patrón en auge, en el cual normalmente se concentran largas jornadas de trabajo (10 horas más o menos) compensadas con periodos de descanso igualmente largos. Para este ejemplo los turnos de Mañana y Tarde son de 10 horas mientras que los de Noche son de 8. Con una necesidad de persona por turno, el número total de trabajadores necesarios son 6, y el resultado es el siguiente: En aTurnos se pueden crear diferentes combinaciones y por ello recomendamos a nuestros usuarios que experimenten con las diferentes posibilidades y propuestas que ofrece la calculadora, así como con los patrones insertados para obtener el resultado deseado.