Ejemplo conceptos de nóminas: HORAS EXTRAS
25 febrero, 2022En el post de ¿Cómo realizar la gestión de las horas extra? definimos todas las funciones que se pueden hacer para poder gestionarlas. En este post, traemos un ejemplo acerca de la exportación de los conceptos de nómina, concretamente de las horas extras en un día laboral (de lunes a viernes), un día de fin de semana, un día festivo y un festivo especial. En cuanto a las nóminas, se puede descargar cualquier información necesaria respecto a las horas extraordinarias. En este ejemplo se va a descargar a un concepto específico un tipo de horas extraordinarias con un valor distinto en distintos días. En primer lugar, se crea el tipo de hora, en este caso “HORA EXTRAORDINARIA” desde el Menú Planificador>Tipos de turno>Añadir tipo de hora: A continuación, definimos las especificaciones sujetas a las horas extraordinarias: HORA EXTRAORDINARIA en día laboral: Cada hora planificada descargará una unidad al concepto 3001-HORAS EXTRAORDINARIAS. HORA EXTRAORDINARIA en fin de semana: Cada hora planificada descargará dos unidades al concepto 3001-HORAS EXTRAORDINARIAS. HORA EXTRAORDINARIA en festivo: Cada hora planificada descargará tres unidades al concepto 3001-HORAS EXTRAORDINARIAS. HORA EXTRAORDINARIA en festivo especial: Cada hora planificada descargará cuatro unidades al concepto 3001-HORAS EXTRAORDINARIAS. Después, se añaden las horas al Trabajador seleccionado, se indicará la fecha y la hora deseada y el tipo de hora creado anteriormente, en este caso el de “HORA EXTRAORDINARIA”: Una vez añadidas las horas, en el Cuadrante se nos quedarían planificadas de la siguiente forma: 10 HORAS EXTRAORDINARIAS el Lunes 03/01 (Día laborable) 10 HORAS EXTRAORDINARIAS el Martes 04/01 (Día festivo) 10 HORAS EXTRAORDINARIAS el Jueves 06/01 (Día festivo especial) 10 HORAS EXTRAORDINARIAS el Sábado 08/01 (Día de Fin de Semana) Después, se configura la parametrización de los conceptos de nómina para obtener el resultado sujeto a las indicaciones anteriores desde el Menú en Administrar>Exportación de Nóminas>Conceptos>Añadir concepto y se rellenan los siguientes campos: 30001-HORAS EXTRAORDINARIAS en Días laborables: Para configurar los siguientes conceptos, necesitamos previamente crear tres campos fijos para proceder a multiplicar las horas planificadas por 2, 3 y 4 desde el Menú en Administrar>Exportación nóminas>Plantilla de nómina>Añadir campo fijo: 2. 3001-HORAS EXTRAORDINARIAS en Fin de Semana. Realizamos el mismo proceso que con el concepto anterior y lo multiplicamos por 2: Así vamos creando los cuatro conceptos necesarios para realizar, en último lugar, la suma de todos ellos rellenando los siguientes campos: Una vez creados los conceptos y multiplicados, únicamente se publica el concepto que suma todo lo anterior, es decir, el creado en último lugar: Con la configuración del concepto de nómina ya parametrizado, se puede visualizar la descarga desde el Menú en Administrar>Exportación nóminas>Estadística Diaria: Por otro lado, aparte de tener disponible estas descargas dentro de aTurnos, podemos exportar mediante archivo Excel o PDF el documento que nos indican las variables de nómina. De hecho, muchos de nuestros clientes también tienen integrado este proceso de descargar con un programa tercero como SAP, META4, etc.
Benchmarking: qué es y cómo implantarlo en aTurnos
18 febrero, 2022¿Qué es el Benchmarking? Debido a la transformación digital y su creciente evolución en los últimos años, la captación de clientes potenciales para las empresas ha resultado ser mucho más compleja. Nos encontramos en una situación donde priman la alta competitividad y la diferenciación en el mercado, por lo que las empresas tienen que estar pendientes de los cambios, las necesidades y analizar los errores para poder incrementar su rendimiento. A partir de aquí surge el término de benchmarking que consiste en analizar, crear y evaluar indicadores claves para extraer ideas u objetivos reales que permitan medir el rendimiento de las funciones dentro de una organización. Gracias a este aprendizaje constante y adaptabilidad en el mercado, permitirá a las empresas tomar decisiones estratégicas futuras adecuadas. ¿Cómo implementar el Benchmarking en las empresas? Para implementar el benchmarking en las empresas es necesario tener una buena metodología y planificación, es decir, hay que seguir una serie de pasos: Establecer los objetivos en función del análisis previo Recopilar la información y datos necesarios Analizar los datos y la situación en la que nos encontramos Decidir las estrategias y técnicas que se quieren implantar Llevar a cabo el proceso Analizar los resultados en el largo plazo de forma constante y crear sugerencias de mejora El Benchmarking en los RRHH El benchmarking resulta un factor muy importante a la hora de gestionar contratos, vacaciones, compensaciones, absentismos o retribuciones, entre otros. Además, mejora tanto la empresa como el rendimiento de los empleados ya que ayuda a identificar los puntos fuertes y débiles de los mismos y a crear procesos enfocados a las nuevas necesidades del mercado. Ventajas del Benchmarking Como hemos visto anteriormente, el benchmarking genera empoderamiento en los empleados y en las empresas. En resumen, algunas de las principales ventajas que encontramos son: Es un proceso económico y eficiente Analiza a la competencia Motiva a los empleados dentro de la organización Fomenta la cultura de cooperación como oportunidad de aprendizaje Establece nuevos objetivos en función de la información recopilada. Forma alianzas y fortalecer vínculos entre los empleados de la empresa. Aumenta el rendimiento y la productividad. Detecta nuevas necesidades en los clientes y oportunidades. Tipos de Benchmarking Principalmente se destacan 3 tipos de benchmarking en las empresas: Benchmarking interno: se trata del análisis dentro de la empresa. Se comparan los distintos departamentos de la empresa para poder mejorar y maximizar resultados de tal forma que pondrá en común los puntos de cada uno, así como los puntos fuertes y débiles de los empleados que conforman la organización. Normalmente se desarrolla en empresas grandes. Benchmarking competitivo: es necesario para conocer la posición de los competidores y observar el funcionamiento de las nuevas tecnologías y procesos en otras empresas. De esta manera se realiza una comparación y se llevan a cabo estrategias para mejorar el posicionamiento. Benchmarking funcional: hay que tratar de identificar los factores que se pretenden mejorar, es decir, además de observar a la competencia, hay que ampliar el margen de búsqueda en otro tipo de empresas pertenecientes al mismo sector. De esta manera, se detectan las acciones más efectivas y se implantan para cumplir con los objetivos marcados. ¿Cómo se puede implantar el Benchmarking desde aTurnos? Con relación a los contratos de los trabajadores dentro de una organización, desde aTurnos se pueden reflejar todos aquellos datos relevantes que vienen reflejados en él. Toda esta información puede visualizarse y modificarse desde el Listado>Trabajadores>Perfil del trabajador: De esta misma forma, se pueden observar y modificar las vacaciones correspondientes, el cálculo estimado de horas, realizar un ajuste de absentismos, etc. de cada uno de los trabajadores de la empresa: Otra forma que tenemos, es mediante una nueva tendencia llamada “empoderamiento del empleado” puesto que el benchmarking favorece este tipo de enfoque. Para ello, cabe destacar que desde aTurnos se pueden establecer numerosas acciones para ello: Permitir que los propios empleados realicen modificaciones y cambios en su planificación de forma controlada (ver más aquí) Peticiones por parte del trabajador (ver más aquí) Seleccionar diferentes tipos de descansos personalizados e individuales por cada trabajador (ver más aquí) Registro de inicio y fin de la jornada laboral de forma ágil (ver más aquí) APP del trabajador para ahorrar tiempo y facilitar el proceso (ver más aquí) Para más información sobre este enfoque, puede consultar nuestro podcast: https://www.aturnos.com/blog/2021/12/bienvenids-a-nuestro-primer-podcast/ Por último, el Módulo de Costes nos permite analizar los costes de los trabajadores, generar datos que ayudan a la toma de decisiones para contrataciones y el análisis sobre las desviaciones de la planificación del personal. También facilita la realización de presupuestos de RRHH con planificaciones a futuro. Para más información sobre este módulo puedes consultar nuestro post: https://www.aturnos.com/blog/2021/11/modulo-de-costes/
¿Cómo realizar la gestión de horas extras?
7 febrero, 2022Las horas extras son aquellas que los trabajadores de la empresa realizan sobrepasando la duración máxima de la jornada laboral ordinaria establecida por ley dentro de los convenios colectivos o de diferentes tipos de contratos de trabajo (art. 35 Estatuto de los Trabajadores). En la legislación española existe un límite máximo de 80 horas extras al año siempre y cuando la jornada laboral ordinaria del trabajador sea de cuarenta horas semanales. Además, hay que tener en cuenta que este tipo de horas son totalmente voluntarias, es decir, el trabajador está en su pleno derecho de no hacerlas y no sería sancionado de ninguna manera. La empresa puede compensar las horas extraordinarias al trabajador mediante dos formas: con una retribución económica (que nunca puede ser inferior al valor de una hora ordinaria) o bien a través de tiempo de descanso dentro de los cuatro meses siguientes a su realización. La gestión de horas extras en aTurnos Las horas extraordinarias no forman parte del horario efectivo ya que se asignan de forma extraordinaria. Por ello, en aTurnos se computan de manera independiente a las horas de contrato en las estadísticas y en los conceptos de nómina. A continuación, vamos a ver todas las funciones que te ofrecemos desde aTurnos para que gestiones fácilmente las horas extras de tu equipo. Creación de un tipo de hora extra personalizada En aTurnos aparte de crear turnos, también puedes crear tipos de horas para posteriormente planificarlas o añadirlas como extensión de jornada donde ya existan turnos. Para crear un tipo de hora extraordinaria personalizada, debes acceder al Planificador > Tipos de turno > Acciones > Crear Tipo de horas. Tras esto, se deben rellenar los siguientes campos: El coeficiente nos permite valorarla de forma diferente en el momento de su contabilización. Un ejemplo puede ser una guardia de trabajadores en un servicio quirúrgico donde se puede prolongar la jornada por cualquier incidencia, en este caso si se considera que el valor de la hora de prolongación de jornada extraordinaria debe ser doble, en este campo habría que poner un 2. Restricciones para limitar las horas extras y cumplir con la legislación Las restricciones son una herramienta de control con la que podemos asegurarnos de cumplir con la legislación, el convenio, los contratos o los derechos en la planificación de los trabajadores. Las podemos aplicar a un sólo trabajador, a un grupo o a todo el equipo. Existen restricciones que nos permiten limitar el máximo de horas extras, para añadirlas accedemos al Planificador > Restricciones > Acciones > Añadir. Si aplicamos la restricción 5.5 No superar las horas extra anuales del trabajador, no podremos planificar más de 80 horas extras anuales teniendo en cuenta la legislación vigente. Otra restricción a destacar es la 5.14 Máximo de horas extras en un día, la cual nos permite establecer el máximo de horas extraordinarias que puede realizar un empleado en un día. Para ver más restricciones pulsa aquí Estadísticas de los trabajadores Tanto los trabajadores como los administradores pueden acceder a las estadísticas en las que conocer en un periodo determinado el número de horas planificadas que tiene cada trabajador. Dentro de esta tabla, podemos visualizar el número exacto de horas extras que va a realizar y/o ha realizado cada empleado. Ajuste de los fichajes a las horas extraordinarias en el Control de Presencia Dentro del Módulo de Control de Presencia podemos ajustar los fichajes de los empleados indicando las horas extras que han sobrepasado la planificación de su jornada diaria. Para ello accedemos a Control de Presencia > Detalle y en los marcajes que hayan excedido su jornada por la realización de horas extras, pulsamos en “Ajustar” y “Ajuste Real” para introducirlas. Indicamos el nombre, el tipo “Extra” al tratarse de unas horas extraordinarias no personalizadas (en caso de ser personalizadas, elegiríamos su tipo personalizado), cuándo comienzan y su finalización. Una vez hecho esto, ya se ha realizado el ajuste del marcaje y aparecerán reflejadas en el control de presencia las horas extraordinarias realizadas de la siguiente manera: Por otro lado, en el cuadrante también se verá reflejado el ajuste realizado en el control de presencia: Gestión de peticiones de horas extras Desde el menú principal Cuadrante > Peticiones y cambios > Peticiones > Acciones, los trabajadores podrán solicitar peticiones de horas computadas como “horas extras”. En este caso, se tienen que completar los siguientes campos: Una vez realizada la petición de horas extra, el administrador del equipo podrá aceptarla o denegarla. En el caso de que sea aceptada, en el cuadrante también se verá reflejada esa petición de horas extras correspondiente: De la misma forma, se pueden añadir directamente las horas extra desde el Cuadrante , haciendo clic en el día o en el turno que tenga y pulsando “Añadir horas”. Para más información sobre cómo realizar una petición, puedes consultar nuestro manual de Peticiones y Cambios. Exportación de los conceptos de nómina Los conceptos comunes de nómina hacen referencia únicamente a la suma de las horas extras y no tienen en cuenta los tipos de horas personalizadas clasificadas como extras. Además, permite diferenciar las horas realizadas un día determinado de la semana (o varios), así como la localización donde se han asignado las horas extras. Todas las horas que tengan esta consideración, cuando se abonan servicios extraordinarios que se realizan no computan dentro de la jornada anual/mensual y/o semanales. El proceso para exportar nóminas de horas extras es muy sencillo: se empieza por crear el concepto de cálculo en este caso “horas extra”, a continuación se publica para que se descargue como “concepto de nómina” gracias a plantillas facilitadas y una vez parametrizado el concepto, se exporta mediante terceros y se cierra el cuadrante. Próximamente publicaremos en nuestro blog un ejemplo de este concepto de nómina. ¡Suscríbete aquí a nuestra newsletter y entérate antes que nadie! 😉 Compensación de las horas extras mediante un tipo de absentismo Para compensar las horas extraordinarias mediante un tipo de absentismo en concreto, en primer lugar se debe crear el absentismo. De esta…
El empleado polivalente y su gestión en aTurnos
26 enero, 2022Actualmente la polivalencia está teniendo mucha importancia en las empresas ya que puede llegar a incrementar la productividad hasta un 8%. Esto es debido a la capacidad de la plantilla de adaptarse ágilmente a casi cualquier tipo de incidencia que se presente dentro de la operación así como realizar múltiples tareas y funciones. La finalidad de un empleado polivalente consiste en aportar una visión estratégica global a la empresa y que ésta se vea beneficiada. Polivalencia vs especialización La especialización consiste en que los trabajadores solo adquieren o manejan habilidades concretas de su puesto, centrándose únicamente en una tarea en concreta de una disciplina lo cual concluye en falta de personal o roturas en los procesos de trabajo cuando algún trabajador está ausente o abandona la organización. Mientras que por el contrario, la polivalencia está basada en la realización de distintas funciones y tareas poniendo solución al gran problema que surge en la especialización. Es por ello por lo que la mayoría de las empresas optan por un utilizar la matriz de polivalencia la cual consiste en analizar las habilidades de cada trabajador y puntuarlas de forma ascendente. Ventajas de un empleado polivalente El empleado polivalente tiene hasta casi siete veces más oportunidades de ser promovido a un cargo superior o que sea rotado a un puesto de trabajo de mayor responsabilidad. El beneficio es bilateral, es decir, por un lado el empleado logra aportar valor a la empresa desde diferentes funciones y por el otro lado, la empresa se ahorra tiempo y dinero en procesos de contratación. Saber y aprender más sobre distintos aspectos del trabajo profesional y tener una experiencia mucho más diversificada. Visión más clara y completa de la estrategia empresarial puesto que al realizar distintas tareas y funciones de forma habitual, se conoce mejor el camino de la empresa y las decisiones y finalidad. Capacidad de poder sustituir sin ningún tipo de problema y teniendo conocimiento sobre las funciones de otro compañero en el caso de que éste se ausente o se encuentre de vacaciones. Gestión de polivalencia en aTurnos Desde aTurnos, tenemos la solución perfecta para acabar con la especialización y centrarnos en la polivalencia de los empleados. En primer lugar, desde el menú Trabajadores > Datos del Trabajador > Especialidades se podrán ir añadiendo las distintas especialidades o habilidades y agruparlas por grupos. Además, se puntuarán de 0 a 5, correspondiendo el nivel 0 al trabajador que no tiene ningún control sobre la habilidad y el nivel 5 al empleado que tiene el máximo conocimiento de dicha tarea o función. Todos estos datos son totalmente configurables: Cada nivel o grado de la matriz polivalente puede variar dependiendo de cada empresa. En aTurnos puede establecerse de forma muy sencilla además desde el perfil del trabajador, en el apartado de Especialidades, mediante las puntuaciones comentadas anteriormente (ver más información en el manual de especialidades del trabajador). A continuación se muestra un ejemplo de distintas funcionalidades o tareas de un empleado y la matriz de polivalencia correspondiente creada en base a esas puntuaciones que podrán ir variando según el paso del tiempo y que podrán modificarse desde el mismo sitio: Por último cabe destacar que, de forma resumida, se puede hacer uso de nuestro Widget de Especialidades que aparece la página de inicio dentro de su cuenta de aTurnos, y el cual le muestra la cantidad de total de trabajadores de cada especialidad respecto al total:
¿Cómo organizar los roles de tu empresa en aTurnos?
19 enero, 2022El establecimiento de roles empresariales es uno de los objetivos estratégicos prioritarios para el buen funcionamiento de una empresa. Además, es necesaria una correcta distribución de papeles a desempeñar por cada miembro de la organización garantizando una claridad en la estructura organizativa de la compañía. Los usuarios en aTurnos cuentan con diferentes permisos para gestionar las distintas tareas en los equipos de trabajo. Estos perfiles son configurables para modificar los niveles de acceso y adecuarlo a las necesidades de cada compañía. Pensamos por nuestra experiencia que es la mejor aproximación inicial y se adapta por tanto a la mayoría de perfiles necesarios para planificar y gestionar los distintos departamentos de las empresas. A continuación os mostramos algunas de las funciones y tareas distribuidas según los roles y departamentos que mejorarán el rendimiento de la organización mediante una rol matrix, la cual es una herramienta utilizada para definir las responsabilidades de cada uno de los miembros que forman parte de un proyecto: Recursos Humanos Organiza tu estructura en equipos. Mantén bajo control el maestro de empleados, ya sea configurándolo por defecto o integrándolo con tu sistema de nómina. Define o importa los datos del convenio (horas anuales, por día, complementarias, nocturnas, vacaciones, hora del día, etc) para que la planificación cumpla con las restricciones del convenio. Controla las estadísticas en tiempo real y crea informes exportables, como para la nómina. Supervisa los cronogramas y el adecuado cumplimiento para entregarlos a los comités. Intercambia con los empleados cualquier documento ya sea personal, oficial o general, respetando la confidencialidad. Mejora de la comunicación con los trabajadores de la empresa. Controla los saldos de horas y vacaciones para liquidaciones. Dirección de operaciones Planifica con la máxima eficacia en función de la demanda del tipo de empleados necesarios. Consulta la tabla de cobertura para conocer las alertas sobre las necesidades del personal. Controla las estadísticas en tiempo real y crea cualquier tipo de informe exportable. Identifica las necesidades futuras de personal para la contratación. Define las tolerancias de los marcajes de cada empleado, de tal manera que se obtendrán las alertas e informes en caso de incidencias sobre el control de presencia. Cree una matriz de polivalencia de los empleados, te ayudará con la planificación. IT Infraestructura 100% “Cloud computing” con implementación rápida y directa en entornos multi-sitio y multi-usuario. Evolución del sistema y nuevas versiones incluidas en tarifa. Centralización de datos e integridad de la información. Disponibilidad de API para integración con terceros SAP, Successfactors, Meta4, A3, etc. Trabaja con partners con experiencia consolidada en integraciones y garantizamos un proceso validado y referenciado. Herramienta de gestión de TI en caso de trabajar con nube privada. Copia de seguridad automatizada y cumplimiento de GDPR. Mandos intermedios Planifica rápidamente creando patrones o utilizando las propuestas de la calculadora de turnos. Controla los saldos por horas y de vacaciones de los empleados en el mismo horario. Verifica en tiempo real la asistencia y ausencias de cada empleado y crea los informes adecuados para identificar áreas de mejora en la planificación. Controla el cumplimiento de los acuerdos. Aprueba las solicitudes de licencia y vacaciones validando la cobertura y las cuotas. Controla las estadísticas en tiempo real y crea informes exportables. Intercambia con los trabajadores cualquier documento o comunicación, ya sea personal, oficial o general, respetando la confidencialidad. Trabajadores Accede a tu calendario de turnos Realiza y controla tus solicitudes de vacaciones, cambios de turno o ausencias desde nuestra aplicación o desde la Web. Puedes adjuntar comprobantes a sus solicitudes para que sus supervisores estén informados en tiempo real. Consulta en tiempo real el saldo de horas trabajadas, las ausencias realizadas o el saldo de las vacaciones. Comunícate con tus compañeros de equipo para intercambiar turnos como si fuera un “tablón de anuncios”. Realice transferencias desde su teléfono celular, p. Ej. cuando llegue a su planta. Si tienes cualquier duda sobre este proceso, ponte en contacto con nosotros mediante el email soporte@aturnos.com Y tú, ¿tienes ya tu empresa organizada de forma estratégica? ¿Todos tus empleados tienen un rol determinado en la empresa?