¿Qué módulo de aTurnos necesitas para automatizar tu planificación de turnos y/o tareas?
14 abril, 2023Si estás en proceso de testear o contratar aTurnos, pero no sabes qué módulo es el que necesitas para dimensionar y/o planificar automáticamente a tus trabajadores, te lo explicamos en este post. En aTurnos tenemos dos módulos que pueden responder a esta necesidad dependiendo de los requerimientos de cada empresa: Módulo de Planificación Automática (anteriormente llamado Operaciones) y Módulo de Tareas. En primer lugar, queremos explicarte brevemente la diferencia general entre ambos, pero que en la práctica es adaptable a cada caso. El Módulo de Planificación Automática ejecuta el cálculo de planificación de horarios de turnos en base a una demanda de trabajo (número de personas necesarias por turno y día) o de variables de negocio (tickets, ventas, consultas, etc.) respetando las restricciones legales y personales de los trabajadores configuradas. Por otro lado, el Módulo de Tareas asigna automáticamente las tareas que tienen que realizar los trabajadores disponibles en su jornada en base a una demanda de producción o servicios creadas con anterioridad. Podríamos decir, que la diferencia entre ambos módulos es que el primero crea la planificación y el segundo asigna tareas/puestos según los horarios planificados y las especialidades de cada trabajador. Casos prácticos del Módulo de Planificación Automática: De forma general, podemos decir que este módulo es útil para aquellas empresas que tienen complejidad a la hora de confeccionar los horarios de trabajo de sus empleados ya sea porque tienen una demanda compleja o porque los trabajadores tienen diferentes contratos y disponibilidad y por lo tanto, no se puede aplicar un mismo patrón de turnos rotativo entre todos. Además de esto, algunas otras necesidades que puede cubrir este módulo son: Crear horarios con rotaciones de turno y descanso respetando el marco legal, disponibilidad y contrato de cada empleado. Calcular la cantidad de trabajadores necesarios para cubrir la demanda. Calcular diferentes escenarios de planificación y dimensionamiento de empleados según preferencias de planificación (cubrir picos de demanda, cubrir mínimos de horas de contrato, etc.). Si quieres más información acerca del Módulo de Planificación Automática puedes descargarte la siguiente presentación: Casos prácticos del Módulo de Tareas: De forma general podemos decir que este módulo es útil para aquellas empresas que ya tienen unos horarios de trabajo estándares o más o menos claros, pero necesitan asignar puestos o tareas a los trabajadores para completar una demanda de producción o de servicios. En resumidas cuentas, este módulo cubre las siguientes necesidades: Los trabajadores tienen horarios más o menos definidos, pero hay que asignar puestos (tareas) según lo que puede realizar cada uno y según la demanda. Asignar tareas masivamente según procesos de trabajo estandarizados y repetitivos. Asignar tareas secuenciales de forma masiva para cubrir una demanda de producción. Calcular cuántos trabajadores y horas se necesitan para cubrir una demanda de producción o servicio. Si quieres más información acerca del Módulo de Tareas puedes descargarte la siguiente presentación: Uso conjunto del Módulo de Planificación Automática y Tareas Es probable que, si ambos módulos responden a algunas de tus necesidades, la solución sería usar los dos de forma conjunta. Es decir, si necesitas asignar horarios de trabajo de forma automática porque tienes una complejidad alta de rotación y de restricciones, y a la vez asignar puestos o tareas a cada trabajador en su jornada dada tu demanda de producción. En aTurnos hemos creado una intersección entre ambos módulos que responde a esta necesidad, de forma que primero indicas tu demanda de trabajo en base a una plantilla de tareas o procesos, y aTurnos transforma esta demanda en necesidades de personal para crear los horarios. De esta forma después de crear los horarios con la Planificación Automática, se lanza el proceso de asignación de tareas. Si todavía no lo tienes claro o estás interesado en estos módulos, puedes contactar con nuestro equipo de ventas rellenando el siguiente formulario: https://form.jotform.com/93232759615362
¿Cómo evitar conflictos y problemas en la gestión de vacaciones de los empleados?
30 marzo, 2023Con vistas al verano de 2023, llega una de las tareas más complicadas para los recursos humanos a la hora de planificar y gestionar las vacaciones de los trabajadores y llega la pregunta más esperada: ¿cómo organizar las vacaciones de los empleados de forma rápida y sencilla sin quebraderos de cabeza, garantizando la cobertura de puestos y de forma justa para no crear conflictos con los empleados? A nuestro parecer, la mejor solución es implantar un software de gestión de vacaciones, sobre todo si el número de empleados de la empresa es superior a unos 10 trabajadores. En este caso, aTurnos es uno de los planificadores de vacaciones de los empleados más avanzados, ya que los procesos están automatizados y puedes organizar las vacaciones de forma eficiente. Por otro lado, la importancia del control de vacaciones es fundamental para que no disminuya la productividad en la organización ni los trabajadores se encuentren en situaciones de estrés o ansiedad pudiendo realizar la actividad laboral de forma óptima y con éxito. Hay muchos conflictos que surgen a la hora de organizar las vacaciones de los empleados, pero algunos de los más importantes son: ¿Cómo evitar el solapamiento de vacaciones en el mismo periodo? ¿Cómo planificar de forma automática las vacaciones de los empleados? ¿Cómo saber cuántas vacaciones le corresponden a cada trabajador? ¿Cuál es el saldo vacacional del que dispone cada empleado para solicitar sus vacaciones de verano? Algunas de las soluciones y consejos para afrontar los desafíos a la hora de planificar las vacaciones de los empleados son los siguientes: Abrir plazos concretos y cerrados para que los empleados puedan solicitar las vacaciones que deseen (en función del convenio), y por tanto, el trabajador que antes las solicite, es al que se le asignan. Asignar las vacaciones por antigüedad en la empresa, donde los trabajadores que más tiempo lleven en la organización son los que tendrán preferencia a la hora de solicitar sus vacaciones durante este año solamente. De esta manera se compensará y motivará a los empleados más antiguos y se les ofrecerán incentivos como estos. Aplicar un sistema rotativo de forma que todos los trabajadores tengan la oportunidad de ser los primeros en elegir las vacaciones de una forma justa y coherente. Automatizar los procesos de gestión de vacaciones, gracias a un software de recursos humanos que realice las tareas como un planificador de vacaciones. En este caso, aTurnos cuenta con un módulo de Planificación Automática, que realiza una asignación automática una vez identificado el tipo de convenio, teniendo en cuenta las restricciones tanto a nivel individual (de cada empleado) como general. Poder visualizar en todo momento el saldo vacacional de cada empleado desde su cuadrante de turnos y/o desde su perfil. En función del contrato de cada trabajador y el convenio de cada empresa, corresponderá una serie de vacaciones que desde aTurnos podrás configurar fácilmente y ver la disponibilidad de los trabajadores en todo momento. Permitir el acceso a la información para que los empleados puedan ver su calendario con los turnos y vacaciones correspondientes. Desde el cuadrante de aTurnos, se pueden visualizar fácilmente y solicitar peticiones en función de sus necesidades. Aplicación de gestión de vacaciones. En este caso, es necesario proporcionar a tus empleados una app para gestionar las vacaciones con acceso las 24 horas del día para estar informados de las novedades, ver sus cuadrantes, etc. Esto optimizará la gestión de los trabajadores y de los mandos. Desde aTurnos, contamos con la app gratuita disponible para iOS y Android. Programar las vacaciones con el tiempo necesario. Esto implica que no es recomendable programar las vacaciones con demasiada antelación ni tampoco con el tiempo justo. En este caso, hay que planificar los periodos de vacaciones adaptados a las necesidades y preferencias de los empleados. Plantilla de planificación y gestión de vacaciones en Excel A continuación os traemos una plantilla de control para la gestión de vacaciones de empleados con excel, cuyo objetivo es ayudar al equipo de RRHH para planificar de la forma más eficiente posible y sobre todo, mejorando la experiencia del empleado durante el proceso. Este tipo de plantillas, es buena solución en el caso de pequeñas empresas, ya que las funciones son muy reducidas y las ventajas no son tan grandes como recurrir a un software de gestión de vacaciones. Podréis descargarla GRATIS. ¡Esperemos que os sirva de ayuda!
Desafíos a los que se enfrentan los Recursos Humanos en Retail
23 marzo, 2023El rol de los Recursos Humanos dentro del sector de retail es muy importante, pues las personas son el activo más valioso en cualquier organización. En este momento de incertidumbre, el ámbito de rrhh ha pasado de desempeñar funciones administrativas a desarrollar estrategias para atraer y retener talento, así como aplicar técnicas de satisfacción y motivación hacia sus empleados. A su vez, teniendo en cuenta las circunstancias personales, la gestión del tiempo ha obligado a incrementar la flexibilidad a la hora de implantar soluciones digitales con un software especializado para ello. Además, es posible realizar la mejor planificación adaptada a las necesidades y especialidades de los trabajadores según la demanda en cada momento. Son numerosos los retos a los que se enfrentan los rrhh dentro del sector de Retail: cambios de tendencias en el mercado, formación de empleados, altas tasas de rotación, demandas complejas, cambios de estacionalidades, diferencias en horarios, absentismos y bajas, etc. En el webinar “Las claves para lograr una planificación y gestión eficientes en retail” celebrado el pasado 9 de marzo, abordamos muchos de estos desafíos y planteamos posibles soluciones con aTurnos. Tuvimos el placer de contar con la presencia de dos invitados muy especiales de IKEA: Roberto Alda (People Planning Specialist) y Pilar Romero (Training & Communication Management Specialist), que nos contaron cómo llevaron a cabo todo el proceso de planificación y gestión del tiempo dentro de aTurnos con éxito. Puedes solicitar el contenido completo de la grabación en el siguiente enlace: Webinar Retail Con tanta competencia como tiene el sector de retail, ya no basta con que en el ámbito de recursos humanos se realice todo correctamente, sino que hay que saber diferenciarse y generar un valor añadido tanto al empleado como al cliente para garantizar éxito a largo plazo. Los principales retos y desafíos a los que se enfrenta el sector de retail actualmente son: Reclutamiento y atracción de talento: es muy importante que el departamento de RRHH sea capaz de atraer a personas con talento y con las características necesarias para el puesto pero, sobre todo, es necesario retener a los candidatos. Además del salario, hay que transmitirles buenos incentivos y un ambiente cómodo de trabajo, así como los valores y cultura de la empresa. Selección de personal: en el retail es imprescindible que los trabajadores sean altamente cualificados para garantizar un buen servicio al cliente, por lo que este es uno de los procesos más complicados de los rrhh. Formación: Implantar un plan de formación es un proceso que puede resultar clave para potenciar y mejorar las habilidades de los empleados dentro de una organización, pero a veces puede resultar complicado, en gran parte por el alto nivel de rotación del personal. Automatización de procesos: gracias a la evolución de la tecnología, la eficiencia de los procesos de gestión en el área de rrhh ayuda a ahorrar tiempo para los mandos. Gracias a nuestra Planificación Automática en el software de aTurnos, puedes realizar una planificación automáticamente teniendo en cuenta las restricciones y necesidades del personal y atendiendo a las demandas del momento. Comunicación interna: esta tarea es muy importante para mantener a todo el equipo informado sobre las novedades y las políticas de la empresa. También ayuda a mejorar la colaboración entre los diferentes departamentos. En aTurnos facilitamos la comunicación entre los trabajadores y los mandos dentro de la organización gracias a nuestro chat y la opción de añadir/ver comentarios que puede poner cualquier usuario en diferentes días. Gestión de turnos y tareas: la planificación es una tarea muy compleja de realizar, sobre todo en el sector de retail puesto que trabajan con turnos rotativos en la mayoría de las empresas durante la semana. Además de los turnos, son numerosas las tareas a realizar dentro del retail, por lo que es necesario llevar un control de las mismas. Una mala implantación de estos datos, puede resultar negativo para los empleados y los clientes. Gracias a la gestión de Tareas en aTurnos, este proceso resulta muy sencillo y automático. Absentismos y ausencias: al igual que los turnos, la gestión de absentismos y bajas puede resultar una tarea muy difícil, ya que reducir éstos puede ayudar a aumentar la productividad en la empresa. En aTurnos resulta muy sencillo gestionar los absentismos, desde crearlos hasta indicar de qué tipo es y muchas opciones más. Control Horario: Organizar los horarios en función a las necesidades, festivos, vacaciones, demandas, etc. y asegurar que los empleados cumplan con su horario no es una tarea fácil. En aTurnos te ayudamos a establecer un control horario para cumplir con la ley y normas de registro de la jornada laboral gracias a nuestro Control Horario y sistemas de fichaje en diferentes dispositivos. Motivación y satisfacción de los empleados: Además de mantener satisfechos a los clientes, el compromiso y el bienestar de los trabajadores es otra necesidad crucial en las empresas que recae en gran parte sobre el área de rrhh. Un empleado motivado se refleja en una mayor productividad y eficiencia en su trabajo. Gestión de informes y documentos: El departamento de recursos humanos se encarga de realizar numerosos documentos y trabajar con información o datos muy importantes y sensibles, como por ejemplo las nóminas. Por ello, mantener estos archivos ordenados puede llegar a ser un gran desafío. Gracias a nuestro módulo de Documentos, tendrás la posibilidad de crearlos, descargarlos y gestionarlos de forma rápida y sencilla con tan sólo un clic en función de la configuración. También, para agilizar el proceso de las nóminas, contamos con la opción de poder descargar los conceptos y parametrizarlos para minimizar costes y ahorrar tiempo.
¿Qué es un contrato de relevo?
1 marzo, 2023Actualmente son muchos los trabajadores que deciden someterse a la jubilación parcial para reducir sus horarios laborales y tener más tiempo libre para dedicarlo a otras actividades. Por ello, las empresas tienen que contratar a otro empleado que sustituya a aquel que ha solicitado la jubilación parcial, en este caso, que se encuentre desempleado o bien que tuviese un contrato limitado con dicha empresa, ya que dicho contrato tiene como finalidad fomentar el trabajo aunque por lo general no es un tipo de contrato muy común. Según el artículo 12 del Estatuto de los Trabajadores, el Real Decreto Ley 5/2013 y el artículo 215.2 de la Ley General de la Seguridad Social se establece que es de carácter obligatorio el contrato de relevo cuando en la empresa se produce una jubilación parcial con contrato relevo sin que dicho afectado llegue al límite de la edad de jubilación establecida en 2018 (65 años y 6 meses concretamente). ¿En qué consiste el contrato de relevo por jubilación? Un contrato relevo se define como un tipo de acuerdo laboral a través del cual la empresa contrata a un trabajador para que sustituya a otro de forma anticipada que está jubilado de forma parcial. Este contrato puede ser a jornada completa o jornada parcial, siempre y cuando se cubra la plaza vacante del trabajador jubilado parcialmente ocupando el mismo puesto y manteniendo las bases de cotización de ambos. Dicho trabajador relevado, tiene que encontrarse en situación de desempleo o que tenga un contrato que no sea de forma indefinida. En el documento del contrato de relevo debe constar los datos de la persona jubilada con la cantidad de reducción de jornada determinada junto con los datos de la persona que le releva, especificando las tareas y la duración de su nueva jornada laboral. En cuanto a la duración del contrato relevo debe ser la misma que resulte de la suma de dos años al tiempo que le falte al trabajador jubilado para llegar a la edad ordinaria de jubilación habitual. En resumen, es necesario que se realicen dos tipos de contratos laborales: un contrato a tiempo parcial con el trabajador jubilado y un contrato de relevo con el trabajador relevista para la sustitución. ¿Cuándo se puede solicitar la jubilación parcial? Con un contrato relevo por jubilación, se tiene la posibilidad de la jubilación parcial a partir de los 63 años si se ha cotizado al menos 33 años a la Seguridad Social, mientras que si se quiere acceder al contrato de relevo a los 62 años se debe haber cotizado 35 años y 3 meses. No obstante, hay ciertas excepciones como por ejemplo si existe una discapacidad del 33% o superior, se exigen 25 años de cotizaciones. El contrato relevo también tiene lugar en el caso de que el trabajador jubilado parcialmente sea despedido de forma improcedente y, sin ser readmitido, el trabajador relevo no esté conforme con la ampliación de su jornada laboral. Los trabajadores que decidan someterse a este tipo de contratos y jubilarse anticipadamente, tienen que tener en cuenta que no solo se reduce su jornada laboral sino que también su sueldo y su pensión se ven reducidos de acuerdo al porcentaje correspondiente. Requisitos del contrato relevo este 2023 Las reglas dictadas y los requisitos para el contrato de relevo son los siguientes: Al contrato relevo podrá acceder cualquier trabajador en desempleo o aquel que tenga un contrato de duración limitada. El contrato de relevo puede tener una duración indefinida o extenderse hasta que el jubilado parcial se jubile de forma total, por lo que hay posibilidad de entrar en la empresa. En el caso de que el jubilado continúe en la empresa, dicho contrato podrá prorrogarse por plazos anuales hasta la jubilación total. Irá en contra de la ley si el contrato no se redacta por escrito (en el modelo oficial), ya que la relación laboral se considera como indefinida, así como las características del puesto de trabajo y las tareas que se van a desempeñar. El contrato de relevo puede ser a jornada completa o parcial, pero la jornada laboral debe ser como mínimo igual a la reducción acordada por el trabajador sustituido. En cuanto a la reducción de horas laborales del jubilado parcial, debe comprender entre un 25% y un 67%. En el caso de que el trabajador relevista sea contratado a jornada completa indefinidamente, la reducción del horario laboral puede ser hasta el 80%. El trabajador que opta por sustituir al empleado jubilado parcialmente debe tener un periodo de antigüedad mínimo de 6 años en la empresa donde se concederá la jubilación parcial. El puesto del trabajador relevista debe ser el mismo del trabajador sustituido o similar y además deberá existir una correspondencia entre las bases de cotización de ambos según el artículo 166.2 e) de la Ley General de la Seguridad Social. En la negociación colectiva se podrán establecer medidas para impulsar la celebración de contratos de relevo. El trabajador que se va a jubilar parcialmente y va a ser relevado debe tener 63 años y haber cotizado como mínimo 33 años a la SS. Estar inscrito en el SEPE. ¿Qué duración tiene el contrato relevo? Un contrato de relevo debe tener una duración indefinida al menos hasta que el empleado jubilado de forma parcial alcance la edad ordinaria de jubilación. Cuando llegue ese momento pueden producirse estos dos casos: Que el jubilado decida continuar trabajando: en este caso el contrato de relevo se puede prorrogar anualmente hasta la jubilación total del trabajador. Que el jubilado decida jubilarse definitivamente: desde el año 2013 la empresa está obligada a mantener el contrato de relevo durante un periodo de 2 años más, siempre y cuando se trate de un contrato de relevo indefinido y de jornada completa. Inconvenientes del contrato relevo Uno de los inconvenientes de este tipo de contrato es el Estado, ya que las jubilaciones parciales hacen referencia a un abandono anticipado de la actividad laboral y representa una reducción…
Planificación de tareas y gestión del tiempo de trabajo
17 febrero, 2023¿Cómo organizar mis tareas en el trabajo priorizando las más importantes pero sin dejarme nada? ¿Cómo asignar las tareas a mis empleados para cumplir los objetivos en plazo? ¿Cómo gestionar el tiempo y planificar las tareas automáticamente de la forma más óptima posible? Si alguna vez te has planteado alguna de estas preguntas, aquí te traemos la respuesta y la solución perfecta para ellas. ¿En qué consiste la gestión y planificación de tareas y por qué es tan importante el proceso? La gestión de tareas se ha convertido en una vía rápida y práctica para organizar las actividades que debe realizar un equipo de trabajo. Para llevar un control de tareas en una empresa, es necesario disponer de un programa adecuado para asignar tareas a los empleados. En este contexto, la capacidad de gestionar tareas es muy valorada en las empresas, es decir, tener una herramienta como organizadora de tareas o gestión de las mismas simplifica los procesos de trabajo, los hace más transparentes y sobre todo controla y analiza la ejecución de ellas y su evolución. Por otro lado, la planificación es un aspecto fundamental en nuestras vidas, tanto la planificación diaria como la planificación de tareas en el ámbito profesional, por tanto, es importante tener un software apropiado para llevarla a cabo y, de esta manera, conseguir gestionar el tiempo. Un gestor de tareas es aquel programa o herramienta de gestión que permite gestionar y centralizar las tareas y asegurar su finalización en el tiempo y momento definido. Pero no es solo importante conseguir un buen control de las tareas, sino que es necesario también previamente la definición de responsabilidades y asignar a cada empleado las tareas correspondientes para una ejecución efectiva. aTurnos como el organizador manual y automático de tareas y gestión del tiempo Para aumentar la eficiencia y productividad, es necesario que las empresas organicen el tiempo y gestionen las tareas de la forma más adecuada posible, asignando de forma correcta y controlada las tareas a cada empleado según su disponibilidad, departamento o sección, horario planificado y especialidad. También existen organizadores de tareas digitales, los cuales siempre han sido muy relevantes. Sin embargo, al potenciar el teletrabajo, muchas empresas han sentido la necesidad de contar con una herramienta de gestión de tareas online. A partir de aquí pueden surgir muchas preguntas: ¿Cuáles son las características más importantes para un buen control de tareas? ¿En que debería fijarse al elegir una herramienta de gestión de tareas en primer lugar? Con aTurnos, podrás beneficiarte de todas estas características: Facilidad de uso: aTurnos es una herramienta muy intuitiva a la hora de crear y asignar tareas. Con tan sólo un clic, se podrá informar la tarea indicando el tiempo dedicado, fecha que se ha realizado, comentarios, descripción de la tarea, cantidad de empleados, ubicación, etc. Además también contamos con un manual de tareas para información más detallada sobre todo el proceso. Tareas en tiempo real: Los trabajadores informan de las tareas realizadas en su jornada laboral diarias ajustadas a su planificación. Además se pueden visualizar las tareas en tiempo real para no perder de vista ningún detalle. Notificaciones: las notificaciones automáticas ayudan a estar bien informado de todas las tareas y sus estados y no distraerse del trabajo, verificando el estado de cada tarea. Con aTurnos obtendrás las notificaciones diarias y en tiempo real. Procesos automáticos: aTurnos organiza los servicios de tu empresa para que los clientes puedan solicitar ser atendidos para una determinada actividad y crea tareas para atender estos servicios de forma automática. También nos encargamos de la organización de tareas automáticamente según la cantidad y necesidades (por ejemplo, en una empresa de fabricación se reparten de forma automática las tareas según la cantidad que se necesite fabricar) según el proceso definido y el horario de los empleados previamente planificado. Asignación de tareas y empleados y gestión de la carga de trabajo: asigna a tus trabajadores las diferentes actividades en tu empresa. Contamos con un proceso de gestión de colas en el que conforme los clientes van pidiendo citas, el sistema reserva slots de tiempo (de acuerdo a la configuración de la cola) al puesto que tiene asignada la función (o especialidad) de la cita. De esta manera, se informará sobre el registro del tiempo dedicado a las tareas, de tal fin que ninguno de ellos esté sobrecargado o inactivo. Por otro lado, también se gestiona el proceso de las tareas a realizar y en función de la carga de cada uno de los trabajadores (y la necesidad de producción, fabricación, etc), se le asignará a cada uno una tarea u otra. Estadísticas y reportes de tareas: en este caso, en aTurnos los administradores de los equipos tienen acceso a todas las estadísticas que generan estos informes. En dichas estadísticas, se podrá obtener un conjunto de datos sobre las tareas imputadas que permitirá un análisis de estas sin restricción alguna, así como reportes de las tareas según el tipo de especialidad, por localización (secciones, departamentos, etc). Las estadísticas disponibles corresponden al balance de tareas realizadas en un periodo de tiempo y, a las tareas diarias realizadas. Con estos dos reportes (pueden descargarse en diferentes formatos) se podrá controlar si se ha realizado bien las imputaciones o falta algo por imputar. Variedad de formas para la visualización: No sólo a través de nuestra web, si no que también gracias a nuestra APP, podrás crear y asignar cualquier tarea en caso de ser administrador o ver las tareas y actividades pendientes a realizar si eres trabajador, así como iniciar y finalizar tareas, estés donde estés y en cualquier momento. En conclusión, hay que fijarse en funciones que permitan asignar prioridades y responsabilidades a cada empleado según sus conocimientos y skills, establecer conexiones, agregar descripciones, indicar la fecha prevista en función de los objetivos y necesidades y ordenar tareas con la estructura de trabajo para poder mantener el control sobre su progreso y evaluación continuada.