Autor: Jesús F. Medina

En todas las empresas conlleva mucho tiempo gestionar las solicitudes de cambios de turno o las peticiones de unas vacaciones o un permiso, aTurnos facilita la operativa de estas necesidades diarias, teniendo un mayor control por medio de un flujo de validación por cada tipo de rol de administrador de los equipos de trabajo (ver Roles de usuario en aTurnos). La definición de estos flujos, vendrá dada por la configuración que la dirección del departamento o de la empresa quiera adoptar para su equipo, otorgando un permiso a uno o varios administradores (ver configurar Cambios). Flujo de solicitud de cambios de turno Llamamos hacer cambio de turno, a la solicitud por parte de un trabajador de realizar un turno distinto al que tiene planificado, ya sea por: Intercambio de su turno con el de otro compañero en el mismo día. Cambiar un trabajador su turno por la jornada libre de otro compañero en el mismo día. Hacer que doble turno un compañero, librando de su turno planificado. Estos intercambios a su vez pueden ser devueltos (ver Devolver Cambio) o dejados a deber (ver Debe/Haber Turnos) por el trabajador que quiere cambiar el turno . Podemos personalizar para que la aprobación de ese cambio de turno se realice en uno o más pasos. Cada paso necesita la validación de una persona entre un nivel mínimo y un nivel máximo. En un intercambio de turno es lógico que el primero que acepte ese cambio sea el usuario de destino. Después el flujo puede continuar en un segundo paso de aprobación donde normalmente se pueden encontrar supervisores o responsables de equipo para confirmar el cambio. Se puede establecer un nivel mínimo y máximo dependiendo de la jerarquía según el rol de administrador que tengan en aTurnos. Tienes la opción de crear hasta cinco pasos para completar el flujo de aprobación del cambio. A modo de ejemplo, Alberto (operario de envasado de Bodega aTurnos) solicita ‘Hacer un cambio’ para intercambiar un turno con Carlos (operario de almacén de la bodega) por un problema familiar. El primero que deberá aceptar el intercambio de turno es Carlos, como ‘Usuario destino’ de ese cambio. Después el flujo tendrá un segundo paso, la aprobación del cambio por algún administrador que pudiera ser un supervisor, un encargado o un jefe de planta que tenga el rol de Administrador Validador o Planificación, e incluso a un mayor tipo del rol como Administrador Total que pudiera ser un Jefe de Departamento o Director de Planta. Flujo de peticiones de vacaciones, permisos, turnos u horas y libres Los trabajadores pueden tener la opción de solicitar peticiones de: Vacaciones. Un permiso total o temporal. Realizar un turno de un día que no tengan planificado. Hacer algún tipo de hora añadida fuera de su planificación (horas extra o complementarias). Solicitar un turno libre para un día por alguna necesidad. Esa petición pasará por un flujo de validación definido previamente en hasta cinco pasos para que quede confirmada la petición (ver configurar Peticiones). Al igual que en el cambio de turno, necesitará un primero paso de aceptación por un administrador en este caso del equipo, pudiendo establecer dos tipos de rol de administrador entre un nivel mínimo y máximo. Por ejemplo, una petición de unas vacaciones pueden ser validadas por un supervisor o jefe de un equipo de trabajo que puede ser un Administrador Validador o Administrador Planificador, el nivel mínimo de aceptación sería el validador y el nivel máximo del primer paso sería el planificador (ambos podrían aceptarla). Podríamos añadir un segundo paso y es que esa petición después de ser aceptada por alguno de los administradores anteriores, tenga que ser validada para que se le confirme la petición al trabajador, ya sea por un jefe o director de departamento e incluso la gerencia de una Pyme que tenga el rol de Administrador Total.

El administrador del equipo puede asignar turnos y/o horas a los trabajadores atendiendo a una bolsa de trabajo (¿Cómo crear una bolsa de trabajo?). aTurnos ofrece un listado, donde los trabajadores están ordenados según el número de horas de bolsas que tienen asignadas. El primer lugar del listado lo ocupa el trabajador con menos horas asignadas, y el último el que más horas de bolsas tiene planificadas. Entendiendo que el administrador le asignará las horas o turnos de bolsas al trabajador que ocupa el primer lugar, si lo estima conveniente.   ¿Cómo planificar un turno desde la bolsa de trabajo?   En aTurnos, el administrador puede planificar añadiendo nuevos turnos desde la bolsa de trabajo. En el cuadrante, escogiendo un día concreto, sería posible añadir un turno a través de la bolsa por medio de la función de “Buscar trabajador para un turno”. El menú ‘añadir turno’ nos daría la opción de cargar datos por defecto como: Tipo de Turno, Fecha y Localización (modificable a cualquier otra que tengamos creada en Localizaciones). Aparecerán todos los trabajadores disponibles (fuera de bolsa) para esa fecha y tipo de turno. Podemos obtener ayuda en los filtros para visualizar los trabajadores que queremos encontrar. Para planificar a los trabajadores de una bolsa, seleccionando la bolsa de trabajo que hay creada, se mostrarán los trabajadores disponibles teniendo en cuenta las restricciones. El último paso sería elegir los trabajadores que tendrán que cubrir el turno o turnos (ya que cada trabajador equivaldrá a una persona más disponible en ese turno).   ¿Cómo planificar horas desde la bolsa de trabajo?   También puede suceder que, por necesidades productivas o de un servicio, se requieran horas añadidas (¿Cómo crear tipos de horas?) en un momento puntual. La bolsa de trabajo al estar medida por horas, facilita que aquellos trabajadores que menos horas tienen, puedan cubrir esa demanda determinada. De la misma forma que un turno, el administrador tendrá la función desde la operativa diaria del cuadrante, optando por un día determinado en el encabezado del cuadrante y realizando la función “Añadir horas” por lo que podemos buscar a un trabajador de la bolsa para que realice esas horas añadidas. Seleccionando la bolsa y los trabajadores de la misma que están disponibles. Tanto en la acción de asignar un turno como de añadir horas, cuando vayamos a seleccionar a un trabajador, nos indicará el número total de horas que lleva realizadas en bolsa.   Puedes registrarte, para probar esta y otras funcionalidades de aTurnos. Haz clic aquí. Descubre también nuestro manual para conseguir paso a paso con tu planificación ‘Manual de aTurnos’.

¿Cómo saber el tipo de rol que puedes asignar a los usuarios de tu equipo? Los usuarios en aTurnos, cuentan con diferentes permisos de acceso a la funcionalidad para navegar en el sistema y dentro de los equipos de trabajo. Además, cada usuario puede tener diferentes permisos en los equipos a los que tiene acceso. Estos perfiles son configurables para modificar los niveles de acceso y adecuarlo a las necesidades de cada compañía. Pensamos por nuestra experiencia que es la mejor aproximación inicial y se adapta a la mayoría de perfiles necesarios para planificar y gestionar los recursos humanos de las empresas. Hemos desarrollado cinco roles de usuarios para aTurnos, ellos son: Superusuario Suele corresponder a RRHH, es un rol que no forma parte del equipo pero tiene acceso al mismo. Este tiene acceso completo a todo el sistema, incluyendo el Menú/RR.HH. Las funciones a las que tiene desde RRHH acceso son las siguientes:   Maestro de Empleados: desde aquí puede ver el total de usuarios por equipos (de alta y de baja en el equipo), así como tener acceso a sus perfiles pudiendo visualizar o modificar algún dato de los mismos. Tiene acceso a exportar a un documento Excel el listado de trabajadores. Maestro de Absentismos: este ítem nos permite obtener datos los trabajadores que han tenido o tienen absentismos en los diferentes equipos de trabajo. Listado de Marcajes: presenta un resumen de los marcajes de todos los trabajadores que se han realizado a través del control de presencia, mostrando los absentismos y las incidencias que se han podido generar. De igual forma podrás ver las horas ordinarias (normales, que están dentro de su jornada), las horas presenciales (horas normales + horas que están fuera del horario habitual de trabajo pero que ha sido fichada en el control de presencia) y el Estado (refleja las horas de mas o de menos que realizó el trabajador). Exportar nóminas: Al exportar las nóminas cerramos el círculo traspasando los datos de las horas realizadas, de las jornadas festivas o nocturnas, entre otros datos, así como de las horas y/o las jornadas de absentismo, diferenciándolas por el tipo a vuestra aplicación de nómina. Puedes exportar todos los datos que precises para el abono de las nóminas. Clonar Datos: con esta función podemos copiar los datos que tenemos en un equipo de aTurnos origen a otro equipo aTurnos destino donde necesitamos tener información idéntica. Clonando datos como tipos de turno, patrones, restricciones, localizaciones, entre otros. Estadísticas de absentismos: muestra un resumen de todos los equipos identificando los trabajadores que han generado absentismos, tanto temporales como totales, indicando los turnos y horas que se han visto afectados. Estadísticas de Absentismos 2: este listado refleja un resumen detallado de todos los trabajadores por equipos que tienen absentismos, indicando categoría, tipo de turno, tipos de absentismos y total horas de absentismo. Vacaciones 2: visualiza el estatus de vacaciones de todos los trabajadores por cada uno de los equipos a los que tiene acceso. Reportes: muestra listado de equipos que el superusuario gestiona. Posiciones o id corporativo de un determinado cupo de una estructura organizativa de la empresa. Cierre cuadrante: puede cerrar y abrir los cuadrantes de turnos, de uno o varios equipos a la vez. Para ello se debe indicar la fecha de cierre y seleccionar los equipos en los que se quiere cerrar el cuadrante. Log de equipos: permite ver las acciones que han realizado los trabajadores dentro de cada equipo, definiendo también fecha y hora de la acción. Listado de peticiones pendientes: puede acceder al listado de peticiones y cambios del todos los equipos que gestiona. Fusionar usuarios: puede fusionar dos usuarios/cuentas en un solo usuario (trabajador). Con esta función se pasa todos los datos del perfil y de planificación de un trabajador (usuario origen), a otro trabajador (usuario destino) en el periodo que también se seleccione. Esta función es útil, en caso de que un mismo usuario se duplique en un mismo cuadrante dado de alta con dos mails diferentes. Este rol no aparece en cuadrante al no tener una relación directa con el equipo y no estar en las operaciones del mismo. Un ejemplo de este rol sería algún responsable del departamento de RRHH o del departamento de IT o algún Partner de la empresa.   Administrador Total Este es el primer nivel que forma parte del equipo y tiene funciones de altas/bajas de empleados, planificación y estadísticas. Los administradores son un miembro del equipo y por defecto están visibles en el mismo. Tiene amplias funciones dentro del sistema, pero a diferencia del Superusuario, no tiene acceso al Menú de RRHH, debido a que este rol, solo podrá acceder al/los equipos que ha creado o se le hayan asignado con este tipo de rol. Las funciones a las que tiene acceso son las siguientes: – Crear equipos de trabajo. – Administrar todos los ajustes de configuración del equipo. – Realizar altas y bajas de trabajadores. – Añadir Tipos de turno. – Crear tipos de absentismo. – Establecer restricciones. – Validar y Planificar cuadrantes y acciones que se generen. – Visualizar estadísticas. – Llevar el control de presencia. Este proceso en empresas de cierto volumen puede estar directamente gestionado por personal de RR.HH., donde el administrador recibe el alta de los nuevos trabajadores en el sistema.   Administrador Planificador Sus funciones dentro del sistema serán más restringidas, debido a que su rol está enfocado hacia la planificación del equipo de trabajo dependiendo de los permisos que le asigne el Administrador Total o el Superusuario. Por ejemplo, no dispone de la capacidad de altas y bajas de empleados. Tendrá acceso a: – Añadir Patrones. – Aplicar cuadrantes. – Realizar sustituciones. – Aprobar cambios, vacaciones y peticiones. – Ajustar turnos a la demanda. – Informa absentismos. – Seguimiento del Control de Presencia. – Exportar a nóminas. El Administrador Planificador no tiene acceso a crear restricciones ni absentismos. Así como tampoco visualizar los Reportes en Estadísticas. En el control de presencia su campo de acción será…