Llega el verano y la bolsas de trabajo como herramientas de gestión
4 agosto, 2016Muchas empresas utilizan las bolsas de trabajo para cubrir las vacaciones o los picos de trabajo cuando hay más necesidades de personal. Estas bolsas de trabajo siguen un orden de llamada definido dependiendo de diferentes ratios cuantificables como horas trabajadas en el servicio, las veces que son llamados a bolsa o el computo total de horas anuales. Además, estas bolsas pueden estar formadas por personal externo que se contrata temporalmente o personal interno que realiza horas extra. Muchas veces la mala gestión de estas bolsa lleva a malestar dentro del equipo donde es necesario definir un protocolo de ordenación claro y aceptado por los trabajadores. Muchas veces el problema reside cuando esos datos no son actualizados de forma constante y son terceros quien acceden a la bolsa y no el responsable o la persona que la mantiene. El acceso a la misma bolsa supone un problema, sobretodo en situaciones de emergencia, como puede ser un cuerpo de bomberos donde existe la necesidad de personal de forma urgente. Por ejemplo, en vacaciones si el responsable del Parque de Bomberos está fuera y no puede comunicar el orden de llamada de la bolsa puede hacerse de forma manual o, incluso, no hacerse y delegar esa responsabilidad en el centro de coordinación. Este equipo dentro de la empresa no es el responsable de la gestión de esa bolsa y surgen problemas. En resumen, nuestras recomendaciones para empresas que usan las bolsas de trabajo con personal interno: Ayuda a definir un protocolo de orden de bolsa y elimina posibles problemas entre los compañeros ganando en transparencia. Mantiene siempre el baremo y añade penalizaciones en caso de no acudir a la bolsa. Puede ser que las horas extra sean interesantes económicamente pero un 15 de Agosto pueden no ser tan interesantes para el empleado. Por lo tanto la penalización en bolsa ayuda a no terminar con la bolsa sin poder conseguir a nadie y beneficia a los compañeros más implicados. Estas penalizaciones suelen tener un mínimo de tiempo de aviso, por ejemplo de 48 horas para poder conciliar la vida laboral y personal, nunca se penaliza en vacaciones, ni en ocasiones justificadas. La bolsa tiene que ser algo público para el equipo y de fácil acceso para las personas que toman las decisiones, permitiendo el acceso a los datos de forma telemática e independiente a los mandos intermedios. Usa la bolsas para ayudar a detectar si existe un exceso de horas de bolsa, siendo necesaria la contratación de más personal para no sobrecargar al equipo de forma indefinida y no solo para los picos de trabajo.
La polivalencia es necesaria para definir jornadas de 40 horas en el sector servicios
14 julio, 2016En España, dentro del sector servicios destacan hostelería, restauración y retail, donde la posibilidad de tener jornada completa es posible siempre que estén bien dimensionados los puestos y sobretodo que los trabajadores sean polivalentes para ocupar estos diferentes puestos. En aTurnos definimos a los trabajadores asignándoles habilidades (inglés, atención al cliente, etc.) que determinan su perfil. En el siguiente ejemplo https://www.aturnos.com/planificacion-demanda-retail detallamos un curva estimada de retail para la atención a clientes. Si, los trabajadores solo tuvieran el perfil de atención al cliente y planificamos atendiendo a los clientes, solo el 44% (16) de los contratos serian a jornada completa, destacando un 25% (9) con contratos menores a 19 horas semanales. Además de una bolsa de horas que las empresas tienden a subcontratar o cargar como horas extras a la plantilla existente. Las empresas deben ajustar la planificación a los clientes para ofrecer la calidad de servicios definida. En estos sectores se tienen picos de trabajo de corto espacio de tiempo que dificultan la creación de contratos a jornada completa si el perfil del trabajador no es polivalente. La solución es ajustar las necesidades en otros puestos que no sean estrictos en el tiempo y ajustarlos para cumplir los horarios con los que no se pueden mover en el tiempo. Muchas empresas de Retail, están complementando puestos de almacén o reposición que son más flexibles con puestos de servicio al cliente. La siguiente imagen detalla la asistencia de clientes a una tienda de retail basa en históricos de aTurnos y datos anónimos de BBVA OPEN API (Sand Box). Este ejemplo muestra el pico (línea azul) de las 7:00 de la tarde y una propuesta de planificación de trabajadores (barras rojas). Queda claro como la necesidad de más personal en los picos de atención al cliente se reduce a un par de horas que necesitan ser complementada con otros puestos.
Una buena planificación de horarios ayuda a integrar la vida laboral y personal
2 mayo, 2016Unos buenos supervisores y planificadores simplifican la integración de la vida laboral y personal de todo el equipo. En este post mostramos algunas de las características que nuestros clientes ha determinado como claves dentro de lo se desea de un buen planificador de horarios: Ajustar y planificar con tiempo los turnos/horarios en el equipo y los posibles cambios estacionales. Dato: Intentar menos del 5% de cambios de horarios/turnos dentro del mismo mes. Tiene en cuenta las peticiones de los trabajadores para planificar. Dato: Más del 70% de peticiones aceptadas o reajustadas para cumplir las solicitudes del equipo. Los trabajadores también deben entender cuando las solicitudes son imposibles. En muchas ocasiones, los trabajadores ofrecen directamente los nuevos horarios o posibles cambios. Tiene definido los perfiles y características de los empleados para sustituciones rápidas y controla posibles backups de personal para cambios en el ultimo momento en ausencias/absentismos en el mismo día/semana. Dato: Entrega la planificación final de turnos a los trabajadores con más de 3 meses de tiempo y define quien está en mejor posición para hacer sustituciones por número de horas, especialidad, etc. Definen un patrón de turnos/horarios que comparten todos los trabajadores de un mismo perfil. Dato: 1 patrón por cada especialidad que comparte todo el equipo. Después se pueden aplicar restricciones específicas a algunos trabajadores pero desde un patrón común. Automatizar el reajuste de turnos y horarios por los mismos trabajadores ayuda a reducir el absentismo y a integrar la vida laboral y personal de los trabajadores. Eso si, siempre manteniendo la cobertura y la especialidad mínima requerida por los responsables y la empresa. En muchas ocasiones el responsable de validar los cambios de turno y realizar las planificaciones es el cuello de botella para mejorar la gestión y ayudar a integrar la vida laboral y personal.
250.000 Planificaciones realizadas con la calculadora gratuita de turnos
28 marzo, 2016Esta semana hemos llegado a 250.000 planificaciones en nuestra calculadora de turnos que ofrecemos a los usuarios de forma gratuita desde el siguiente enlace. Para celebrarlo, hemos mejorado la calculadora haciéndola más sencilla de usar para el cliente, solicitando menos datos pero ofreciendo soluciones más enfocadas. Algunos datos que hemos recopilado sobre estas planificaciones son: El equipo medio que se planifica es de 10.98 trabajadores. Son equipos de trabajo dentro de organizaciones mayores pero que se han planificado forma autónoma o simplemente pequeñas empresas. Esto también demuestra que la planificación de personal es un problema de PYMES. La media de horas/año de contratos simulados son 1813h sin contar las vacaciones. Las vacaciones no son planificadas, ni para poder estimar si se cumple la cobertura demandada en los periodos de vacaciones por el mismo equipo. En un 67% de los casos se entiende que se contrata personal extra para cubrir esos periodos de vacaciones. Siempre se planifican las horas/año del contrato un poco por encima por la solicitud de permisos, libre disposición, etc. La cobertura media por puesto o demanda necesitada es de 4,35 trabajadores. Es decir, que para el turno de Mañana se necesitan más de 4 trabajadores de media cada día. Un 38% de los cuadrantes generados son compartidos por los trabajadores para llegar a un acuerdo con la empresa o la dirección sobre la mejor asignación de turnos entre los trabajadores. Los resultados del uso de la calculadora nos indican que tanto lo equipos pequeños como grandes tienen problemas de planificación. Los equipos grandes se dividen en pequeñas unidades por diferentes especialidades, las cuales tienen que ser planificadas de forma diferente o por que no tienen herramientas para planificar en bloque tantos trabajadores (Tenemos cuadrantes con 190 trabajadores en un mismo turno y equipo). Los trabajadores están implicados en la planificación por interés propio pero que ayuda a realizar las planificaciones. La comunicación entre planificador y el equipo es clave para planificar de forma satisfactoria. Seguiremos mostrando información estadística de los usuario que utilizan la parte gratuita de aTurnos, para la próxima hablaremos de la estructura de los patrones más utilizados.
La JCCM entra en el capital de aTurnos
13 octubre, 2015El viernes 9 de Octubre se confirmó la entrada de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha en la capital social de aTurnos. La JCCM a través de INVERCLM entra en el capital social de aTurnos mediante aportación de capital. Esta apuesta además de suponer un apoyo económico es una motivación al identificar la JCCM la viabilidad empresarial de aTurnos y la posible apertura de nuevos clientes a la empresa por el apoyo de la misma. Desde aTurnos esperamos que este apoyo consiga consolidar el proyecto en diferentes verticales que pueden ser atraídos por la participación de la administración pública en el proyecto.