Planificación de personal e integración de datos online. La Nueva API de aTurnos
31 julio, 2017Hemos publicado la nueva versión del API de aTurnos, con esta nueva versión permitimos integrar la planificación de personal e integración de datos online con el resto elementos de la empresa. Ya lo estamos haciendo con software de empresas como: SAP HCM, Successfactors, Sage, A3, Meta4 o Milena. Enlace a documentación Software que afecta a la planificación Disponer de las herramientas necesarias para planificar y tomar mejores decisiones implica capturar datos del resto de elementos de la empresa. Actualmente una herramienta de planificación de recursos debe poder conectar con los siguientes elementos: Nóminas Portal del Empleado Presupuestos Facturación Estimación de demandas Business Intelligence Gestión de flotas Gestión de almacenes CRM PMS Control de presencia Os contamos algunos ejemplos donde hemos usado el API y que actualmente tenemos en producción: Recibir datos de demanda en tiempo real como cantidad de clientes, llamadas, líneas de producción activas o previsión de tareas. Integrar datos de control de presencia desde lectores de huella o tarjeta de terceros, de los smartphones mediante beacons o GPS. Alta y bajas de trabajadores desde el maestro de empleados. Recuperamos las altas y bajas de los trabajadores de forma dinámica para permitir planificarlos o no. Igual ocurre con las ausencias si se validan desde sistemas externos. Volcado de los conceptos de nóminas y cierre del cuadrante en un proceso de exportación unitario para toda la empresa. Importación de tareas definidas para la planificación de necesidades de personal.
Planificación de personal perfecta: El ciclo
17 febrero, 2017El ciclo completo de la planificación de personal se puede definir en un proceso cíclico donde participan varios perfiles dependiendo del volumen de las empresas y del sector. Nuestro “expertise” nos ha hecho dividir en las siguientes fases e identificar que necesita en cada una de estas: Planificación de personal Anual: Se busca dimensionar los equipos, ajustar los costes y definir las calidades del servicio para todo el año. Definimos la calidad de servicio como la cantidad de recursos humanos que planificamos para realizar un proceso en el tiempo. Por ejemplo, cuantas llamadas atendidas cada 15 minutos o cuantos pedidos se preparan por hora. La dirección de recursos humanos y la dirección de operaciones utiliza herramientas de planificación atendiendo a demandas basadas en su experiencia y en resultados anteriores. Aquí cada vez es más importante tener datos históricos u otras fuentes de datos para ayudar a definir mejor las necesidades y como se comportan nuestros recursos humanos. Las herramientas tienen que ayudar a ajustar los recursos existentes a la demanda, atendiendo a las prioridades definidas por la dirección de recursos humanos y definir si existen nuevas necesidades y sus perfiles. Es una función que tiene como entrada la demanda y el volumen de los recursos humanos existentes, que tienen que generar la mejorar salida atendiendo a los tipos de contratos seleccionados y la calidad de servicio. Recursos humanos identifica la necesidad de contratar personal. Recursos humanos detecta la necesidad de mover personal entre departamentos. Perfiles envueltos: Dirección de Recursos Humanos y Dirección de Operaciones. Planificación de personal Mensual: Una vez dimensionado el equipo. Hay que ajustar las desviaciones atendiendo a bajas, necesidades específicas, picos de trabajo detectados a ese corto plazo mensual. La demandada anual definida por Recursos Humanos y Operaciones puede cambiar pero se ajusta más a la realidad, lo normal es que sea así. El mes es un periodo suficiente en el que la modificación puede no suponer un coste elevado ya que se dispone de tiempo para lanzar planificaciones con nuevas contrataciones o reasignaciones, excepto en sectores donde la nueva contratación requiere de expertise y procesos de formación más largos. Perfiles envueltos: Dirección de Recursos Humanos, Dirección de Operaciones y Mandos Intermedios. Planificación de personal Diaria: El día a día implica re-planificaciones y ajustes atendiendo a las necesidades reales detectadas tanto de la demanda como del estado del propio equipo. Cuanto antes se detecten y se obtenga información para poder tomar decisiones el coste de las desviaciones diarias se reduce drásticamente. Un ejemplo es mover el personal del equipo de una localización a otra, retrasar o adelantar las horas de entrada y salida o incluso ajustar las curvas de trabajo. Aquí no hay margen para nuevas contracciones. Perfiles envueltos: Mandos Intermedios. Control de Presencia y Registro de Jornada. Toda esta nueva gestión tan dinámica necesita que los trabajadores validen que físicamente están en su puesto, especialmente en entornos laborales muy distribuidos y ahora bajo la inspección laboral. Las validaciones manuales que se realizan en muchas empresas suponen un gasto extra de gestión que suele ser realizado por mandos intermedios cuyo coste es mayor. Además este sistema automatiza el contaje de horas de forma dinámica para conectarlo con los sistemas de nóminas o sistemas externos. Aquí, cada vez es más importante capturar datos para ver que está pasando en el momento clave para entender como planificar el futuro. Bajo nuestra experiencia las empresas no analizan estos datos y las planificaciones a futuro en momentos clave o se realiza mal o se tiende a sobredimensionar la plantilla o sobre cargar a los trabajadores Planificación Diaria, el día a día implica re-planificaciones y ajustes atendiendo a las necesidades reales detectadas tanto de la demanda como del estado del propio equipo. Cuadro de Mando y feedback: Toda la información generada es muy valiosa para conocer el funcionamiento de los equipos de trabajo e incluso para generar futuros patrones adaptados a lo que realmente ocurrió. Definir un patrón de planificaciones consistente y que se pueda aplicar en nuevos centros o nuevas aperturas permite definir políticas de dimensionamiento y planificación que llevan a la excelencia. Datos como el absentismo, el coste de cada localización, la experiencia requerida para el personal en determinados momentos o la flexibilidad, aporta información que ayuda a mejorar la productividad y reducir costes de manera directa. Perfiles envueltos: Dirección de Recursos Humanos, Dirección de Operaciones y Mandos Intermedios. Cada uno de los pasos de ciclo de planificación de personal seguramente requiera un análisis en detalle, pero siempre es un buen inicio para ayudar a la empresas con sus problemas de planificación. www.aturnos.com
Tu cuadrante excel a aTurnos en tres clics
8 febrero, 2017Nunca Digitalizar los procesos fue tan fácil El excel es una herramienta maravillosa pero no es un herramienta colaborativa. LLevas 15 años usando un cuadrante excel, has pensado en una fase 2.0? Vamos a ver como lo Importamos Copia de excel Selecciona el día de inicio desde donde quieres pegar Pégalo y mira como aparecen los turnos en aTurnos Comprueba que los turnos de tu excel son iguales que los que pusiste en los 5 pasos de entrada, si los quieres revisar entra en administrar/turnos. Bien ahora ve al menú, cuadrante/cuadrante, si pinchas en cualquiera de los días del cuadrante te saldrá un menú con distintas opciones, una de ellas se llama “Pegar desde Excel”. Ahora puedes hacer Ctrl+V y el sistema pegará las filas y columnas que previamente has copiado, a partir de esa casilla del cuadrante. Si has realizado correctamente los pasos anteriores, ya tendrás tu cuadrante de excel configurado y operativo en aTurnos. Lo tienes todo más detallado en el siguiente vídeo: Si tienes dudas y no has podido realizar tu exportación correctamente, nuestro equipo de soporte te atenderá estupendamente en soporte@aturnos.com.
¿Qué es la omnicanalidad en la gestión Hotelera? Algoritmos para la excelencia.
13 enero, 2017La comunicación con los clientes tanto de forma física o mediante Web/APP, y tanto antes, durante o después del uso del servicio o compra no es solo una necesidad de un sectores como el Retail.
Cuadros de mando para recursos humanos y operaciones
27 octubre, 2016Por nuestra experiencia crear un cuadro de mando para un mando intermedio/alto dentro de las operaciones y recursos humanos de una empresa requiere un análisis previo que la misma empresa da por sentado. Cuando llegamos a la reuniones la dirección nos piden que le mostremos directamente la información sin entender sus necesidades y luego vienen los sustos, la falta de entendimiento de la información y finalmente la falta de uso de estos cuadros de mando. Primero y por aclarar términos dejamos claro que un cuadro de mando en su mínima expresión es el conjunto de indicadores clave (KPI, Key Performance Indicator) que ayudan al control de los objetivos y a la toma de decisiones. Para ello, hemos definido una plantilla con la que trabajamos con las empresas. Plantilla de Ratio (KPI) Nombre: Ej, Nivel de rotación Nivel del perfil: Intermedio/Alto Nivel de la escala: Local, Zona, Regional y Nacional Horizonte temporal: Semanal, Mensual y Anual Comparación: Con periodo se compara y en % Usos: Para planificar, para estadísticas, para aprendizaje o para generación de alarmas Incluso para empresas del mismo sector dependemos mucho de los datos disponibles de cada área y del perfil del usuario que lo vaya a utilizar para poder definirlos. Para perfiles muy de RRHH los absentismos, los tipos de horas, la cantidad de horas extras, excesos de jornadas o los costes laborales son claves. Pero para perfiles de operaciones indicadores como la calidad de servicio ofrecida, los picos de trabajo, los tiempos de planificación y zonas valle de la jornada o la rotación de personal. Cuando solo dispones de datos propios de aTurnos algunos ejemplos que tenemos preparados son: Absentismo global: Media de Horas Efectivas/Horas Planificadas. Coste laboral medio/hora. Suman de los costes de toda la plantilla entre las horas trabajadas de todo el equipo. Costes del absentismo. Muestra los costes del total de horas de absentismo dentro de un periodo definido o por tipo de absentismo. Ajuste de planificación Horas extraordinarias/Horas Ordinarias (Horas Contrato + Horas Complementarias). Analiza que se ha realizado correctamente la planificación al mantener las horas extras dentro de un límite definido. Tiempo de planificación. Tiempo de comunicación de la planificación – Momento real de inicio del trabajo planificado. Es necesario saber cuanto tiempo dispone el trabajador la planificación, es muy útil para saber si el personal de planificación realizar con tiempo las asignaciones. Rotación de personal. Número de altas nuevas con respecto al número de trabajadores o puestos estables dentro de la empresa. Picos/Valles de trabajo diarios. Muestra los trabajadores efectivos cada 15 minutos que se pueden totalizar en días, semana y meses Si a través del API conseguimos datos de otras fuentes dentro de la empresas como facturación, CRM u operaciones se pueden generar ratios como: Calidad de Servicio. Mide la cantidad de trabajadores que cubren la demanda operativa del cliente como puede ser llamadas, clientes, atenciones, etc. Es un PKI clave para analizar el nivel de adecuación a la curva de demanda y es un valor que nos ayuda a definir un ratio para futuras planificaciones y detectar desviaciones. Por ejemplo, en un call-center cada trabajador atiende una media de 2 clientes cada 15 min. Media de Facturación total/ total de horas trabajadas. Define los ingresos por hora trabajada. Impacto de ventas/ingresos del personal. Ventas realizadas por el equipo cuando el trabajador estaba planificado. Existen empresas donde se identifica el vendedor o la persona que ha gestiona la venta o el proceso. Este ratio es interesante y en muchas empresas nos posible esa identificación porque las ventas o procesos no son nominales, es trabajo de todo el equipo. Una forma de identificar si ese trabajador estaba planificado cuando se han producido las ventas. Costes de planificación/gestión de personal. Costes de personal de planificación/costes de personal totales. Cada cuantos trabajadores existe en un equipo que se dedican específicamente a la planificación o administración. Es decir, personal que no se encuentra en la producción dentro del core de la empresa. Tiempo de respuesta del planificador. Es el tiempo desde la demanda del cliente como llamadas o clientes incrementa en un periodo hasta que el planificador añade más personal para mantener la calidad de servicio. Los ratios ayudan de un vistazo a analizar la gestión de los recursos humanos, a planificar mejor a futuro dentro de unos ratios definidos y finalmente a mejorar la transparencia en los procesos.