Aplicando internet de las cosas en la gestión de personal: en el camino de la excelencia
23 octubre, 2019Independientemente de si una organización debe coordinar a cientos o miles de trabajadores o simplemente está tratando de gestionar los recursos de unas pocas docenas de personas, la gestión eficaz de los trabajadores es un desafío. Los líderes corporativos piden que los gerentes de primera línea controlen los costos y aumenten la satisfacción del cliente, sin atajar la seguridad y la calidad. En este contexto donde la optimización de recursos es clave, las herramientas de gestión de servicios se han convertido en un requisito esencial para las organizaciones en el camino hacia la excelencia en la prestación de servicios. Esta nueva forma de gestión de las empresas requiere la digitalización de los procesos de la fuerza de trabajo para poder ser más productivos. Es decir es necesario obtener más datos del entorno para poder tomar mejores decisiones en tiempo real y no solo realizar planificaciones. Esto ayudara no solo en la gestión de las tareas que se generan dentro de los turnos y sino a entender la forma de gestionar procesos y los recursos en las empresas. Para ello se deberán desarrollar las tecnologías software y necesarias que permitan llevar a cabo el procesado automático y en tiempo real de toda aquella información relevante para la gestión de tareas, colas y turnos de trabajo de empleados de cara al público (front office), con la finalidad de reducir al máximo los tiempos de compra, por medio de una optimización de los turnos de trabajo de los empleados, por un lado, y de compartir información entre los propios clientes finales y empleados de “front office”, por el otro. En concreto el objetivo del nuevo paso en aTurnos será el desarrollo y validación de cada una de las diferentes tecnologías: RFID Reconocimiento de imágenes por cámaras Beacons Web, filtrado por IP Tarjeta y huella GPS Para cada una de ellas se deberá de validar un prototipo capaz de obtener datos del entorno para automatizar la gestión de procesos y que ayude en la toma de decisiones. Para ello será necesario alcanzar los siguientes objetivos: Alcanzar un nivel de optimización en la gestión y procesos operativos en empresas. Facilitar, por parte de la empresa de servicios, información detallada y en tiempo real sobre el estado de la entrega de servicios demandados. Crear una gran base de conocimiento. Incorporar las últimas tendencias tecnológicas en el ámbito de Internet de las cosas (IoT) y Big Data. Por otro lado, será necesario llevar a cabo los siguientes desarrollos tecnológicos: Desarrollar un modelo de integración basado en Internet de las Cosas. Desarrollar modelo de gestión basado en minería de datos y Big Data. Desarrollar Hardware y aplicativos en los dispositivos móviles. Desarrollo software que realice las tareas de backoffice. Desarrollar un producto de gestión ligado a las mejores prácticas del sector Desarrollar un modelo de la IA (Inteligencia Artificial). Este proyecto implica llevar a cabo tres desarrollos o actuaciones principales que se describen a continuación: Hardware: elementos hardware que puedan recuperar del entorno dividido en dos tipos: Captura de acciones/presencias no intrusivos (No requiere acción por parte del empleado) o conta-personas para contabilizar número de clientes, seguimiento de trabajadores sin ningún tipo de acción por parte del empleado. Son tecnologías basadas en reconocimiento de imagen, reconocimientos de voz, análisis de redes, etc. Captura de acciones/presencias intrusivas (requiere acción por parte del usuario como botones de pulsación) o elementos hardware para el inicio o fin de tareas/presencias por acción. Botones de pulsación, lectores de presencia, tablet informativas, etc. Integración: aTurnos tiene que desarrollar un API para la integración que permita la captura de datos desde diferentes sistemas de forma ágil y segura. Para ellos el diseño del API tiene tres pilares: Cada trabajador es una URL y se puede recibir datos que le afectan desde sistemas externos apuntando a este mismo API. Cada localización (Puesto físico) es una URL y se puede consultar los datos sobre la misma como las tareas que tiene abiertas, las tareas planificadas. Cada acción que se realiza en el entorno genera un tarea que tiene que ser procesada en aTurnos y será tratada por los diferentes algoritmos. Software: aTurnos tiene que preparar los algoritmos de planificación automática de tareas con toda la cantidad de datos que llegan de las diferentes fuentes de trabajo. Esto incluye un definición de datos y estructuras de datos para poder trabajar en la inteligencia artificial. Este proyecto ha sido cofinanciado por la Fondo Europeo de Desarrollo Regional (FEDER) y por la Junta de Comunidades de Castilla – La Mancha a través del programa INNOVA – ADELANTE.
¿Qué es una oferta de turnos? Mejorando la planificación de turnos
26 junio, 2019Uno de los mayores problemas de la planificación es ajustar la demanda del servicio con los trabajadores que dispones en cada momento. Este problema se hace mayor en trabajos donde la demanda es flexible y puede cambiar dentro del mismo mes y semana. Entonces surge la necesidad de cubrir puestos en momentos que no habían sido planificados. En el momento que se detecta que el mando tiene que buscar personal para cubrir un nuevo turno vemos usar mucho el teléfono para ver qué disponibilidad tienen los trabajadores o cómo cuadrar cambios para poder buscar otras combinaciones. Sin duda un trabajo poco productivo y muchas veces los trabajadores se sienten forzados y necesitan tiempo para poder ajustar su vida personal para poder hacer cambios y cubrir ese hueco. Todo eso se realiza en una llamada de teléfono donde todos quieren una respuesta automática. Aunque se planifique bien, este ajuste siempre se va a tener que realizar, por ejemplo, cuando otro trabajador tiene un absentismo y tiene que ser cubierto. Un herramienta que hemos diseñado para ayudar a los mandos son las ofertas. aTurnos automáticamente detecta que tienes una falta de personal sobre la demanda. Además, te muestra qué trabajador podrían hacer ese turno cumpliendo todas las restricciones laborales pero en vez de hacer una asignación directa se puede realizar una oferta. Es decir, publicas a todos los trabajadores o a un grupo de ellos si quieren hacer ese turno y se apunta a la misma. Después el mando dentro de todos los apuntados puede seleccionar quien hace ese turno por criterios de balance de horas, expertise o descansos. También en este caso se validan las restricciones laborales. El proceso seria: 1.Se detecta una necesidad de personal 2.El mando publica la oferta de ese turno para todos los trabajadores o un grupo de trabajadores 3. Los trabajadores reciben un aviso con esa oferta y analizan con tiempo si la pueden cubrir ajustando su vida personal a esta necesidad. Los trabajadores interesados se apuntan a la oferta 4. Los mandos validan qué trabajadores hacen el turno de la oferta dentro de los candidatos y comprueban de forma automática que no se incumple ninguna restricción. Este proceso ayuda tanto a los mandos como a los trabajadores para hacer una planificación consensuada, específicamente, las mejoras están en: Simplifica las comunicaciones de los managers y trabajadores, mejora la productividad de manager. Los trabajadores tienen tiempo para pensar como cuadrarlo con su vida personal y buscar cambios. Existe un proceso de validación por el mando para ver quien hace finalmente ese turno. Se analizan y quedan los datos de los trabajadores más flexibles y de aquellos que se apuntan más a las ofertas.
La planificación de personal con SAP. Integración SAP y aTurnos
28 mayo, 2019aTurnos dispone de un API para que los sistemas de nóminas, ERPs, sistemas de RRHHs o cualquier sistema de terceros pueda integrarse de manera dinámica y de una forma transparente a los servicios. Estas integraciones con los sistemas existentes son inmediatas gracias a la tecnologías Rest Services y JSON que se implementa en aTurnos. El cliente dispone de un Token generado por aTurnos que le permite recuperar de manera segura la información mediante el interfaz definido. La especificación de este lenguaje está solo disponibles para nuestros clientes premium y para cada uno de los módulos que integra aTurnos. La metodología es muy sencilla, con el identificador de usuario y su token generado, los sistemas de terceros del clientes pueden recuperar y volcar datos de forma automática según la funcionalidad presentada en el API. Toda la capa de presentación de aTurnos hacia sus clientes ya sea desde entornos Web u otros aplicativos utiliza parte de estos servicios para ofrecer la mayor cohesión de sistemas de terceros con aTurnos. El API de aTurnos es dinámico por lo que vamos añadiendo nuevos servicios a las nuevas requisitos que implementamos. Si consideras interesante añadir al servicio a nuestro API por favor no dudes en ponerte en contacto con nosotros. Adjuntamos la ultima versión del API. Por ejemplo, el módulo de tareas permite identificar la disponibilidad de profesionales con ciertas características para dar citas a clientes de empresas. La empresa quiere mantener su App o Web y que el uso de aTurnos sea totalmente transparente. Los clientes entran en su sistema y empiezan a realizar reservas. Estos sistemas ya desarrollados en el cliente pregunta al API de aTurnos sobre la disponibilidad de profesionales y permite realizar las reservas y analizar las disponibilidades. Integración con SAP PY/HCM Para los flujos definidos en aTurnos tenemos diferentes WS para la comunicación en ambos sentidos son SAP: SAP PY/HCM -> aTurnos Cuando el maestro de empleados no está en aTurnos, este suele estar en la herramienta de nóminas y desde este maestro se envía al resto de elementos conectados como puede ser aTurnos, en este caso SAP PY/HCM. Cualquier cambio tiene que ser comunicado online o en modo batch con archivos tipo CSV. Esta es una de las primeras decisiones a tomar, nosotros recomendamos online vía API REST. Esto debe de definirse en el arranque del proyecto. Por lo tanto, lo que necesitan nuestros partners para integrarnos con SAP son los siguientes puntos: 1. Alta de empleados y bajas de empleados Alta de empleados y bajas de empleados, es el mismo JSON para el alta y la baje. Se puede llamar de forma online cada vez que exista un cambio en el maestro. Para el refresco diario no hace falta enviar a todos los empleados solo los cambios. Se pueden marcar en SAP los campos modificados. El campo clave del usuario será el Id de empleado de SAP, aunque a nivel interno y como campo único aTurnos también usará el correo. Otro de los campos obligatorios del empleado tiene que ser su unidad organizacional para saber en que equipo de aTurnos meter al trabajador. Normalmente se identifica mediante la localización y el centro de imputación, por ejemplo (Hotel1+Restaurante). Si tenemos esto en todos las unidades de organización del cliente lo tenemos arreglado para identificar a que calendario/convenio metemos a cada trabajador. Aquí que definir la nomenclatura Documentación y ejemplos sobre el Web Service: http://beta.aturnos.com/apidoc/index.html#api-Employee-Import_Employees A revisar con el cliente Hay dos conceptos que son necesarios de revisar, sobretodo para personal que está con un porcentaje menor al 100% o con las altas y bajas dentro del mismo año. Estos son las horas a trabajar en el año y el calculo de las vacaciones. Nosotros podemos realizar el calculo pero muchas veces la empresa hace cálculos particulares. Saber también como afectan cuando hay finiquitos con vacaciones y horas no disfrutadas. ¿Cómo se calculan las vacaciones y horas de contrato para los temporales y cierres de contrato?. También, revisar la parte de las vacaciones/horas en caso de que se disfruten o no entre los diferentes contratos del personal temporal o discontinuo. La mayoría de clientes finiquitan las horas y las vacaciones pero podríamos arrastrarlas al periodo siguiente. También si se tiene que disfrutar todas las vacaciones en el año o tenemos que arrastrarlas al año siguiente. Si esto viene de SAP o lo calculamos nosotros. En otros clientes la hemos ido arrastrando nosotros. 2. Añadir Absentismos de largo recorrido Añadir Absentismos de largo recorrido: Los absentismo de largo recorrido se suelen informar desde nóminas por los procesos de comunicación la administración. Aquí es recomendable que los datos venga de la herramienta de nóminas. Sino lo podemos informar nosotros. Documentación y ejemplos sobre el Web Service: http://beta.aturnos.com/apidoc/index.html#api-Schedule-addAbsentism Preguntas: Definir que absentismos viene de SAP (IT, Maternidad, etc.). Y definir si SAP quiere tener todos los absentismos como los intra-día que vengan del control de presencia, ejemplo visita a médico. En la mayoría de casos no es solicitado por el cliente tenerlo en SAP pero lo necesitamos confirmar. Si viene de alta (termina la baja) otra vez hay que llamar al Web Service para quitarle el absentismo dentro de la planificación, esto lo hacemos desde el siguiente WS. Si por ejemplo la IT si tenia fecha de alta no hace falta informarlo desde el siguiente WS. 3. Borrado de Absentismos de largo recorrido Borrado Absentismos de largo recorrido: Si cuando los absentismos de absentismo de largo recorrido se han terminado y ha sido diferente a la fecha que se informó, se puede borrar desde este WS. Documentación y ejemplos sobre el Web Service: http://beta.aturnos.com/apidoc/index.html#api-Schedule-deleteAbsentism aTurnos -> SAP PY/HCM Una vez que tenemos planificadas las incidencias hay que devolver a SAP todos los conceptos de nómina. En algunos clientes generamos estos conceptos directamente a terceros que gestionan nominas sino estuviera en SAP (4a). También existe la opción que devolvamos todos los turnos y horas realizadas y sea SAP quien realice los cálculos de los conceptos (4b). 4a. Conceptos de nóminas Conceptos para la generación de nóminas: horas,…
¿Qué son y cómo usar las posiciones de los trabajadores para gestionar tu equipo?
13 diciembre, 2018Los posiciones identifican qué puesto ocupa un trabajador dentro del organigrama de la empresa y por lo tanto, las posiciones definen la jerarquía y el volumen de puestos necesarios en la empresa que deben ser cubiertos por los trabajadores. La creación de los puesto y su posterior mantenimiento ayuda a entender la estructura de la empresa y la necesidad de personal que se han definido. También se utiliza para dimensionar y definir los diferentes puestos que se basan en los desempeños profesionales y sus categorías laborales. Por ejemplo, en un hospital existe una posición de directora de enfermería y 8 posiciones de enfermeras en la primera planta. En aTurnos estas posiciones también las podemos usar para definir los permisos y la visibilidad que tienen los trabajadores dentro de los cuadrantes, las estadísticas, los maestros de empleados o las importaciones/exportaciones de datos. Esto permite que cuando existen sustituciones el nuevo trabajador se asigna a esa posición y hereda toda la configuración, con esto somos más rápidos con la gestión de la rotación. En nuestra plataforma se pueden crear posiciones y asignarlas a un equipo. Por ejemplo, la posición de la directora de enfermería tendrá un acceso de Superusuario a cada uno de los equipos que formas las plantas de enfermería. O si un trabajador durante un periodo tiene que trabajar y estar planificado en otro equipo está posición puede moverse y quedarse predefinida en ese nuevo equipo o unidad. Un posición tiene un identificador, un nivel de permisos, un equipo o unidad a la que pertenece, Además, esto es especialmente interesante cuando importamos los datos de empleados de otros sistemas, donde inicialmente se carga el esqueleto de posiciones y cuando se van dando de alta los trabajadores que van cargando los permisos y accesos correspondientes. Ayuda a tener un maestro de empleados más fácil de mantener cuando los datos provienen de sistema de terceros.
Conceptos de nóminas
14 agosto, 2018En aTurnos tenemos conceptos de nominas que se calculan de forma automática y que se pueden generar para reportes o para volcarlos a otros sistemas como SAP, Meta4, A3, Milena, etc. No solamente tenemos los comunes necesarios de nocturnidad, festivos, extras, complementarias, etc., sino que también permitimos operar con estos conceptos para adaptarlos a las diferentes legislaciones y países. Un ejemplo es operar con el máximo de horas a la semana del país, que calculando la diferencia con las horas trabajadas del mismo periodo obtenemos las horas extras. Pero dependiendo del país se calculan a la semana, a las 2/3 semanas o al mes. Incluso cada trabajador tiene diferentes límites. A continuación os detallamos un resumen de los más importantes según la categoría: *Dentro de los conceptos de nóminas se descuentan horas/turnos cuando son absentismos no justificados y absentismos justificados (no considerado productivo o efectivo). Los absentismos justificados productivos y efectivos no se descuentan, es como si el trabajador hubiera trabajado a todos los efectos, en España tenemos el ejemplo de las horas sindicales. **Para aclarar la terminología de los posibles conceptos de nómina: Los conceptos de horas incluyen incluyen horas computadas dentro los turnos y las horas realizadas fuera de los turnos que se asignen directamente. Los turnos pueden existir varios en un día, tantos como se hayan planificado ese día. El concepto de día solamente se incluye uno por cada día trabajado por muchos turnos que existan dentro del día solo se calcula uno. La consideración de la jornada se define con los valores que configuración, por ejemplo, no considerar la jornada si ha realizado menos de 3 horas de trabajo. *** Cada uno de estos conceptos de se puede asociar a una localización o puesto. Es decir, si un trabajador tiene algún tipo de plus por trabajar en otro puesto superior se puede controlar y sacarlo en un concepto de nómina separado **** Otra variable interesante a tener en cuenta es a qué día se imputa el concepto calculado. Por ejemplo, si se hacen 8 horas de nocturnidad desde las 22:00 a las 6:00, se pueden imputar 2 al primer día y 6 horas al siguiente día o se pueden imputar las 8 horas al día de inicio. Para ello añadimos en el nombre del concepto la opción (Imputar en el día de inicio) Conceptos comunes de nómina que se calculan de forma automática: Turnos Suma el total de turnos. Aquí no se tienen en cuenta los absentismos, es el total de turnos. Turnos dobles Cuando se realizan varios turnos en un día, puede existir un concepto extraordinario para asignar al trabajador por exceso de jornada. Los turnos dobles calculan los turnos de más que ha realizado atendiendo a un limite del turno por defecto que se fija en horas. Por ejemplo, si un trabajador ha realizado 11 horas y el turno por defecto son 8 horas, ha realizado 3 horas de más que se redondea en un turno más, si hubiera realizado 24 horas, ha tenido 16 horas de más que en un turno de 8 horas serían dos turnos de más. Turnos dobles festivos El mismo concepto de turnos dobles pero solo en los días que inician en festivo. Turnos no disponible Calcula los turnos no disponibles (Turno X) que se informan en aTurnos. Se utiliza para identificar cuantos días no estaba disponible el trabajador. No tiene en cuenta si hay absentismo, puesto que es un indicador de disponibilidad. Horas Suma las horas que computan dentro del horario, tanto los turnos como las horas normales como nuevos tipos de horas que se clasifiquen como normales. Horas Extra Suma las horas extras, solamente las horas extra, no tiene en cuenta los tipos de horas personalizados clasificados como extras. Horas Complementarias Suma las horas complementarias, no tiene en cuenta los tipos de horas personalizados clasificados como complementarias. Horas absentismo justificado Tiene en cuenta tanto los absentismos de jornada completa como los absentismos de jornada parcial solamente de los absentismos justificados, ya sea productivo/efectivo o no. Horas absentismos no justificado Tiene en cuenta tanto los absentismos de jornada completa como los absentismos de jornada parcial solamente de los absentismos no justificados. Horas festivas Muestra las horas festivas descontando los los absentismos completos o temporales que son no efectivos/productivos. No tiene en cuenta las horas festivas especiales. Horas festivas especiales Muestra las horas festivas especiales descontando los los absentismos completos o temporales que son no efectivos/productivos. Horas nocturnidad Muestra las horas del trabajador dentro de la franja de nocturnidad que ha sido definida en la configuración. Resta los absentismos de jornada completa y temporales que nos sean efectivos/productivos. Horas nocturnidad (Día de inicio) Muestra la horas de nocturnidad pero imputa todas las horas al día de inicio del turno. Es decir, si se hace la nómina hasta el 31 y tiene turno de noche ese le lleva todas las horas al 31. Con la otra nocturnidad le llevaría las horas al 1 del mes siguiente. Horas normales Muestra solamente las horas del tipo normal que se realizan fuera de los turnos. Horas Totales+extras+complementarias Suma todas las horas que computan dentro de la jornada del trabajador más las horas complementarias, extras y todos los tipos creado. Solo resta los absentismo no justificado. Días Festivos Suma los días festivos, aunque tenga varios turnos el mismo día solo cuenta uno por día festivo. Tiene en cuenta cualquier tipo de turno y descuenta cuando hay absentismos no que son efectivos/productivos. Dias festivos especiales Muestra los días festivos especiales trabajados, se descuentan los absentismos completos que son no efectivos/productivos. Tiene en cuenta cualquier tipo de turno aunque no impute horas. Dias festivos trabajados Muestra los días festivos donde el trabajador no tiene absentismo o tiene un absentismo justificado y efectivo de jornada completa. Tiene en cuenta tanto los turnos y horas que tienen horas, por ejemplo no tiene en cuenta las vacaciones. Dias Festivos Especiales trabajados Muestra los días festivos especiales donde el trabajador no tiene absentismo o tiene un absentismo justificado y efectivo de jornada completa. Tiene…