Cómo gestionar la Incapacidad Temporal con aTurnos
7 febrero, 2025Cómo contabilizar las horas de un trabajador en situación de incapacidad temporal (IT) es un aspecto clave en la gestión del tiempo de trabajo, especialmente cuando el empleado tiene una jornada irregular. En estos casos, surge la duda sobre cómo computar las horas trabajadas y si los periodos de IT deben influir en el cálculo de posibles excesos o defectos de jornada. A continuación, analizamos el tratamiento de la incapacidad temporal en relación con la jornada anual efectiva, explicando cómo se determina el cómputo de horas en estos escenarios. Además, se detallará el criterio de proporcionalidad aplicado para calcular el exceso de jornada y, por último, se explicarán las implicaciones legales que pueden derivarse de los convenios colectivos o acuerdos específicos en cada empresa. Características principales de una Incapacidad Temporal La incapacidad temporal (IT) es una situación en la que un trabajador se encuentra impedido temporalmente para desempeñar su actividad laboral debido a una enfermedad común, un accidente laboral, una enfermedad profesional o un accidente no laboral. Duración limitada: La IT tiene un carácter temporal, con un máximo de 365 días, prorrogables por 180 días adicionales si se prevé una recuperación. Prestación económica: El trabajador percibe un subsidio cuya cuantía varía según la causa de la baja y el tiempo que lleve en esta situación. La incidencia de la IT en el contaje de la jornada anual efectiva De forma genérica, el periodo de incapacidad temporal no se tiene en cuenta a efectos del cómputo de la jornada anual efectiva del trabajador. Esto significa, que los días en los que el empleado está de baja por IT no se consideran como tiempo de trabajo efectivo para calcular el total de horas trabajadas en el año. Lo que puede afectar a pluses que se añaden si se hace la jornada efectiva; como los festivos trabajados, las nocturnidades o las turnicidades. Algunos de estos, puede llevar incremento de la jornada o solo incremento salarial. Por ejemplo, hay sectores donde si se hace un turno de noche se computan más horas a las efectivamente realizadas. Durante la situación de IT, el trabajador no presta servicio, lo que impide asimilar ese periodo al de trabajo activo a efectos del cumplimiento de la jornada máxima de trabajo. Lógicamente, el trabajador no ha de recuperar las jornadas de trabajo transcurridas bajo el periodo de IT. Criterio de proporcionalidad para el cálculo de horas computadas en periodo de IT del trabajador Para calcular las horas computadas en casos de jornada irregular con periodos de IT, se debe aplicar un criterio de proporcionalidad como buena práctica. Esto implica que se debe calcular en función de los días de trabajo efectivos que realizaría si no estuviera de IT. Si el cuadrante está publicado de forma anual y validado por la empresa y/o comité es muy sencillo: computan las horas que tenga planificadas. Normalmente cuando la empresa entrega el cuadrante ya está ajustado a las horas de convenio al año. Es decir, si esa baja por IT coincide con un periodo de turnos en una jornada irregular se computan esas horas y si coincide que está en un periodo de descanso, no se computan. En el caso de que no se hubieran solicitado las vacaciones se restarían las horas pendientes que tiene el trabajador para disfrutarlas. Es decir, si hay 22 días laborables de vacaciones y cada día hago 7.5 horas, La planificación que se le entrega al trabajador, sin vacaciones, debería estar ajustada a sus horas anuales de convenio más 7,5 horas por 22 días. Por ejemplo, en un convenio de 1680 al año con dichos 22 días de vacaciones, sino se han podido planificar las vacaciones tiene que entregarse una planificación al trabajador de 1845 horas a la expectativa de que solicite las vacaciones. En el año de la IT el trabajador no consumiría sus vacaciones, pero tampoco tendría un exceso de horas al no haberlas disfrutado. Las mismas se moverían al año siguiente compensando esas horas. Esta situación se complica cuando no podemos entregar al trabajador una planificación anual por motivos de negocio. Por ello, buscamos varias vías para encontrar esa proporcionalidad dentro de una jornada irregular que no se puede planificar anualmente. Un ejemplo: una enfermera tiene un patrón de turnos en una jornada irregular de turnos que es M M T T N N L L L, si está de baja los turnos de noche le computa como si hubiera trabajado 10 horas por cada noche. Por el contrario, si coincidiese con los turnos libres, no le computaría. Ahora, el problema viene cuando la jornada irregular no está validada porque no se han publicado los horarios en el año completo o no se puede planificar con tanta antelación. Llegados a este punto existen 2 opciones: Si consideramos que la baja corresponde con un periodo pequeño, seguiría la rotación que tiene el trabajador, que debe estar publicada. Si en ese periodo hace más o menos horas, dependerá de la secuencia que le corresponda. Por ejemplo, si en una fábrica tienes la baja durante una semana y te tocaba el turno de noche, te computarán las horas de los turnos de noche que puede tener una duración mayor que los de mañana. Si la baja es de larga duración, podemos realizar un estimado al no existir planificación a futuro. La primera semana o semanas como estaban notificadas se contabiliza lo planificado, pero después de ese periodo recomendamos definir uno de estos criterios: a) Coger las horas semanales dividirlo entre 7 días y multiplicarlo por los días que esté de baja. Por ejemplo, si hay un baja de 20 días y el trabajador está a 35 horas semanales. Haríamos 35 (horas semanales) entre 7 y el resultado lo multiplicamos por los 20 días de la IT. Estas 100 horas se contabilizan y el trabajador no tiene que recuperarlas. Este método lo recomendamos cuando hay un periodo de la IT para contabilizar lo planificado y pasados unos días se tiene en cuenta. Por…
¿Qué puede hacer aTurnos para mejorar la gestión en un hospital?
22 enero, 2021En este artículo os contamos cómo podemos mejorar 5 elementos de la gestión de un hospital que implica una mejor productividad y un acceso a la información para entender mejor que ocurren en los procesos de gestión del personal. Planificación Gestión de turnos y actividad extra con respecto a unas necesidades de personal dentro del hospital integrado con el maestro de empleados de nóminas. Una vez realizada la planificación se descargan los conceptos de nómina para generar los pagos correspondientes. Los trabajadores, mandos intermedios y recursos humanos pueden acceder a los datos, realizar cambios, peticiones, ofertas de turnos, etc. Control de Presencia Control de presencia integrado con la planificación, identifica las desviaciones de la planificación con el control horario basado en unas tolerancias predefinida. La gestión de control de presencia se lleva a cabo tanto desde hardware de control de presencia como desde la Web integrado con el portal del empleado. Los trabajadores en remoto entran en el portal y fichan cuando tiene habilitada la IP o el equipo. Algunos hospitales lo usan también como control de accesos para permitir el acceso a ciertas partes del hospital para tener un sistema para ambos controles. Gestión de actividades También se controlan los tipos de gestión de actividades de los turnos y horas planificadas y por control de presencia. Todos los turnos se asignan a una actividad para identificarlos desde dentro de unas áreas posibles para permitir clasificar la actividad en detalle: Hospital (en caso de ser varios hospitales). Área de Actividad: cirugía , consultas externas, hospitalización, urgencias, hospital día, docencia, sesión clínica. Actividad: nivel de información desagregado por consulta y agenda. Con ello conseguimos generar reportes de actividad y entender mejor la gestión de los procesos dentro del hospital y donde se realizan Compartir información con terceros Existen distintas formas de compartir la información que se gestiona y se genera en aTurnos. Por ejemplo, se puede generar un enlace de una página de guardias de facultativos para mostrar a terceros qué trabajadores se encuentran planificados y mostrar sus datos de contacto. Esta información de contacto es muy importante en un hospital para tener acceso al equipo disponible. Gestión de agendas Flujo de control de la gestión de las consultas por parte de los facultativos y de los departamentos de agendas. Tanto las solicitudes por parte de los facultativos de permisos y vacaciones como la consultas extraordinarias se controlan desde aTurnos. El departamento de agendas controla todas las peticiones desde aTurnos y recibe avisos cuando existen peticiones que tienen que ser controladas para la cancelación o apertura de las agendas correspondientes. Estos han sido algunos de los ámbitos en los que aTurnos puede ayudar y facilitar la gestión de capital humano en los hospitales y en el sector sanitario en general. Para más información puedes visitar el siguiente Webinar sobre el sector de Sanidad: Webinar Sanidad.
Herramientas de planificación para cerrar el año
2 diciembre, 2020Estamos apunto de cerrar el año y necesitamos dejar el cuadrante preparado y revisar los saldos de horas y vacaciones para ver si los movemos al año que viene o podemos replanificar para dejar los saldos de vacaciones y horas a 0. Entendemos como los saldos/balances las diferencia entre las horas planificas y las horas que tiene que realizar por contrato (¿Cómo gestionar el saldo de horas a final de año?). El concepto de ajuste implica que se descuenta o incrementan horas en un periodo o año para dejar el balance a 0 y poder incrementarlo o descontarlo en el siguiente con la diferencia generada del anterior. Para ayudarte sobre la planificación en el cuadrante tienes los tooltips, solamente con poner el cursor encima del nombre del trabajador ya puedes ver su saldo en el periodo siguiente (ver más). Además, para ayudarte a cerrar el año en aTurnos dispones de las siguientes herramientas: Cerrar el cuadrante para que no se pueda editar ningún turno y los datos que se descargaron en nóminas son correctos y se queden dentro del históricos de aTurnos de forma inamovible (ver más). Listado de los saldos de horas y vacaciones dentro de los reportes de empleados. Puedes obtener todo los balances de los empleados tanto de horas como de vacaciones dentro del año (ver más). Mover los excesos de horas de un año a otro. Se quedaría como un ajuste negativo o positivo en el año anterior para que se queden cuadradas y moverlo con el signo cambiado para el siguiente periodo (ver más) Mover las vacaciones de un a año al otro, aquí tenemos que tener en cuenta que las vacaciones se puede pedir hasta cierto día del año siguiente, normalmente hasta el 31 de Enero. Existen tres casos de vacaciones: Vacaciones del año que se consumen en el mismo año. En el cuadrante aparecen como V con un recuadro en color amarillo. Vacaciones del año que se generan por el año anterior y se pueden planificar en el año siguiente hasta cierta fecha. También se indican con una V con el fondo amarillo. Si existe saldo pendiente del año anterior, las vacaciones del año siguiente consumen el saldo de año anterior hasta que se consume completamente. Una vez consumido el saldo de vacaciones del año anterior aunque sea las vacaciones anteriores a la fecha de fin de vacaciones ya consumirán del saldo de vacaciones del año actual. Siempre que sean las vacaciones posterior a a fecha fin del periodo vacacional ya consumirán del año en curso (ver más). Vacaciones del año anterior que se piden después de esta fecha de máximo del año siguiente que no se consumieron en el año anterior. Para ello, estas vacaciones tienen que convertirse en un absentismo justificado del año siguiente, creando una restricción para no superar este absentismo durante el nuevo año. Si el trabajador no ha podido consumir sus vacaciones pasada la fecha de fin del periodo vacacional se genera un contingente de vacaciones como absentismo que además es justificado. Es decir, el día que se pida por estas vacaciones de año anterior contará las horas para su contrato (ver más). Podemos realizar un caso de ejemplo donde un trabajador con exceso de horas que no ha podido disfrutar todas las vacaciones como se puede ver en el tooltip del trabajador 16. Realizamos el movimiento de horas y vacaciones entre los años desde la herramienta de recursos humanos entre los dos años. link Ahora para el año se ha reducido las horas contrato y vacaciones para ajustarlo a las que tenía planificadas. Ahora están ajustadas tanto las horas planificadas y horas contrato por un lado y las vacaciones planificadas y las vacaciones contrato por el otro. Y ahora para el año siguiente se le han decrementado las horas contrato por el exceso que tenia del año anterior y se ha incrementado en 7 las vacaciones que no disfruto del anterior. El ajuste que se ha realizado se puede ver en el detalle del ajuste de la ficha. Esperamos que toda estas herramientas os ayuden en este importante momento del año donde el trabajo de planificación se afina para dejar cuadrada la planificación del año que se cierra.
Cómo gestionar el computo de horas cuando existen absentismos en la planificación
14 octubre, 2020Cuando un trabajador tiene absentismos justificados dentro de su calendario laboral o planificación, estos no descuentan de su computo de horas. La pregunta que se hacen en muchos departamentos de recursos humanos es cuál es el criterio para contabilizar esas horas que no se han realizado pero se incluyen en el computo de horas. Muchas veces este criterio viene dentro del convenio o de la negociación laboral aunque muchas otras veces no existe un proceso claro y existe una negociación laboral casi individual. Ahora te vamos a contar como lo hacemos con muchos de nuestros clientes y qué herramientas en aTurnos dispones para poder realizar los cálculos correctos. Aquí nuestra experiencia nos dice que existen varias formas para realizar ese calculo de horas y no es algo estándar dentro de un sector. Es decir, si una persona tiene un absentismo como una incapacidad temporal de una semana, estas horas tienen que sumarse a su computo de horas pero no todos los sectores utilizan el mismo criterio. Existe dos formulas principales, por un lado se mantiene la planificación y se contabilizan los turnos como si no existieran los absentismos o se realiza una estimación de las horas que supone un calculo predefinido por cada uno de los días donde existen absentismos justificados. Esta selección de criterios depende principalmente de los horarios del trabajador, cuando son más estables se puede mantener la planificación como un buen criterio de computo. Por ejemplo, si un trabajador está de turno de mañana de 7 a 15 de lunes a viernes, si tiene un absentismo justificado un día, tiene sentido que sean 8 horas las que se sumen a su computo. En aTurnos podemos cargar este dato a nivel de convenio para todo el equipo o en la ficha del empleado se puede definir, con esto conseguimos que ciertos trabajadores puedan tener condiciones diferentes. Esto suele ocurrir cuando tenemos personal de convenio anteriores dentro del mismo equipo y necesitamos tener distintos criterios. Pero cuando existen una planificación muy heterogénea no podemos seguir este criterio. Por ejemplo, un bombero que hace guardias de 24 horas y trabaja dos días a la semana. Si seguimos el criterio de planificación si el permiso es un día de trabajo estamos penalizando a la empresa porque sumamos 24 horas pero si el absentismo se solicita en un día de libranza no se suma ninguna hora al computo del trabajador por lo que estaría penalizándose al mismo. Aquí la transparencia es clave y definir un proceso que no penalice a ninguna parte y tenga un criterio global debe ser acordado. En estos casos debemos buscar una formula de calculo. aTurnos está configurado por defecto para contar la planificación como el criterio para sumar las horas computadas pero podemos hacer modificaciones que se apliquen cuando el absentismos tiene cierto limite días seguidos de absentismo. Es decir, a partir de un número de días de absentismos realiza la estimación en vez de realizar el computo de horas planificadas. Existen dos cálculos: Se dividen las horas por contrato de la semana entre 7 para sacar un criterio de cuantas horas por día de absentismo se tiene que computar, con esto se consigue repartir las horas semana de forma equitativa sin tener en cuenta si existe planificación o no. Por ejemplo, si trabaja 40 horas a la semana, cada día de absentismos contaría 5,71 horas. Por cada día que existe turno, vamos a considerarlo como día efectivo trabajado y vamos a contabilizarlo pero no por la horas del turno, sino por las horas días que existan dentro de la ficha que han sido estimado para cubrir los horas anules por los días de trabajo al año. Esto nos vale para sumar a los días que tiene trabajo unas horas definidas que no dependan de lo que tenia planificado. Si una enfermera tiene un turno de día de 7,5 horas o un turno de noche de 10 horas, cuando existe un absentismo debe sumar las horas de su ficha que puede ser 8. Así, no dependerá del turno que le toque el día que tenga el absentismo. Con estos criterios conseguimos definir un proceso transparente donde todas las partes reciben un tratamiento equitativo con respecto al calculo de horas de los absentismos y el equipo se siente más satisfecho con el calculo de horas. Esto es sin duda una fuente de problemas y una perdida de confianza mutua que puede ser rápidamente resuelta con criterios y acceso a la información.
Planificación de turnos de guardias para médicos
3 septiembre, 2020Las guardias son los turnos de trabajo que se pueden hacer de forma presencial o localizada que realizan los profesionales médicos cuando no existe personal en planta, consultas o refuerzos para mantener el servicio durante el resto de la jornada. Te damos unas indicaciones de como se gestionando desde aTurnos por estas características especiales: Suelen ser turnos de 17 horas para los día de la semana, desde las 15:00 hasta las 8:00 del día siguiente o en fin de semana y festivos de 24 horas. No computan en el horario al pagarse de forma extraordinaria, en la creación del turno no se indica que computen horas. Excepto para contratos específicos de guardias donde las guardias forman parte de su jornada. Por ejemplo, si tiene un contrato de guardias en la Comunidad de Madrid que es de 1680 horas para estos colectivos médicos, las horas realizadas en guardias si se restarían de estas 1680. También existen contratos que tiene definidas una serie de guardias que no se pagan de forma extraordinaria pero están negociadas con el personal médico. Para ello, se puede crear una restricción de máximo de guardias al mes o al año según el tipo de negociación. El descanso de 12 horas obliga a no tener consulta o planta el día siguiente a los turnos de guardias. Si es según el estatuto de los trabajadores, este descanso obligatorio se puede fijar para que el sistema avise o se tenga en cuenta para la planificación automática. También existen servicios que no quieren que se controle este descanso con la entrada del turno, es decir, puede existir una consulta y después una guardia de 17 horas. Todo esto lo puedes configurar como restricciones. Suele ser un problema de planificación, porque además de las consultas, plantas o quirófanos es necesario definir un mínimo de personal en guardias. Por ello, durante la planificación existen problemas al ser el último turno en planificarse y hay que intentar repartirlas de forma equitativa para que todos tengan el mismo número de festivos, fines de semana. Lo normal es planificar primero las consultas que son fijas, después quirófanos y por ultimo las guardias. Dentro de las guardias puede existir localizadas o presenciales. Para ello, en aTurnos recomendamos crear turnos para las presenciales (G17 y G24) y turnos para las localizadas (GL17 y GL24). Normalmente, estas guardias se pasan a nómina como conceptos de nómina distintos para realizar el pago correspondiente, y las localizadas y presenciales tienen costes distintos y son conceptos distintos. Además, las guardias localizadas se pueden fichar en remoto desde aTurnos y las presenciales desde los terminales de marcaje del hospital o también en remoto desde el APP. Cuando son guardias localizadas y el facultativo acude al hospital se puede imputar las horas presenciales como horas que se pagan de forma extraordinaria, podemos llamarlo “acudes”. Existen opciones que se pagan por cada vez que acude o una vez que acude se queda ya en el hospital y el acude se cobra una sola vez. Estas opciones se pueden configurar a nivel de conceptos de nómina. Guardias de otros servicios, existe por ejemplo casos como urgencias donde los facultativos de otros servicios puede hacer turnos de guardia en urgencia. Para ello, recomendamos usar un equipo que podemos llamar “Guardias” donde todos los trabajadores interesados puede apuntarse y así es más fácil comprobar las coberturas de todo el equipo y mantener un control de horas del equipo por defecto más las horas del equipo de guardias. Cuando las guardias las tienen que cubrir externos por falta de personal propio es necesario tener identificado los externos. Recomendamos crear una localización diferente y agruparlos en esta localización. Puede ser que tengamos con facultativos externos negociadas un par de guardias al mes y los fijemos con antelación o personal que podemos planificar de urgencia. Estas son algunas de las características de los turnos de guardia en el sector sanitario y como gestionarlos de forma ágil para ser lo más operativos posibles. Sin duda las guardias pueden suponer un dolor de cabeza para los jefes de servicio, cualquier ayuda e información en el momento adecuado supone una ventaja que produce un mejor servicio a los pacientes y una reducción de costes de administración. Para la planificación de las guardias recomendamos hacer un proceso como el que proponemos y ejecutarlo de forma parecida cada periodo planificable: mes, trimestre o anual según las necesidades. Por ejemplo, empezar por las consultas, poner guardias a los trabajadores más restrictivos, revisar la disponibilidad de propios y externos, intentar definir un patrón de guardias estable con algunas restricciones: 3 fines de semana libres y uno de guardia, enlazar el viernes de guardia con el domingo para cerrar el fin de semana con la mayor cantidad de turno para librar en los siguientes., etc. Si crees que desde aTurnos podemos ayudarte no dudes en contactar con nosotros en https://www.aturnos.com.